Overwegingen bij instellen: studentafspraken
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van studentenafspraken. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Met de functie 'Studentafspraken' kunnen uw studenten afspraken plannen met hun adviseurs met behulp van Workday. Medewerkers, zoals counselors en adviseurs, kunnen hun schema en beschikbaarheid maken en onderhouden in Workday. Supervisors van het personeel of frontofficemedewerkers kunnen huidige en historische gegevens over afspraken weergeven in door Workday geleverde en aangepaste rapporten.
Belangrijkste voordelen
Het succes van studenten is afhankelijk van frequente interacties met hun adviseurs en het kennen van de juiste adviseur om contact op te nemen. Instellingen die Workday Student gebruiken, gebruiken mogelijk andere aanstellingstoepassingen. Als resultaat:
- Studenten moeten werken met verschillende aanstellingsprocessen die door verschillende instellingen zijn goedgekeurd. Er is geen uniformiteit voor het plannen van en werken met afspraken. Ze weten niet altijd wie ze moeten ontmoeten voor hun specifieke behoeften.
- Medewerkers (faculteit en adviseurs) halen gegevens uit meerdere bronnen op, wat resulteert in handmatig administratief werk.
- Instellingen hebben weinig of geen rapportagemogelijkheden.
- Biedt studenten een handige taak om afspraken met adviseurs aan te vragen. Ze kunnen de beste adviseur selecteren op basis van hun behoefte en schemavoorkeuren.
- Biedt adviseurs een taak om zo nodig afspraken met studenten aan te vragen.
- Hiermee kunt u een vragenlijst gebruiken om meer informatie van studenten te verzamelen over het doel van de aanstelling. Vragenlijsten kunnen adviseurs ook context bieden, zodat ze zich kunnen voorbereiden.
- Integreert en slaat aanstellingsgegevens op met het studentprofiel en andere studentgegevens in Workday.
- Hiermee worden de feestdagen van de instelling, het verlof en de lesroosters van adviseurs opgehaald.
- Hiermee kunnen adviseurs en medewerkers door Workday gegenereerde rapporten weergeven of hun eigen aangepaste rapporten maken met behulp van aanstellingsgegevens. Deze historische gegevens kunnen waardevol inzicht bieden in aanstellingstrends. Sommige trends zijn onder meer hoe vaak studenten adviseurs ontmoeten, de aanstellingscategorieën waarbij studenten het meest hulp nodig hebben, de beschikbaarheid van adviseurs, enzovoort.
Gebruiksscenario's
Studenten kunnen de afsprakentaak en -rapporten gebruiken om:
- Afspraken plannen of annuleren.
- Zoek de juiste adviseurs op basis van hun behoefte.
- Hiermee kunt u de beschikbaarheid van adviseurs weergeven.
- Hiermee kunt u eerdere, geplande en geannuleerde afspraken weergeven.
Adviseurs kunnen de taken en rapporten in Workday gebruiken om:
- Aanvragen namens een student aanvragen.
- Stel schema's in voor de verschillende instellingen waartoe ze behoren en onderhoud hun beschikbaarheid.
- Hun huidige en geplande aanstellingen beheren en weergeven.
- Blokkeer niet-beschikbare tijden, waaronder feestdagen, verlof en lesroosters.
- Selecteer een student die niet is komen opdagen.
- Blokkering van studenten oplossen als de oplossing voor de blokkering een gesprek met de adviseur is.
Receptiemanagers kunnen:
- Maak en bekijk rapporten om wachttijden, redenen voor afspraken, gemiste afspraken en andere analyses bij te houden.
- Hiermee kunt u de schema's van hun medewerkers weergeven en beheren. U kunt ze afzonderlijk of allemaal weergeven in een aangepast rapport.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Wie kunnen er afspraken aanvragen? | Studenten kunnen zelf afspraken aanvragen. Als studenten zelf afspraken kunnen aanvragen, moet u ervoor zorgen dat de groep ' Student zelf' het bedrijfsproces kan starten.
