Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2024-06-14
Overwegingen bij instellingen: Bedrijfsprocessen voor medewerker automatisch beheren

Overwegingen bij instellingen: Bedrijfsprocessen voor medewerker automatisch beheren

U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en het gebruik van de servicestap
'Bedrijfsprocessen automatisch beheren
 '. Het volgende wordt uitgelegd:
  • Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
  • De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
  • Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
  • Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
  • Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.

Definitie

Wanneer u de servicestap
'Bedrijfsprocessen automatisch beheren'
 inschakelt, kunt u in uitvoering zijnde gebeurtenissen en items in 'Mijn taken' automatiseren wanneer de dienstverbandstatus van een medewerker wordt gewijzigd. Wanneer u regels configureert, onderneemt Workday automatisch actie voor:
  • Bedrijfsprocessen die over de medewerker gaan en die nog resterende stappen bevatten. U kunt het bedrijfsproces annuleren of het bedrijfsproces tot het einde vooruitschuiven. Voorbeeld: prestatiebeoordeling.
  • Bedrijfsprocesstappen die wachten op de actie van de medewerker. U kunt de stappen opnieuw aan iemand anders toewijzen of de persoon verwijderen als toegewezen gebruiker als er andere toegewezen gebruikers zijn. Voorbeeld: onkostendeclaraties voor een direct ondergeschikte goedkeuren.
Wanneer u deze servicestap configureert voor een bedrijfsprocesdefinitie, onderneemt Workday automatisch actie voor bedrijfsprocessen op basis van de regels die u voor de stap definieert.

Belangrijkste voordelen

Wanneer u de servicestap
'Bedrijfsprocessen automatisch beheren'
 gebruikt, geldt het volgende:
  • Verbetert de efficiëntie.
  • Vermindert handmatige inspanningen en onderhoud van externe systemen.
  • Verlaagt de organisatiekosten.
Door de servicestap
'Bedrijfsprocessen automatisch beheren'
 te gebruiken, hoeft u de handmatige, tijdrovende taak
'Bedrijfsprocessen voor medewerker beheren
 ' niet te gebruiken. Wanneer u de taak '
Bedrijfsprocessen voor medewerker beheren'
 gebruikt, kunnen er situaties zijn waarin u niet weet hoe bedrijfsprocesgebeurtenissen voor een medewerker moeten worden afgehandeld of wat u moet doen met items in 'Mijn taken' die in afwachting zijn van een medewerker. Het is ook mogelijk dat het niet kan worden beheerd als u een groot aantal gebeurtenissen moet bijwerken.

Gebruiksscenario's

  • Annuleer verlofaanvragen in behandeling voor een medewerker die met verlof gaat.
  • Items in 'Mijn taken' opnieuw toewijzen voor een manager die overgaat naar een functie in een andere organisatie.
  • Werk medewerkersgerelateerde gebeurtenissen of items in 'Mijn taken' bij om statuswijzigingen van werknemers weer te geven en de werkstroom voort te zetten.
  • Automatisch actie ondernemen voor bedrijfsprocessen en items in 'Mijn taken' voor medewerkers die hun huidige functie verlaten.
  • Items in 'Mijn taken' van een werknemer van wie het dienstverband is beëindigd en die de status '
    Opslaan voor later'
     hebben, annuleren of opnieuw toewijzen.

Belangrijke vragen

Vragen
Overwegingen
Moet u medewerkersgerelateerde bedrijfsprocesgebeurtenissen bijwerken wanneer medewerkers uw organisatie verlaten?
U kunt de servicestap '
Bedrijfsprocessen automatisch beheren'
 configureren om de stap te annuleren of vooruit te schuiven totdat deze is voltooid. Workday onderneemt automatisch actie voor bedrijfsprocessen op basis van de regels die u voor de stap definieert.
Moet u onvoltooide bedrijfsprocesstappen beheren waarvoor medewerkersactie moet worden uitgevoerd wanneer de arbeidsstatus van een medewerker wordt gewijzigd?
U kunt de servicestap
'Bedrijfsprocessen automatisch beheren'
 configureren om deze opnieuw aan iemand anders toe te wijzen of de medewerker te verwijderen als de toegewezen gebruiker. Workday onderneemt automatisch actie voor bedrijfsprocessen op basis van de regels die u voor de stap definieert.
Hebt u werknemers van wie het dienstverband is beëindigd en die items
voor 'Opslaan voor later
 in mijn taken' hebben?
U kunt de servicestap '
Bedrijfsprocessen automatisch beheren'
 configureren om de taken opnieuw toe te wijzen of te annuleren. Wanneer u het dienstverband van een werknemer beëindigt, heeft de werknemer nog steeds toegang tot de items in 'Mijn taken' met de status '
Opslaan voor later'
 . Wanneer u de servicestap configureert, onderneemt Workday automatisch actie voor de taken '
Opslaan voor later'
 .

Aanbevelingen

Voeg de stap '
Bedrijfsprocessen voor medewerker beheren'
 toe als
actiestap
 na de servicestap
'Bedrijfsprocessen automatisch beheren'
 om ervoor te zorgen dat alle bedrijfsprocessen worden verwerkt.
Beperk het aantal bedrijfsprocessen dat u start met de servicestap
'Bedrijfsprocessen automatisch beheren'
 voor optimale prestaties. Wanneer u bedenkt hoeveel bedrijfsprocessen u met de servicestap wilt starten, splitst Workday de verwerking in kleinere batches. Dit is handig wanneer:
  • U hebt meer dan 200.000 gebeurtenissen om vooruit te schuiven of te annuleren.
  • U wilt de toegewezen gebruiker opnieuw toewijzen of verwijderen voor meer dan 200.000 bedrijfsprocesstappen of items in 'Mijn taken'.
De voorgestelde drempel is om 200.000 gebeurtenissen of items in 'Mijn taken' in één batch te verwerken. Uw tenant valt niet uit en processen lopen niet vast wanneer bedrijfsprocessen met de configuratie
voor het automatisch beheren van bedrijfsprocessen
 niet in kleinere batches worden gestart. Het duurt echter even voordat de verwerking is voltooid.

