Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2025-10-03
Stappen: Microsoft Outlook Calendar for Learning configureren

Stappen: Microsoft Outlook Calendar for Learning configureren

U kunt kalenderuitnodigingen maken die automatisch worden gesynchroniseerd met updates van het cursusaanbod en inschrijvingsgebeurtenissen. De integratie zorgt ervoor dat cursisten de meest recente informatie in hun kalenders hebben, omdat ze bijgewerkte uitnodigingen ontvangen wanneer het cursusaanbod verandert. Als het aanbod wordt geannuleerd of als de deelnemer het aanbod afmeldt of uit het aanbod wordt verwijderd, ontvangt deze een annulerings-e-mail.
De kalenderintegratie voor bestaand cursusaanbod wordt niet retroactief toegevoegd. Bovendien kunt u door Workday het bestandstype iCalendar (.ics) niet downloaden voor aanbiedingen die zijn gepland na activering van de functie.
De kalenderintegratie verwerkt alleen kalendergebeurtenissen die in hetzelfde tenanttype zijn gemaakt. Voorbeeld: gebeurtenissen die zijn gemaakt voor het oude cursusaanbod in een implementatietenant worden niet opgenomen in uw productietenant. U wordt aangeraden een dergelijk cursusaanbod in Productie te annuleren en een nieuw cursusaanbod te maken of het oude aanbod te kopiëren voordat u cursisten inschrijft.
Workday raadt u aan voorzichtig te zijn bij het testen van deze functie in niet-productieomgevingen, omdat cursisten per e-mail worden uitgenodigd.
Als u kalendergebeurtenissen wilt maken, heeft de integratie lees- en schrijftoegang nodig tot één postvak dat is gedefinieerd in de tenantinstellingen. Hiermee worden kalendergebeurtenissen naar cursisten en instructeurs verzonden.
Zie Toegangsbeleid voor toepassingen configureren en Toepassingsmachtigingen beperken tot specifieke Exchange Online-postvakken om beleidsregels te configureren met behulp van Microsoft Powershell om de leestoegang tot één postvak te beperken.
  1. Registreer de Learning-integratie met Microsoft Outlook.
  2. (Optioneel) Open de taak
    Integratiesysteemgebruiker maken
     .
    Maak een integratiesysteemgebruiker (ISU). We raden u aan
    Learning_Integrations_User
     te gebruiken voor de gebruikersnaam.
    Beveiliging: domein
    Integratiebeveiliging
     in het functionele gebied Integratie.
  3. Open de taak
    Tenantinstellingen bewerken - HCM
    .
    1. Schakel in de sectie Learning het
      selectievakje Kalenderintegratie
       inschakelen in.
    2. Houd bij het voltooien van de sectie
      Integratie leerkalender
       rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Kalenderaanbieder
    Selecteer
    Microsoft Outlook-kalender
    .
    Integratiesysteemgebruiker
    Selecteer de integratiesysteemgebruiker die u hebt gemaakt.
    Beveiliging:
    instellen: tenantinstellingen - HCM
     in het functionele gebied Systeem.
  4. Houd bij het invullen van de landingspagina rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Type tenanted beveiligingsgroepen
    Selecteer
    Integratiebeveiligingsgroep (beperkt)
     of
    Integratiebeveiligingsgroep (onbeperkt)
    .
    Naam
    U wordt aangeraden
    Learning_Integrations_Group
    te gebruiken.
    Wijs uw integratiesysteemgebruiker toe aan de beveiligingsgroep van het integratiesysteem die u maakt.
  6. Open de taak
    'Tenantinstellingen bewerken - HCM'
     .
    Voer in de sectie
    Learning
     waarden in voor deze velden in het raster
    Parameters
     om uw berichtsjablonen aan te passen. Neem contact op met uw IT-afdeling voor de volgende waarden:
    • Client-ID
    • Clientgeheim
    • Mailbox
    • Tenant-ID
    Workday maskeert de waarden die u invoert voor
    Client-ID
     en
    Clientgeheim
     wanneer u deze integratie voor het eerst instelt. Na het instellen worden niet de volledige waarden weergegeven om deze gevoelige informatie extra te beveiligen. We raden u aan een nieuw postvak in te stellen om uw uitnodigingen te beheren, omdat het postvak dan bezet kan raken.
  7. Open de taak
    voor het beheren van berichtsjablonen voor leerkalenders
     .
    Maak en beheer inhoud voor uw klassikale lessen, virtuele klassikale lessen en sjablonen voor annuleringsberichten.
    • Met Workday kunt u berichtsjablonen op tenantniveau configureren en toepassen op alle e-mailuitnodigingen die als resultaat van deze integratie worden gegenereerd.
    • De integratie wordt pas uitgevoerd als u berichtsjablonen configureert, zodat lege kalenderuitnodigingen niet naar de cursisten gaan.
    Beveiliging:
    instellen: leercatalogus
     in het functionele gebied 'Learning Core'.
  • Instructeurs en ingeschreven deelnemers ontvangen dezelfde versie van de uitnodiging. Deelnemers kunnen geen andere deelnemers in uitnodigingen weergeven.
  • Workday gebruikt de tijdzone van de cursist om uitnodigingen te verzenden en deze correct weer te geven in de kalender.
  • Workday verzendt e-mailuitnodigingen naar cursisten met elke e-mailclient.
  • Workday beperkt het aantal deelnemers voor één uitnodiging tot 500. Er wordt automatisch een nieuwe uitnodiging gemaakt wanneer deze limiet wordt bereikt. U kunt in 24 uur maximaal 9.900 e-mails genereren.
Open het rapport
Status leerkalenderintegratie
 om het volgende weer te geven:
  • Of de integratie op dat moment wordt uitgevoerd. De integratie is ingesteld om elke 15 minuten te worden uitgevoerd.
  • Het aantal uitnodigingen dat in de afgelopen 24 uur is verzonden.
  • Het aantal uitnodigingen dat in de afgelopen 24 uur is uitgevoerd.
  • Gerelateerd cursusaanbod en lessen voor uitnodigingen in behandeling
U kunt dit rapport alleen weergeven wanneer u Microsoft Outlook-kalenderintegratie inschakelt voor uw tenant.