Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2025-05-30
Overwegingen bij instellingen: voorraad

Overwegingen bij instellingen: voorraad

U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en het gebruik van Workday Inventory-functionaliteit. Het volgende wordt uitgelegd:
  • Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
  • De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
  • Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
  • Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
  • Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg overige overwegingen bij het instellen voor meer informatie over specifieke voorraadfuncties en taakinstructies voor specifieke configuratiedetails.

Definitie

Wanneer u Workday-voorraad instelt als onderdeel van uw Workday Procurement-instellingen, kunt u het hele toeleveringsketenproces beheren, van de bestelaanvraag tot de aanvulling.
U kunt de volgende functionaliteiten configureren met Workday Inventory:
  • Wegzetactie.
  • Afhandeling.
  • Leveringen.
  • Retourneert.
  • Telling.
  • Aanvulling.
  • Terugroepacties.
  • Afdrukken van labels.
  • Par-voorraad.

Belangrijkste voordelen

Met Workday Voorraad kunt u:
  • Verbeter de productiviteit door medewerkers in staat te stellen voorraadtaken op mobiele apparaten uit te voeren.
  • Vergroot de nauwkeurigheid en verminder handmatige invoer door voorraadtransactiegegevens automatisch te berekenen.
  • Minimaliseer het operationele risico door voorraadprocessen, zoals wegzetacties en aanvullingen, te automatiseren.
  • Gebruik rapportages en analyses om inzicht te krijgen in hoe locaties voorraad verbruiken, zodat u de kosten kunt beheren, verspilling kunt beperken en toekomstige orders kunt plannen.

Gebruiksscenario's

U kunt Workday-voorraad gebruiken om:
  • Tel items om voorraadniveaus op vestigingen af te stemmen.
  • Zorg voor naleving via een volledig audittrail van uw voorraadboeking.
  • Voorraadaanvragen genereren en deze afhandelen met picklijsten en verzenddocumenten.
  • Par-voorraad op par-locaties onderhouden, zoals winkelwagentjes in ziekenhuizen.
  • Spoedorders zonder voorraadaanvragen snel uitgeven.
  • Labels afdrukken om aan leveringstickets en voorraadlocaties te bevestigen.
  • Retouren verwerken voor beschadigde en ongebruikte items.
  • Voorraad automatisch aanvullen wanneer niveaus onder gedefinieerde drempels komen.
  • Leveringsitems bijhouden met partij- en serienummerbeheer.

