Considerações para a definição: pagamentos ad hoc
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso dos pagamentos ad hoc. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
No Workday, você pode usar pagamentos ad hoc para fazer pagamentos únicos ou esporádicos fora dos processos padrão de faturamento e contas a pagar. Exemplos incluem:
- Investimentos de patrimônio líquido
- Pagamentos de juros
- Transferências internas ou cambiais
- Pagamentos de fusões e aquisições (M&A)
- Pagamentos de fornecedor de folha de pagamento
- Pagamentos de impostos
- Pagamentos de penhora salarial
Vantagens para a empresa
Pagamentos ad hoc permitem que você:
- Faça pagamentos únicos sem a necessidade de criar e aprovar faturas.
- Processe pagamentos urgentes usando processos de negócios de pagamento ad hoc, agilizando o processo de aprovação de pagamento.
- Atenda aos requisitos de folha de pagamento fora do ciclo para planilhas de horas atrasadas ou ajustadas ou pagamentos perdidos.
Casos de uso
Você pode:
- Criar favorecidos ad hoc de uso exclusivo que são desativados automaticamente após a liquidação.
- Definir modelos de pagamento ad hoc para criar pagamentos ad hoc com atributos comuns, permitindo minimizar erros manuais e agilizar a criação de pagamentos ad hoc.
- Incluir pagamentos ad hoc aplicáveis em relatórios de impostos de fechamento de folha de pagamento, como os relatórios 1099 MISC e 1099 NEC (EUA). Isso permite que você emita dados de pagamento de impostos completos e precisos para favorecidos 1099 e para o IRS.
Perguntas a considerar
Pergunta | Considerações |
|---|---|
Como você protege o acesso do usuário às contas bancárias de forma que ele só possa criar pagamentos ad hoc para determinadas contas bancárias? | Você pode configurar grupos de segurança segmentados para restringir o acesso às contas bancárias. Somente membros dos grupos de segurança podem selecionar as contas bancárias permitidas para o nível de segurança deles quando criam pagamentos ad hoc.
Exemplo: você define segmentos de segurança com suas contas bancárias para gestores e analistas. Os gestores podem acessar todas as contas bancárias para iniciar pagamentos ad hoc, mas os analistas só podem selecionar as contas bancárias listadas no segmento de segurança deles. |
Como você protege o acesso do usuário às categorias de despesas, de forma que ele só possa criar pagamentos ad hoc para categorias de despesas designadas? | Você pode configurar grupos de segurança segmentados para restringir o acesso a categorias de despesas de pagamento ad hoc e hierarquias de categorias de despesas. Somente membros dos grupos de segurança podem selecionar as categorias de despesa permitidas para o nível de segurança deles quando criam pagamentos ad hoc.
Exemplo: você impede que o especialista de contas a pagar crie pagamentos ad hoc para categorias de despesa que você designou a faturas de fornecedor. O especialista só pode usar categorias de despesas específicas para processar despesas por meio de transações de pagamento ad hoc. |
Como você configura um favorecido ad hoc para uso exclusivo? | Quando você cria um favorecido ad hoc, marque a caixa de seleção Favorecido de uso exclusivo para desativar o favorecido após seu primeiro uso.
O Workday desativa automaticamente os favorecidos ad hoc de uso exclusivo quando os pagamentos ad hoc são liquidados. |
Como o Workday evita que as informações de liquidação do favorecido sejam alteradas durante o processo de pagamento ad hoc? | Quando você envia um pagamento ad hoc, o Workday retém o endereço e as informações da conta bancária de liquidação de um favorecido ad hoc. O Workday bloqueia essas informações para evitar que qualquer atualização feita no favorecido ad hoc afete o pagamento ad hoc enviado e aprovado.
Isso ajuda você a:
|
Recomendações
Funcionalidade | Recomendações |
|---|---|
Validações personalizadas | Se você estiver configurando validações personalizadas para pagamentos ad hoc, considere aplicar as mesmas validações de worktag que você usa em uma fatura de fornecedor. A criação de um pagamento ad hoc é semelhante à entrada de uma fatura de fornecedor. |
Adicionar ou remover anexos | Para adicionar ou remover anexos de pagamentos ad hoc em qualquer status, configure o acesso ao domínio para uma destas ações relacionadas:
Exemplo: adicione documentos de comprovação a um pagamento ad hoc concluído ou conciliado sem precisar primeiro cancelar, desfazer a conciliação e reenviá-lo para aprovações de processo de negócios. |
Modelos de pagamento ad hoc | Recomendamos que você use um modelo de pagamento ad hoc para fazer pagamentos ad hoc recorrentes com atributos comuns. O Workday preenche automaticamente os valores de um modelo predefinido em novos pagamentos ad hoc criados com base no modelo. Você pode fazer um pagamento diretamente do modelo usando a tarefa Criar pagamento ad hoc a partir do modelo .
