Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2025-07-11
Stappen: bestelaanvraagsjablonen maken

Stappen: bestelaanvraagsjablonen maken

  • Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid
    Selfservice: bestelaanvraagsjabloon
     in het functionele gebied Procurement.
  • Als u de beveiliging van gedeelde sjablonen wilt beheren, raadt Workday u aan om de functie
    Beveiligingsupdates voor bestelaanvraagsjablonen
     inschakelen in te schakelen en het
    beleid Proces: Gedeelde bestelaanvraagsjabloon - weergeven
    te configureren.
U kunt bestelaanvraagsjablonen maken om het herhaaldelijk bestellen van dezelfde goederen, services of externe medewerkers te stroomlijnen. Elke sjabloon kan goederen, services of externe medewerkers bevatten
Voor de beste prestaties raadt Workday u aan om bestelsjabloonregels te beperken tot 5000 of minder.
  1. Open de taak
    Bestelaanvraagsjabloon maken
     om een persoonlijke bestelaanvraagsjabloon te maken.
    U kunt ook de
    Gedeelde bestelaanvraagsjabloon maken
     gebruiken om openbare sjablonen te maken die kunnen worden gedeeld met andere gebruikers of gebruikersgroepen en om te definiëren wie toegang heeft. De maker kan echter altijd bestelaanvragen bekijken die met deze taak zijn gemaakt.
    Configureer het
    bedrijfsproces Proces: gedeelde bestelaanvraagsjabloon
     en het beveiligingsbeleid in het functionele gebied Procurement.
  2. Houd rekening met het volgende wanneer u de taak voltooit:
    Optie Omschrijving
    Naam bestelaanvraagsjabloon
    Geef een naam op voor uw bestelaanvraagsjabloon.
    Bedrijf
    U kunt een of meer bedrijven of bedrijfshiërarchieën selecteren.
    Worktags
    U kunt een of meer beschikbare worktags of worktaghiërarchieën selecteren.
    Type bestelaanvraag
    U kunt een of meer bestelaanvraagtypen selecteren.
    Deliver-To
    U kunt een of meer leveringslocaties selecteren.
    Valuta prijsstelling bestelaanvraag
    Geef een valuta op voor uw sjabloon.
  3. (Optioneel) Houd voor gedeelde bestelaanvraagsjablonen rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Nieuwe aanstellingssjabloon voor functieprofiel
    Geef een of meer functieprofielen op. U kunt deze sjabloon gebruiken om een bestelaanvraag te maken voor een medewerker met dat functieprofiel.
    Sjabloontoegang
    (Alleen gedeelde sjablonen)
    Selecteer een toegangsniveau voor de sjabloon:
    • Openbaar
      : alle gebruikers hebben toegang tot de sjabloon.
    • Beveiligingsgroep:
       u kunt een of meer beveiligingsgroepen selecteren om toegang te krijgen tot de sjabloon.
    • Gebruiker
      : u kunt een of meer gebruikers selecteren om toegang te krijgen tot de sjabloon.
    • Niet gedeeld
      : alleen u hebt toegang tot de sjabloon.
  4. (Optioneel) Gebruik sourcingregels om leveranciers- en gerelateerde kenmerken in te vullen als ze niet zijn opgenomen in bestelaanvraagsjablonen wanneer u een inkoopitem aan uw winkelwagen toevoegt:
    • Connectie voor order.
    • Leverancierscontract.
    • Leveranciersitem-ID.
    • Leverancier.
    • Belastingtoepasselijkheid.
    • Kosten per eenheid.
    Wanneer u een ongeldige eenheid vanuit een bestelaanvraagregel voor sjablonen toevoegt aan het winkelwagentje, werkt Workday de eenheid bij op basis van de afhandeling.
  5. Houd bij het invullen van de tabbladen
    Goederenregels
     en
    Serviceregels
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Bedrijf
    Voeg intercompany profielen toe die aan het bedrijf in de kop zijn gekoppeld voor weergave op sjabloonbestelaanvraagregels.
    Schakel bestelaanvragen voor meerdere bedrijven in uw tenant in voordat u bedrijven toevoegt vanuit het intercompany profiel.
    Item
    Geef het inkoopitem voor deze regel op (of maak het).
    U kunt geen punchout-items opnemen in sjablonen of in kopieën van bestelaanvragen. Medewerkers moeten punchout-items handmatig aan hun definitieve bestelaanvragen toevoegen om de meest recente items en prijzen te krijgen.
