Overwegingen bij instellingen: werkbladen voor inkoopitems
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en het gebruik van taken voor massaal onderhoud voor inkoopitems. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Met Worksheets kunt u werkstromen definiëren voor het aanvragen, maken en massaal bijwerken van inkoopitems die aansluiten bij het beleid van uw organisatie.
Belangrijkste voordelen
Door de gegevensinvoer voor inkoopitems te stroomlijnen, kunt u de gegevensintegriteit en intuïtieve gegevensinvoer voor uw gebruikers behouden. Zo kan uw bedrijf eenvoudig grote hoeveelheden itemgegevens in Workday laden.
Gebruiksscenario's
U kunt deze functie gebruiken om:
- Gegevens voor maximaal 1000 nieuwe en bestaande items tegelijk onderhouden.
- Vereenvoudig het onderhoud van itemgegevens door de velden en prompts in werkbladsjablonen aan te passen.
- Stel afdelingen in uw bedrijf in staat om nieuwe inkoopitems aan te vragen.
- Leg de benodigde informatie vast om op verzoek van medewerkers nieuwe items te verwerken.
- Configureer sourcingregels voor itemaanvragen voor uw voorkeursleveranciers en configureer deze massaal.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Wilt u dat gebruikers een aangepaste vragenlijst invullen wanneer ze nieuwe items aanvragen? | Overweeg om vragenlijsten in te schakelen en te gebruiken.
Overweeg welke typen vragenlijsten u nodig hebt voor massaal onderhoud versus aanvragen voor nieuwe inkoopitems. U kunt vragenlijsten maken met de taak 'Vragenlijst maken' . Voeg vervolgens de vragenlijst toe aan typen inkoopitemaanvragen. Zorg ervoor dat beoordelaars van inkoopitemaanvragen beveiligingsmachtigingen hebben voor het domein 'Vragenlijstresultaten' om de antwoorden op de vragenlijst weer te geven. |
Wilt u aanvraagtaken instellen voor het bijwerken van inkoopitems, het toevoegen van nieuwe inkoopitems of beide? | Met Typen inkoopitemaanvragen kunt u verschillende werkmapsjablonen instellen voor specifieke typen itemaanvragen.
Overweeg de opties voor het type inkoopitemaanvraag:
|
Hebt u een betrokken beoordelingsproces voor nieuwe itemgegevens? | U kunt de redenen waarom beoordelaars inkoopitemaanvragen afwijzen bijhouden en analyseren wanneer u afwijzingsredenen instelt voor de taak ' Redenen voor procurement '. Zie Procurementredenen instellen.
Beoordelaars van itemaanvragen kunnen ook werkmappen met fouten terugsturen naar aanvragers om ze te corrigeren, zonder dat de bestaande gegevens die al zijn ingesteld verloren gaan. |
Wilt u massale updates instellen voor door de patiënt te betalen items? | U kunt het werkbladsjabloontype ' Gegevens patiëntkosten' gebruiken om gegevens over patiëntkosten massaal te configureren, zoals:
U kunt Workday ook configureren om de volgende prompts toe te voegen aan sjablonen voor inkoopitemgegevens:
|
Moet u meerdere inkoopitemaanvragen tegelijk annuleren? | U kunt de taak 'Inkoopitemaanvraag massaal annuleren' gebruiken om inkoopitemaanvragen met de status 'Concept' of 'Wordt uitgevoerd' te zoeken en massaal te annuleren. Voorbeeld: een werknemer verlaat uw organisatie en u moet resterende aanvragen voor openstaande items opschonen. |
Gebruikt u externe itemcatalogi voor uw itembeheer? | U kunt sjablonen voor inkoopitemaanvragen configureren om externe itemcatalogi te zoeken en te openen die u in Workday hebt geïntegreerd. U kunt sjablonen maken waarmee naar afzonderlijke items wordt gezocht, of u kunt items bulksgewijs doorzoeken met behulp van lijsten met specifieke item-ID's.
|
Aanbevelingen
- Voordat u werkbladsjablonen maakt, moet u goed nadenken over de typen inkoopitemaanvragen en bedrijfsprocessen die u wilt instellen.
- Gebruik hetzelfde veld niet twee keer in dezelfde werkmapsjabloon.
- In de bedrijfsprocessen kunt u actiestappenmet persoonlijketaken scheiden om medewerkers eraan te herinneren de voorraadvestigingen, par-locaties of bestelaanvraagsjablonen voor items bij te werken.
Vereisten
Voor elke verrijkingsstap in het bedrijfsproces moet u een bijbehorende verrijkingssjabloon instellen voor het type inkoopitemaanvraag.
U moet de volgende velden inschakelen in de taak
'Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens
' om toegang te krijgen tot werkbladen met patiëntkosten en patiëntkosten voor inkoopitems:
- Opties voor gezondheidszorg inschakelen
- Patiëntkosten inschakelen
Beperkingen
Zodra u een sjabloon voor een inkoopitemwerkblad gebruikt, kunt u het sjabloontype niet meer uit de sjabloon verwijderen.
