Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2023-12-01
Aandachtspunten bij de configuratie: automatisch voltooien van personeelsbeheergebeurtenissen

Aandachtspunten bij de configuratie: automatisch voltooien van personeelsbeheergebeurtenissen

Dit onderwerp bevat informatie die van pas kan komen als u de configuratie en het gebruik van automatisch voltooien voor de personeelsbezetting van bedrijfsprocessen gaat plannen. Het volgende wordt uitgelegd:
  • Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
  • De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
  • Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
  • Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
  • Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.

Definitie

U kunt automatisch voltooien inschakelen voor deze bedrijfsprocesdefinities om aanstellingsgebeurtenissen of functiewijzigingen die vanuit Workday Recruiting worden gestart, automatisch te voltooien:
  • Aanvullende functie toevoegen
  • Functie wijzigen
  • Externe medewerker contracteren
  • Aanstellen
Zodra een kandidaat de status
'Aanstelbaar'
 heeft, wordt in Workday geprobeerd de gebeurtenisstartstap en de rest van het bedrijfsproces te voltooien. Alle stappen die niet automatisch kunnen worden voltooid, worden normaal gerouteerd.

Belangrijkste voordelen

U kunt automatisch voltooien gebruiken om de stroom van Workday Recruiting naar bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Deze configuratie vermindert handmatige arbeid en fouten omdat u gegevens slechts één keer hoeft in te voeren bij het aanstellen van een kandidaat.
Met Automatisch aanvullen kunnen managers en beheerders ook minder taken in 'Mijn taken' uitvoeren door bepaalde delen van de bovenliggende gebeurtenis over te slaan, waaronder:
  • Goedkeuring
  • Batch/taak
  • Controlelijst
  • Vragenlijst invullen
  • Aanvullende gegevens bewerken
  • Rapport
  • Rapportgroep
  • Actiestap beoordelen
  • Persoonlijke taken
Wanneer u automatisch voltooien inschakelt voor een bedrijfsprocesdefinitie, kunt u selecteren welke stappen u normaal wilt routeren. Integraties en servicestappen worden altijd normaal gerouteerd.

Gebruiksscenario's

U kunt externe en interne aanstellingen automatisch voltooien vanuit Workday Recruiting. Met automatisch voltooien kunt u vacatures die normaal gesproken geen aanvullende informatie of handmatige invoer vereisen, eenvoudiger vullen, zoals:
  • Aanstellingen met een hoog volume.
  • Arbeidsplaatsen in de detailhandel.
  • Seizoensgebonden arbeidsplaatsen.

