Concept: documentsjablonen beheren

Actie	Opmerkingen
Documenten-sjabloon maken	Selecteer in Drive de optie Nieuwe documentsjabloon toevoegen en geef de sjabloon een naam. Selecteer de bron en categorie voor de sjabloon, voeg inhoud toe en klik op 'Publiceren' om de inhoud actief te maken. Workday Docs biedt geen ondersteuning voor het automatisch converteren van een traditionele Docs-sjabloon (met behulp van tekstblokken en BIRT indelingen) naar een Docs-sjabloon. u moet ze handmatig build . Voor DocuSign moet u een naam gebruiken die korter is dan 100 tekens. Voor Adobe Sign mogen namen geen speciale tekens bevatten, zoals het en-teken (&).
Een sjabloon kopiëren:	Selecteer in Drive de Docs-sjabloon en klik op Een kopie maken .
Een Docs-sjabloon migreren van de ene naar de andere tenant	ZieDocumentsjablonen verplaatsen tussen tenants .
Documenten-sjabloon delen met niet-opgegeven gebruikers via een URL	Selecteer een Docs-sjabloon in Drive en klik op Delen . Schakel de optie 'Koppeling delen' in. De vaardigheid om koppeling delen is een systeeminstelling. Als de optie '' niet wordt weergegeven, neemt u contact op met uw beheerder. Selecteer het machtiging . Iedereen die de Documenten-sjabloon opent via de koppeling , heeft dit toegangsniveau. Klik op Koppeling kopiëren . Geef deze URL op aan de personen met wie u de Documenten-sjabloon wilt delen . Zie de Drive gebruikershandleiding voor meer informatie over delen.
Documenten-sjabloon delen met specifieke gebruikers	Als u de koppeling met afzonderlijke gebruikers deelt, kunt u een specifiek machtiging voor de persoon instellen. Deze instellingen blijven ook actief als u de koppeling delen uitschakelt. Selecteer een Docs-sjabloon in Drive en klik op Delen . Voer in Delen met personen de gebruikers in met wie u wilt delen en selecteer een machtiging in het vervolgkeuzemenu. (Optioneel) Typ een bericht voor de gebruikers met wie u het item wilt delen. Het bericht wordt weergegeven in de Workday melding die gebruikers ontvangen nadat u op Delen hebt geklikt. Wanneer u een Documenten-sjabloon delen met een individuele gebruiker, ontvangt de gebruiker een Workday melding en, indien ingeschakeld voor de tenant, een e-mail. De gebruiker ontvangt de melding ongeacht of hij of zij toegang heeft tot het Drive domein '', maar de gebruiker moet toegang hebben tot de domeinen Drive en Docs in het functionele gebied 'System' om de sjabloon te openen. Zie de Drive gebruikershandleiding voor meer informatie over delen.
Documenten-sjabloon delen met beveiligingsgroepen	Als u de functie deelt met een groep gebruikers, kunt u een specifiek machtiging voor de groep instellen. Deze instellingen blijven ook actief als u de koppeling delen uitschakelt. De vaardigheid om de functie voor delen met groepen te gebruiken, is een systeeminstelling voor elk Drive-item . Als u de optie '' niet ziet, neemt u contact op met uw beheerder om te controleren of deze is ingeschakeld. Selecteer een Docs-sjabloon in Drive en klik op Delen . Voer in Delen met groepen de groepen in waarmee u wilt delen en selecteer een machtiging in het vervolgkeuzemenu.
Vorige versie van de Documenten-sjabloon behouden	U kunt de Docs-sjabloon kopiëren of downloaden in de DWXF-bestandsindeling als u de huidige versie van gegevens of inhoud wilt behouden voordat u deze bijwerkt.
Documenten-sjabloon verwijderen	Selecteer in Drive de Docs-sjabloon en klik op Verwijderen . Drive wordt het bestand naar de prullenbak verplaatst. Opmerking : verwijderde Docs-sjablonen blijven in bedrijfsprocessen worden gebruikt. Daarnaast kunnen verwijderde Docs-sjablonen nog steeds worden geselecteerd in de lijst 'Documenten genereren configureren'. Voordat u een Docs-sjabloon verwijdert, moet u ervoor zorgen dat u deze hebt verwijderd uit alle bedrijfsprocessen waarvoor de sjabloon is geconfigureerd. We raden u aan de naam van de sjabloon te wijzigen nadat u deze hebt verwijderd en een indicator aan de naam toe te voegen om u eraan te herinneren de sjabloon niet te gebruiken.
Een Docs-sjabloon herstellen uit de prullenbak	Selecteer in Drive de optie Prullenbak . Selecteer de Docs-sjabloon en klik vervolgens op Herstellen . Workday plaatst het herstelde bestand in de weergave 'Alle bestanden' . Als u een Docs-sjabloon selecteert die met u is gedeeld, maar u niet de eigenaar bent, verwijdert u uw toegang tot de sjabloon. De Docs-sjabloon verdwijnt uit de Drive bestandslijst en wordt niet in de prullenbak weergegeven.
Een Docs-sjabloon permanent verwijderen	Open de taak Drive bestanden permanent verwijderen . Voordat u een Docs-sjabloon permanent kunt verwijderen , moet u deze verwijderen uit elk bedrijfsproces waaraan de sjabloon is gekoppeld. Het is niet mogelijk een Docs-sjabloon permanent te verwijderen die is of is geconfigureerd voor een bedrijfsproces ''.
Sjablonen in verschillende talen beheren	Sjablonen in verschillende talen moeten afzonderlijk worden gemaakt en beheerd. Workday Docs biedt geen ondersteuning voor het concept van een instance zoals bij traditionele sjablonen en tekstblokken voor Documenten.