    Leveranciersitem-ID
    Hiermee wordt de leveranciersitem-ID weergegeven als het regelitem een leveranciersitem is. Voorbeeld: een leverancierscatalogus, niet-catalogus of punchout-item.
    Uitgavecategorie
    Selecteer
    Uitgavecategorie
    voor niet-catalogusgoederen- en serviceregels. Zo kunt u de uitgaven effectiever organiseren, analyseren en beheren.
    Afhandelingsresource
    Selecteer
    Inkooporder voor
    afhandelingsresource
     om te sourcen naar een leverancier of
    Voorraad
     om het verplaatsen van opgeslagen goederen naar hun eindbestemming in te schakelen.
    Voorraadvestiging
    Selecteer een
    voorraadvestiging
     voor de voorraadafhandeling. Dit is de opslaglocatie voor goederen, grondstoffen of gereed product.
    Leverancier
    Selecteer de
    leverancier
    voor inkooporderafhandeling. Wanneer u een leverancier selecteert met een bestaand contract met uw bedrijf, wordt uw aanvraag na goedkeuring rechtstreeks naar de leverancier verzonden. Voor goederen die zijn aangevraagd bij niet-contractleveranciers, wordt de aanvraag gerouteerd via een inkoper voordat de bestelaanvraag wordt uitgegeven. Als u geen leverancier op de bestelaanvraag selecteert, wijst de inkoper er een toe.
    Connectie voor order
    (Optioneel) Selecteer een specifieke leveranciersvestiging waaraan u een inkooporder wilt uitgeven die het resultaat is van een bestelaanvraag die is gemaakt op basis van deze bestelaanvraagsjabloon.
    Workday vult de volgende velden in op basis van de order-van-connecties, in plaats van de leverancier:
    • Standaard e-mail voor IO-uitgifte
    • Inkooporderuitgifte
    • Verzendmethode:
    • Verzendvoorwaarden
    Wanneer u een bestelaanvraagsjabloon gebruikt, overschrijft de order-van-verbinding in de sjabloon alle standaardinstellingen voor de order-van-verbindingen.
    Hoeveelheid
    Geef de hoeveelheid voor goederenregels op. Door een hoeveelheid van nul te definiëren, kunt u vereisen dat gebruikers een hoeveelheid opnemen wanneer ze items aan het winkelwagentje toevoegen.
    Eenheid
    Geef voor goederenregels de eenheid op. Gebruik
    Each
    voor items die afzonderlijke eenheden zijn.
    Berekend bedrag
    Geef voor goederenregels de kosten per eenheid op.
    Voer voor serviceregels het
    berekende bedrag
     rechtstreeks in.
    Alternatieve item-ID's
    Alternatieve item-ID's voor het catalogusitem, punchout-item of inkoopitem.
    Wanneer u bestelaanvragen met primaire item-ID's configureert in de taak
    Weergaveopties type item-ID onderhouden
     , worden in Workday maximaal drie item-ID's in kolommen weergegeven. U kunt de resterende items die niet zijn gemarkeerd als primaire item-ID's selecteren in de kolom
    Aanvullende item-ID's
     .
    Itemtags
    Itemtags die aan het catalogusitem, punchout-item of inkoopitem zijn gekoppeld.
    Adres voor verzending
    Selecteer het vereiste adres voor verzending in de beschikbare optie. Als dit veld leeg is en de sjabloon wordt gebruikt, wordt het standaardverzendadres van de medewerker ingevuld op de nieuwe bestelaanvraag.
    Deliver-To
    Selecteer de vereiste Leveringslocatie in de beschikbare optie.
  6. (Optioneel) Open de taak
    Bestelaanvraagsjablonen massaal onderhouden
     om:
    • Nieuwe items toevoegen
    • Het item, de eenheid of de hoeveelheid voor een sjabloonregel bijwerken
    • Sjabloonregels verwijderen
  7. (Optioneel) Open het menu met gerelateerde acties in de sjabloon om de items aan uw winkelwagen toe te voegen door
    Procurement
    Toevoegen aan winkelwagen
    te selecteren.
Gebruik het rapport
Bestelaanvraagsjablonen
 om een lijst met beschikbare sjablonen weer te geven. In dit rapport worden al uw sjablonen weergegeven en eventuele gedeelde sjablonen waarvoor u weergavemachtigingen hebt.