Para criar modelos adicionais, você pode copiar seu modelo de pagamento ad hoc e fazer ajustes. |
Pagamentos ad hoc intercompanhias | Você pode criar um pagamento ad hoc em nome de intercompanhias. Primeiro, você configura a empresa principal e as empresas afiliadas usando um perfil intercompanhias.
Quando você cria o pagamento ad hoc, insere a empresa pagadora na seção do cabeçalho. O Workday usa essa empresa por padrão no nível de linha, que você pode alterar para a respectiva empresa afiliada intercompanhias definida no perfil. Exemplo: a empresa indicada no cabeçalho, Global Modern Services Inc., EUA, faz um pagamento ad hoc em nome da empresa no nível de linha, Global Modern Services Ltd., Canadá. Quando você liquida o pagamento ad hoc, o Workday gera estes resultados contábeis:
|
Requisitos
O Workday requer as informações da conta bancária de liquidação de um favorecido quando você usa métodos de pagamento eletrônico para pagamentos ad hoc.
Quando você não fornece os detalhes da conta bancária de liquidação em um perfil de favorecido, deve apresentar essas informações ao criar um pagamento ad hoc.
Limitação
O Workday não oferece suporte a várias linhas de pagamento ad hoc em um modelo de pagamento ad hoc. Para dividir os pagamentos de diferentes categorias de despesa em várias linhas, você pode agregar as linhas adicionais ao criar um pagamento ad hoc a partir do modelo.
Definição de locatário
Você pode configurar grupos de segurança de trabalhadores para restringir quais contas bancárias e categorias de despesa eles podem usar para fazer pagamentos ad hoc. Os trabalhadores só podem selecionar as contas bancárias ou categorias de despesa permitidas para o nível de segurança deles.
Segurança
Estes domínios na área funcional Banking and Settlement:
Domínio | Considerações |
|---|---|
Process: Ad Hoc Payee
| Permite criar, editar e visualizar favorecidos ad hov para pagamentos ad hoc. Você pode usar favorecidos ad hoc para fazer pagamentos ad hoc únicos. |
Process: Ad Hoc Payee - Activate/Inactivate
| Permite ativar ou desativar um favorecido ad hoc usando as ações relacionadas ao favorecido. |
Process: Ad Hoc Payment – Add Attachment
Process: Ad Hoc Payment – Add/Change Attachment | Permite adicionar ou remover anexos de pagamentos ad hoc em qualquer status. Os usuários podem acessar uma destas ações relacionadas a um pagamento ad hoc:
|
Process: Ad Hoc Payment – Access Worker
Process: Ad Hoc Payment – CORE Process: Ad Hoc Payment (NEW) Process: Ad Hoc Payment – View | Permite visualizar, criar e editar pagamentos ad hoc.
O acesso ao domínio Process: Ad Hoc Payment – Access Worker permite selecionar colaboradores como favorecidos quando você cria ou edita um pagamento ad hoc. Na lista suspensa Favorecido , você pode digitar o nome do colaborador no campo Pesquisar .Esse domínio também permite que você use colaboradores como favorecidos em serviços Web de pagamento ad hoc. |
Process: Ad Hoc Payment Settlement
| Permite que os usuários liquidem pagamentos ad hoc e visualizem relatórios relacionados. Você também pode imprimir cheques diretamente usando a ação relacionada Print Check em um pagamento ad hoc. |
Process: Ad Hoc Payment Reporting
| Permite que você use estes relatórios:
O domínio também concede acesso a fontes de dados de relatório e filtros a serem usados para relatórios de pagamento ad hoc personalizados. |
Set Up: Ad Hoc Payment Template
| Permite criar modelos para simplificar o processo de criação de vários pagamentos ad hoc com atributos comuns. |
Processos de negócios
Você pode configurar estes processos de negócios para revisar e aprovar pagamentos ad hoc e modelos:
- Evento de pagamento ad hoc
- Modelo de pagamento ad hoc
Relatórios
Relatório | Considerações |
|---|---|
Localizar modelos de pagamento ad hoc
| Use este relatório para pesquisar e revisar seus modelos de pagamento ad hoc. Você pode usar ações relacionadas para:
|
Localizar pagamentos
| Filtre por categoria de pagamento Pagamento Ad Hoc para pesquisar todos os pagamentos ad hoc aplicáveis à sua organização. |
Visualizar favorecido ad hoc
| Exibe detalhes de todos os favorecidos ad hoc criados para a sua organização. Você também pode ativar ou desativar favorecidos ad hoc usando as ações relacionadas a um favorecido ad hoc. |
Visualizar segmento de segurança de categoria de despesa para pagamento ad hoc
| Exibe segmentos de segurança com as categorias de despesa e hierarquias de categorias de despesa disponíveis para uso dos trabalhadores quando criam pagamentos ad hoc. |
1099 Data Audit - Ad Hoc Payments with 1099 Payees and non-1099 Spend Categories
| Exibe linhas de pagamento ad hoc para favorecidos 1099 com categorias de despesa não 1099 (EUA). Para incluir os favorecidos e os pagamentos relevantes deles nas declarações de impostos de fim de exercício, mapeie as categorias do formulário 1099 para as categorias de despesa e as hierarquias.
