Aandachtspunten bij de configuratie: bestelaanvragen
Dit onderwerp bevat informatie die van pas kan komen als u de configuratie en het gebruik van bestelaanvragen planning . Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Met bestelaanvragen kunnen medewerkers goederen , services of externe arbeid aanvraag voor zichzelf of namens andere medewerkers.
Belangrijkste voordelen
Met bestelaanvragen van Workday kunt u:
- Beheer de informatiestroom, het organisatie en de bedrijfsprocessen efficiënt om de bedrijf nauwlettend te controleren en te bewaken.
- Configureer, pas deze aan en implementeer een eenvoudige, vertrouwde ervaring voor gebruikers van het type 'Online winkelen'.
- Configureer typen bestelaanvraag en sjablonen om het bestelaanvraag eenvoudiger, sneller en beter beheersbaar te maken.
- Stel specifieke toeleveringsketenprocessen voor de gezondheidszorg in, zodat u kunt betalen voor verbruikte goederen in consignatie terwijl u de consignatievoorraad aanvult.
- Aankopen van goederen en services beperken op beveiligingsgroep: .
Gebruiksscenario's
- Pas gesegmenteerde beveiliging aan om de toegang tot goederen en services te beperken tot groepen geautoriseerde medewerkers.
- Stel verschillende typen bestelaanvragen in voor verschillende vormen van gebruik. Voorbeeld: bestelaanvragen van het type 'Alleen factureren' en voorraad- en par-aanvulling.
- bestelaanvraag gebruiken voor veelvoorkomende items. Voorbeeld: essentiële items die nieuwe werknemers nodig hebben om aan de slag te gaan met hun functie.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Hoe bepaalt u wie toegang heeft tot goederen, services en externe arbeid? | Met gesegmenteerde beveiliging kunt u:
U kunt individuele rollen instellen als toegewezen inkopers. Voorbeeld: rol voor kostenplaats , die goederen , services en externe arbeid voor hun afdelingen kunnen bestelaanvraag . U kunt ook de vaardigheid beperken voor gebruikers om gegevens over operationele transactie weer te geven en erover te rapporteren met behulp van op de organisatie gebaseerde rollen. |
Hoe wilt u bepalen wat gebruikers wel en niet kunnen zien wanneer ze bestelaanvragen verzenden? | U kunt bepalen wat gebruikers over bestelaanvragen bekijken op basis van hun beveiligingsconfiguraties en rol . Voorbeeld: punch-outs voor bestelaanvragen inschakelen voor IT-managers, maar niet voor kostenplaats . |
Hoe wilt u het bestelaanvraagproces organiseren en stroomlijnen? | U kunt bestelaanvragen categoriseren op basis van verschillende typen. Voorbeeld: match een type bestelaanvraag met een type inkooporder of identificeer een type bestelaanvraag als alleen voor aanvulling .
U kunt ook verzamelingen van goederen en services groeperen om bestelaanvraag te maken. U kunt gebruikers in staat stellen hun winkelwagentjes te vullen via verschillende bronnen, zoals:
|
Hoe wilt u bestelaanvragen van het type 'Alleen factureren' afhandelen? | U kunt alleen-factureren aanvragen gebruiken om producten voor de gezondheidszorg na gebruik te betalen om onvoorspelbare voorraadniveaus te voorkomen en productgegevens voor terugroepacties of productverloopdatums bij te houden.
U kunt typen bestelaanvraag configureren voor het volgende:
|
Wilt u uw bestelaanvraag aanpassen? | Workday biedt een hoog aanpassing voor het bestelaanvraagproces, zodat u optionele velden in bestelaanvraag en -rapporten kunt verbergen of vereisen.