Belangrijke vragen

Vragen
Overwegingen
Hoe wilt u uw voorraadlocaties instellen?
U kunt de volgende voorraadlocatietypen instellen en deze ordenen in locatiehiërarchieën om voorraad op te slaan:
  • Vestigingen: hiermee kunt u opslaglocaties en -zones toevoegen binnen een locatieketen.
  • Opslaglocaties: gebruik deze om goederen in eigendom of consignatiegoederen op te slaan.
  • Zones: worden gebruikt om opslaglocaties onder te verdelen en meerdere medewerkers te helpen bij het samen picken.
Voorbeeld: u stelt een magazijn in als voorraadvestiging en wijst een groot gangpad aan als opslaglocatie voor goederen. Vervolgens splitst u het gangpad in zones, zodat meerdere medewerkers op meerdere locaties tegelijk kunnen picken.
U kunt de ruimte op uw voorraadlocaties als volgt beheren:
  • Opslageenheden configureren om items op te slaan op basis van hun vorm en grootte. Voorbeelden:
    Zak
    ,
    Fles
    ,
    Case
    .
  • Bestaande eenheden converteren om rekening te houden met fysieke wijzigingen op voorraadlocaties. Voorbeeld: als u grote orders wilt verwerken, converteert u de eenheid voor onderzoekshandschoenen van
    Box
     naar
    Pack
    .
Hoe wilt u uw voorraad bijhouden?
U kunt uw voorraad volgen vanaf het moment van voorraadaanvraag tot en met het picken, verzenden en leveren.
U kunt het volgende bijhouden:
  • Leveringspogingen en -bevestigingen.
  • Groepen leveringen die u naar één locatie verzendt.
  • Items met partij- en serienummerbeheer. Voorbeeld: u kunt serienummers toewijzen aan items met een hoge waarde, zoals pacemakers, om de levering ervan te bewaken.
  • Teruggetrokken items, inclusief de antwoorden en reacties op terugroepacties.
Hoe bent u van plan de afhandeling te beheren?
U kunt voorraadaanvragen maken en afhandelen:
  • Op ad-hocbasis.
  • Via voorraadaanvulling.
  • Met behulp van sourcing van bestelaanvragen in Workday Procurement.
  • Met integraties van derden.
U kunt ook:
  • Wijs typen toe aan voorraadaanvragen, zodat u ze kunt categoriseren en opnemen in uw aangepaste rapporten.
  • Niet-afgehandelde items in voorraadaanvragen nabestellen zodra de items beschikbaar zijn.
U kunt medewerkers de volgende mogelijkheden bieden:
  • Voltooi voorraadaanvragen met behulp van picklijsten.
  • Gepickte items verzenden met behulp van verzenddocumenten.
Hoe bent u van plan de voorraad te tellen?
U kunt de volgende typen voorraadtellingen uitvoeren:
  • Ad hoc: wordt gebruikt om hoeveelheden te verifiëren. Voorbeeld: u wilt voorraadniveaus verifiëren wanneer u grote leveringen ontvangt.
  • Cyclus: voorraad tellen op specifieke locaties binnen een vestiging.
  • Fysiek: tel alle voorraad binnen een vestiging.
U kunt Workday ook configureren om automatisch telbladen te genereren, zodat u toekomstige tellingen kunt plannen.
Hoe wilt u de voorraad aanvullen?
U kunt items en consignatiegoederen aanvullen met:
  • Bestelaanvragen, te bestellen bij leveranciers.
  • Voorraadaanvragen om te bestellen bij andere voorraadvestigingen.
U kunt historische gegevens gebruiken om bestelpunten voor voorraaditems te bepalen op basis van:
  • Gemiddeld dagelijks gebruik.
  • Doorlooptijd voorkeursleverancier.
U kunt de aanvulling plannen:
  • Voor voorraad die onder de opgegeven drempels valt.
  • Met of zonder berekende bestelpunten voor items.
Wilt u labels voor uw voorraad afdrukken?
U kunt integratiesjablonen gebruiken om gegevens te exporteren naar toepassingen van derden om labels af te drukken voor:
  • Uitgaande leveringen.
  • Ontvangen goederen, zoals dozen, pallets en bakken.
  • Opslaglocaties, zoals gangpaden, opslaglocaties en schappen.
Hoe wilt u par-locaties beheren?
U kunt par-locaties instellen, zoals kasten, karren en voorraadruimten, om par-voorraad op te slaan.
U hebt de volgende mogelijkheden:
  • Par-items en par-locaties bulksgewijs onderhouden.
  • Telbladen voor par-items afdrukken.
U kunt par-locaties ook aanvullen met:
  • Tel hoeveelheden.
  • Kanban.
  • Bestelhoeveelheden.

Aanbevelingen

We raden u aan het volgende te doen:
  • Neem verloopdatums op in partijnummers, zodat medewerkers kunnen zien welke items als eerste moeten worden gepickt.
  • Voer een volledige fysieke voorraadtelling uit voordat u voorraadsaldi in Workday importeert om nauwkeurige voorraadniveaus te garanderen.
  • Beoordeel bestaande inkoopitems om te bepalen of u aanvullende inkoopitems moet maken voor de Workday-voorraad.

Vereisten

Organiseer de apparatuur die medewerkers nodig hebben om voorraadtaken uit te voeren. Voorbeelden:
  • Rekenmachines om items te scannen tijdens het picken.
  • Hard- en software van derden voor het afdrukken van labels.
Stel Workday Procurement in.

Beperkingen

We bieden geen ondersteuning voor:
  • Cross docking.
  • Gegolfd picken.
U kunt Workday-voorraad niet gebruiken:
  • Voorraad verkopen aan klanten buiten uw bedrijf.
  • Met andere boekingsmethoden dan de gemiddelde-kostenmethode.

Tenantinstellingen

U kunt de taak
Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens
 gebruiken om ID-volgnummergeneratoren voor voorraadtransacties in te stellen.

