Overwegingen bij instellen: betaling op aanvraag
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van betaling op aanvraag. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Met 'Betaling op aanvraag' kunnen medewerkers gebruikmaken van selfservice voor werknemers om vervroegde betaling aan te vragen voor een deel van het geaccumuleerde loon voor de salarisperiode. Voor medewerkers met meerdere functies berekent Workday het verdiende loon voor aanvullende functies die zich in dezelfde salarisgroep en hetzelfde bedrijf bevinden als hun primaire functie.
Wanneer een medewerker een aanvraag verzendt, start Workday het bedrijfsproces '
Betaling op aanvraag'
dat volledige salarisadministratieverwerking omvat. Workday ondersteunt standaard of dezelfde dag:
- Betalingen via elektronische overboekingen (EFT) voor de salarisadministratie voor Canada. Wanneer salarisadministratie binnen de cyclus wordt uitgevoerd voor de periode waarin betalingen op aanvraag zijn opgenomen, worden de nettolonen verlaagd met het totaal van de betalingen op aanvraag.
- ACH-betalingen (Automated Clearing House) voor salarisadministratie voor de VS Als salarisadministratie binnen de cyclus wordt uitgevoerd voor de periode met betalingen op aanvraag, worden de bruto- en nettolonen verlaagd met het totaal van de betalingen op aanvraag.
Belangrijkste voordelen
- Verminder handmatige verwerking door automatisch een nettovoorschot te berekenen en de boekhouding en het grootboek voor Salarisadministratie voor Canada bij te werken.
- Verminder handmatige verwerking door de wettelijke wettelijke belastingen voor werkgevers en werknemers automatisch te berekenen en de boekhouding en het grootboek voor de salarisadministratie voor de VS bij te werken
- Stimuleer de financiële gezondheid van medewerkers door ze de flexibiliteit te bieden om hun verdiende loon uit te geven wanneer dat nodig is.
- Help talent aan te trekken en het personeelsverloop te verminderen.
Gebruiksscenario's
- Betaal medewerkers met verschillende cadans op basis van hun kenmerken, zoals medewerkers in loondienst, op uurbasis, niet-vrijgesteld of voor ontplooiingsactiviteiten.
- Ondersteun medewerkers in noodgevallen in moeilijke tijden.
- Help medewerkers te voorkomen dat ze lenen tegen hoge rentetarieven of rekening-courantkredieten betalen.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Welke medewerkers wilt u toegang tot de functie? | U kunt op regels gebaseerde beveiligingsgroepen maken en deze toepassen op het bedrijfsprocesbeleid voor de initiërende acties. Voorbeeld: u kunt regels configureren om betaling op aanvraag uit te rollen met proefgroepen of de toegang beperken tot niet-vrijgestelde medewerkers. |
Hoe beheert u tijdsinvoer? | Voor het berekenen van het bedrag voor betaling op aanvraag dat medewerkers kunnen aanvragen, gebruikt Workday:
|
Aanbevelingen
Voor de nauwkeurigheid van jaarlijkse rapportages schakelt u 'Betaling op aanvraag' uit voor salarisperioden die kalenderjaren overschrijden.
Vereisten
Als u voor Payroll for Canada elektronische overboekingen op dezelfde dag wilt gebruiken, moet u bevestigen dat de bank of externe betalingsprovider van uw organisatie deze ondersteunt.
Als u voor Salarisadministratie voor de VS ACH-betalingen op dezelfde dag wilt gebruiken, moet u bevestigen dat de bank of externe betalingsprovider van uw organisatie deze betalingen ondersteunt.
Beperkingen
Voor de Canadese salarisadministratie garandeert of certificeert Workday de naleving van federale, provinciale of lokale regelgeving niet door het gebruik van de bijbehorende software.
Voor de salarisadministratie voor de VS garandeert of certificeert Workday de naleving van federale, staats- of lokale regelgeving niet door het gebruik van de bijbehorende software.
