Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2024-10-04
Gegevens importeren

Gegevens importeren

Verzend een case voor de klantenservice om de
gegevensimportfunctie ''
in te schakelen.
U kunt nieuwe contracten, projecten of leveranciers maken in Workday Strategic Sourcing (WSS) en bestaande gegevens in WSS bijwerken met behulp van de
gegevensimportfunctie
. U kunt ook de goederencodes uploaden die u en uw leveranciers gebruiken.
U wordt aangeraden gegevensimport in uw sandboxomgeving te testen omdat u gegevens niet massaal kunt verwijderen in WSS.
  1. Selecteer
    Navigeren in
    gegevensimportprogramma
    .
  2. Download de sjabloon voor het type gegevens dat u importeert:
    • Goederencodes
    • Contracten
    • Aangepaste opties
    • Projecten
    • Leveranciers
  3. Voer uw gegevens in de gedownloade sjabloon in en sla ze op. Houd bij het voltooien van deze stap rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Tabblad Gegevenswoordenboek
    Configuratie van detailinstellingen in de rekening voor gebruik als referentie bij het invullen van tabbladen.
    Sjabloon goederencodes
    Elke rij vertegenwoordigt een nieuwe record of wordt een bestaande record bijgewerkt wanneer u gegevens toevoegt om te importeren.
    Als u zowel Workday als Strategic Sourcing gebruikt, wordt u aangeraden uw goederencodes in Workday te configureren en de lijst te exporteren met EIB. Vervolgens kunt u uw goederencodes overdragen naar de sjabloon voor gegevensimport om ze te uploaden naar WSS.
    Contractsjabloon:
    Elke rij vertegenwoordigt een nieuwe record of wordt een bestaande record bijgewerkt wanneer u gegevens toevoegt om te importeren. Deze sjabloon bevat aanvullende tabbladen voor:
    • Mijlpalen.
    • Belanghebbenden.
    • Leveranciers.
    U kunt ook contracten in een hiërarchie importeren. Zie Contracten met een contracthiërarchie importeren.
    Sjabloon Aangepaste opties
    Aangepaste velden die in Strategic Sourcing kunnen worden geïmporteerd, worden weergegeven in de kolom
    Veldnaam
     van het tabblad
    Aangepaste opties
     van de sjabloon. De huidige opties worden weergegeven naast de respectieve veldnaam. Als u een nieuwe optie voor aangepast veld wilt toevoegen, voegt u de naam van het veld in een nieuwe rij en de nieuwe optie toe. Voeg elke nieuwe optie toe aan een nieuwe rij.
    Voer
    Toevoegen
     of
    Verwijderen in
     voor een optie in de kolom
    Actie
     . U kunt geen opties verwijderen die momenteel worden gebruikt in Strategic Sourcing.
    Er moet een aangepast veld aanwezig zijn in uw bedrijfsinstellingen voordat u probeert de opties te importeren. Veldnamen zijn hoofdlettergevoelig en moeten overeenkomen met de namen die in Strategic Sourcing worden gebruikt.
    Projectsjabloon:
    Elke rij vertegenwoordigt een nieuwe record of wordt een bestaande record bijgewerkt wanneer u gegevens toevoegt om te importeren. Deze sjabloon bevat aanvullende tabbladen voor:
    • Mijlpalen.
    • Besparingen.
    • Belanghebbenden.
    • Leveranciers.
    Wanneer u besparingsgegevens toevoegt of bijwerkt, worden de besparingsbedragen per regel toegevoegd. U kunt bestaande besparingsgegevens niet wijzigen met de
    gegevensimportfunctie ''
    .
    Leverancierssjabloon:
    Elke rij vertegenwoordigt een nieuwe record of wordt een bestaande record bijgewerkt wanneer u gegevens toevoegt om te importeren.
    Wanneer u het standaardonboardingformulier hebt ingeschakeld, worden er meer tabbladen weergegeven. De tabbladen '
    Landen
     en
    regio's'
     functioneren als gegevenswoordenboeken voor de volgende tabbladen:
    • Telefoons:
    • Bankrekeningen
    • Belasting-ID's
    U hoeft de tabbladen alleen in te vullen als u niet bent geïntegreerd met Workday. U kunt de leveranciersconnector gebruiken om deze informatie vanuit Workday in te vullen in Strategic Sourcing.
    • Wanneer u kolommen verwijdert, treden validatiefouten op. U kunt kolommen leeg laten als er geen waarden zijn om op te geven.
    • Bij het importeren van gegevens voor updates worden bestaande gegevens niet verwijderd uit velden die in de geüploade spreadsheet leeg zijn gelaten.
    • Laat de kolommen
      Contract-ID
       of
      Project-ID
       leeg wanneer u nieuwe records maakt.
    • Wanneer u gegevens invoert voor een veld met meervoudige selectie, moet u meerdere waarden scheiden met een puntkomma.