O Workday rastreia e classifica todos os outros pagamentos de favorecidos 1099 como não categorizados. |
1099 Data Audit – Ad Hoc Payments with 1099 Spend Categories and non-1099 Payees
| Exibe linhas de pagamento ad hoc com categorias de despesa do formulário 1099 para favorecidos não 1099. Para incluir os pagamentos ad hoc e os favorecidos relevantes nas declarações de impostos de fim de exercício, atribua o tipo de formulário de autoridade fiscal 1099 MISC ou 1099 NEC aos favorecidos. |
Sugerimos o uso destas fontes de dados de relatório e filtros para criar relatórios personalizados:
Fonte de dados de relatório ou filtro | Considerações |
|---|---|
Fonte de dados Ad Hoc Payees
| Exibe os favorecidos ad hoc para a sua organização. |
Fonte de dados Ad Hoc Payments
| Exibe os pagamentos ad hoc para a sua organização. Solicita que você informe as empresas ou hierarquias de empresas para filtrar os resultados. |
Fonte de dados Ad Hoc Payment Lines
| Exibe as linhas de pagamento ad hoc para a sua organização. Solicita que você informe as empresas ou hierarquias de empresas para filtrar os resultados. |
Fonte de dados Ad Hoc Payment Template
| Exibe os modelos de pagamento ad hoc para a sua organização. Solicita que você informe a empresa, as contas financeiras e a moeda de relatório para filtrar os resultados. |
Filtro de fonte de dados Bank Account for Ad Hoc Payment Template
| A lista de contas financeiras usada para filtrar modelos de pagamento ad hoc. |
Filtro de fonte de dados Company for Ad Hoc Payment Template
| A lista de empresas usada para filtrar modelos de pagamento ad hoc. |
Filtro de fonte de dados Currency for Ad Hoc Payment Template
| A lista de moedas usada para filtrar modelos de pagamento ad hoc. |
Integrações
Você pode usar estes serviços Web para importar, criar ou atualizar pagamentos ad hoc, modelos e favorecidos ad hoc:
Serviço Web | Considerações |
|---|---|
Get Ad Hoc Payees
| Recupera favorecidos ad hoc do Workday usando os critérios que você especificar. Depois disso, você pode exportar os favorecidos para sistemas de terceiros. |
Put Ad Hoc Payee
| Importa e cria favorecidos ad hoc para uso em pagamentos ad hoc. |
Get Ad Hoc Payments
| Recupera pagamentos ad hoc do Workday usando os critérios que você especificar. Depois disso, você pode exportar os pagamentos para sistemas de terceiros. |
Submit Ad Hoc Payment
| Adiciona ou atualiza um pagamento ad hoc. Em seguida, envia o evento de alteração por meio do processo de negócios Evento de pagamento ad hoc para revisão e aprovação. |
Cancel Ad Hoc Payment
| Cancelamento em massa de pagamentos ad hoc de sistemas que são ou não do Workday. |
Correct Ad Hoc Payment
| Corrige pagamentos ad hoc em massa. |
Get Ad Hoc Payment Templates
| Recupera modelos de pagamento ad hoc do Workday usando os critérios que você especificar. Depois disso, você pode exportar os modelos para sistemas de terceiros. |
Put Ad Hoc Payment Template
| Importa e cria modelos de pagamento ad hoc. |
Submit Ad Hoc Payment Template
| Adiciona ou atualiza um modelo de pagamento ad hoc. Em seguida, envie o evento de alteração por meio do processo de negócios Modelo de pagamento ad hoc para revisão e aprovação. |
Submit Ad Hoc Payment from Template
| Cria um pagamento ad hoc usando um modelo de pagamento ad hoc. Em seguida, envia-o para o processo de negócios Evento de pagamento ad hoc . |
Relações e interações
Você pode criar pagamentos ad hoc para pagar:
- Trabalhadores terceirizados
- Clientes
- Colaboradores
- Fornecedores
- Autoridades fiscais
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.