Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2026-03-13
Aandachtspunten bij de configuratie: ontvangsten en retouren

Aandachtspunten bij de configuratie: ontvangsten en retouren

Dit onderwerp bevat informatie die van pas kan komen als u de configuratie en het gebruik van de functionaliteit voor ontvangsten en retouren in Workday planning . Het volgende wordt uitgelegd:
  • Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
  • De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
  • Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
  • Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
  • Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.

Definitie

Met de ontvangstfunctionaliteit van Workday kunt u ontvangsten voor goederen en services maken en bewerken .
U kunt ook tijd en taken registreren voor externe medewerkers en projectservices.
Met de retourfunctionaliteit van Workday kunt u leveranciersfactuur voltooien wanneer u goederen retourneert.

Belangrijkste voordelen

De ontvangst en retourfunctionaliteit van Workday verhoogt de efficiëntie door:
  • Hiermee kunnen gebruikers de ontvangst van goederen op het moment van levering verwerken.
  • Het ontvangst te automatiseren om het risico op fouten te verminderen.
  • Scan streepjescodes om de ontvangst van goederen te stroomlijnen, met name leveringen van grote volumes.
  • Het rechtstreeks initiëren van de retour van goederen en services vanuit inkooporders, leverancier of ontvangst .
  • factuur voor geretourneerde goederen en services worden automatisch gestart.
  • Automatisch goederenlevering starten om de bewakingsketen te volgen en ontvangen goederen op interne locaties te leveren.

Gebruiksscenario's

U hebt de volgende mogelijkheden:
  • Scan streepjescodes van items met mobiele apparaten op het moment van levering om nota's te beheren en verzend ze ter goedkeuring.
  • Nota's goedkeuren.
  • Maak ontvangst om de hoeveelheden of bedragen van al goedgekeurde ontvangsten te corrigeren. Workday past vervolgens automatisch de boekhouding, voorraadniveaus, leveringstickets en labels aan.
  • Zet ontvangen items weg.
  • Retourneer ongewenste en niet-bestelde goederen.

Belangrijke vragen

Vraag
Overwegingen
Hoe wilt u ontvangen activa uit verschillende bronnen beheren?
U kunt het bedrijfsproces
Ontvangst
 configureren om activaregistratie en -registratie starten op basis van ontvangsten van inkooporders of leverancier .
Hoe wilt u ontvangsten matchen met leverancier ?
Wanneer u de
gebeurtenis 'Matching leveranciersrekeningen'
 configureert als een subproces in het bedrijfsproces '
Gebeurtenis toerekeningen van ontvangsten'
 , kunt u leverancier matchen met:
  • Inkooporders.
  • Ontvangsten.
  • Leverancierscontracten.
Met matching kunt u uitzonderingen op leverancier en factuur identificeren, zodat u de uitgaven voor uw organisatie kunt beheren.
Hoe wilt u leveringen van bedrijven binnen uw organisatiestructuur beheren?
U kunt uw bedrijven configureren om als klant, als leverancier of beide te fungeren, zodat ze zaken met elkaar persoonlijke taak via directe intercompany transacties. Dankzij deze configuratie hoeft u geen afzonderlijke klant en leverancier meer te maken, wat u tijd bespaart.
Op bedrijf kunt u Workday ook configureren om meerdere tickets voor goederenlevering te maken voor elk trackingnummer van een levering.
Wilt u automatisch ontvangsten genereren voor leverancier van het type 'Lease'?
U kunt de automatische ontvangst van contract plannen wanneer u de volgende leverancier van het type 'Lease' gebruikt:
  • Financiële leases.
  • Operationele leases waarvoor de boekingsmethode
    voor afschrijving van activa met recht van
     gebruik wordt gebruikt: .
Wilt u de levering van goederen bijhouden van de oorspronkelijke locatie naar een interne leveringslocatie?
U kunt de ontvangende gebeurtenis configureren om afgedrukte PDF's of labels voor ontvangen goederen te genereren. U kunt de goederenlevering ook configureren die wordt starten nadat u ontvangsten hebt voltooid.
Als u Workday Inventory gebruikt, wilt u ontvangen goederen dan automatisch wegzetten naar hun locatie?
U kunt de gebeurtenis goederen starten voor aanvulling met een gedefinieerde wegzetactieregel.

