Overwegingen bij instellen: organisaties
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van organisaties. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- Hoe deze functie past in de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Organisaties zijn groepen resources, medewerkers, kosten en andere organisaties voor de routering, beveiliging, analyse en rapportage van bedrijfsprocessen. Organisaties vormen samen met rollen en hiërarchieën de basis voor configureerbare en contextuele beveiliging binnen Workday. De manier waarop u uw organisaties configureert, is van invloed op alles, van uw personeelsbeheermodellen en roltoewijzingen tot uw fysieke locaties en rapporten.
Veelvoorkomende organisatietypen zijn onder meer:
- Bedrijf.
- Kostenplaatsen.
- Aangepaste organisaties.
- Locatiehiërarchieën.
- Matrix.
- Salarisgroep.
- Regio's.
- Supervisory. (Vergelijkbaar met afdelingen in andere producten.)
Belangrijkste voordelen
Organisaties zijn een vereiste Workday-functie waarmee u:
- Analyseer de behoeften en structuur van uw bedrijf. Voorbeelden:
- Logische medewerkersgroeperingen en bedrijfsprocessen ordenen die verschillende rapportagestructuren weerspiegelen.
- Stel bewerkingen in op basis van businessunits, regio's en kostenplaatsen.
- Breng flexibiliteit in individuele organisaties in, zodat managers hun organisaties kunnen beheren op basis van de bedrijfsbehoeften.
- Stel organigrammen in om de werkafdelingen en de managementstructuur weer te geven.
- Wijs personeelsbeheermodellen toe om vast te stellen hoe u functies en arbeidsplaatsen definieert en vervult.
- Rapporteren over en bijhouden van de voortgang. Voorbeelden:
- Organisatiegeschiedenis voor accreditatie-, nalevings- en regelgevingsdoeleinden.
- Geef aan of u in aanmerking komt voor salaris, voorzieningen, beloning en verlof.
- Configureer organigrammen om metriekwaarden op te nemen, zodat u de bedrijfsprestaties kunt bewaken.
- Beslissingen nemen over de werkverdeling op basis van organisatierapportage waarin gegevens zoals personeelsbezetting, naleving en accreditatie worden bijgehouden.
- Stel geautomatiseerde processen in. Voorbeelden:
- Configureer afzonderlijke bedrijfsprocessen voor afzonderlijke organisaties en organisatietypen.
- Stel geautomatiseerde processen in om medewerkers toe te wijzen aan hun management- en ondersteuningsteams.
- Aggregatiegegevens voor rapporten.
Gebruiksscenario's
Product | Voorbeeld van gebruiksscenario: |
|---|---|
Bedrijfsprocessen | Managers kunnen bedrijfsprocessen aanpassen op basis van organisatie en organisatietypen. Voorbeelden: op bovenliggende organisatie, bedrijf, recruiting of salarisgroep. |
HCM | HR-beheerders kunnen andere HR-beheerders toewijzen om groepen medewerkers te ondersteunen op basis van verschillende organisatietypen. Voorbeelden: locatiehiërarchie, hiërarchische organisatie of afdeling. |
Organisaties | Managers kunnen:
|
Rapportage | Managers kunnen:
|
Beveiliging |
|
Workday Student | Beheerders kunnen:
|
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Welke Workday-producten of -functies wilt u gaan gebruiken? | De structuur en het doel van uw onderneming bepalen de organisatietypen die u instelt. Bepaal hoe gedetailleerd uw organisatiestructuur en -beveiliging zijn op basis van branche-, regio- en wettelijke vereisten. |
Waarover wilt u rapporteren? | Workday biedt rapporten waarmee u samenvattende of gedetailleerde gegevens over organisaties kunt weergeven voor beheerders en eindgebruikers. De manier waarop u organisaties structureert, is van invloed op de rapportage.
