Overwegingen bij instellingen: salarisadministratie-invoer
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en het gebruik van salarisadministratie-invoer. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Met salarisadministratie-invoer kunt u salarisberekeningen toevoegen, aanpassen of overschrijven. U kunt:
- Een bedrag optellen bij of aftrekken van het resultaat van een salariscomponent.
- Vervang het resultaat van een salariscomponent door een andere waarde.
U kunt eenmalige invoer of doorlopende invoer maken die in elke salarisperiode wordt herhaald.
Belangrijkste voordelen
Salarisadministratie-invoer verhoogt de nauwkeurigheid van salarisberekeningen doordat u een berekening kunt aanpassen voor een individuele medewerker of voor meerdere medewerkers tegelijk. U kunt salarisadministratie-invoer gebruiken om:
- Neem gegevens uit externe bronnen op voor meer flexibiliteit in uw salarisberekeningen.
- Wijs niet-numerieke gegevenstypen toe aan uw gerelateerde berekeningen, inclusief tekst, datum en Boole-waarde.
Gebruiksscenario's
- Tijd- of verlofgegevens uit een externe bron aanpassen of opgeven.
- Historische salarisposten aanpassen.
- Belastingberekeningen en -bedragen aanpassen.
- Voer eenmalige of doorlopende inkomsten en inhoudingen in.
- Geef bonus- of stimulansbedragen op uit externe bronnen.
- Voor salarisadministratie voor Canada, Ierland, het VK en de VS:
- Voer gegevens over de terugbetaling van de lening in.
- Geef salaristarieven op die zijn berekend door een externe bron.
- Voor salarisadministratie voor Frankrijk:
- Voeg regularisaties voor inkomstenbelasting toe.
- Geef bedragen voor IJSS-betalingen op.
- Geef details over vervoerskosten.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Hoeveel salarisadministratiegegevens wilt u invoeren? | Als u slechts enkele gegevens hoeft in te voeren, kunt u deze eenvoudig invoeren via de gebruikersinterface.
Wanneer u meer dan enkele salarisadministratie-invoer hebt, kunt u:
|
Wie beheert de salarisadministratie-invoer? | U kunt het volgende inschakelen:
|
Hoe wilt u voorkomen dat gebruikers salarisadministratiegegevens voor zichzelf toevoegen? | Met Workday-taken kunnen gebruikers automatisch geen betalingen voor zichzelf toevoegen of bewerken. Gebruikers kunnen alleen salarisadministratie-invoer voor zichzelf toevoegen met behulp van een webservice. Om dit te voorkomen, schakelt u het selectievakje ' Webservices salarisadministratie - toevoegen/bijwerken van medewerker zelf niet toestaan' in de taak 'Tenantinstellingen bewerken - salarisadministratie' in . |
Wilt u iets toevoegen aan een berekend bedrag of een berekend bedrag vervangen? | Als u een berekend bedrag wilt optellen, maakt u een salarisaanpassingsinvoer. De eerste berekening blijft in Workday worden weergegeven en er wordt een aanvullende invoer gemaakt om een betaling te verhogen of te verlagen.
Als u een berekend bedrag volledig wilt vervangen, maakt u een overschrijvingssalarisinvoer. Het berekende bedrag wordt vervangen door het salarisadministratie-invoerbedrag. |
Hoe wilt u gegevens wijzigen die afkomstig zijn uit een ander Workday-productgebied, zoals 'Tijdregistratie' of 'Verlof', of informatie van een externe bron leveren? | U kunt het volgende maken:
U kunt in beide gevallen overschrijvings- of aanpassingsinvoer gebruiken, maar in de salarisadministratie-invoer voor de aanpassing worden zowel het oorspronkelijke bedrag als de aanpassing weergegeven. |
Wilt u een volledige betaling vervangen? | U kunt salarisadministratie-invoer gebruiken om een bedrag voor een inkomsten-, inhoudings- of aan salariscomponent gerelateerde berekening (PCRC) te overschrijven voor één resultaat binnen de cyclus. Als u een volledig salarisadministratieresultaat wilt vervangen, kunt u overwegen een vervangingsbetaling op aanvraag of handmatig te maken. |
Bent u de beloningsbetalingen aan het aanpassen? | Voor aanpassingen in eenmalige betalingen voor beloningen, raadt Workday u aan de eenmalige beloningsbetaling te wijzigen. Alle gekoppelde salarisberekeningen worden in Workday ingesteld op Opnieuw berekenen vereist .