Aanbevelingen

  • U kunt ontvangst beoordelen in de sectie
    'Uitgavetransacties
     ' van het contract.
  • Voeg een secundair goedkeuringsniveau toe of maak een stap
    met persoonlijke
     taken in de voorwaarde . Vervolgens kunt u een vereiste instellen voor het fysiek inspecteren van goederen of het afhandelen van items met een hoge waarde.
  • Selecteer de door Workday geleverde configureerbare rapportvelden in de
    matchcategorie
     die u nodig hebt voor uw matchregels.
  • Gebruik de taak
    Procurementdocumenten massaal annuleren
     om meerdere ontvangsten met de status
    'Concept'
     te annuleren.

Vereisten

Als u het bedrijfsproces
'Ontvangst'
 wilt configureren om het maken van leverancier op basis van ontvangsten te automatiseren, voegt u de actie
Leveranciersfactuur maken op basis van ontvangst
 toe. Vervolgens kunt u leverancier maken op basis van ontvangsten voor inkooporders en leverancierscontract .
U kunt ook de actie '
Schema voor genereren van termijnen beoordelen'
 toevoegen om vooruitbetaalde termijn 's voor leverancier te beoordelen en beschikbare termijnen te verwerken.

Beveiliging

Als u ontvangsten wilt maken, bewerken en annuleren, retouren starten en reeds goedgekeurde ontvangsten wilt aanpassen, configureert u deze domeinen in het functionele gebied 'Procurement':
  • Proces: ontvangst/retour (nieuw)
  • Proces: toerekening van ontvangsten
  • Proces: ontvangst/retour - annuleren
  • Proces: ontvangst/retour - weergeven
  • Selfservice: nota
  • Self-Service: Scannen van nota's
Configureer het domein
Reports: Organization Receipt/Return Reporting
 in het functionele gebied 'Procurement'. Gebruikers met op de organisatie gebaseerde rollen kunnen vervolgens operationele transacties weergeven en erover rapporteren wanneer u hun organisaties tag op de ontvangst of retourregels.
Wanneer u mobiele apparaten gebruikt om nota's te verwerken of retouren te accepteren, configureert u deze domeinen in het functionele gebied 'System':
  • Mobiel gebruik - Android
  • Mobiel gebruik - iPad
  • Mobiel gebruik - iPhone

Bedrijfsprocessen

Open deze bedrijfsprocessen om regels te configureren voor ontvangsten, ontvangst , retouren, wegzetacties, levering en matching:
  • Gebeurtenis voor wegzetactie voorraadontvangst
  • Gebeurtenis voor toerekening van ontvangsten
  • Ontvangstaanpassing
  • Receipt
  • Gebeurtenis voor intercompany ontvangst vastleggen
  • Terug naar leverancier (gebeurtenis)
  • Gebeurtenis voor matchen van leveranciersaccounts
  • Overschrijvingsgebeurtenis voor matchuitzondering leveranciersaccounts
  • Goederenleveringsgebeurtenis
Voeg de service
'Matchgebeurtenis voor leveranciersaccounts starten voor gerelateerde leveranciersfacturen'
 toe aan de bedrijfsprocessen
'Ontvangst'
 en
'Ontvangstaanpassing'
 om eventuele matchuitzonderingen te wissen.
Configureer het bedrijfsproces
'Ontvangst'
 en het beveiligingsbeleid als volgt:
  • De taak '
    Partij-/serienummers toewijzen'
     toevoegen als actie ''.
  • Neem een goedkeuringsstap op voor de groepen
    Inkooporderkoper
     en
    Aanvrager
     .
  • Routeer ontvangsten naar wegzetten en definieer wegzetactieregels.
  • ontvangst afdrukken.
  • goederen genereren.
Aan het bedrijfsproces
Ontvangst
 kunt u het volgende toevoegen:
  • De actie '
    Leveranciersfactuur maken op basis van ontvangst'
     om leverancier te maken op basis van ontvangsten voor inkooporders en leverancierscontract . U kunt ook regels toevoegen om te voorkomen dat facturen voor specifieke leveranciers worden gemaakt.
  • De actie '
    Schema voor genereren van termijnen beoordelen'
     om termijn 's voor vooruitbetaalde factuur te beoordelen en beschikbare termijnen te verwerken.
  • Start activaregistratiegebeurtenissen via
     de service 'Ontvangst voor leverancierscontracten ' om activaregistratie voor contract starten .
  • De actie '
    Traceerbare regels voor activa beoordelen'
     om traceerbare- activum te beoordelen en bij te werken.
  • Start goederenleveringsgebeurtenissen vanuit de
     service 'Ontvangst voor ontvangstregels ' om een goederenlevering te genereren.
  • De servicestap 'Etiketten afdrukken' met de service
    'Ontvangstbedrijfsproces'
     en de integratie om labels voor ontvangen goederen af te drukken.
U kunt het bedrijfsproces
Gebeurtenis voor wegzetactie voorraadontvangst
 configureren om:
  • Routeer aangepaste wegzetacties voor goedkeuring.
  • Activeer aanpassingen van wegzetacties door het bedrijfsproces te configureren als een stap in het bedrijfsproces '
    Ontvangstaanpassing
     '.
U kunt het bedrijfsproces
Gebeurtenis voor massale actie voor inkoopdocumenten
 en het beveiligingsbeleid configureren om gebruikers in staat te stellen conceptontvangsten massaal te annuleren met behulp van de taak'
Procurementdocumenten massaal annuleren'
 .