Organisaties vertegenwoordigen dimensies waarover u kunt rapporteren en waarmee u het detailniveau kunt bepalen. Workday-organisaties sluiten elkaar uit, wat ingebouwde flexibiliteit voor uw organisatiestructuur biedt. |
Hoe wijst u organisaties toe aan medewerkers? | Overleg met belanghebbenden om te bepalen of u:
|
Welke organisatiebeveiliging hebt u nodig? | Denk goed na over het granulariteitsniveau voor beveiliging. Als de beveiliging niet beperkend genoeg is, kunnen te veel mensen onbedoeld toegang krijgen tot gevoelige gegevens. Maar als de beveiliging te beperkend is, kan deze moeilijk te onderhouden zijn. Bepalen wie:
|
Bestrijken uw organisaties meerdere tijdzones? | Houd bij het instellen van uw tenant rekening met wie welke groepen medewerkers ondersteunt en wat de tijdzones voor uw organisaties zijn. Dit zorgt ervoor dat ingangsdatums voor bedrijfsprocessen, roltoewijzingen en salaris worden verwerkt zoals verwacht. |
Hoe wijst u rollen toe aan elke organisatie? | Houd rekening met op rollen gebaseerde beveiliging en hoe rollen functioneren binnen organisaties. Voorbeeld: als HR-personeel ondersteuningsmedewerkers in een regio of locatie ondersteunt, moeten ze aan een locatie worden toegewezen. Maar als HRM-personeel een businessunit ondersteunt, moet het worden toegewezen aan hiërarchische organisaties. |
Hoe gaat u organisaties gebruiken en hoe worden ze gestructureerd? | Bepaal of u gespecialiseerde programmacategorieën nodig hebt. Voorbeelden:
Het organisatietype bepaalt welke functionaliteit wordt opgenomen. Deze voorbeelden van organisatietypen bevatten automatisch bepaalde functies:
|
Welke organisatiestructuur hebt u nodig? | Workday ondersteunt veel organisatiestructuren. Voorbeelden:
|
Hebt u aangepaste organisaties nodig? | Bepaal of u medewerkers moet groeperen voor een ondernemingsspecifiek doel dat niet wordt bediend door een door Workday geleverd organisatietype.
Voorbeeld: Store, die rollen heeft, en winkelregio's, waaraan ook rollen worden toegewezen, zodat u overname kunt instellen. Aangepaste organisaties kunnen worden getotaliseerd door meer dan één aangepast organisatietype dat hiërarchie ondersteunt. |
Kunt u een aangepaste organisatie als aangepaste worktag gebruiken? | Ja. U kunt een aangepaste organisatie als aangepaste worktag gebruiken in Financieel beheer en Salarisadministratie. Er is geen limiet voor het aantal aangepaste organisaties dat u kunt maken.
Er geldt echter een limiet voor het aantal aangepaste organisaties dat u kunt toewijzen als aangepaste worktag. U kunt slechts tien aangepaste organisaties als aangepaste worktags gebruiken. Het is belangrijk dat u rekening houdt met deze limiet bij het implementeren van HCM of salarisadministratie zonder financieel beheer. |
Aanbevelingen
- Ontwerp uw organisaties zo dat ze samenwerken met andere functionele gebieden, zoals salarisadministratie, human resources en financiën.
- Betrek belanghebbenden van alle bedrijfsentiteiten binnen uw organisatie.
- Betrek uw beveiligings-, systeem- en bedrijfsprocesbeheerders om ervoor te zorgen dat u voldoet aan alle vereisten met betrekking tot goedkeuringen, bedrijfsprocesroutering en gegevenstoegang.
- Houd rekening met de granulariteit en aggregatie van uw rapporten bij het ontwerpen van uw organisatiestructuur, omdat organisaties een essentiële rol spelen bij rapportage.
- Beoordeel organisatiehiërarchieën zorgvuldig. Het maken van een groot aantal aangepaste of geneste hiërarchieën of het gebruik ervan in gerechtigdheidsregels is van invloed op de prestaties.
