Aandachtspunten bij de configuratie: verlofvoorvallen
Dit onderwerp bevat informatie die van pas kan komen als u de configuratie en het gebruik van de functionaliteit 'Verlofvoorvallen' gaat plannen. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Met verlofvoorvallen kunt u het volgende bewaken:
- Het aantal keren en het aantal opeenvolgende dagen dat medewerkers afwezig zijn in een periode.
- Typen verlof die ze opnemen.
- Standaard: neem slechts één verloftype op.
- Aangepast: neem meerdere typen op.
Belangrijkste voordelen
Verlofvoorvallen:
- Vergroten de efficiëntie van uw verlofrapportage omdat u informatie voor alle verloftypen in één rapport kunt lezen.
- Verminderen het risico op fouten in uw verlofrapporten doordat u geen individuele verloven of verlofgebeurtenissen hoeft te tellen.
- Vereenvoudigen het beheer van ziekteverzuim en kosten omdat u trends kunt identificeren en die informatie kunt gebruiken voor het managen van uw resources.
Gebruiksscenario's
- Documenten voor lokale verplichte verslaglegging voorbereiden. Voorbeeld: uw kantoren in het VK hebben Bradford-factorrapportage, waarmee het aantal verlofvoorvallen in een periode wordt gemeten.
- Verschillende typen verlof in één voorval groeperen. Voorbeeld: u kunt een verlofvoorval maken voor een aangepast verloftype om te controleren wanneer medewerkers een blok van opeenvolgende dagen afwezig zijn, inclusief nationale feestdagen.
Belangrijke vragen
Houd rekening met het volgende bij het instellen van verlofvoorvallen:
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Welke verloftypen wilt u opnemen in uw verlofvoorvalrapportage? | U kunt verlofvoorvallen inschakelen voor de volgende verloftypen:
Deze typen worden vervolgens opgenomen in een standaardverlofvoorval, waarin opeenvolgende dagen van hetzelfde verloftype worden gegroepeerd. U kunt een aangepast verlofvoorval maken om verschillende verloftypen te groeperen op een manier die past bij uw bedrijfsbehoeften. |
Op welke dagen wilt u uw verlofvoorval baseren? | In Workday worden standaardverlofvoorvallen gemaakt op basis van de instelling voor op te nemen dagen in uw verlofregelingen of typen speciaal verlof. Voor verloftabellen worden alle op te nemen dagen uit alle niveaus samengevoegd.
U kunt aangepaste verlofvoorvallen maken die bepalen welke dagen moeten worden opgenomen. Deze configuratie overschrijft de instelling in elk verloftype dat u opneemt. |
Hoe ver terug wilt u verlofvoorvallen rapporteren? | U kunt voor elke tijdsperiode rapporteren over verlofvoorvallen als u uw bestaande gegevens converteert bij het configureren van verlofvoorvallen. Zorg ervoor dat u een datum opgeeft die zo ver teruggaat als nodig is voor uw rapportagevereisten. |
Aanbevelingen
We raden u het volgende aan:
- Bepaal of u verloftypen wilt inschakelen voor verlofvoorvallen nadat u deze hebt gemaakt.
- Wacht tot het laden van belangrijke geplande gegevens in uw tenant is voltooid voordat u verlofvoorvallen inschakelt tijdens de implementatie. Desgewenst kunt u voor rapportagedoeleinden verlofvoorvallen voor uw bestaande verlofgegevens vanaf een specifieke datum maken door een conversie uit te voeren bij het configureren van verlofvoorvallen. De conversie kan enige tijd duren. U hoeft deze taak niet meteen uit te voeren, maar u wordt aangeraden later terug te keren en uw verlofgegevens te converteren. Dit heeft geen invloed op de bestaande verlofgegevens.
- Maximaliseer de prestaties door de peildatum, het aantal medewerkers en de typen verlofvoorvallen te minimaliseren bij het handmatig opnieuw berekenen van de verlofvoorvallen.
Vereisten
Geen invloed.