Als u besluit salarisadministratie-invoer te gebruiken om een eenmalige betaling aan te passen, voert u een aanpassing voor de salarisadministratie-invoer in in plaats van een overschrijving. Breng ook de nodige wijzigingen aan in uw eenmalige betalingen in Beloning. |
Welke gegevenstypen wilt u gebruiken voor uw salarisadministratie-invoer? | U kunt een van deze invoerwaardetypen toewijzen aan een gerelateerde berekening die u invoert via salarisadministratie-invoer:
|
Voegt u een betaling toe voor een medewerker die internationaal is overgestapt (Can, IRL, UK, USA)? | U kunt een volgbetaling op aanvraag maken in plaats van een salarisadministratie-invoer. |
Moet u specifieke belastingen berekenen voor de salarisadministratie-invoer (VS)? | Wanneer u de toewijzing van belastinglocaties activeert en configureert, wordt in Workday bepaald welke belastingen moeten worden berekend op basis van locatieworktags in de salarisadministratie-invoer.
Wanneer u een locatieworktag opneemt in een salarisadministratie-invoer, worden de belastingen berekend die aan de locatie zijn gekoppeld, ongeacht de belastingkeuzen van de medewerker. |
Aanbevelingen
Geef bij het toevoegen van salarisadministratie-invoer batch-ID's op, zodat u de invoer massaal kunt verwijderen in geval van fouten. Nadat u een salarisadministratieresultaat hebt voltooid waarvoor een batch-ID wordt gebruikt, kunt u de batch-ID niet meer verwijderen.
Wanneer u gegevens uit Tijdregistratie of Verlof aanpast, wijzigt u de gegevens bij de bron in plaats van de salarisadministratie-invoer te gebruiken en berekent u vervolgens de salarisadministratie opnieuw. Dit zorgt ervoor dat:
- Toekomstige aanpassingen in de tijdregistratie- of verlofgegevens resulteren niet in over- of onderbetaling.
- Verlofsaldi zijn correct voor uitbetaling bij beëindiging.
- Andere salarisberekeningen en -rapporten waarin de gegevens worden gebruikt, zijn ook nauwkeurig.
- Toekomstige retroactieve berekeningen gebruiken de gewijzigde waarden.
Voor de salarisadministratie voor Australië, Ierland en het VK geldt dat wanneer u op belasting gebaseerde salariscomponenten aanpast, u salarisadministratie-invoer toevoegt voor alle gerelateerde PCRC's.
Voor Salarisadministratie voor Frankrijk geldt: als u wettelijke bijdragen wilt wijzigen, moet u de PCRC's van memo-inhoudingen overschrijven in plaats van de bijdrage-inhoud te wijzigen. Als u aantekeningeninhoudingen overschrijft, kunt u de maxima en brutolonen consistent houden voor alle bijdrageberekeningen. Voorbeeld: als u de waarde van AGIRC-ARRCO-bijdragen wilt wijzigen, overschrijft u de brutolonen en de maximumwaarden van de
aantekening - referentiewaarden voor AGIRC-ARRCO [FRA]
-inhouding. Gebruik voor salarisadministratie voor de VS bij het toevoegen van salarisadministratie-invoer voor FLSA de begin- en einddatum die overeenkomen met de juiste FLSA-periode.
Vereisten
U kunt alleen salarisadministratie-invoer verwerken voor medewerkers en salariscomponenten die zijn geconfigureerd voor opname in het salarisproces op het tabblad
Algemeen
van een runcategorie.Om salarisadministratie-invoer te ontvangen, moeten medewerkers ook voldoen aan de gerechtigdheid voor de salariscomponent van de inkomsten of inhouding.