Vereisten
U moet:
- Stel hiërarchische organisaties in omdat alle medewerkers moeten worden toegewezen aan een hiërarchische organisatie. Dit zijn ondergeschikten van de organisaties van hun managers. Managers zijn geen lid van de hiërarchische organisatie die hun direct ondergeschikten bevat.
- Selecteer een personeelsbeheermodel (Arbeidsplaatsbeheer of Functiebeheer) voor hiërarchische organisaties.
Beperkingen
Een hiërarchische organisatie kan slechts één personeelsbeheermodel hebben. Niet alle hiërarchische organisaties hebben hetzelfde personeelsbeheermodel nodig, maar u kunt alleen medewerkers verplaatsen tussen organisaties die dezelfde personeelsbeheermodellen gebruiken.
U kunt individuele medewerkers aan verschillende organisaties toewijzen, waaronder meerdere organisaties van hetzelfde type.
Tenantinstellingen
Open de taak '
Tenantinstellingen bewerken - systeem'
om het volgende te configureren:
- Standaardtijdzone en andere tijdzoneopties.
- Organisatiehiërarchieën die de behandelende gebruiker kan weergeven.
Beveiliging
Sommige organisatietypen worden beveiligd met afzonderlijke domeinen voor het maken, beheren en weergeven van organisatietypen. U moet ten minste een van deze domeinen instellen in het functionele gebied 'Organisaties en rollen':
Domein | Overwegingen |
|---|---|
Maken: Hiërarchische organisatie
| Hiermee kunt u het volgende onderhouden en weergeven:
|
Beheren: lidmaatschapsregel maken
| Hiermee kunt u lidmaatschapsregels maken. |
Beheren: lidmaatschapsregel bewerken
| Hiermee kunt u lidmaatschapsregels bewerken en weergeven. Biedt selfservicegebruikers toegang tot lidmaatschapsregels die ze maken. |
Instellen: organisatie
| Hiermee kunt u het volgende onderhouden en weergeven:
|
Bedrijfsprocessen
De bedrijfsprocessen voor organisaties zijn onderverdeeld in de volgende categorieën:
- Organisatiestatus of -structuur maken of bijwerken. Voorbeelden:
- Activering:
- Bovenliggende organisatie toewijzen
- Opgenomen organisaties toewijzen
- Onderliggende organisatie maken
- Organisatie splitsen
- Organisaties aan arbeidsplaatsen of medewerkers toewijzen en verwijderen. Voorbeelden:
- Matrixorganisatie toewijzen
- Meerdere matrixleden toewijzen
- Salarisgroep toewijzen
- Organisatietoewijzingen wijzigen
- Arbeidsplaats maken
- Medewerkers verplaatsen
- Verwijderen uit matrixorganisatie
- Meerdere matrixleden verwijderen
Rapportage
Organisaties hebben verschillende structuren en gebruik binnen elk product en elke functie van Workday. Voorbeelden: Human Capital Management, Salarisadministratie, Recruiting en Student hebben unieke rapportageopties.
U kunt deze rapporten gebruiken om samenvattende of gedetailleerde gegevens over bestaande organisaties weer te geven:
Rapport | Omschrijving |
|---|---|
Organisatieoverzicht | Hiermee wordt een lijst weergegeven met alle organisaties gefilterd op geselecteerde organisatietypen, met overzichtsgegevens.