Documenten-sjabloon maken

Selecteer in Drive de optie

Nieuwe

documentsjabloon toevoegen

en geef de sjabloon een naam. Selecteer de bron en categorie voor de sjabloon, voeg inhoud toe en klik op

'Publiceren'

om de inhoud actief te maken.

Workday Docs biedt geen ondersteuning voor het automatisch converteren van een traditionele Docs-sjabloon (met behulp van tekstblokken en BIRT indelingen) naar een Docs-sjabloon. u moet ze handmatig build .

Voor DocuSign moet u een naam gebruiken die korter is dan 100 tekens. Voor Adobe Sign mogen namen geen speciale tekens bevatten, zoals het en-teken (&).

Een sjabloon kopiëren:

Selecteer in Drive de Docs-sjabloon en klik op

Een kopie maken

.

Een Docs-sjabloon migreren van de ene naar de andere tenant

ZieDocumentsjablonen verplaatsen tussen tenants .

Documenten-sjabloon delen met niet-opgegeven gebruikers via een URL

Selecteer een Docs-sjabloon in Drive en klik op

.

Schakel de optie

'Koppeling delen'

in. De vaardigheid om koppeling delen is een systeeminstelling. Als de optie '' niet wordt weergegeven, neemt u contact op met uw beheerder.

Selecteer het machtiging . Iedereen die de Documenten-sjabloon opent via de koppeling , heeft dit toegangsniveau.

Klik op

Koppeling kopiëren

. Geef deze URL op aan de personen met wie u de Documenten-sjabloon wilt delen . Zie de Drive gebruikershandleiding voor meer informatie over delen.

Documenten-sjabloon delen met specifieke gebruikers

Als u de koppeling met afzonderlijke gebruikers deelt, kunt u een specifiek machtiging voor de persoon instellen. Deze instellingen blijven ook actief als u de koppeling delen uitschakelt.

Selecteer een Docs-sjabloon in Drive en klik op

.

Voer

in Delen met personen

de gebruikers in met wie u wilt delen en selecteer een machtiging in het vervolgkeuzemenu.

(Optioneel) Typ een bericht voor de gebruikers met wie u het item wilt delen. Het bericht wordt weergegeven in de Workday melding die gebruikers ontvangen nadat u op

hebt geklikt.

Wanneer u een Documenten-sjabloon delen met een individuele gebruiker, ontvangt de gebruiker een Workday melding en, indien ingeschakeld voor de tenant, een e-mail. De gebruiker ontvangt de melding ongeacht of hij of zij toegang heeft tot het Drive domein '', maar de gebruiker moet toegang hebben tot de domeinen Drive
en Docs
in het functionele gebied 'System' om de sjabloon te openen. Zie de Drive gebruikershandleiding voor meer informatie over delen.

Documenten-sjabloon delen met beveiligingsgroepen

Als u de functie deelt met een groep gebruikers, kunt u een specifiek machtiging voor de groep instellen. Deze instellingen blijven ook actief als u de koppeling delen uitschakelt. De vaardigheid om de functie voor delen met groepen te gebruiken, is een systeeminstelling voor elk Drive-item . Als u de optie '' niet ziet, neemt u contact op met uw beheerder om te controleren of deze is ingeschakeld.

Selecteer een Docs-sjabloon in Drive en klik op

.

Voer

in Delen met groepen

de groepen in waarmee u wilt delen en selecteer een machtiging in het vervolgkeuzemenu.

Vorige versie van de Documenten-sjabloon behouden

U kunt de Docs-sjabloon kopiëren of downloaden in de DWXF-bestandsindeling als u de huidige versie van gegevens of inhoud wilt behouden voordat u deze bijwerkt.

Documenten-sjabloon verwijderen

Selecteer in Drive de Docs-sjabloon en klik op

Verwijderen

. Drive wordt het bestand naar de prullenbak verplaatst.

Opmerking
: verwijderde Docs-sjablonen blijven in bedrijfsprocessen worden gebruikt. Daarnaast kunnen verwijderde Docs-sjablonen nog steeds worden geselecteerd in de lijst 'Documenten genereren configureren'. Voordat u een Docs-sjabloon verwijdert, moet u ervoor zorgen dat u deze hebt verwijderd uit alle bedrijfsprocessen waarvoor de sjabloon is geconfigureerd. We raden u aan de naam van de sjabloon te wijzigen nadat u deze hebt verwijderd en een indicator aan de naam toe te voegen om u eraan te herinneren de sjabloon niet te gebruiken.

Een Docs-sjabloon herstellen uit de prullenbak

Selecteer in Drive de optie

Prullenbak

. Selecteer de Docs-sjabloon en klik vervolgens op

Herstellen

. Workday plaatst het herstelde bestand in de weergave

'Alle bestanden'

.

Als u een Docs-sjabloon selecteert die met u is gedeeld, maar u niet de eigenaar bent, verwijdert u uw toegang tot de sjabloon. De Docs-sjabloon verdwijnt uit de Drive bestandslijst en wordt niet in de prullenbak weergegeven.

Een Docs-sjabloon permanent verwijderen

Open de taak Drive bestanden permanent verwijderen .

Voordat u een Docs-sjabloon permanent kunt verwijderen , moet u deze verwijderen uit elk bedrijfsproces waaraan de sjabloon is gekoppeld. Het is niet mogelijk een Docs-sjabloon permanent te verwijderen die is of is geconfigureerd voor een bedrijfsproces ''.

Sjablonen in verschillende talen beheren

Sjablonen in verschillende talen moeten afzonderlijk worden gemaakt en beheerd. Workday Docs biedt geen ondersteuning voor het concept van een instance zoals bij traditionele sjablonen en tekstblokken voor Documenten.