We bieden tools waarmee uw instelling kan voldoen aan de salarisadministratiebehoeften. U bent altijd verantwoordelijk voor het bepalen of Workday-functies geschikt zijn voor uw zakelijke behoeften en om ervoor te zorgen dat u voldoet aan uw wettelijke verplichtingen.
Workday biedt geen ondersteuning voor betalen op aanvraag voor:
- Medewerkers contracteren.
- Versieringen.
- Internationale aanstellingen.
- Meerdere werkjurisdicties.
- Aanvullende inkomsten als bonusbasisinkomen.
- Belastingverdragen.
- Nalopende betalingen.
Wanneer u een medewerker met toegang tot derdenbeslag inschakelt voor betaling op aanvraag, kan dit ertoe leiden dat het derdenbeslag van die medewerker niet correct wordt berekend.
Voor Payroll for Canada wordt op loonstroken niet het aantal gewerkte uren voor een betaling op aanvraag weergegeven, omdat de medewerker een vervroegd salaris ontvangt van het verdiende nettovoorschot.
Voor salarisadministratie voor de VS wordt op loonstroken niet het aantal gewerkte uren voor een betaling op aanvraag weergegeven, omdat de medewerker een vervroegd uitbetalingsbedrag ontvangt van een forfaitair deel van het geaccumuleerde loon.
Tenantinstellingen
Geen invloed.
Beveiliging
Domein | Omschrijving |
|---|---|
Rapportuitvoering in het functionele gebied 'Niet-configureerbare tenant'. | Hiermee kunnen gebruikers de betaalde en teruggevorderde bedragen voor betalingen op aanvraag beoordelen. |
Rapporten: salarisberekeningsresultaten voor salarisgroep (resultaten) - VS in functioneel gebied salarisadministratie (VS). | Hiermee kunnen gebruikers bevelen tot loonbeslag van medewerkers beoordelen. |
Rapporten: salaris op aanvraag in het functionele gebied 'Salarisadministratie'. | Biedt gebruikers toegang tot rapportvelden en gegevensbronnen voor betalingen op aanvraag. |
Selfservice: dashboard 'Mijn salaris' in het functionele gebied 'Salarisadministratie'. | Biedt gebruikers toegang tot het salarisdashboard via ESS. Voor elke selfservicetaak is de juiste beveiligingstoegang vereist. Voorbeeld: als u loonstroken wilt weergeven en afdrukken, configureert u het domein Selfservice: salarisadministratie (mijn loonstroken) in het functionele gebied Kernsalarisadministratie. |
Selfservice: betaling op aanvraag in het functionele gebied 'Salarisadministratie'. | Hiermee kunnen medewerkers betalingen op aanvraag aanvragen met behulp van ESS-taken. |
Stel: salaris op aanvraag in in het functionele gebied 'Salarisadministratie'. | Hiermee kunnen gebruikers taken configureren voor betaling op aanvraag. |
Stel: tenantinstellingen: worklets in in het functionele gebied Systeem. | Hiermee kunnen gebruikers dashboards configureren. Voor 'Salarisadministratie voor Canada' hebt u toegang tot de functie 'Betaling op aanvraag' via het salarisdashboard , maar kunt u deze niet configureren vanuit de voorzieningen- en salarishub . |
Bedrijfsprocessen
U kunt het bedrijfsproces '
Betalen op aanvraag'
configureren om salarisadministrateurs of medewerkers in staat te stellen back-upaanvragen te maken door het volgende toe te voegen:
- Hiermee kunt u functionaliteit in het bedrijfsproces annuleren of ongedaan maken.
- Werknemer als zelfbeveiligingsgroeptoe aan die acties in het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen.
Wanneer u een aanvraag ongedaan maakt, geldt het volgende in Workday:
- Hiermee wordt de salarisberekening geannuleerd en het salarisresultaat verwijderd, zodat u opnieuw kunt opvragen wat in het resultaat is berekend.
- De status van andere niet-voltooide salarisresultaten wordt gewijzigd in 'Opnieuw berekenen vereist'.