Als u het organigram wilt weergeven voor een organisatie waarvoor u weergavemachtigingen hebt, klikt u op het menu met gerelateerde acties voor die organisatie en vervolgens op Organigram. |
Organisaties waarvan ik deel uitmaakt | Hiermee wordt een lijst weergegeven met alle organisaties waarvan u lid bent. |
Mijn zelf toegewezen rollen | Hiermee wordt een lijst weergegeven met alle organisaties waarvoor uw arbeidsplaats is toegewezen aan een rol die is aangegeven als 'Zelftoewijzing' in 'Toewijsbare rollen onderhouden' . |
Mijn leiderschapsrollen (rapport of worklet) | Hiermee wordt een lijst weergegeven met alle organisaties waarvoor uw arbeidsplaats is toegewezen aan een rol die is aangegeven als leiderschapsrol in 'Toewijsbare rollen onderhouden'
|
Mijn ondersteunende rollen | Hiermee wordt een lijst weergegeven met alle organisaties waaraan uw arbeidsplaats is toegewezen aan een rol die is aangegeven als 'Ondersteunend' in 'Toewijsbare rollen onderhouden' . |
U kunt deze rapporten gebruiken om organisaties te beheren en bij te houden:
Rapport | Omschrijving |
|---|---|
Organisatietypen onderhouden | Hiermee kunt u verschillende typen organisaties beheren en configureren, zoals bedrijven, kostenplaatsen, regio's en meer. |
Leden weergeven op peildatum | Hiermee worden leden van een organisatie weergegeven op een bepaalde historische of toekomstige datum, rekening houdend met de ingangsdatums van de toewijzingen van medewerkers. |
Organisatie weergeven op peildatum | Hiermee wordt de status van een organisatie op een specifiek tijdstip weergegeven. Met dit rapport krijgt u inzicht in de structuur, de personeelsbezetting en andere belangrijke kenmerken van een organisatie zoals ze waren op een bepaalde datum. |
Organigram weergeven op peildatum | Hiermee wordt de structuur van een organisatie weergegeven, inclusief rapportagerelaties en -hiërarchie, vanaf een specifieke datum. |
Organisatieleden weergeven | Hiermee worden leden van een organisatie weergegeven die door een lidmaatschapsregel zijn toegewezen aan een aangepaste organisatie. Dit rapport maakt gebruik van de gegevensbron All Positions. |
Hiërarchische organisatie weergeven | Hiermee worden de medewerkers, personeelsbeheergegevens, organisatierollen en beveiligingsgroepen weergegeven. Met dit rapport kunt u gerelateerde acties voor medewerkers, rollen, onvervulde arbeidsplaatsen en meer zoeken en openen. |
Audit uitzonderingen organisatietoewijzing | Hiermee wordt een lijst weergegeven met ongeldige organisatietoewijzingen voor een arbeidsplaatsbeperking op basis van toegestane waarden van de hiërarchische organisatie of de locatiehiërarchie (of hiërarchieën) waarin de locatie is opgenomen. |
Audit uitzonderingen organisatie | Hiermee worden organisaties weergegeven waarvoor fouten of waarschuwingen zijn opgetreden. In dit rapport vindt u het bedrijfsobject met het probleem en een omschrijving van het probleem of de oplossing. |
Audit uitzonderingen organisatietype | Hiermee worden organisatietypen weergegeven waarvoor fouten of waarschuwingen zijn opgetreden. In dit rapport wordt het organisatietype, zoals een hiërarchische organisatie of bedrijf, weergegeven met het probleem en een omschrijving van het probleem of de oplossing. |
Alle door Workday geleverde en aangepaste rapporten
uit.Integraties
Als u met behulp van een integratie toegang wilt tot organisaties met zichtbaarheidsbeperkingen, moet u:
- Geef het gebruikersaccount van het integratiesysteem op dat u gebruikt met Get- en Put-toegang tot de domeinen die deze organisaties beveiligen.
- Koppel de integratiesysteemgebruiker aan een integratiesysteembeveiligingsgroepen maken.
- Geef de ISSG Get- en Put-toegang tot de domeinen die de webservices van de organisatie beveiligen die de ISU probeert uit te voeren.
Relaties en interacties
Organisaties werken met bijna elke Workday-functie.
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community. Met de Touchpoints Kit kunt u anticiperen op de interactie van elk organisatietype in Workday, waaronder HCM, Financiën, Salarisadministratie en Student.