Concept: beveiligingsdomeinen en documentsjabloonacties

Deze tabel bevat een overzicht van de primaire acties die u in de werkstroom hebt uitgevoerd, en de vereiste domein of bedrijfsproces . Het omvat acties die deel uitmaken van de traditionele werkstroom voor het genereren en beoordelen van documenten, en acties die u nu uitvoert met Workday Docs. Workday Docs-acties worden vet weergegeven.

Actie	Docs-domein	Drive domein:	Bedrijfsprocesmachtigingen	Opmerkingen
Aanbiedingen instellen			X	Workday Docs ondersteunt verschillende documenttypen en bedrijfsprocessen. U kunt bijvoorbeeld een aanbieding instellen.
Documentcategorieën definiëren			X
Documenten-sjablonen maken vanuit Drive	X	X		Makers van sjablonen moeten een categorie selecteren bij het maken van een nieuwe sjabloon en moeten toegang hebben tot die categorie. Het domein Documentbibliotheek bepaalt de toegang tot categorieën.
Tekst, indelingen, kop- en voetteksten maken in de Documenten-sjabloon	X	X		Met de functie 'Documenten' zijn aangepaste BIRT indelingen in de taak 'Aangepaste indelingen koppelen aan gegenereerde documenten' niet meer nodig. Makers en bewerkers van sjablonen hebben toegang tot gegevensvelden en voorwaarde nodig om ze in de sjabloon te kunnen gebruiken. Het domein Documentbibliotheek bepaalt de toegang tot gegevensvelden en voorwaarde . Opmerking : vertaalde instances of vertalingen tijdens runtime worden niet ondersteund.
Documenten-sjablonen delen met gebruikers of beveiligingsgroepen		X		Als u Docs-sjablonen automatisch delen met andere gebruikers, maakt u de sjabloon in een gedeelde Workday Drive map waartoe de andere gebruikers toegang hebben. De ontvangers moeten toegang hebben tot het Docs- domein.
Voorbeeld van PDF in Workday Docs	X	X		Klik tijdens het bewerken van de Docs-sjabloon op Voorbeeld om te zien hoe uw document eruitziet.
'Document genereren' configureren - stap Een actiestap voor het genereren van een document toevoegen aan een bedrijfsproces			X	Selecteer in de prompt Standaarddocument de optie Drive documenten en navigeer naar de Docs-sjabloon. Elke gebruiker met machtiging voor het configureren van een stap voor een bedrijfsproces kan alle Documenten-sjablonen voor die tenant weergeven. De toegang tot het Drive domein bepaalt niet welke Documenten-sjablonen kunnen worden geselecteerd. Hoewel alle sjablonen kunnen worden geselecteerd, is de informatie in de sjablonen niet zichtbaar. alleen gebruikers met Drive domein en individuele sjabloontoegang kunnen de sjablooninhoud bekijken. Documentensjablonen worden ook weergegeven en kunnen worden geselecteerd als de sjabloon zich in de prullenbak van Drive bevindt. Het delegeren van taken wordt niet ondersteund wanneer u Document-sjablonen gebruikt in een bedrijfsproces ''. Tip voor recruiting: in het label ' Mijn taken' voor de documentbeoordeling wordt standaard het bestelaanvraag of de naam van de kandidaat niet weergegeven. U kunt deze informatie weergeven met behulp van de stap Bedrijfsproces Overschrijving van staplabel onderhouden in de stap Document genereren van het document. Als u bijvoorbeeld het label bijwerkt in 'Aanbieding genereren' , bevat het item 'Mijn taken' de vacatureaanvraag en de naam van de kandidaat .
Stappen voor het beoordelen van documenten instellen			X
Documenten-sjabloon bewerken/bijwerken	X	X		In Workday Docs worden geen ingangsdatums ondersteund. Zodra u een Docs-sjabloon maakt en publiceert en deze aan een bedrijfsproces koppelt, wordt de sjabloon gebruikt wanneer het bedrijfsproces wordt uitgevoerd. Wanneer u een Docs-sjabloon wilt bijwerken, wordt u ten zeerste aangeraden de sjabloon te kopiëren, uw wijzigingen in de kopie aan te brengen en vervolgens de oorspronkelijke sjabloon in het bedrijfsproces te vervangen door de kopie.
Het gegenereerde document beoordelen in Documenten (wordt nog steeds gestart via 'Mijn taken')			X	Beoordelaars klikken op de knop 'Beoordelen ' om het gegenereerde document te openen via 'Mijn taken'. De configuratie van het bedrijfsproces definieert wie kan beoordelen. Gebruikers die documenten genereren, zoals recruiters, hebben geen Drive toegang nodig. Opmerking : zorg ervoor dat in de stap 'Beoordelen' van uw bedrijfsproces '' in 'Stap voor beoordeling van document configureren' het veld 'Document ' is geselecteerd in de categorie 'Documentstap genereren' en niet de optie 'Documentsjabloon' . Als u hier Documentsjabloon selecteert, worden handmatige bewerkingen in het gegenereerde document niet opgeslagen.
Definitief gegenereerde PDF beoordelen			X	De beoordelaar, zoals een recruiter , kan een PDF downloaden door het gegenereerde document vanuit 'Mijn taken' te openen, op 'Beoordelen' te klikken en de PDF vervolgens te downloaden via het menu 'Bestand'. De gegenereerde PDF maakt gebruik van het Roboto- lettertype; De geselecteerde lettertype kunnen niet worden bewerkt.
eigendom van Docs-sjablonen overdragen	X	X		In Workday Docs hebben sjablonen individuele gebruikers als eigenaren. U kunt het eigendom indien nodig op elk gewenst moment overplaatsing . Zie Eigendom van Drive items overdragen aan andere gebruiker .
Documenten opschonen die zijn gegenereerd met de stap Documenten genereren				U kunt een taak gebruiken. Houd er rekening mee dat met de taak Persoon opschonen alle gegevens over persoonlijke identificeerbare informatie (PII) die aan een medewerker zijn gekoppeld, permanent worden verwijderd, inclusief koppelingen naar medewerkersdocumenten. U hebt toegang nodig tot het domein 'Persoonsgegevens opschonen' en het subdomein ' Leverancier opschonen '.