Overwegingen bij instellen: academische kalenders

Wat het is

De academische kalender biedt het tijdskader voor uw Workday Student-systeem. De basisstructuur omvat typen academische perioden, zoals Najaar, Voorjaar en Tussenperiode. U kunt deze structuur gebruiken om de academische jaren en academische perioden te maken die uw kalender vormen.

Voorbeeld:

Academische kalender: semesterkalender
.

Academisch jaar: semester 2019 - 2020
.

Academische perioden: najaarssemester 2019
en voorjaarssemester 2020
.

Met kalenderbeleid kunt u de volgende componenten toewijzen aan een academische eenheid en niveau of een studieprogramma vanaf een ingangsdatum:

Academische kalender.

Beginnend academisch jaar.

Typisch aanwezigheidspatroon.

Eenheidstype om het studiepunten en financiële ondersteuning van de student bij te houden, zoals semestereenheden of klokuren.

Het kalenderbeleid dat van toepassing is op het kassasysteem van een student stuurt alle datumspecifieke processen en transacties voor de student aan.

Belangrijkste voordelen

Met academische kalenders in Workday Student kunt u:

Zorg voor nauwkeurige studentgegevens en gegevens over financiële ondersteuning.

Beheer datumspecifieke processen en taken effectief.

Rapporteren over studentgegevens op gedetailleerd niveau.

Kalenderbeleid biedt u de flexibiliteit om:

Ondersteuning voor meerdere academische kalenders voor een instelling.

De academische kalender in de loop van de tijd wijzigen.

Definieer unieke kalenders om te voldoen aan de behoeften van specifieke combinaties van academische eenheden of verkooppunten.

Geef studenten de mogelijkheid om het verkooppunt in academische kalenders te wijzigen.

Geef studenten de mogelijkheid om meerdere academische records in academische kalenders te hebben.

Voldoe aan uw unieke instellingsvereisten en bescherm tegelijkertijd de gegevensintegriteit.

Stel ten minste één academische kalender en kalenderbeleid in om Workday Student te gebruiken.

Gebruiksscenario's

De meeste processen bij een instelling gebruiken de academische kalender. Voorbeelden zijn:

Stel automatisch de benodigde jaren en perioden in studieplannen voor studenten samen.

Houd studentstatistieken bij, zoals verdiende punten of GPA, en studievoortgang per studieperiode.

Processen instellen en beheren, zoals de inschrijvingsperiode, de beoordelingsperiode of de toekenningsdatum.

Zorg ervoor dat de student zich op het juiste moment in de juiste cursussecties registreert.

Gegevens over financiële ondersteuning bijhouden op academische periode voor een juiste verwerking van financiële ondersteuning.

Betalingsschema's en toezeggingspakketten voor financiële ondersteuning instellen.