Rapportage

Rapporten
Overwegingen
Ontvangsten zoeken
Hiermee kunt u ontvangst zoeken en weergeven.
Mijn ontvangsten
Hiermee kunt u ontvangsten weergeven die u hebt gestart.
Toerekening van ontvangsten op bedrijf
Hiermee kunt u een voorbeeld van toerekeningen van ontvangst per bedrijf en grootboekperiode bekijken.
Retouren zoeken
Hiermee kunt u details van transacties voor terug naar leverancier zoeken en weergeven.
Mijn retouren
Hiermee kunt u details van retourtransacties voor terug naar leverancier weergeven en bijhouden voor retouren die u hebt gestart.
Voorraadretourorders zoeken
Hiermee kunt u retourorders weergeven op basis van de voorraadvestiging ''.
Voorwaardelijke regels voor procurement onderhouden
Hiermee kunt u voorwaarde maken en beheren voor:
  • Inkooporders.
  • Ontvangsten.
  • Ontvangstaanpassingen.
Manifest zoeken
Hiermee kunt u manifesten en manifestregels zoeken op tracking-ID van vervoerder om de status van dockregistratie te identificeren.
Toerekening van ontvangsten zoeken
Hiermee kunt u toerekeningen van ontvangst zoeken en weergeven op bedrijf of boekingsperiode om de transactiestatus te verifiëren.
Toerekening van ontvangsten voor leverancier zoeken
Hiermee kunt u toerekeningen van ontvangst zoeken en weergeven die specifiek zijn voor een leverancier om leveranciersgerelateerde opbouw en de geschiedenis te beheren.
Documenten opbouwsaldo voor voorraadontvangsten
Hiermee kunt u niet-gefactureerde voorraadontvangsten weergeven en aangeven waar gefactureerde bedragen de totalen van inkooporders overschrijden.
Goederenleveringsgroep zoeken
Hiermee kunt u geconfigureerde goederenlevering weergeven en beheren.
Goederenleveringsticket zoeken
Hiermee kunt u details voor goederenlevering zoeken en weergeven.
Uitzonderingen goederenlevering
Hiermee kunt u goederenlevering identificeren en filter waaraan uitzonderingen zijn gekoppeld.
Status goederenlevering
Hiermee kunt u het aantal leveringstickets op status weergeven en drilldown naar specifieke ticketdetails.
Plan voor wegzetactie voorraad
Hiermee kunt u ontvangst en locatie weergeven en een drilldown uitvoeren op de ontvangstregel.

Integraties

U kunt gegevens uploaden of ophalen met behulp van een EIB met webservices die de functionaliteit voor ontvangst ondersteunen in:
  • Voorraad.
  • Procurement.
  • Leveranciersaccounts.
U kunt labels voor ontvangen goederen afdrukken met behulp van een integratie voor ''.
U kunt automatisch goederen ontvangen met behulp van integraties voor een verzendbericht op basis van informatie van een leverancier of EDI 856-verbindingen.

Relaties en interacties

U kunt bedrijfsactiva maken op basis van ontvangsten, leverancier en leverancier . Uitgavecategorieën voor procurementtransacties sturen de verwerking van bedrijfsactiva aan.
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Ga voor meer informatie over de Workday Touchpoints Kit naar Workday Community.