Beveiliging

Open het rapport '
Domeinbeveiligingsbeleidsregels voor functioneel gebied'
 om alle beveiligingsdomeinen voor Workday-voorraad weer te geven. Houd bij het configureren van de beveiliging rekening met het volgende:
Domeinen
Overwegingen
Beheren: domein Voorraad
 in het functionele gebied Voorraad.
Hiermee kunt u het volgende beheren en routeren:
  • Bestelaanvragen voor consignatiegebruik.
  • Voorraadaanvullingen.
  • Voorraadreserveringen.
  • Verwijder verwijderingen van regeltoewijzingen.
U kunt dit rapport ook gebruiken om gerelateerde rapporten weer te geven.
Het domein '
Beheer: kenmerken itemvoorraadvestiging'
 in het functionele gebied 'Voorraad'.
Hiermee kunt u de toegang tot de kenmerken van de voorraadvestiging van uw inkoopitems beveiligen, zonder toegang tot inkoopitemtaken.
Het domein '
Manage: Location'
 in het functionele gebied 'Organisaties en rollen'.
Hiermee kunt u locaties en locatiehiërarchieën maken.
Proces: domein goederenlevering
 in de functionele gebieden Voorraad en Procurement.
Hiermee kunt u:
  • Goederenleveringstickets maken, bewerken en sluiten.
  • Goederenleveringsgroepen beheren.
  • Leveringstickets afdrukken.
U beveiligt goederenleveringsregels onder het domein
Instellen: voorraad
 .
Proces: voorraad
 in het functionele gebied Voorraad.
Hiermee hebt u toegang tot de meeste voorraadtransacties. U kunt de toegang tot uw direct beschikbare voorraad beheren en gerelateerde rapporten weergeven.
Proces: voorraadtelling
 in het functionele gebied Voorraad.
Hiermee kunt u de toegang tot informatie over voorraadtellingen en gerelateerde rapporten beveiligen. U kunt beveiligingsgroepen configureren op basis van rapporten binnen één bedrijf of locatie en deze beveiligingsgroepen toewijzen aan het subdomein
'Rapporten: voorraadtelling'
 .
Proces: voorraadpicklijst
 in het functionele gebied Voorraad.
Hiermee kunt u de toegang tot informatie over voorraadpicklijsten en gerelateerde rapporten beveiligen. U kunt beveiligingsgroepen configureren op basis van rapporten binnen één bedrijf of locatie en deze beveiligingsgroepen toewijzen aan het subdomein
Rapporten: Voorraadpicklijst
 .
Proces: voorraadverzending
 in het functionele gebied Voorraad.
Hiermee kunt u de toegang tot informatie over voorraadverzendingen en gerelateerde rapporten beveiligen. U kunt beveiligingsgroepen configureren op basis van rapporten binnen één bedrijf of locatie en deze beveiligingsgroepen toewijzen aan het subdomein
Rapporten: voorraadverzending
 .
Proces: Voorraadaanvraag
 in het functionele gebied Voorraad.
Hiermee kunnen gebruikers voorkomen dat medewerkers voorraadrapporten uitvoeren binnen één bedrijf of locatie.
Rapporten: voorraad
 in het functionele gebied Voorraad.
Hiermee kunt u voorraadrapporten weergeven.
Stel: voorraad
 in het functionele gebied Voorraad en procurement in.
Hiermee kunt u voorraadtaken uitvoeren en gerelateerde rapporten weergeven.
Stel het volgende in: voorraadboeking
 in het functionele gebied Voorraad.
Hiermee kunt u:
  • Voorraadboekingsopties bewerken.
  • Voorraadopslagen onderhouden.
  • Hiermee kunt u gerelateerde rapporten weergeven.
Stel in: tenantinstellingen - financiële gegevens
 in het functionele gebied Systeem.
Hiermee kunt u tenantbrede opties voor Workday-voorraad configureren.
Instellen: eenheid
 in het functionele gebied 'Common Financial Management'.
Hiermee kunt u eenheden voor voorraadtransacties onderhouden en gerelateerde rapporten weergeven.