Andere beveiligingsgroepen kunnen namens studenten een afspraak aanvragen. Zorg ervoor dat alle beveiligingsgroepen die optreden als adviseurs, begeleiders en instructeurs het bedrijfsproces kunnen starten. |
Welke groepen kunnen afspraken beheren? | Groepen met de rol 'adviseur, adviseur en instructeur' kunnen hun eigen afsprakenschema's maken en deze dienovereenkomstig beheren. |
Welke aanstellingscategorieën en redenen biedt de instelling aan?
Welke groepen kunnen afspraakcategorieën en redenen maken en onderhouden? | U configureert de taak voor de afspraakcategorieën voor de verschillende services die uw instelling levert. Voorbeeld:
Categorieën zijn specifiek voor uw instelling. U kunt zoveel categorieën maken als u wilt. U kunt ook categorieën maken die specifiek zijn voor het academische niveau van uw instelling. |
Voor welke aanstellingscategorieën zijn de verschillende adviseurs beschikbaar?
Welke redenen worden in elke categorie opgenomen? | Om ervoor te zorgen dat studenten afspraken maken met de juiste adviseur, kunnen adviseurs aanstellingstijden configureren voor specifieke categorieën en redenen. Wanneer de student een specifieke aanstelling aanvraagt, worden alleen de adviseurs weergegeven die die aanstellingscategorie aanbieden.
U kunt onder elke categorie redenen maken. U kunt redenen voor een instelling maken onder de bovenliggende academische instelling. U kunt ook redenen maken die specifiek zijn voor een academisch niveau. |
Hoe lang duurt de duur voor elke aanstellingscategorie? | Wanneer u de afspraakcategorie maakt, kunt u een duur invoeren.
Adviseurs hebben de mogelijkheid om de duur bij te werken. |
Wilt u vragenlijsten gebruiken?
Wilt u medewerkers in staat stellen antwoorden op vragenlijsten weer te geven? | U kunt vragenlijsten opnemen als actiestap om meer informatie te krijgen voordat studenten een gesprek met adviseurs hebben. U kunt vragenlijsten ook gebruiken als feedbackonderzoek na de aanstelling.
U kunt vragenlijsten voor het bedrijfsproces configureren als voorwaarde voor een categorie of reden. Voorbeeld: voor de categorie 'Internationale advisering' kan een reden zijn waarom de student vóór de aanstelling een vragenlijst moet invullen. |
Voor welke aanstellingen is goedkeuring vereist? | U kunt een optionele goedkeuringsstap configureren om het hele bedrijfsproces naar het personeelslid of de student te routeren.
U hebt ook de mogelijkheid om voorwaarderegels te maken voor het bedrijfsproces voor afspraken. Voorbeeld: voor een aanstelling voor loopbaanbegeleiding is goedkeuring vereist. Als u wilt dat de adviseur afspraakaanvragen kan annuleren, weigeren of terugsturen, moet u ervoor zorgen dat de adviseur over de juiste machtigingen beschikt om dit te doen. Als dit niet het geval is, worden deze opties niet weergegeven in de afspraakaanvraag. |
Wilt u dat studenten en adviseurs afspraken kunnen annuleren? | Zorg ervoor dat studenten en alle beveiligingsgroepen die optreden als adviseurs, begeleiders en instructeurs het bedrijfsproces 'Studentafspraak annuleren' kunnen starten. |
Wilt u buffertijd tussen afspraken? Wilt u de doorlooptijd voor een afspraakaanvraag? | Adviseurs kunnen hun eigen schema's beheren. Ze kunnen zoveel schema's maken als nodig is. Ze kunnen zowel gedetailleerde schema's als algemene schema's maken. Ze kunnen bijvoorbeeld een schema maken van maandag tot en met donderdag om studenten te ontmoeten voor specifieke categorieën en redenen. Ze kunnen een ander schema maken voor vrijdagen van 8:00 tot 10:00 uur voor algemene doeleinden.
