Concept: sjablonen voor kalenderberichten
Met sjablonen voor kalenderberichten in Workday kunt u de meldingen aanpassen die cursisten en instructeurs ontvangen voor leergebeurtenissen. Ze bieden een manier om belangrijke informatie consistent en efficiënt te communiceren, waardoor de leerervaring wordt verbeterd. Ze besparen beheerders ook tijd door het meldingsproces te automatiseren. Door duidelijke en informatieve berichten te bieden, dragen sjablonen bij aan een positievere en effectievere leerervaring.
Workday maakt de configuratie van berichtsjablonen op tenantniveau mogelijk, zodat deze worden toegepast op alle e-mailuitnodigingen die worden gegenereerd op basis van de Microsoft Outlook- en Google Calendar-integratie. Workday biedt ook standaardberichten voor de sjablonen. U kunt de sjablonen aanpassen om specifieke informatie weer te geven in het onderwerp en de hoofdtekst van de e-mail. Workday gebruikt dezelfde sjablonen voor zowel instructeurs als cursisten.
Met Workday kunt u e-mailsjablonen maken in verschillende talen. Als u een kalenderuitnodiging naar cursisten wilt verzenden in de opgegeven taal van een cursusaanbod, moet u:
- Geef slechts één taal op voor het cursusaanbod.
- Vertaling van berichtsjablonen voor de kalenderintegratie in uw tenant inschakelen.
- Maak een berichtsjabloon in de taal van het cursusaanbod.
Rapportvelden worden niet vertaald naar de taal van het cursusaanbod. U wordt aangeraden afzonderlijke cursussen te maken voor elk van uw ondersteunde talen en de vertaalde cursus te selecteren wanneer u de sjabloon voor het vertalen van leerkalenderberichten maakt.
Workday voert de Microsoft Outlook- en Google Calendar-integraties pas uit als u berichtsjablonen configureert, zodat u geen lege kalenderuitnodigingen naar cursisten kunt verzenden.
U hoeft de sjabloon voor kalenderberichten niet opnieuw te configureren als u de integratie wijzigt van Microsoft Outlook naar Google of omgekeerd.
Typen sjablonen voor kalenderberichten
Wanneer een leergebeurtenis wordt gepland of gewijzigd, gebruikt Workday de juiste sjabloon om een kalenderuitnodiging te genereren en naar de relevante deelnemers te verzenden. Workday biedt verschillende typen sjablonen voor kalenderberichten voor verschillende leerscenario's.
- Klassikaal: deze sjabloon wordt in Workday geactiveerd wanneer een cursist zich met klassikale lessen inschrijft of afmeldt, en wanneer leerbeheerders inschrijvingen met klassikale lessen annuleren. Deze sjabloon wordt ook geactiveerd wanneer u een cursusaanbod met klassikale lessen bewerkt.
- Virtuele klassikale les: deze sjabloon wordt in Workday geactiveerd wanneer een cursist een inschrijving met lessen uit virtuele klassikale lessen heeft of afmeldt en wanneer leerbeheerders inschrijvingen met lessen in virtuele klassikale lessen annuleren. Deze sjabloon wordt ook geactiveerd wanneer u een cursusaanbod met lessen in virtuele klassikale lessen bewerkt.
- Annulering: deze sjabloon wordt alleen geactiveerd wanneer een cursusaanbod wordt geannuleerd.
U kunt elke sjabloon aanpassen om relevante details op te nemen, zoals de tijd, locatie en instructeursgegevens van de gebeurtenis.
Als u de kalenderuitnodiging afwijst, wordt een student niet uitgeschreven uit het cursusaanbod. Studenten moeten zichzelf handmatig uitschrijven uit het cursusaanbod in Workday.
Als u de volgende velden bijwerkt in de taak
'Cursusaanbod bewerken',
worden berichtsjablonen voor Classroom of Virtual Classroom geactiveerd:
- Aanvullende informatie:
- Naam ad-hoclocatie
- Adres ad-hoclocatie
- Ruimte ad-hoclocatie
- Omschrijving
- Einddatum
- Instructeur
- Lesvolgorde:
- Aanmeldingsdetails
- Les verplicht maken
- Wachtwoord
- Tijdzone
- Titel
- Begindatum
- URL virtuele lesruimte
Voorbeeld: wanneer een cursist de inschrijving voor een virtuele klassikale les afmeldt, verzendt Workday een kalenderuitnodiging met de optie 'Geannuleerd' aan het
onderwerp ''
. In de hoofdtekst
van de e-mail wordt de informatie weergegeven die voor de virtuele klassikale les is ingesteld.Als u berekende velden gebruikt voor de berichtsjablonen, moet u ervoor zorgen dat uw integratiesysteemgebruiker (ISU) voor Learning-kalenderintegratie toegang heeft tot de berekende velden. Als uw ISU geen toegang heeft tot velden, worden deze niet weergegeven in de e-mail die naar de cursisten en instructeurs wordt verzonden. Als u aangepaste berekende velden wilt gebruiken voor de sjabloon voor kalenderberichten, moet u met Learning-beheerderstoegang berekende velden maken in het bedrijfsobject 'Les door instructeurs geleide les'.
Nieuwe en bijgewerkte sjablonen voor kalenderberichten
Een nieuwe sjabloon wordt alleen toegepast op een nieuw cursusaanbod. Er wordt alleen een nieuwe sjabloon op het bestaande cursusaanbod toegepast wanneer u het cursusaanbod bijwerkt.
Workday past de bijgewerkte sjablonen toe op het cursusaanbod wanneer u het cursusaanbod bewerkt. Daarnaast verzendt Workday een bijgewerkte sjabloon in e-mails naar bestaande ingeschreven cursisten en instructeurs wanneer u een cursusaanbod bijwerkt, en niet naar cursisten die zich inschrijven of inschrijvingen beëindigen nadat u een sjabloon hebt bijgewerkt.