U kunt een of meer aangepaste objecten definiëren voor bestelaanvragen en bestelaanvraag om aanvullende informatie vast te leggen op basis van uw bedrijfsbehoeften. |
Hoe wilt u gebruikers helpen bij het navigeren door het bestelaanvraagproces? | U hebt de volgende mogelijkheden:
Als u geen actie onderneemt, wordt bestaande Help-tekst niet ingevuld in bestelaanvragen. Aanvragers kunnen ook Workday Assistant, Workday voor Slack en Workday voor Microsoft Teams gebruiken om de status te controleren van bestelaanvragen en de status en belangrijke details op gerelateerde leverancier . |
Hoe consolideert u bestelaanvragen op inkooporders? | Om het aantal documenten dat inkopers en leveranciers moeten beheren te verminderen, kunt u bestelaanvragen met meerdere leverancier consolideren in één inkooporder.
U kunt bestelaanvragen ook sourcen naar bestaande inkooporders. |
Welke aanvullende kosten wilt u dat gebruikers vastleggen voor bestelaanvragen? | U kunt inkoopopties van het bedrijf gebruiken om gebruikers in staat te stellen de geschatte totale vracht(kosten) en overige kosten op te geven in bestelaanvraag . |
Aanbevelingen
- Voeg de worklet'Aanvragen'toe aan uw startpagina.
- Werk voor punch-outs samen met uw leveranciers om United Nations Standard Products and Services Codes (UNSPSC) toe te wijzen aan uitgavecategorieën.
- Herinner gebruikers eraan prijzen te controleren en bij te werken voordat ze bestelaanvragen gebruiken die zijn gemaakt op basis van sjablonen of zijn gekopieerd uit oudere bestelaanvragen.
- Stel cXML-standaarden in voor inkooporders en leverancier , zodat Workday kan communiceren met externe leverancier .
Vereisten
Geen invloed.
Beperkingen
- U kunt geen punch-out outitems opnemen in sjablonen of kopieën van bestelaanvraag .
- U moet leverancier handmatig bijwerken wanneer u kopieën van bestaande bestelaanvragen maakt.
- U kunt geen regelsplitsingen uitvoeren voor bestelaanvragen die zijn gesourcet naar een aandelen ' '.
Tenantinstellingen
U kunt uw tenant configureren voor het volgende:
- Voeg proceduregegevens toe voor bestelaanvragen van het type 'Alleen factureren'.
- Bestelaanvragen die verschillende leverancier bevatten, consolideren in één inkooporder.
- Maak sourcing voor bestelaanvragen.
- Ondersteun bijlagen en bijlage bij bestelaanvragen.
- Webitems vervangen door gekoppelde inkoopitems tijdens automatische sourcing of handmatige sourcing van bestelaanvragen voor inkooporders.
Beveiliging
Configureer deze beveiligingsdomeinen in het functionele gebied 'Procurement':
Domein | Overwegingen |
|---|---|
Proces: bestelaanvraag - sluiten
| Hiermee kunt u bestelaanvragen en bestelaanvraag sluiten. |
Proces: bestelaanvraag - maken/bewerken
| Hiermee kunt u bestelaanvragen maken en bewerken . U kunt ook de worklet voor bestelaanvraag openen om bestelaanvragen te maken. |
Proces: bestelaanvraag - weergeven
| Hiermee kunt u bestelaanvragen weergeven. |
Proces: gedeelde bestelaanvraagsjabloon
| Hiermee kunt u gedeelde bestelaanvraag verwerken en gerelateerde rapporten weergeven. |
Selfservice: bestelaanvraag
| Biedt selfservicetoegang voor het verwerken van bestelaanvragen en het weergeven van gerelateerde rapporten. U kunt ook de worklet voor bestelaanvraag openen om bestelaanvragen te maken en weer te geven. |
Selfservice: bestelaanvraagsjabloon
| Selfservicetoegang voor het verwerken van bestelaanvraag en het weergeven van gerelateerde rapporten. |
Proces: gedeelde bestelaanvraagsjabloon - weergeven
| Hiermee worden domein ingeschakeld om zowel selfservice- als gedeelde bestelaanvraag en gerelateerde rapporten weer te geven.