    • U wordt aangeraden contract- en projectnamen per record uniek te maken. Er vindt geen validatie plaats voor dubbele contract- en projectnamen.
  4. (Optioneel) Als u bijlagen aan contract- en projectrecords wilt toevoegen, voegt u de naam van het bestand of de map toe aan de kolom
    Bijlagen
     van de recordrij in de sjabloon. Houd rekening met het volgende wanneer u deze taak voltooit:
    Optie Omschrijving
    Eén bijlagebestand
    U kunt afzonderlijke bijlagen op twee manieren voorbereiden:
    • Voeg de bestandsnaam en de extensie toe aan de kolom
      Bijlagen
       . Voorbeeld: bestandsnaam1234.pdf.
    • Plaats één bestand in een map en voeg de mapnaam toe aan de kolom
      Bijlagen
       .
    Meerdere bijlagebestanden
    Plaats alle bestanden in een map en voeg de mapnaam toe aan de kolom
    Bijlagen
     .
    Namen in de kolom
    Bijlagen
     moeten exact matchen met de bestands- of mapnaam die u importeert. De naam van elk item dat wordt geüpload, moet uniek zijn. Elke bestands- of mapgrootte kan slechts 5 GB zijn. U kunt slechts één bestand of map per record uploaden.
  5. Klik op
    Nieuwe import starten
    om de gegevens naar WSS te uploaden. Houd rekening met het volgende wanneer u de upload voltooit:
    Optie Omschrijving
    Uploadtype
    Wanneer u bestaande gegevens bijwerkt, vraagt WSS een primaire gegevenssleutel aan voor bewerkingen. Gebruik de systeem-ID in WSS als primaire sleutel.
    Selecteer bij het uploaden van aangepaste opties de
    optie Nieuwe gegevens toevoegen
    .
    Gegevenstype
    Selecteer het gegevenstype dat u importeert.
  6. Klik op
    Doorgaan naar gegevenseditor
    om uw gegevens te valideren.
  7. Klik op
    Validatie starten
     om alle gegevens in WSS te valideren voordat u de importgegevens uploadt.
  8. Als de validatie geen fouten bevat, wordt in WSS het vinkje
    Gegevens geldig
     weergegeven op de pagina.
    • WSS markeert rijen met gedetecteerde fouten in rood in de gegevenstabel. Blader door de kolommen om de specifieke fouten te bekijken. Wanneer u op de rode cel van een kolom klikt, wordt de opgetreden fout weergegeven in een venster.
    • Om fouten op te lossen, kunt u het Excel-bestand rechtstreeks bewerken of
      op Gegevens bijwerken
       klikken om een Excel-bestand te exporteren. Deze export bevat fouten in de kolom
      Validatiefouten
       op elk tabblad dat gegevens bevat.
  9. (Optioneel) Als u als onderdeel van het importproces documenten aan contract- en projectrecords wilt toevoegen, klikt u op
    Bijlagen uploaden
    .
    1. Voeg alle afzonderlijke bijlagen en bijlagemappen toe aan één ZIP-bestand. De bestandsgrootte mag niet groter zijn dan 5 GB.
    2. Selecteer het ZIP-bestand dat u wilt uploaden.
    3. Klik na het uploaden
      op Validatie starten
       om bijlagen te valideren.
    Sommige programma's gebruiken eigen algoritmen om ZIP-bestanden te maken die mogelijk niet compatibel zijn met Strategic Sourcing, zoals ZIP-bestanden die zijn gemaakt met Microsoft Windows Verkenner. Strategic Sourcing ondersteunt ZIP-bestanden die zijn gemaakt met deze populaire hulpprogramma's, inclusief maar niet beperkt tot:
    • 7-Zip (gratis en open source)
    • PeaZip (gratis en open source)
    • WinRAR
    • WinZip
    • Bandizip
    • MacOS-zoeker
  10. (Optioneel) Klik na het oplossen van validatiefouten
    op Gegevens bijwerken
    .
    1. Klik op
      Herziene gegevens uploaden
      .
    2. Klik op
      Validatie starten
       om eventuele aanhoudende fouten te identificeren.
  11. Wanneer de validatie is voltooid, klikt u op
    Beginnen met importeren van gegevens
    . Klik vervolgens op
    Beginnen met importeren
    .
    • Workday raadt u aan een testimport uit te voeren op een subset van gegevens om ervoor te zorgen dat deze na import in WSS correct worden weergegeven.
    • Het importproces wordt voortgezet als u de pagina verlaat of het browsertabblad sluit.
    • U kunt geen rijen met validatiefouten importeren. De import wordt weergegeven als
      Import is mislukt
       in de
      gegevensimportfunctie
      , maar WSS importeert nog steeds alle geldige rijen.
  12. (Optioneel) Als u gegevens wilt beoordelen terwijl deze door WSS worden geïmporteerd, selecteert u
    Navigeren
    in rapporten
     en geeft u de gegevensset weer. Nieuwe records worden in de
    tabelvisualisatie
     weergegeven tijdens het importeren.