Belangrijke vragen

Vragen
Overwegingen
Welke informatie hebt u nodig om een medewerker in uw organisatie aan te stellen?
Voor automatisch voltooien worden velden gebruikt die zijn ingevoerd in de standaardveldwaarden voor Workday Recruiting en Staffing. Wanneer voor een aanstellingsgebeurtenis velden vereist zijn die niet uit een van deze bronnen worden ingevuld, kan de gebeurtenis niet automatisch worden voltooid. In plaats daarvan wordt Workday teruggezet op de normale routering die is geconfigureerd in de bedrijfsprocesdefinitie voor personeelsbeheer.
U kunt regels maken om ervoor te zorgen dat vereiste personeelsvelden waarden bevatten wanneer u zich aanmeldt voor de functie
'Standaardwaarden voor personeelsbeheervelden'
 en deze configureert.
Test het invullen van velden grondig om ervoor te zorgen dat ze de juiste waarden bieden voor bedrijfsprocessen die u automatisch wilt voltooien.
Welke invloed heeft automatisch voltooien op uw subprocessen voor personeelsbeheer?
U kunt automatisch voltooien inschakelen voor de volgende personeelssubprocessen:
  • Collectieve werknemersovereenkomst toewijzen
  • Salarisgroep toewijzen
  • Organisatietoewijzingen voor medewerker wijzigen
  • Opzegtermijnen bewerken
  • Werknemerscontract
  • Salarisadministratie-invoer beëindigen
  • Proefperiode beheren
  • Beloningswijziging voorstellen
  • Beloning voorstellen voor aanstelling
  • Eenmalige betaling aanvragen
  • Aandelentoekenning aanvragen
Alle andere subprocessen worden normaal gerouteerd.
Subprocessen waarvoor automatisch voltooien is ingeschakeld, proberen telkens automatisch te voltooien als wanneer gegevens beschikbaar zijn en geldig zijn voor alle velden. Als u wilt voorkomen dat deze subprocessen automatisch worden voltooid, kunt u afzonderlijke bedrijfsprocesdefinities gebruiken zonder dat automatisch voltooien is ingeschakeld.
De details van uw configuratie voor automatisch voltooien zijn afhankelijk van het subproces. Voorbeeld: u schakelt automatisch voltooien in voor de bedrijfsprocesdefinitie
'Werknemerscontract'
. Als u het subproces automatisch wilt voltooien, moet u ook een standaardcontractstatus configureren voor de relevante bovenliggende bedrijfsprocessen.
Hebben medewerkers in uw organisatie meerdere functies?
Wanneer u meerdere functies in uw tenant hebt ingeschakeld, wordt de personeelsactie voor het selecteren van
'Functie wijzigen'
 of
'Aanvullende functie toevoegen'
 voor interne aanstellingen niet overgeslagen met automatisch voltooien. Zodra de personeelsbeheersactie is voltooid, probeert het geselecteerde bedrijfsproces normaal automatisch te voltooien.
Wilt u ervoor zorgen dat alleen bepaalde gebeurtenissen automatisch worden voltooid?
U kunt op regels gebaseerde bedrijfsprocesdefinities gebruiken om op te geven welke gebeurtenissen automatisch moeten worden voltooid.
Voorbeeld: uw winkel schakelt automatisch voltooien in voor het aanstellen van kassamedewerkers, maar niet voor een vicepresident, die waarschijnlijk aanvullende handmatige invoer nodig heeft.
Gebruikt u geconsolideerde sjablonen voor uw bedrijfsprocesdefinities voor
'Functie wijzigen'
?
U kunt een geconsolideerde bedrijfsprocesdefinitie voor
'Functie wijzigen'
 alleen automatisch voltooien als alle geconsolideerde subprocessen ook zijn geconfigureerd voor automatisch voltooien.
Voorbeeld: u schakelt een geconsolideerde bedrijfsprocesdefinitie voor
'Functie wijzigen'
 in voor automatische voltooiing. U besluit het subproces
'Beloningswijziging voorstellen'
 niet te configureren voor automatisch voltooien en verwijdert het uit de geconsolideerde sjabloon.
Wanneer een subproces in de geconsolideerde sjabloon niet automatisch wordt voltooid, wordt het bovenliggende proces ook niet automatisch voltooid.
Wilt u uw recruitingtijdlijn wijzigen om de functie voor automatisch voltooien op te nemen?
Wanneer u een kandidaat de status
'Aanstelbaar'
 geeft, wordt geprobeerd de gebeurtenis direct automatisch te voltooien. Mogelijk wilt u uw huidige wervingsproces aanpassen om rekening te houden met deze wijziging in de aanstellingstijdlijn.
Voorbeeld: normaal gesproken verplaatst u kandidaten naar
'Aanstelbaar'
 zodra het wervingsproces is voltooid. Omdat u de flexibiliteit wilt behouden wanneer u automatisch voltooien inschakelt, past u uw processen aan om kandidaten binnen een week na hun aanstellingsdatum naar
'Aanstelbaar'
 te verplaatsen.
Gebruikt u het bedrijfsproces
'Aanbieding'
 in uw organisatie?
De aanstellingsgebeurtenis vult een waarde in voor
'Aanstellingsreden'
 op basis van informatie die is ingevoerd in het bedrijfsproces
'Aanbieding'
. Wanneer u het bedrijfsproces
'Aanbieding'
 niet gebruikt:
  • Zorg ervoor dat het bedrijfsproces
    'Aanstellen'
     geen
    aanstellingsreden
     vereist.
  • De
    aanstellingsdatum
     voor de aanstellingsgebeurtenis wordt ingevuld op basis van de
    streefaanstellingsdatum
     op de vacatureaanvraag.