Bedrijfsprocessen

Bedrijfsprocessen
Overwegingen
Gebeurtenis voor wijziging van aanvraag voor conversiefactor
Hiermee kunt u:
  • Wijzig de conversiefactor tussen de opslageenheid en de basiseenheid van een item.
  • Aanvragen voor conversiefactorwijzigingen ter goedkeuring routeren.
Aanvraag voor wijziging van uitgavecategorie voor item
Hiermee kunt u meldingen routeren voor goedkeuring van wijzigingsaanvragen voor uitgavecategorieën.
Gebeurtenis voor voorraadaanpassing
Gebeurtenis voor aanpassing voorraadkosten
Met deze bedrijfsprocessen kunt u het item aanpassen:
  • Bedragen.
  • Kosten.
Gebeurtenis voor voorraadtelling
Hiermee kunt u voorraaditemtellingen uitvoeren.
Goederenleveringsgebeurtenis
Goederenleveringsgroep
Goederenleveringsrun
Met deze bedrijfsprocessen kunt u:
  • Leveringstickets maken.
  • Groepeer meerdere leveringstickets die u naar dezelfde locatie verzendt.
  • Leg geslaagde en niet-geslaagde leveringspogingen vast.
Gebeurtenis voor voorraadpicklijst
Gebeurtenis voor voorraadverzending
Gebeurtenis voor voorraadaanvraag:
Met deze bedrijfsprocessen kunt u:
  • Voorraadaanvragen maken en verzenden.
  • Picklijsten genereren en voltooien.
  • Gepickte voorraad verzenden.
Gebeurtenis voor voorraadverplaatsing
Hiermee kunt u voorraaditems verplaatsen tussen locaties binnen een vestiging.
Snelle uitgifte
Hiermee kunt u items verzenden zonder voorraadaanvragen.
Gebeurtenis voor telling par-voorraad
Verwijdering par-voorraad
Met deze bedrijfsprocessen kunt u par-items tellen of verwijderen uit par-locaties.
Gebeurtenis voor aanpassing wegzetactie voorraad
Gebeurtenis voor wegzetactie voorraad
Gebeurtenis voor wegzetactie voorraadontvangst
Met deze bedrijfsprocessen kunt u:
  • Pas de weggezette hoeveelheden aan.
  • Zet ontvangen items weg.
Gebeurtenis voor voorraadretour
Gebeurtenis voor voorraadretour naar leverancier
Met deze bedrijfsprocessen kunt u:
  • Retouren tussen vestigingen verwerken.
  • Retourneert voorraad aan leveranciers.
Inkoopitemgebeurtenis
Gebruik deze optie om nieuwe inkoopitemaanvragen te maken en ter goedkeuring te routeren. U kunt kenmerkwaarden aan inkoopitems toevoegen als u beveiligingsmachtigingen voor beoordelen en bewerken hebt.
Met dit bedrijfsproces kunt u stappen opgeven om:
  • Maak een inkoopitem en de bijbehorende inkoopitemgebeurtenis.
  • Een inkoopitemgebeurtenis bewerken.
  • Routeer nieuwe items naar een specifieke stap om patiëntkosten toe te voegen.
Het bedrijfsproces heeft geen invloed op de volgende updates die worden aangebracht via het rapport
'Inkoopitem weergeven'
 :
  • Kenmerken itemvoorraadvestiging
  • Patiëntkosten:
  • Sourcingregels:
  • Prijsupdates