Als u de beveiliging voor gedeelde sjablonen wilt beheren, moet u zich aanmelden voor de functie 'Beveiligingsupdates voor bestelaanvraagsjablonen inschakelen'. |
Gebruik het domein
Integration Build
in het functionele gebied 'Integratie' om gebruikers in staat te stellen inkooporders naar een leverancier te verzenden op basis van bestelaanvragen.Bedrijfsprocessen
Bedrijfsprocessen | Overwegingen |
|---|---|
Bestelaanvraaggebeurtenis
| Gebruiken voor goedkeuringen van bestelaanvraag . U hebt de volgende mogelijkheden:
Als u bestelaanvragen wilt maken en verzenden, moet u ook de startstap 'Afrekenen' (REST) inschakelen voor het bedrijfsproces ''. |
Sourcinggebeurtenis bestelaanvraag
| Configureer het bedrijfsproces Sourcinggebeurtenis bestelaanvraag om de sourcing van goederen, services en externe arbeid te beheren. |
Medewerkers in procurementdocument massaal wijzigen
| Gebruik deze optie om wijzigingen van de aanvrager van de bestelaanvraag en wijzigingen in de inkoper van een inkooporder ter goedkeuring te routeren. |
Rapportage
Rapport | Overwegingen |
|---|---|
Bestelaanvragen zoeken
Mijn aanvragen | Gebruik deze rapporten om:
Als u zich aanmeldt voor de samenvoeging van de functie voor bestelaanvragen vanuit het rapport Functieaanmeldingen onderhouden , wordt u vanuit het rapport Mijn aanvragen doorgestuurd naar de worklet 'Aanvragen' voor een meer gestroomlijnd bestelaanvraagproces. ZieConcept: worklet 'Aanvragen' . |
Sjablonen voor bestelaanvraagworktags
| Gebruik dit rapport om worktag weer te geven en bewerken . |
Bestelaanvraagsjablonen
| Gebruik dit rapport om:
|
U kunt deze geïndexeerde rapportgegevensbronnen gebruiken om aangepaste rapporten te maken:
- Bestelaanvraagregels en regelsplitsingen voor bedrijf.
- Bestelaanvraagregels en regelsplitsingen voor medewerker.
Integraties
Workday biedt de volgende typen integratie :
- Algemene sjabloon voor aangepaste leveranciers
- Vooraf geconfigureerde sjablonen voor leveranciers in de Workday catalogus
Configureer toevoeging de integratie instellingen de volgende taken voor elke leverancier:
- Leverancierskoppelingen onderhouden
- Externe details winkelwagen onderhouden
Relaties en interacties
De functionaliteit voor bestelaanvragen werkt samen met de volgende onderdelen in Workday:
Functies | Overwegingen |
|---|---|
Voorraad | U kunt de salariscyclus voltooien en:
|
Leveranciersaccounts | U kunt inkooporders maken en plannen, tijd registreren voor externe medewerkers en leverancier genereren. |
Leverancierscontracten | U kunt de toezeggingsaanvragen voor offerteaanvragen voor succesvolle leveranciers inschakelen en geplande inkooporders instellen en verwerken. |
Externe leveranciers | U kunt leveranciers instellen en beheren om goederen, services en externe arbeid in te kopen via uw bestelaanvraagprocessen. |
Financiële boekhouding | U kunt toerekeningen van ontvangst maken op basis van goedgekeurde, niet-gefactureerde ontvangsten, leverancier en alleen-factureren van inkooporders voor goederen en services. |
Bankgegevens en afrekeningen | U kunt P-Card-transacties verifiëren. |
Bedrijfsactiva | U kunt activa volgen die uw bedrijf via het procurementproces verwerft. U hebt de volgende mogelijkheden:
|
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Ga voor meer informatie over de Workday Touchpoints Kit naar Workday Community.