De functionaliteit van het inkoopitemwerkblad biedt geen ondersteuning voor:
- Catalogusitems
- Gerelateerde worktags
Tenantinstellingen
Wanneer u de velden
'ID-generator voor inkoopitems'
en 'ID-generator voor inkoopitemgebeurtenissen'
configureert in de taak 'Bewerken - financiële gegevens tenantinstellingen'
, worden in Workday automatisch ID-nummers toegevoegd aan inkoopitems die met deze bedrijfsprocessen zijn gemaakt of gewijzigd:
- Aanvraag voor massaal onderhouden van inkoopitems
- Nieuwe inkoopitemaanvraag
- Inkoopitemgebeurtenis
Beveiliging
Configureer deze domeinen en het bijbehorende beveiligingsbeleid:
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Toegang tot type inkoopitemaanvraag (gesegmenteerd)
| Biedt gebruikers toegang tot typen inkoopitemaanvragen op basis van de rol van de gebruiker.
Eerst moet u beveiligingsgroepen koppelen aan de segmenten die u maakt in de taak 'Beveiligingssegment type inkoopitemaanvraag maken' . |
Drive
| Biedt toegang tot Worksheets indien ingeschakeld. |
Onderhouden: patiëntkosten
| Biedt toegang voor het configureren van de aanduidingen van patiëntkosten voor inkoopitems. |
Proces: inkoopitemaanvraag
| Biedt beoordelaars en goedkeurders toegang voor het bewerken van alle inkoopitemaanvragen. |
Instellen: inkoopitemaanvraag
| Biedt beheerders toegang voor het configureren van werkbladsjablonen voor inkoopitems. |
Selfservice: inkoopitemaanvraag
| Biedt gebruikers toegang tot hun eigen inkoopitemaanvragen. |
Worksheets
| Biedt gebruikers die itemgegevens verrijken toegang tot werkbladen. Met Worksheets kunnen ze inkoopitemaanvragen maken, bewerken en weergeven. |
U kunt ook de volgende subdomeinen configureren in het domein
'Process: Inkoopitemaanvraag'
:
- Proces: inkoopitemaanvraag - annuleren
- Proces: inkoopitemaanvraag - maken/bewerken
- Proces: inkoopitemaanvraag - rapportage
- Proces: inkoopitemaanvraag - weergave
Bedrijfsprocessen
Configureer deze bedrijfsprocessen (beveiligd in het functionele gebied 'Procurement') om inkoopitemaanvragen ter goedkeuring te routeren:
- Aanvraag voor massaal onderhouden van inkoopitems, waarbij de taak 'Inkoopitems massaal onderhouden'als initiërende actie wordt gebruikt.
- Nieuwe inkoopitemaanvraag, waarbij de taak 'Nieuwe inkoopitems aanvragen'als initiërende actie wordt gebruikt.
U kunt deze actiestappen voor beoordelaars toevoegen, die worden weergegeven in 'Mijn taken':
- Inkoopitems verrijken
- Evalueren of aanvullende beoordeling van aangevraagde items vereist is
- Beoordeling van inkoopitemwijzigingen vereist voor evaluatie:
- Inkoopitems beoordelen
Rapportage
Overwegingen | Rapporten |
|---|---|
Hiermee worden alle wijzigingen bijgehouden die zijn aangebracht in kenmerken van inkoopitems. | Itemwijzigingslogboek
|
Hiermee kunt u typen itemaanvragen en de bijbehorende taken weergeven die beschikbaar zijn voor medewerkers. | Typen inkoopitemaanvragen weergeven
|
Hiermee kunt u massale updates weergeven voor inkoopitems die zijn voltooid of worden uitgevoerd. | Aanvraag voor massaal onderhouden van inkoopitems weergeven
|
Hiermee kunt u de aanvragen voor nieuwe inkoopitems weergeven die zijn voltooid of worden uitgevoerd. | Nieuwe inkoopitems weergeven
|
Door te zoeken naar itemaanvragen kunnen medewerkers en itembeheerders inkoopitemaanvragen weergeven, bewerken en annuleren. | Inkoopitemaanvraag weergeven
|
Met dit rapport kunt u fouten of uitzonderingen weergeven voor items in uw inkoopitemaanvragen. | Itemuitzonderingen weergeven
|
Gebruikers kunnen zoeken naar aanvragen die ze hebben gemaakt of naar aanvragen die aan hen zijn gedelegeerd. | Mijn inkoopitemaanvragen
|
In de Workday-tenant zoeken naar inkoopitemaanvragen. | Inkoopitemaanvragen zoeken
|
'Purchase Item Request'
en de volgende bedrijfsobjecten gebruiken:
- Sourcingregels voor itemaanvragen
- Wijzigingen inkoopitem
- Inkoopitemaanvraag
- Type inkoopitemaanvraag
- Sjabloon inkoopitemaanvraag
- Details leveranciersitem
- Wijzigingen in leverancierssourcingregels
Integraties
Geen invloed.
Relaties en interacties
Taken | Overwegingen |
|---|---|
Optionele velden configureren
| U kunt deze taak gebruiken om velden te verbergen of te vereisen voor taken die zijn gekoppeld aan de volgende bedrijfsprocessen:
|
Procurementredenen onderhouden
| U kunt deze taak gebruiken om afwijzingsredenen voor inkoopitemaanvragen te definiëren. Vervolgens kunt u in 'Mijn taken' rapporteren over de redenen waarom beoordelaars itemaanvragen afwijzen:
|
Overige gevolgen
Wanneer items zijn opgenomen in een inkoopitemaanvraag die
'Concept'
of 'Wordt uitgevoerd'
is, kunt u het volgende niet doen:
- Werk het item bij met behulp van taken en webservices.
- Selecteer het item in de taak 'Inkoopitems massaal onderhouden'.