Configureer de runcategorie om de juiste medewerkers en salariscomponenten op te nemen.
Ongeacht de configuratie op het tabblad
Niet-actief (binnen cyclus, vervanging op aanvraag)
voor de runcategorie, wordt eenmalige salarisadministratie-invoer voor inactieve medewerkers verwerkt.Beperkingen
Nadat u salarisadministratie-invoer hebt verwerkt, kunt u deze niet meer overschrijven met een nieuwe invoer. Als een medewerker meerdere overschrijvingsgegevens voor de salarisadministratie heeft, worden de bedragen bij elkaar opgeteld.
U kunt geen bestaande invoer voor doorlopende salarisadministratie bijwerken die voorkomt in een resultaat van een voltooide salarisadministratie. Als u doorlopende salarisadministratie-invoer wilt bijwerken, beëindigt u de bestaande salarisadministratie-invoer en maakt u een nieuwe invoer.
Wanneer u salarisadministratie-invoer massaal verwijdert, moet u elke batch die overeenkomt met een batch-ID afzonderlijk verwijderen. Workday biedt geen ondersteuning voor het verwijderen van batches met meerdere selecties.
Met retroactieve salarisadministratieprocessen worden bestaande salarisinvoerbedragen niet bijgewerkt. Wanneer u een salarisaanpassingsinvoer maakt, kan het oorspronkelijke bedrag worden aangepast, maar niet de salarisaanpassingsinvoer.
Tenantinstellingen
U kunt de taak
'Tenantinstellingen bewerken - salarisadministratie
' gebruiken om:
- Voorkomen dat salarisadministratiebeheerders en -partners webservices gebruiken om salarisadministratie-invoer voor zichzelf toe te voegen.
- Selecteer de einddatum die moet worden voorgesteld voor de taak voor het beëindigen van de doorlopende salarisadministratie-invoer van medewerkers als onderdeel van een beëindigingsdatum. U kunt de datum voor de taak bewerken.
Beveiliging
Domein | Overwegingen |
|---|---|
Drive in het functionele gebied Systeem. | Gebruikers hebben toegang tot de Drive-interface om werkmappen voor salarisadministratie-invoer weer te geven.
Gebruikers met toegang tot dit domein kunnen alle gegevens in een met hen gedeelde werkmap bekijken, ongeacht andere beveiligingsinstellingen met betrekking tot de gegevens. Ze kunnen geen gegevens in de werkmap bewerken. Voorbeeld: gebruikers kunnen gegevens zelfs zien als ze geen toegangsrechten hebben voor salarisadministratie-invoer of de specifieke salarisgroep waarvoor de werkmap is bedoeld. |
Een van deze domeinen in het functionele gebied 'Systeem':
| Gebruikers kunnen bedrijfsprocesdefinities weergeven en bewerken, zoals de bedrijfsprocessen 'Invoer salarisadministratie beëindigen' en 'Beëindiging beëindigen' . |
Stel: salarisadministratie (werkmappen salarisinvoer) in het functionele gebied 'Salarisadministratie' in. | Gebruikers kunnen salarisadministratie-invoersjablonen maken, bewerken, verwijderen en weergeven. |
Medewerkersgegevens: salarisadministratie (salarisinvoer) in het functionele gebied Kernsalarisadministratie. | Gebruikers kunnen salarisadministratie-invoer toevoegen.