- Hiermee wordt de aanvraag genegeerd in het maximum aantal aanvragen dat medewerkers kunnen verzenden.
U kunt een voorwaardelijke beoordelingsstap toevoegen aan het bedrijfsproces
'Betaling op aanvraag'
om niet-ondersteunde aanvragen te bewaken, zoals medewerkers met derdenbeslag.Rapportage
Rapporten of dashboards | Overwegingen |
|---|---|
Salarisdashboard: | Wanneer u dit configureert, kunnen medewerkers betalingen op aanvraag aanvragen via het dashboard van ESS Pay. |
Rapport ' Betaalde en teruggevorderde bedragen op aanvraag betalen'
| Hiermee kunt u de totaal betaalde bedragen vergelijken met de totaalbedragen die zijn teruggevorderd op het salaris van de medewerker. Voer een drilldown uit op elke salariscomponent voor details over het salarisadministratieresultaat, het bedrijf en de bijbehorende worktags. |
Rapport voor het aantal aanvragen voor betalingen op aanvraag
| Betalingen op aanvraag beoordelen op medewerker, transactiestatuswaarden en bedragen. |
Rapport voor regel voor salaris op aanvraag weergeven
| Beoordeel alle regels die u configureert voor betaling op aanvraag. |
Resultaten van Amerikaanse bronbelastingbevelen voor medewerkers (VS) | Beoordeel bevelen van medewerkers voor loonbeslag om te bepalen welke medewerkers geen toegang hebben tot taken voor betalingen op aanvraag. |
Rapport ' Bevelen tot loonbeslag voor medewerker' (CAN) | Beoordeel bevelen van medewerkers voor loonbeslag om te bepalen welke medewerkers geen toegang hebben tot taken voor betalingen op aanvraag. |
U kunt deze rapportgegevensbronnen in aangepaste rapporten gebruiken:
- Aanvragen voor betaling op aanvraag
- Resultaatregel salarisadministratie
Integraties
U kunt externe tijdgegevens gebruiken die u laadt via salarisadministratie-invoer. U wordt aangeraden de integratiefrequentie te controleren en bestaande salarisinvoer via de batch-ID te verwijderen om dubbeltellingen van uren of bedragen te voorkomen.
Relaties en interacties
Contactpunten | Overwegingen |
|---|---|
Accounting | Voor salarisadministratie voor de VS, wanneer u betaling op aanvraag configureert als:
Als u voor Salarisadministratie voor Canada een betaling op aanvraag configureert als een voorschot, wordt het nettobedrag een debiteur. U kunt de nettokosten in rekening brengen via de standaardkostentoewijzingen van de medewerker. Het gekoppelde nettobedrag binnen de cyclus boekt de vordering terug. |
Achterstallige bedragen | Workday vermindert het beschikbare bedrag dat medewerkers in de huidige periode kunnen aanvragen wanneer er sprake is van teruggevorderde achterstallige bedragen. Om ervoor te zorgen dat het beschikbare bedrag nauwkeurig is, wordt u aangeraden achterstallige inhoudingen te configureren als in aanmerking komende inhoudingen voor betalingen op aanvraag. |
Periodeschema's | U kunt bestaande periodeschema's voor betaling op aanvraag configureren om het volgende te definiëren:
U kunt de boekingsgegevens voor de inkomsten van uw betalingen op aanvraag en de inhouding voor verrekening op aanvraag configureren als directe onkosten of als salarisvoorschot. |
Pro-rata: | Geaccumuleerde lonen worden pro-rata berekend op basis van de pro-rataberekening die is gedefinieerd voor de inkomsten of de inhouding. |
Tijdregistratie | U kunt tijdsberekeningstags aan inkomsten koppelen, zodat u goedgekeurde tijdsblokken kunt gebruiken als invoer bij het betalen van medewerkers. |
Workday-trajecten | U kunt informatie over betalingen op aanvraag opnemen in een Workday-traject om medewerkers advies te geven over het financiële welzijn. |
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.