Concept: bestelaanvraagsjablonen

Met bestelaanvraagsjablonen kunt u een verzameling goederen en services onderhouden, waardoor het bestelaanvraagproces eenvoudiger, sneller en beter beheersbaar wordt. Met de taak

'Bestelaanvraagsjabloon maken'

kunt u:

Een bestelaanvraag maken op basis van een sjabloon.

Goederen en services verwerven voor nieuwe medewerkers.

Beheer de toegang tot privé-, gedeelde en openbare sjablonen.

U kunt de taak

'Bestelaanvraagsjablonen massaal onderhouden'

gebruiken om goederenregels voor meerdere bestelaanvraagsjablonen toe te voegen, te verwijderen of bij te werken.

U kunt geen punch-outitems opnemen in sjablonen of kopieën van bestelaanvragen. Medewerkers moeten handmatig punch-outitems aan hun definitieve bestelaanvragen toevoegen om de meest recente items en prijzen te krijgen.

Een bestelaanvraag maken op basis van een sjabloon

Bestelaanvraagsjablonen maken het bestelaanvraagproces snel en eenvoudig. Wanneer een medewerker een bestelaanvraag maakt en een sjabloon selecteert, wordt de bestelaanvraag automatisch ingevuld met de sjabloon. De medewerker heeft dan een bestelaanvraag die gelijk is aan een geheel nieuwe bestelaanvraag. U kunt de bestelaanvraag indien nodig bewerken, bijvoorbeeld om verouderde prijzen bij te werken. Sjablonen kunnen worden gefilterd op basis van de volgende velden:

Bedrijven

Bestelaanvraagtypen:

Worktagtypen

Leveringslocaties

Hiermee wordt de selectie automatisch verfijnd zodat tijdens het verbruik alleen relevante sjablonen worden weergegeven. Deze functie vergroot het gebruiksgemak door de keuzen te beperken tot de meest toepasselijke sjablonen, gericht op de doelgroep.

Gebruik het rapport

'Sjablonen voor bestelaanvragen'

om een lijst weer te geven.

Goederen en services verwerven voor nieuwe medewerkers

Wanneer u nieuwe medewerkers aanneemt, geeft u ze een standaardset met items. Voorbeeld: een nieuwe laptop en monitor. U kunt al deze vereiste goederen verzamelen in een bestelaanvraagsjabloon en de sjabloon koppelen aan een functieprofiel. Wanneer u een medewerker aanstelt voor dat functieprofiel, geeft Workday de HR-partner automatisch een melding dat er een bestelaanvraag voor de medewerker moet worden gemaakt. Alle gegevens in de sjabloon zijn al opgegeven in Workday. De HR-partner kan de reeds ingevulde bestelaanvraag eenvoudig verzenden. U kunt de bestelaanvraag indien nodig ook bewerken.

Toegang tot privé-, gedeelde en openbare sjablonen beheren

U kunt bestelaanvraagsjablonen maken met de volgende machtigingen

voor toegang tot sjablonen

Openbaar.
Alle gebruikers hebben toegang tot de sjabloon.

Beveiligingsgroep.
U kunt een of meer beveiligingsgroepen selecteren die toegang hebben tot de sjabloon.

Gebruiker.
U kunt een of meer gebruikers selecteren die toegang hebben tot de sjabloon.

Niet gedeeld.
Alleen u hebt toegang tot de sjabloon.

Afhankelijk van hoe u de beveiliging configureert, kunnen alleen inkopers en servicecoördinatoren sjablonen delen of openbaar maken. Ze kunnen sjablonen delen met een specifieke groep Workday-gebruikers, Workday-rollen (zoals andere inkopers) of leden van een specifieke organisatie. Die gebruikers kunnen de sjabloon gebruiken alsof ze deze hebben gemaakt. De maker van de sjabloon is echter de enige die deze kan bewerken. Iedereen in het bedrijf kan openbare sjablonen gebruiken.

U kunt ook de beveiliging voor gedeelde sjablonen beheren door u aan te melden voor de functie

'Beveiligingsupdates voor bestelaanvraagsjablonen inschakelen'

. U kunt het beveiligingsbeleid voor het domein 'Proces: gedeelde bestelaanvraagsjabloon - weergeven
' configureren om te bepalen wie gedeelde sjablonen kan weergeven. U kunt gebruikers aan dit domein toevoegen en een aangepast rapport maken waarmee ze alle gedeelde en niet-gedeelde sjablonen kunnen weergeven. U kunt gebruikers in staat stellen bestelaanvraagsjablonen te wijzigen door ze toe te voegen aan het domein Proces: Gedeelde bestelaanvraagsjabloon
.

Goederen en services verwerven voor nieuwe medewerkers