U kunt de toegang tot salarisadministratie-invoer niet per salariscomponent beperken. Zorg ervoor dat u alleen toegang verleent aan gebruikers die inzicht hebben in de impact van salarisadministratie-invoer op alle salariscomponenten. |
Medewerkersgegevens: salarisadministratie (werkmappen salarisinvoer - werkmap) in het functionele gebied 'Salarisadministratie'. | Gebruikers kunnen een werkmap voor salarisadministratie-invoer genereren. |
Medewerkersgegevens: salarisadministratie (werkmap salarisinvoer - genereren) in het functionele gebied 'Salarisadministratie'. | Gebruikers kunnen salarisadministratie-invoer toevoegen of bijwerken in gegenereerde werkmappen. |
Medewerkersgegevens: salarisadministratie (werkmap salarisinvoer - vergrendelen) in het functionele gebied 'Salarisadministratie'. | Gebruikers kunnen werkmappen voor salarisadministratie-invoer vergrendelen. |
Medewerkersgegevens: salarisadministratie (werkmap salarisinvoer - ontgrendelen) in het functionele gebied 'Salarisadministratie'. | Gebruikers kunnen werkmappen voor salarisadministratie-invoer ontgrendelen. |
Worksheets in het functionele gebied Systeem. | Gebruikers kunnen alle gegevens in een met hen gedeelde werkmap weergeven, ongeacht andere beveiligingsinstellingen met betrekking tot de gegevens. Ze kunnen geen gegevens in de werkmap bewerken.
Voorbeeld: gebruikers kunnen gegevens zelfs zien als ze geen toegangsrechten hebben voor salarisadministratie-invoer of de specifieke salarisgroep waarvoor de werkmap is bedoeld. |
Bedrijfsprocessen
Bedrijfsprocessen | Overwegingen |
|---|---|
Salarisadministratie-invoer aanvragen
| Hiermee kunt u aanvragen voor salarisadministratie-invoer voor medewerkers verzenden, die door Workday worden gerouteerd ter beoordeling en goedkeuring. |
Salarisadministratie-invoer beëindigen
| Als subproces van het bedrijfsproces 'Beëindiging' kunt u hiermee de doorlopende salarisadministratie-invoer van medewerkers beëindigen als onderdeel van een beëindigingsdatum. |
Rapportage
Rapporten of dashboards | Overwegingen |
|---|---|
Doorlopende salarisadministratie-invoer met referentie-ID
| Wordt gebruikt om informatie te verzamelen die nodig is om een EIB-upload te maken waarmee bestaande doorlopende salarisadministratie-invoer wordt gewijzigd. Voorbeelden: referentie-ID's, batch-ID's. |
Salarisadministratie-invoer op batch-ID
| Hiermee kunt u uploads van salarisadministratie-invoer controleren door de aanpassings- en overschrijvingstotalen te verifiëren voor alle salarisadministratie-invoer voor een specifieke batch-ID. |
Salarisadministratie-invoer niet verwerkt
| Hiermee kunt u niet-verwerkte salarisadministratie-invoer identificeren. |
Tenantanalysator
| Gebruik het tabblad Validaties in dit rapport om te controleren of de gerechtigdheid van medewerkers correct is ingesteld voor salariscomponenten waarvoor salarisadministratie-invoer is toegestaan. |
Salarisadministratie-invoer weergeven op medewerker(s)
| Hiermee kunt u de bestaande salarisadministratie-invoer voor een medewerker controleren en weergeven of de invoer wordt gebruikt in de resultaten van salarisberekeningen of retroactieve salarisberekeningen. |
Salarisadministratie-invoer zoeken
| Hiermee kunt u eenvoudig salarisadministratie-invoer weergeven. Wanneer u het rapport uitvoert, worden de volgende details weergegeven op elke salarisadministratie-invoerregel:
Vervolgens kunt u verschillende zoekfacetten gebruiken om de salarisadministratie-invoerregels verder te filteren en op de massale actieknop 'Details salarisadministratie-invoer weergeven ' te klikken. Hiermee wordt een gedetailleerd rapport gegenereerd van alle geselecteerde salarisadministratie-invoer.Als u het rapport 'Salarisadministratie-invoer zoeken' wilt openen, moet u een beveiligingsbeleid maken voor het domein 'Reports: Salarisadministratie-invoer' . Voeg in het beveiligingsbeleid de beveiligingsgroep Salarisadministrateur toe met de toegangsmachtiging Weergeven. Voer de taak ' Beveiligingsbeleidswijzigingen in behandeling activeren' uit. |