Belangrijke vragen

Onderwerpen	Vragen	Overwegingen
Academische structuur	Wat is de academische structuur van uw instelling? Ondersteunt uw academische structuur afzonderlijke kalenders op academische eenheid of verkooppunt?	De hiërarchie van de academische eenheden in uw academische structuur bepaalt de overname van het kalenderbeleid. Als voor onderliggende academische eenheden of verkooppunten een ander beleid is vereist, kunt u de overname overschrijven door er rechtstreeks een ander kalenderbeleid aan toe te wijzen. Als u één kalender wilt onderhouden en de overname wilt herstellen, kunt u het kalenderbeleid opnieuw overnemen van de academische bovenliggende eenheid. Zie Voorbeeld: overerving van kalenderbeleid van bovenliggende academische eenheid herstellen.
Typen academische perioden	Welke typen academische perioden heeft uw instelling? Welke periodetypen zijn aan een specifieke kalender gekoppeld? In welke volgorde komen de periodetypen voor? Uit welke perioden bestaat de zomerperiode voor financiële ondersteuning?	U kunt typen academische perioden in meerdere kalenders gebruiken. Workday gebruikt het periodetype samen met de academische kalender bij de verwerking. U kunt academische periodetypen niet verwijderen zodra ze in gebruik zijn. U kunt de naam wijzigen. De wijziging is dan van toepassing op alle academische kalenders waarin ze worden gebruikt. Nadat u de volgorde van de periodetypen in een academische kalender hebt opgegeven, behoudt Workday deze voor alle academische jaren in de kalender. U kunt datumregels definiëren voor typen academische perioden per academische kalender en knooppunt (combinatie van academische eenheid op eenheidsniveau of verkooppunt). Voor een nauwkeurige verwerking van financiële ondersteuning kunt u typen academische perioden opgeven die als zomer worden beschouwd voor federale financiële ondersteuning.
Academische jaren	Wat is de begindatum en -periode van het academische jaar? Wat is de einddatum en -periode van het academische jaar?	Bereid u met deze informatie voor om tijd en moeite te besparen bij het configureren van de academische kalender in Workday.
Academische perioden	Wat zijn de academische perioden bij uw instelling? Welke kleinere sessies (modules) gebruikt u binnen uw standaard academische perioden? Beginnen sessies (modules) tijdens een standaardperiode en eindigen ze in een andere standaardperiode? Gebruikt uw instelling niet-standaard academische perioden? Hebt u programma's waarvoor de verwerking van tijdelijke financiële hulp is vereist? Hoeveel weken onderwijs omvat elke academische periode?	Standaardperioden vertegenwoordigen rapportageperiodes en mogen elkaar niet overlappen. Niet-standaardperioden (modules) kunnen alleen standaardperioden omvatten als u 'Spanning voor standaard academische periode toewijzen' hebt ingeschakeld. Overweeg zorgvuldig de beslissing om academische perioden te overspannen, want de actie is tenantbreed en onomkeerbaar. U kunt niet-standaard academische perioden toevoegen aan elk jaar in een bestaande academische kalender, inclusief afgelopen jaren. U kunt niet-standaardperiodetypen voor academische perioden configureren om niet-standaardperioderecords te maken. Wanneer een student zich registreert voor een cursussectie die is gekoppeld aan een niet-standaardperiode, geeft Workday deze als een afzonderlijke perioderecord weer in de academische statistieken. U kunt rapporteren over standaard- en niet-standaardperioden op basis van de begin- of einddatum van standaardperioden. Voorbeeld: een rapport over cursussecties die in het herfstsemester worden aangeboden, kan cursussecties bevatten die in de periode zijn begonnen maar in een andere periode eindigen. Een rapport over cursussen met cijfertoekenning voor het herfstsemester kan cursussecties bevatten die binnen de periode zijn geëindigd maar in een andere periode zijn begonnen. U kunt financiële ondersteuning verwerken voor studenten in modules of cursussen die worden aangeboden in niet-standaard academische perioden. Workday gebruikt het totale aantal weken instructie in academische perioden voor berekeningen van financiële ondersteuning. In Workday worden feestdagen en geplande pauzes van 7 dagen of langer, inclusief aangrenzende weekenddagen, uitgesloten van de WOI-totalen. Zie voor meer informatie: concept--standard-and-nonstandard-academic-periods.html.
Secties voor termijnen en cursussen voor onbepaalde tijd	Hebt u zowel periodegebonden als niet-periodegebonden cursussecties? Biedt u cursussecties voor onbepaalde tijd aan die in een standaardperiode beginnen en in een andere standaardperiode eindigen?	U kunt cursussecties hebben die: Begin en eindig niet met de academische periode, maar vallen binnen een vaste periode. Overspan standaard academische perioden. Cursussecties die aan niet-standaardperioden zijn gekoppeld, worden getotaliseerd naar de standaardperiode waarin ze beginnen. Als u cursussen wilt aanbieden die standaardperioden omvatten, voert u de taak Spanning standaard academische periode toewijzen uit. Als u Spanning niet hebt ingeschakeld, geeft Workday een validatiewaarschuwing weer dat cursussecties beginnen en eindigen binnen een standaard academische periode. Als u spanwijdte hebt ingeschakeld, beperkt Workday cursussecties niet tot een academisch jaar of een ander tijdsbestek. De omvang van de academische periode heeft een brede impact op de financiële ondersteuning en de financiële gegevens van studenten, dus bespreek de beslissing grondig.
Meerdere academische kalenders	Gebruikt u meerdere academische kalenders bij uw instelling? Voor hoeveel programma's is een unieke kalender vereist?	Met kalenderbeleid kunt u meerdere academische kalenders hebben bij uw instelling. U kunt een uniek kalenderbeleid hebben voor een academische eenheid en niveau of een verkooppunt. Streef naar zo min mogelijk academische kalenders voor uw instelling om de gegevensintegriteit te beschermen. Maak alleen een nieuwe academische kalender als u een structurele wijziging nodig hebt. Voorbeelden: Verschillende typen academische perioden. De volgorde van de typen academische perioden wijzigen. Wijzigen welke periodetypen standaard zijn. Voor kleine datumgestuurde wijzigingen, zoals het wijzigen van de begindatum van het academische jaar, is geen nieuwe academische kalender vereist.
Studentenprogramma met studietransacties	Kunnen studenten een kassasysteem hebben dat verschillende academische kalenders gebruikt?	Een student kan meerdere verkooppunten hebben die verschillende academische kalenders gebruiken. De kalender die door het primaire verkooppunt wordt gebruikt, bepaalt de records voor de academische periode en de perioderecords voor financiële ondersteuning. De academische record van een student kan meerdere academische kalenders bevatten wanneer: Ze wijzigen hun primaire kassasysteem in kalenders. Het kalenderbeleid voor het bijbehorende verkooppunt wordt gewijzigd. Om rekening te houden met de wijziging, werkt Workday het academische plan bij om academische jaren en perioden weer te geven op basis van de nieuwe kalender.
Wijzigingen academische kalender	Kunt u de academische kalender op elk gewenst moment wijzigen?	Met kalenderbeleid kunt u de academische kalender wijzigen zonder dat dit van invloed is op transactiegegevens. Een beleidswijziging kan alleen aan het begin van een academisch jaar plaatsvinden en mag geen hiaten of overlappingen hebben. Ingebouwde validaties beperken wijzigingen in het kalenderbeleid wanneer studenttransacties, zoals aanvragen of betalingen, voor het academische jaar aanwezig zijn. In sommige gevallen kunt u het typische aanwezigheidspatroon of het eenheidstype wijzigen. Als u een kalenderbeleid wilt configureren dat eerder is dan het vroegste beleid op een knooppunt dat het vroegste beleid overneemt, maakt u een kopie van het beleid voor dezelfde ingangsdatum. Vervolgens kunt u de beoogde eerdere wijziging aanbrengen.
Ingangsdatum	Wat is het belang van een ingangsdatum voor de academische kalender? Hoe ver terug in het verleden moet u de kalender dateren?	Met ingangsdatums in het kalenderbeleid kunt u de academische kalender wijzigen en wijzigingen in de loop van de tijd bijhouden. Workday past de ingangsdatum automatisch toe op een kalenderbeleid om ervoor te zorgen dat wijzigingen alleen aan het begin van een academisch jaar worden aangebracht. Zorg ervoor dat uw kalenderbeleid dateert om tegemoet te komen aan de vroegste actieve studenten met registraties.
Feestdagenkalender	Wilt u een kalender met feestdagen of niet-instructieve dagen (zoals de voorjaarsvakantie) opnemen in uw academische kalender?	Als u feestdagen en dagen zonder instructie wilt opgeven voor uw academische kalender, maakt u een kalender voor feestdagen met de taak Feestdagenkalender maken .
Salaris periodeactiviteit	Gebruikt u academische perioden voor het betalen van werknemers voor activiteiten die tijdens de periode zijn uitgevoerd?	Voor academische perioden die worden gebruikt voor beloning voor periodeactiviteit geeft u Activiteitssalaris op als Gebruikstype voor de taak Academische periodegebruik onderhouden . Overweeg of u academische perioden nodig hebt met een andere duur dan de perioden die worden gebruikt voor academische activiteiten in Workday Student. U kunt geen academische periode wijzigen waarvoor u al salaris voor periodeactiviteit hebt verwerkt.