Adviseurs kunnen schemaoverschrijvingen gebruiken om een doorlooptijd te maken voor afspraakaanvragen. Ze kunnen ook verloftijden blokkeren, die niet worden weergegeven voor de student die de afspraak maakt. |
Wilt u tijd blokkeren? | Adviseurs kunnen hun lesschema's en verlof instellen. Daarnaast kunnen ze tijd blokkeren waarvoor ze niet beschikbaar zijn. |
Wilt u uw afspraken in een specifieke locatie en indeling? | Adviseurs kunnen de locatie van elke beschikbare afspraak opgeven, zoals een specifieke campus, en de indeling van de afspraak, zoals persoonlijk, telefonisch of virtueel. Voorbeeld: persoonlijke beschikbaarheid op locatie A op MW, persoonlijke beschikbaarheid op locatie B op vr en virtuele afspraken op TTh. |
Gebruikt u afspraken om bepaalde typen blokkeringen voor studenten op te lossen? | U kunt blokkeringen voor studenten toepassen op studenten als ze niet aan hun vereisten voldoen of als ze openstaande saldi hebben. U kunt een blokkering toepassen op een student omdat deze een adviseur moet spreken. U kunt het bedrijfsproces zo configureren dat de blokkering voor de student na de aanstelling wordt opgeheven. Workday biedt de mogelijkheid om een actiestap voor het verwijderen van blokkeringen voor studenten toe te voegen aan het bedrijfsproces voor aanstellingen. |
Hoe kunnen studenten, adviseurs en medewerkers aanstellingen bekijken? | Workday heeft ingebouwde rapporten en rapportvelden voor afspraken. We bieden rapporten voor studenten, adviseurs en stafchefs.
U kunt ook aangepaste afsprakendashboards maken:
|
Aanbevelingen
- Maak een aantal afspraakcategorieën die algemeen zijn en beschikbaar zijn voor alle studenten. Als u dit doet, kunnen studenten adviseurs van andere afdelingen niet ontmoeten. Voorbeeld: een student die van studie wil veranderen, vraagt om een gesprek met een adviseur van een andere afdeling voor studiebegeleiding.
- Configureer deze beveiligingsgroepen om medewerkers en studenten machtigingen te verlenen voor het goedkeuren, annuleren en ongedaan maken van afspraken:
- Werknemer zelf
- Externe medewerker zelf
- Student zelf
- Configureer feestdagenkalenders voor personeel en instelling.
- Configureer de Workday-onderwijsschema's.
- Gebruik voorwaarderegels om de routering te beheren.
- Overweeg om beveiligingsgroepen te maken voor sommige afspraakcategorieën. Voorbeeld: een student die een immigratieprobleem wil bespreken.
Vereisten
Geen invloed.
Beperkingen
Geen invloed.
Tenantinstellingen
Geen invloed.
Beveiliging
Domein | Overwegingen |
|---|---|
Beheren: studentafspraken
| Hiermee kunnen adviseurs hun afsprakenschema's en beschikbaarheid beheren en weergeven. Hiermee kunnen ze ook selecteren of een student is verschenen voor de aanstelling. Adviseurs kunnen ook aanstellingscategorieën en redenen weergeven. |
Beheren: personeel voor studentenaanstelling
| Hiermee kunnen kantoormanagers en personeelssupervisors de door hun personeel geplande afspraken beheren en weergeven. |
Rapporten: studentafspraken
| Hiermee kunnen adviseurs hun eerdere en toekomstige aanstellingen weergeven. |
Rapporten: personeel voor studentenaanstelling
| Hiermee kunnen kantoormanagers en personeelssupervisors de gegevens van hun personeelsaanstellingen weergeven. Ze kunnen ook aangepaste rapporten maken om personeelsactiviteiten met betrekking tot studentaanstellingen weer te geven. |
Selfservice: studentafspraken
| Hiermee kunnen studenten hun eigen aanstellingen aanvragen en weergeven. |
Instellen: studentafspraken
| Hiermee kunt u de aanstellingscategorieën en redenen voor uw instelling configureren. U kunt de webservices ook gebruiken voor het ophalen en maken van afspraakcategorieën en -redenen. |
(Optioneel) Vragenlijst maken en verdelen en vragenlijstresultaten
| Hiermee kunt u vragenlijsten maken en onderhouden.