U kunt deze rapportgegevensbronnen gebruiken bij het maken van aangepaste rapporten over salarisadministratie-invoer:
- Salarisberekeningsresultaten voor organisatie, medewerker, periode en datumbereik (op einddatum subperiode)
- Salarisadministratie-invoer
- Salarisadministratie-invoer voor perioden
Wanneer u een aangepast rapport maakt, kunt u salarisadministratie-invoergegevens voor een medewerker ophalen met behulp van het rapportveld
'Salarisadministratie-invoer met optionele filters'
in het bedrijfsobject ' Medewerker'
.Integraties
Webservices | Overwegingen |
Salarisadministratie-invoer importeren Salarisadministratie-invoer verzenden
| Gebruik de webservice Salarisinvoer importeren omdat deze is geoptimaliseerd voor bulkimport. U kunt ook de webservice voor het verzenden van salarisadministratie-invoer gebruiken. |
Beëindigen dienstverband van werknemer
| Hiermee kunt u de doorlopende salarisadministratie-invoer van medewerkers beëindigen als onderdeel van een beëindigingsovereenkomst. |
Relaties en interacties
Functies | Overwegingen |
|---|---|
Bruteringsberekeningen (CAN, FRA, IRL, VK, VS) | U kunt salarisadministratie-invoer gebruiken om het nettobedrag voor een bruto-inkomen of -inhoud op te geven. |
Betalingen op aanvraag | Wanneer u een betaling op aanvraag maakt, kunt u bestaande salarisadministratiegegevens laden als betalingswaarden.
Alle actieve salarisadministratie-invoer voor een medewerker wordt geladen, ongeacht de gerechtigdheid voor de runcategorie of salariscomponent. |
Salariscomponenten | U kunt salariscomponenten configureren om salarisadministratie-invoer toe te staan of niet.
De gerechtigdheid van een medewerker voor een salariscomponent bepaalt ook of een medewerker salarisadministratie-invoer kan ontvangen. Workday biedt verschillende berekeningen met betrekking tot salarisadministratie-invoer die u kunt gebruiken als gerechtigdheidscriteria. Voorbeelden: salarisadministratie-invoer (eenmalig) aanwezig voor salariscomponent en salarisadministratie-invoer (doorlopend) aanwezig voor salariscomponent . Zorg ervoor dat u de juiste gerechtigdheid selecteert voor de salarisadministratie-invoer die u wilt verwerken.Als een salarisadministratie-invoer niet wordt opgelost of niet beschikbaar is voor invoer, controleert u de configuratie van de salariscomponent. |
Salarisruncategorieën | De salarisruncategorie bepaalt welke salariscomponenten in een salarisrun moeten worden verwerkt, inclusief salarisadministratie-invoer.
Workday biedt verschillende verwerkingsstatuswaarden die verwijzen naar salarisadministratie-invoer op basis waarvan u kunt bepalen welke medewerkers moeten worden verwerkt. Voorbeeld: beëindigd met doorlopende salarisadministratie-invoer . |
Verwerking met terugwerkende kracht | U kunt retroactieve salarisadministratie-invoer verwerken voor inkomsten en inhoudingen die zijn geconfigureerd om opnieuw te worden berekend tijdens een retroactieve salarisberekening.
Met retroactieve salarisadministratieprocessen worden bestaande salarisinvoerbedragen niet bijgewerkt. Wanneer u een salarisaanpassingsinvoer maakt, kan het oorspronkelijke bedrag worden aangepast, maar niet de salarisaanpassingsinvoer. |
Personeelsbeheer | U kunt het bedrijfsproces 'Beëindiging' configureren zodat niet-salarisadministratiebeheerders doorlopende salarisadministratie-invoer kunnen beëindigen. |
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.
Overige gevolgen
Wanneer een periode is verdeeld in meerdere subperioden, past Workday de volgende verwerkingsregels toe voor salarisadministratie-invoer:
- Voor eenmalige salarisadministratie-invoer: Workday verwerkt de volledige invoer in de subperiode met de einddatum van de invoer.
- Voor doorlopende salarisadministratie-invoer: de invoer in elke subperiode wordt omgezet en pro-rata wordt toegepast, indien opgegeven.