Rapportage

U kunt het rapport
'Workday Standard Reports'
 gebruiken om alle voorraadrapporten weer te geven, waaronder:
Rapporten
Overwegingen
Toerekeningssaldo voor voorraadontvangsten
Met dit rapport kunt u bepalen waar uw saldi zich bevinden:
  • Toerekening van ontvangsten
  • Schuld bij ontvangst
In het rapport worden inkooporderregels en de bijbehorende gekoppelde regels weergegeven:
  • Factuurregels
  • Wegzetacties
  • Ontvangstregels
Boekhoudkundige invloed van wijziging voorraaduitgavecategorie
Workday legt credit- en debetworktags en -bedragen vast in dit rapport. Gebruik het rapport om te helpen bij de benodigde journaalposten.
Wijzigingsaanvragen voor uitgavecategorie van inkoopitem zoeken
Hiermee kunt u uw verzonden wijzigingsaanvragen voor de uitgavecategorie weergeven.
Leveringen waarvoor actie moet worden ondernomen
Aandacht vereist voor voorraadpicklijsten
Voorraadaanvragen waarvoor actie moet worden ondernomen
Openstaand weergeven:
  • Leveringstickets.
  • Picklijsten.
  • Voorraadaanvragen.
Voorbeeld: u kunt bepalen of er een knelpunt is op voorraadvestigingen om prioriteit te geven aan urgente voorraadaanvragen.
Voorraadsaldo zoeken
Hiermee kunt u de voorraad- en partijitemsaldi weergeven, waaronder:
  • Toegewezen hoeveelheden.
  • Beschikbare hoeveelheden.
  • Gemiddelde itemkosten.
  • Direct beschikbare hoeveelheden.
  • Hoeveelheden in picken.
Voorraadtelblad zoeken
Voorraadretourorders zoeken
Voorraadverzendingen zoeken
Voorraadaanvraag zoeken
Voorraadtransactiegegevens weergeven om weloverwogen beslissingen te nemen voor:
  • Bladen tellen.
  • Retourneert.
  • Verzendingen.
  • Voorraadaanvragen.
Voorbeeld: bekijk telbladen om de resterende voorraadsaldi te identificeren die u wilt tellen.
Zendingen in doorvoer
Voorraadretouren in doorvoer
Hiermee kunt u informatie weergeven over items in doorvoer van verzendingen en retouren, zoals:
  • Gekoppelde voorraadaanvraagregels.
  • Hoeveelheden.
  • Hun geldwaarde.
U kunt aangepaste rapporten maken met behulp van rapportgegevensbronnen, zoals:
  • Voorraadaanvraagregel
    , waarmee u gegevens voor voorraadaanvraagregels kunt weergeven.
  • Voorraadtransacties
    , waarmee u alle voorraadtransacties voor een bedrijf kunt weergeven.

Integraties

U kunt webservices gebruiken om gegevens voor voorraadtransacties te uploaden, zoals:
  • Voorraadlocatie plaatsen
  • Kenmerken voor voorraadlocatie plaatsen
  • Par-opslagplaats voor voorraad
  • Par-locatie voorraad plaatsen
  • Wegzetactieregel voor voorraad
  • Inkoopitem plaatsen
  • Eenheidsset plaatsen
Raadpleeg Workday Community voor een uitgebreidere lijst met voorraadwebservices.
U kunt door Workday geleverde integratiesjablonen gebruiken om voorraadlabelgegevens te exporteren naar toepassingen van derden, zodat u labels kunt afdrukken en toevoegen op:
  • Goederenleveringsgroepen.
  • Tickets voor goederenlevering.
  • Voorraadlocaties.
  • Locaties.
  • Par-locaties.
  • Ontvangsten.

Relaties en interacties

Functies
Overwegingen
Financiële boeking
U hebt de volgende mogelijkheden:
  • Voorraadtransactieboekingen genereren.
  • Auditboeking voor voorraadtransacties.
  • Maak rekeningboekingsregels, zoals:
    • Kostenaanpassingen.
    • Markeringen.
    • Uitgavetransacties.
Human Capital Management
Wanneer u locaties configureert, kunt u medewerkers inschakelen voor het volgende:
  • Voorraadlocaties onderhouden.
  • Goederen bestellen.
Mobiel
U kunt deze voorraadtaken uitvoeren op Android, iPad en iPhone:
  • Telling.
  • Goederenlevering.
  • Snelle uitgifte.
  • Par-telling.
  • Par-verwijdering.
  • Picking.
  • Wegzetactie.
Inkoop
U kunt deze procurementconfiguraties bijwerken voor gebruik met Workday-voorraad:
  • Inkoopitems.
  • Ontvangsten.
  • Sourcingregels voor bestelaanvraag.
  • Uitgavecategorieën.
U kunt ook:
  • Voorraadaanvragen maken met behulp van sourcing van bestelaanvragen.
  • Organiseer consignatieorders met leveranciers, zodat u goederen zonder kosten in de voorraad kunt opslaan.
  • Voorraaditems terugroepen.
Leveranciersaccounts
U kunt rekening houden met factuurprijsverschillen en hoe deze van invloed zijn op de voorraaditems voor de gemiddelde kosten.
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.