Aanbevelingen

Breng de structuur van uw academische kalender in kaart, inclusief de typen academische perioden, academische jaren en academische perioden om het instellen te vereenvoudigen.

Zorg ervoor dat uw academische perioden het hele jaar van de toekenning van de financiële ondersteuning beslaan. Voorbeeld: als het toekenningsjaar 2023-2024 loopt van 01-07-2023 tot 30-06-2023, configureert u academische perioden (2023 zomersemester, 2023 herfstsemester, 2023 wintersemester, 2024 lentesemester en 2024 zomersemester) die dit omvatten datumbereik.

Voor complexe configuraties met meerdere academische kalenders brengt u uw academische structuur en de academische kalender in kaart die vereist zijn voor elk knooppunt.

Wees voorzichtig wanneer u de overname van het kalenderbeleid overschrijft om onbedoelde wijzigingen in onderliggende knooppunten te voorkomen.

Controleer of uw kalenderbeleid juist is voordat u transactiegegevens koppelt, zoals sollicitaties, cursussecties en betalingen.

Vereisten

De academische kalender vervangt de academische jaren en perioden die worden gebruikt in oudere implementaties van Workday Student. Voor dergelijke academische jaren en perioden zonder kalender moet u tijdens het instellen de taak

Jaren toewijzen aan academische kalender

uitvoeren.