In het domein Vragenlijstresultaten kunt u antwoorden en onderzoeksresultaten weergeven.U kunt gesegmenteerde beveiliging gebruiken om de toegang tot vragenlijsten en antwoorden te beperken. |
Bedrijfsprocessen
Met deze bedrijfsprocessen kunt u de functie configureren:
- Studentaanstelling aanvragen
- Studentaanstelling annuleren
U configureert welke beveiligingsgroepen het kunnen starten, u kunt goedkeuringen beheren, annuleringen beheren, enzovoort. U kunt voorwaarden toevoegen om routeringsafspraken te beheren. U kunt vragenlijsten voor het bedrijfsproces configureren als voorwaarde of voor onderzoeken.
Rapportage
Rapport | Overwegingen |
|---|---|
Mijn studentafspraken weergeven
| Hiermee kunnen studenten hun eerdere, geannuleerde en geplande aanstellingen weergeven. |
Studentaanstellingen weergeven
| Hiermee kunnen adviseurs hun eerdere, geannuleerde en geplande aanstellingen weergeven. |
Beschikbaarheid studentaanstellingen weergeven
| Hiermee kunnen studentbeheerders en stafmanagers de aanstellingen van studenten op personeel weergeven. |
We bieden de gegevensbron
'Student Appointments'
(beveiligd in het domein ' Reports: Student Appointments
') en nemen de volgende filters op:
- Alle toekomstige aanstellingen
- Alle eerdere aanstellingen
- Alle geannuleerde afspraken
We nemen een aantal rapportvelden op in het bedrijfsobject
'Studentenafspraak'
(beveiligd in het domein 'Openbare rapportage-items
'). Enkele van deze velden zijn:
- Academisch niveau voor primaire reden voor studentaanstelling
- Academische eenheid voor primaire reden voor studentaanstelling
- Gemarkeerd als 'Niet komen opdagen'
- Primaire reden voor studentaanstelling
- Aanstellingscategorie student
- Personeel voor studentenaanstelling
We bieden ook de volgende rapportvelden voor het bedrijfsobject
'Student'
(beveiligd in het domein ' Reports: Student Appointments
'):
- Aantal studentaanstellingen
- Studentaanstellingen
Voor stafmanagers bieden we deze gegevensbronnen (beveiligd in het domein '
Reports: Student Appointment Staff'
):
- Personeelsinstellingen voor studentaanstellingen
- Alle medewerkers voor studentaanstellingen
Personeelsmanagers kunnen aangepaste rapporten maken om personeelsactiviteiten met betrekking tot studentaanstellingen weer te geven.
Integraties
Webservice | Overwegingen |
|---|---|
Studentaanstellingen ophalen
| Hiermee worden alle studentafspraken opgehaald (voorheen, aankomend en geannuleerd). |
Drukke tijden voor studentafspraak ophalen
| Hiermee worden alle tijden voor de studentenafspraak opgehaald. |
Aanstellingscategorieën en redenen voor student ophalen
| Hiermee worden alle studentaanstellingscategorieën en gerelateerde redenen opgehaald. |
Studentafspraak importeren - bezet
| Hiermee worden tijden van bezetting geïmporteerd voor studentafspraken. |
Drukke tijden voor studentafspraak weergeven
| Hiermee worden tijden voor studentafspraken bijgewerkt of toegevoegd. |
Studentaanstellingscategorie en -redenen invoeren
| Hiermee wordt een studentaanstellingscategorie en gerelateerde redenen bijgewerkt of toegevoegd. |
Annulering van studentaanstelling verzenden
| Hiermee wordt één studentaanstellingsgebeurtenis geannuleerd voor een bestaande aanstaande aanstelling. |
Aanvraag voor studentaanstelling verzenden
| Hiermee maakt u een nieuwe gebeurtenis voor het aanvragen van een studentafspraak. |
Relaties en interacties
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.