Vereisten

Selecteer een gebruiker in de prompt '
Gebruiker om geautomatiseerde bedrijfsprocesacties uit te voeren'
 in de taak '
Tenantinstellingen bewerken - bedrijfsprocessen
 '. Dit is de gebruiker die de servicestap gebruikt om geautomatiseerde acties uit te voeren. Wanneer u de prompt
Gebruiker voor het uitvoeren van geautomatiseerde bedrijfsprocesacties
 configureert, kunt u de gebruiker later niet verwijderen. U kunt echter een andere gebruiker selecteren. Selecteer een gebruiker in uw organisatie die waarschijnlijk niet wordt gewijzigd.

Beperkingen

U kunt maximaal 50 automatiseringsregels in elk raster opgeven in de taak
Configure Event Service
 .
In de servicestap
'Bedrijfsprocessen automatisch beheren'
 wordt elke 15 minuten een geplande taak op de achtergrond uitgevoerd. Het kan 5-30 minuten duren voordat de servicestap
'Bedrijfsprocessen automatisch beheren'
 is verwerkt en naar de volgende stap wordt verplaatst. Als er een grote hoeveelheid gegevens moet worden verwerkt, kan de vertraging meer dan 1 uur zijn.
De configuratie van de service '
Bedrijfsprocessen automatisch beheren'
 heeft geen ingangsdatum. Wanneer u de configuratie wijzigt, worden de wijzigingen bijgewerkt wanneer het proces de volgende keer wordt uitgevoerd.
Voor bedrijfsprocesstappen die aan de persoon zijn toegewezen, kunt u de actie '
Opnieuw toewijzen aan beveiligingsgroepen'
 niet gebruiken voor een:
  • Gedeelde deelnamestap.
  • Adobe-integratiestap. Als u een Adobe-integratiestap opnieuw wilt toewijzen, gebruikt u de taak '
    Bedrijfsprocessen voor medewerker beheren
     ' of de actie '
    Opnieuw toewijzen
     ' via het tandwielpictogram in 'Mijn taken'.
Wanneer een stap in afwachting is van een gedelegeerde en u de servicestap
'Bedrijfsprocessen automatisch beheren'
 configureert met:
  • De actie
    Opnieuw toewijzen aan beveiligingsgroepen
     kunt u niet opnieuw toewijzen.
  • Met de actie '
    Persoon als toegewezen gebruiker verwijderen'
     kunt u de gedelegeerde niet uit de stap verwijderen, zelfs niet als de stap in afwachting is van meerdere personen.
U kunt de servicestap '
Bedrijfsprocessen automatisch beheren
 ' niet parallel aan een andere stap configureren.
In sommige bedrijfsprocessen, zoals beëindigingen en functiewijzigingen, werken de servicestapacties '
Opnieuw toewijzen
 en
verwijderen van persoon als toegewezen gebruiker
 automatisch beheren van bedrijfsprocessen' niet als de stap aan de volgende voorwaarden voldoet:
  • De stapconfiguratie verwijst naar een beveiligingsgroep (met '
    Oorspronkelijk gerouteerd naar'
     in de sectie '
    Aan de persoon toegewezen bedrijfsprocesstappen')
     .
  • Het wordt na de stap
    Voltooiing
     geplaatst.
  • De taak wordt uitgevoerd na de ingangsdatum van de gebeurtenis, zoals de beëindigingsdatum of functiewijzigingsdatum.
We raden u aan de taak '
Bedrijfsprocessen voor medewerker beheren
 ' toe te voegen als
actiestap
 na de stap '
Bedrijfsprocessen automatisch beheren'
 om ervoor te zorgen dat alle bewerkingen worden verwerkt. Als u de stap
'Bedrijfsprocessen automatisch beheren'
 na de stap
Voltooiing
 van het bedrijfsproces wilt plaatsen, moet deze worden uitgevoerd vóór de ingangsdatum van de gebeurtenis, zoals de beëindigingsdatum of de functiewijzigingsdatum.

Tenantinstellingen

Configureer de prompt
voor het uitvoeren van geautomatiseerde bedrijfsprocesacties door de gebruiker
 in de taak
'Tenantinstellingen bewerken - bedrijfsprocessen'
 .

Beveiliging

Deze domeinen in het functionele gebied Systeem:
  • Business Process Administration
  • Manage: Business Process Definitions
  • Instellen: tenantinstellingen - bedrijfsproces en meldingen

Bedrijfsprocessen

U kunt de stap '
Bedrijfsprocessen automatisch beheren
 als service' meerdere keren toevoegen aan deze bedrijfsprocessen:
  • Functie wijzigen
  • Contract van externe medewerker beëindigen
  • Speciaal verlof aanvragen
  • Beëindigen

Integraties

U kunt deze webservices gebruiken om configuraties van servicestappen
voor automatisch beheren van bedrijfsprocessen
 van de ene naar de andere tenant te migreren:
  • Serviceconfiguratie voor automatisch beheren van bedrijfsprocessen ophalen
  • Serviceconfiguratie voor automatisch beheren van bedrijfsprocessen instellen

Relaties en interacties

De servicestap
'Bedrijfsprocessen automatisch beheren'
 werkt samen met Personeelsbeheer.
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.