Voer deze taak uit voor academische perioden die zijn gemaakt in Workday Human Capital Management (HCM) als u dezelfde perioden wilt gebruiken in Workday Student.

Beperkingen

Geen gevolgen.

Tenantinstellingen

Geen gevolgen.

Beveiliging

Domein	Overwegingen
Instellen: Academische kalender in het functiegebied Academische basis.	Hiermee kunt u academische kalenders en kalenderbeleid instellen.
Instellen: kalender in het functiegebied Systeem.	Hiermee kunt u feestdagenkalenders maken.
Beheren: Updates academische kalender in het functiegebied Academische basis.	Hiermee kunt u academische kalenders bijwerken, inclusief datums voor bestaande academische perioden.
Instellen: opties voor cursussectiekalender in het functiegebied Studentrecords.	Hiermee kunt u een academische periode toewijzen die zich uitstrekt over de periode.
Instellen: Financial Aid Foundation in het functiegebied Financial Aid.	Hiermee kunt u typen academische perioden aanwijzen als zomer voor federale financiële ondersteuning.
Instellen: typisch aanwezigheidspatroon in het functiegebied Academisch advies.	Hiermee kunt u typische aanwezigheidspatronen maken, bewerken en weergeven.

Bedrijfsprocessen

Geen gevolgen.

Rapportage

Rapporten	Overwegingen
Academische kalender weergeven	Hiermee kunt u de details van een academische kalender bekijken.
Academische perioden weergeven	Hiermee kunt u alle academische perioden weergeven die geen deel uitmaken van een academische kalender.
Typen academische perioden weergeven	Hiermee kunt u alle gebruikte academische periodetypen weergeven.
Academisch jaar weergeven	Hiermee kunt u de details van een academisch jaar bekijken.
Dagen zonder instructie weergeven	Hiermee kunt u de gebeurtenissen en datums voor niet-instructiedagen in een academisch jaar weergeven.

Workday biedt de volgende rapportgegevensbronnen die u kunt gebruiken om aangepaste rapporten te maken:

Academic Calendars

Academische datumbereiken

Academische perioden

Academische jaren

Integraties

Geen gevolgen.

Relaties en interacties

Functies	Overwegingen
Academisch advies	De interactie tussen de academische kalender en typische aanwezigheidspatronen bepaalt de jaren en perioden die worden weergegeven in de studieplannen van studenten. In het rapport Studievoortgang voor het studentprofiel wordt het standaardeenheidstype gebruikt dat in het kalenderbeleid is geconfigureerd.
Toelating:	Gebruikt academische perioden voor: Verwachte begindatum van studentaanvragers. Toepassingsgroeperingen. Configureerbare onlinetoepassingen. Als u datums bijwerkt met de taak Datums academische periode bewerken , werkt Workday automatisch de datums bij voor: Toepassingen van studenten. Evaluatiegegevens studententoepassing. Gegevens studentenrecruiting.
Financiële ondersteuning	Het beleid voor academische kalenders is van invloed op verschillende processen voor financiële ondersteuning, zoals: Aanwezigheidsplannen voor financiële ondersteuning. Uitbetalingsschema's. Verpakking voor financiële ondersteuning. Vanwege de grote impact raadt Workday aan belanghebbenden van de financiële afdeling op te nemen in discussies over kalenderontwerp.
Studentenkern	Gebruikt academische perioden voor: Toewijzingen van atletische teams. Gegevens studentenresidentie. Als u academische periodedatums bijwerkt met behulp van de taak Edit Academische periodedatums , werkt Workday deze datums ook automatisch bij.
Financiële gegevens student	Het beleid voor academische kalenders is van invloed op verschillende processen in Financiële gegevens student, zoals: Kostenberekeningen. Betalingsregelingen voor studenten. Configuraties voor vervaldatums. Vanwege de grote impact raadt Workday aan belanghebbenden van de financiële en beurskantoren te betrekken bij discussies over kalenderontwerp.
Studentenrecruiting	Gebruikt academische datumbereikwaarden en academische perioden voor gebeurtenissen zoals: Studentenrecruitingcampagnes. Recruitingcycli voor studenten. Studentenrecruitinggebeurtenissen.
Studentrecords	De academische kalender is van invloed op veel gebieden, zoals: Academische perioderecords voor studenten. Cursusregistraties. Studieprogrammawijzigingen. Vanwege de grote impact raadt Workday aan belanghebbenden van het kantoor van de registrar op te nemen in discussies over kalenderontwerp.
Workday HCM	U kunt academische perioden gebruiken voor beloning op basis van periodeactiviteit door deze toe te wijzen voor Salaris activiteit .

Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.