Concept: bedrijfsprocessen automatisch aanvullen

Met Automatisch aanvullen kunnen bedrijfsprocesbeheerders bedrijfsprocesdefinities configureren om een gebeurtenis automatisch te voltooien wanneer de juiste gegevens voor de gebeurtenis zijn vastgelegd en in een ander bedrijfsproces zijn ingevoerd. Automatisch aanvullen helpt u bij het verminderen van handmatige inspanningen en het stroomlijnen van uw bedrijfsprocessen.

U kunt automatisch aanvullen inschakelen voor de volgende bedrijfsprocesdefinities om aanstellingsgebeurtenissen of functiewijzigingen die vanuit Workday Recruiting worden gestart, automatisch te voltooien:

Aanvullende functie toevoegen
Functie wijzigen
Externe medewerker contracteren
Aanstellen

Voorbeeld: u configureert automatisch aanvullen in het bedrijfsproces '

Aanstellen

' zodat de initiërende stap automatisch wordt voltooid op basis van gegevens die zijn verstrekt door Workday-recruiting, waarbij stappen worden overgeslagen die geen subprocessen van de aanstellingsgebeurtenis zijn.

U kunt automatisch aanvullen inschakelen voor bovenliggende processen en subprocessen, maar niet voor dynamische bedrijfsprocessen. U kunt bedrijfsprocesstappen opgeven die handmatig moeten worden verwerkt.

Wanneer voor een gebeurtenis automatisch aanvullen is ingeschakeld in de bedrijfsprocesdefinitie, wordt geprobeerd de gebeurtenis automatisch te voltooien. Als de gebeurtenis niet automatisch kan worden voltooid, kunt u de gebeurtenis handmatig verwerken en de resterende stappen in de bedrijfsprocesdefinitie uitvoeren.

Met Automatisch aanvullen wordt ook het aantal items in 'Mijn taken' dat gebruikers moeten voltooien, verminderd door bepaalde delen van de bovenliggende gebeurtenis over te slaan, waaronder:

Goedkeuringen
Batch/taak
Controlelijst
Vragenlijst invullen
Aanvullende gegevens bewerken
Rapport
Rapportgroep
Actiestap beoordelen
Persoonlijke taak

Als gevolg hiervan worden in Workday geen gebeurtenisrecords gemaakt voor stappen die zijn overgeslagen door automatisch aanvullen. De gebeurtenisrecordgegevens voor overgeslagen stappen worden niet weergegeven in de

procesgeschiedenis

voor de

record voor het volledige proces

.

Als u wilt dat overgeslagen stappen ook worden uitgevoerd als een gebeurtenis automatisch is voltooid, raadt Workday u aan de prompt

'Normaal routeren'

te configureren voor bedrijfsprocessen en de overgeslagen stappen op te geven die u wilt uitvoeren.

De routefunctionaliteit is normaal gesproken niet beschikbaar voor

de beoordelings-

en

goedkeuringsstappen

. Voor scenario's waarin u wilt dat beoordelingen en goedkeuringen normaal worden gerouteerd, raadt Workday u aan een op regels gebaseerd bedrijfsproces te maken en het selectievakje '

Automatisch aanvullen

inschakelen' niet in te schakelen. Hierdoor kan de gebeurtenis normaal worden gerouteerd en worden alle stappen uitgevoerd.

Integraties en servicestappen worden altijd normaal gerouteerd. Configureer automatisch aanvullen alleen voor gebeurtenissen waarvoor waarschijnlijk geen aanvullende informatie of handmatige invoer nodig is.

Wanneer u het selectievakje

'Automatisch aanvullen inschakelen

' inschakelt voor het bedrijfsproces, worden aangepaste bedrijfsprocesmeldingen geactiveerd. Als u niet wilt dat aangepaste bedrijfsprocesmeldingen worden verzonden, kunt u een stapvoorwaarde configureren met behulp van het rapportveld '

Automatisch voltooide gebeurtenis'

in het bedrijfsobject '

Actiegebeurtenis

' om de aangepaste melding niet te activeren.