Beperkingen
Workday berekent verlof automatisch opnieuw op basis van bepaalde wijzigingen (zie Connecties en contactpunten ). Er is echter een kleine vertraging omdat de taak die detecteert en opnieuw berekent, slechts elke vier uur wordt uitgevoerd.
Wanneer u een werkschemakalender inactiveert, berekent Workday de verlofvoorvallen niet opnieuw voor medewerkers met directe toewijzingen aan de kalender voordat u deze had geïnactiveerd. Voor deze medewerkers moet u de verlofvoorvallen handmatig opnieuw berekenen.
Verlofvoorvallen bieden geen ondersteuning voor:
- Meerdere werkschema's per medewerker.
- Begin- en eindtijden in verloven. Voorbeeld: Rachel werkt van maandag t/m vrijdag van 8:00 tot 17:00 uur. Als Rachel maandag de hele dag vrij heeft en dinsdag van 8:00 tot 12:00 uur, groepeert Workday deze twee dagen in één voorval. Als Rachel maandag de hele dag vrij heeft en dinsdag van 13:00 tot 17:00 uur, groepeert Workday de verloven ook in één voorval. Deze verloven zijn niet echt opeenvolgend, op basis van de begin- en eindtijden van de verloven en het werkschema van Rachel.
Bij het onderhouden van gerelateerde verlof koppelt Workday voorvallen op specifieke datums in plaats van afzonderlijke verlofinvoer. Als er goedgekeurde verlofinvoer aanwezig is op een dag die u koppeling, blijft deze dag gekoppeld, zelfs als iemand op dezelfde dag nieuwe invoer toevoegt. Omdat het bijbehorende voorval van de oorspronkelijke invoer nog steeds is goedgekeurd, blijft de koppeling '' in Workday behouden. Als iemand de oorspronkelijke invoer corrigeert, wordt de koppeling Workday omdat de invoer is gewijzigd of wordt uitgevoerd.
Tenantinstellingen
Open de taak
Tenantinstellingen bewerken - HCM
om de hoeveelheid per voorval in te schakelen voor verloftabelniveaus. Zie:
Beveiliging
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Worker Data: Absence Occurrences
| Biedt weergavetoegang tot het rapport Details verlofvoorvallen weergeven en de gegevensbron Absence Occurrences for Workers . |
Worker Data: Absence Occurrences (Manager View)
| Biedt managers toegang tot het rapport 'Overzicht van verlofvoorvallen weergeven' en de gegevensbronAbsence Occurrences for Workers . |
Worker Data: Gerelateerde verlofvoorvallen - domein
| Geef toegang tot de taak Gerelateerde verlofvoorvallen onderhouden , zodat u verlof kunt koppeling en ontkoppelen en gekoppelde voorvallen kunt weergeven. |
Set Up: Time Off (General)
Set Up: Leave of Absence | Biedt toegang tot het configureren van verlofvoorvallen en het weergeven van typen verlofvoorvallen. |
Bedrijfsprocessen
Bedrijfsprocessen | Overwegingen |
|---|---|
Verlof corrigeren
| Verlofvoorvallen worden opnieuw berekend wanneer een medewerker zijn of haar verlof corrigeert. Voorbeeld: wanneer medewerkers hun aanvragen corrigeren door de hoeveelheid verlof in te stellen op nul, maakt het verlof deel uit van het voorval zolang de correctie wordt uitgevoerd. Na goedkeuring verwijdert Workday het verlof voor alle voorvallen waarvan het eerder deel uitmaakte. |
Speciaal verlof aanvragen
Verlof aanvragen Tijd invoeren | Verlofvoorvallen worden opnieuw berekend wanneer een medewerker speciaal verlof of verlof aanvraagt. |
Terugkeer van speciaal verlof aanvragen
| Verlofvoorvallen worden opnieuw berekend wanneer medewerkers of managers een terugkeer van speciaal verlof indienen. Voorbeeld: wanneer medewerkers terugkeer van speciaal verlof, werkt Workday de einddatum van het verlofvoorval bij naar de werkelijke einddatum van het speciale verlof in plaats van de geschatte terugkeerdatum.