Aanbevelingen

  • Omdat met automatisch voltooien goedkeuringen en andere verificatiestappen kunnen worden verwijderd, moet u automatisch voltooien alleen configureren voor gebeurtenissen waarvoor waarschijnlijk geen aanvullende informatie of handmatige invoer nodig is.
  • Omdat voor functiewijzigingen altijd een aanstellingsreden vereist is, moet u het bedrijfsproces
    'Aanbieding'
     zo configureren dat het veld
    'Aanstellingsreden'
     vereist is. Deze configuratie zorgt ervoor dat recruiters het veld altijd invullen.
  • Als u vanuit Recruiting aanvullende functies toevoegt, moet u ervoor zorgen dat u
    Meerdere functies
     selecteert als optie voor het instellen van de arbeidsplaats in de taak '
    Tenantinstellingen bewerken - HCM'
     .
  • Als u wilt dat overgeslagen stappen ook worden uitgevoerd als een gebeurtenis automatisch is voltooid, raadt Workday u aan de prompt
    'Normaal routeren'
     te configureren voor bedrijfsprocessen en de overgeslagen stappen op te geven die u wilt uitvoeren.

Vereisten

U kunt in Workday alleen personeelsbeheergebeurtenissen automatisch voltooien die vanuit Workday Recruiting worden gestart, om ervoor te zorgen dat personeelsbeheergebeurtenissen alle vereiste veldwaarden bevatten.

Beperkingen

Automatisch voltooien biedt geen ondersteuning voor terugzendingen.
Servicestappen worden nooit overgeslagen, maar de meldingen voor servicestappen altijd.

Tenant

Automatisch voltooien biedt geen ondersteuning voor het veld
'Werkurenprofiel'
 in de prompt
'Instellingsopties voor arbeidsplaats'
 in de taak
'Tenantinstellingen bewerken - HCM'
, omdat het veld niet beschikbaar is in Recruiting.

Beveiliging

Als u een personeelsbeheergebeurtenis automatisch wilt voltooien, moet u opgeven welke beveiligingsgroepen de gebeurtenis kunnen starten en voltooien vanuit de sollicitatie. Wanneer iemand zonder de juiste beveiliging een kandidaat vanuit Workday Recruiting naar
'Aanstelbaar'
 verplaatst, wordt de gebeurtenis niet automatisch voltooid.

Bedrijfsprocessen

Als uw bedrijfsprocesdefinitie
'Aanstelbaar'
 stappen voor
'Batch/taak'
 bevat, schakelt u bij elke stap voor
'Batch/taak'
 het selectievakje
'Wacht niet tot deze stap is voltooid, maar ga direct door naar de volgende stap.'
 in. Deze configuratie zorgt ervoor dat de personeelsbeheergebeurtenis automatisch kan worden voltooid.
Er worden aangepaste bedrijfsprocesmeldingen verzonden voor bedrijfsprocessen die automatisch worden voltooid. U kunt een stapvoorwaarde configureren om de aangepaste melding over te slaan.

Rapportage

Als u wilt rapporteren over gebeurtenissen die automatisch zijn voltooid met behulp van de functie voor automatisch voltooien, in plaats van via een webservice, raden we u aan aangepaste rapporten te maken met de velden 'Extern laden' en 'Gebeurtenis automatisch voltooid'.
U kunt de filterparameters voor deze velden instellen voor markering als:
  • Onwaar voor 'Extern laden'
  • Waar voor 'Gebeurtenis automatisch voltooid'

Integraties

De instelling voor automatisch voltooien voor een bedrijfsprocesdefinitie voor personeelsbeheer heeft geen invloed op webservices.
Wanneer u automatisch voltooien inschakelt en aangepaste meldingen configureert voor een bedrijfsprocesdefinitie, wordt in Workday een gebeurtenisrecord gemaakt en wordt een aangepaste melding gegenereerd voor actiestappen die subprocessen initiëren. Wanneer u een bedrijfsproces start dat automatisch voltooien via een webservice mogelijk maakt, wordt in Workday wel een gebeurtenisrecord gemaakt, maar wordt geen aangepaste melding gegenereerd voor actiestappen die subprocessen initiëren.

Relaties en interacties

Automatisch voltooien voor personeelsbeheergebeurtenissen werkt samen met:
  • Beloning.
  • Salarisadministratie.
  • Workday Recruiting.
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.