De dag na de geschatte laatste dag van speciaal verlof () medewerker Workday speciaal verlof beschouwd. Voordat een medewerker wordt teruggestuurd, wordt in Workday de geschatte laatste dag van speciaal verlof gebruikt als einddatum voor verlofvoorval . Als de geschatte laatste dag van het speciale verlof 05-01-2024 is en de huidige datum 05-05-2024 is en de medewerker nog met speciaal verlof is, heeft de eerdere geschatte datum gevolgen voor de rapportage waarin rapporten zijn gebaseerd op de einddatum van het verlofvoorval . |
Rapportage
U kunt de rapportgegevensbron
Absence Occurrences for Workers
gebruiken bij het maken van aangepaste rapporten over verlofvoorvallen. U kunt ook deze gegevensbronfilters gebruiken:
- Verlofvoorvallen per organisatie en datumbereik (alleen goedgekeurd)
- Verlofvoorvallen per organisatie en datumbereik (goedgekeurd en in uitvoering)
Rapporten | Overwegingen |
|---|---|
Details verlofvoorvallen weergeven
| Hiermee kunnen verlofbeheerders afzonderlijke voorvallen voor medewerkers weergeven. |
Type verlofvoorval weergeven
| Hiermee kunnen verlofbeheerders de details van uw verlofvoorvaltypen weergeven. |
Overzicht verlofvoorvallen weergeven
| Hiermee kunnen managers een overzicht weergeven van het aantal keren dat medewerkers afwezig zijn per verloftype. |
Integraties
Webservice | Overwegingen |
|---|---|
Get Absence Occurrence Types
| Gebruik deze webservice om bestaande typen verlofvoorvallen weer te geven. We raden u aan dit te doen voordat u een nieuw type verlofvoorval maakt. |
Put Absence Occurrence Types
| Gebruik deze webservice om typen verlofvoorvallen in te voeren, zodat u tijd bespaart als u verlofvoorvallen in bulk wilt laden. |
Relaties en interacties
Functies | Overwegingen |
|---|---|
Verloftabellen
| U kunt verloftabellen inschakelen voor verlofvoorvallen. Workday markeert dit type verlofvoorval automatisch voor herberekening wanneer u niveauconfiguraties in verloftabellen wijzigt. |
Werkschema wijzigen
| Workday markeert automatisch verlofvoorvallen voor herberekening wanneer:
|
Functie wijzigen
| Workday markeert automatisch verlofvoorvallen voor herberekening wanneer medewerkers binnen uw organisatie van functie wisselen. |
Feestdagen-/werkschemakalenders
| Workday markeert automatisch verlofvoorvallen voor herberekening wanneer er wijzigingen zijn in uw feestdagen-/werkschemakalendergebeurtenissen.
Wanneer u werkschemakalenders en werkschemakalendergebeurtenissen maakt of bewerkt (of werkschemakalendergebeurtenissen verwijdert), markeert Workday verlofvoorvallen voor herberekening:
|
Speciaal verlof
| U kunt typen speciaal verlof inschakelen voor verlofvoorvallen. Workday markeert dit type verlofvoorval automatisch voor herberekening wanneer u de dagen wijzigt om de configuratie op te nemen. |
Regelingen voor opschonen
| U kunt 'Verlofvoorvallen' selecteren als gegevenstype dat kan worden opgeschoond en dit opslaan in een regeling voor opschonen voor later gebruik bij het opschonen van persoonsgegevens voor medewerkers met beëindigd dienstverband. U kunt alleen verlofgegevens voor een medewerker opschonen als u ook verlofvoorvallen opschoont. |
Tijdregistratie
| Workday berekent het aantal verlofvoorvallen opnieuw wanneer een medewerker verlof aanvraagt via Time Tracking. |
Verlof
| U kunt verlof inschakelen voor verlofvoorvallen. Workday markeert dit type verlofvoorval automatisch voor herberekening als u de dagen wijzigt om configuratie op te nemen in de verlofregeling. |
Vakbondslidmaatschap
| Workday markeert verlofvoorvallen automatisch voor herberekening wanneer medewerkers van vakbondslidmaatschap veranderen. |