Concept: configuraties voor projectfacturering instellen

U kunt vereiste velden configureren die moeten worden ingevuld bij het overdragen of splitsen van niet-arbeidsgerelateerde projecttransacties. In Workday wordt een boekingsaanpassing gemaakt wanneer u betaalde niet-arbeidsprojecttransacties overboekt of splitst in de taken

'Projectfactureringstransacties beheren'

en

'Projecttransacties overboeken'

. Projecttransacties zonder arbeid omvatten onkostendeclaraties en leveranciersfacturen. Wanneer u betaalde onkostendeclaraties of leveranciersfacturen wijzigt, gebruikt Workday de boekingsregel voor uitgaverekeningen om een boekingsaanpassing te maken. U kunt een:

Boekingsaanpassingsdatum.
Reden voor boekingsaanpassing.

De boekingsaanpassingsdatum wordt gebruikt om te bepalen welke datum moet worden gebruikt voor de journaalaanpassing. Voor alle boekingsaanpassingen is een reden voor de boekingsaanpassing vereist.

Bij overplaatsing:

Een betaalde factureerbare projecttransactie zonder arbeid is. U kunt de nieuwe projectworktag weergeven op het tabblad
'Boekingsaanpassing'
van de gekoppelde leveranciersfactuur of onkostendeclaratie.
Een onbetaalde factureerbare projecttransactie zonder arbeid. U kunt de nieuwe projectworktag rechtstreeks op de brontransactieregel weergeven.

Wanneer u een:

Reden voor overboeking: selecteer een reden in de taak
'Projectfactureringstransacties beheren
' voor elke niet op arbeid gebaseerde factureerbare transactie die u overdraagt.
Opmerkingen toevoegen bij wijzigingen in tijdsinvoer via het tabblad
'Tijdsinvoer'
in de taak
'Tijdsinvoersjabloon bewerken
'. Selecteer een tijdsblokopmerking in de taak
'Projectfactureringstransacties beheren
'. In Workday is een tijdsblokopmerking vereist voor elke factureerbare tijdtransactie die u overboekt. Het inschakelen van deze optie is ook van invloed op wijzigingen in tijdsblokken.

Als u een overdrachtsreden nodig hebt, configureert u de overdrachtsredenen en stelt u één overdrachtsreden in als standaard. Overplaatsingsredenen worden in Workday alleen gebruikt voor rapportagedoeleinden.

U kunt het selectievakje

'Opbrengstentegenboeking voor gefactureerde factureerbare transacties'

op elk gewenst moment in- of uitschakelen. Wanneer u:

Schakel het selectievakje in en bouw opbrengsten op. De status van de opbrengstenopbouw voor factureerbare transacties wordt niet opnieuw ingesteld en er worden geen tegenboekingstermijnen gemaakt bij het factureren.
Schakel het selectievakje uit. Bij facturering worden de worktagafleidingsregels voor de factureerbare transactie geëvalueerd. Als de worktag voor de factureerbare transactie wordt gewijzigd, wordt de status van de opbrengstenopbouw bijgewerkt en wordt een tegenboekingsopbrengsttermijn gemaakt.

Voorbeeld: op het tabblad

Worktagregelconfiguratie

van de projecthiërarchie configureert u de opbrengsten om de medewerker te volgen. U bouwt opbrengsten op op 15-11-2022 en de kostenplaats voor de medewerker is 123. Op 20-12-2022 draagt u de medewerker over naar kostenplaats 124. U factureert de klant op 31-12-2022.

Selectievakje 'Opbrengstentegenboeking voor gefactureerde factureerbare transacties' ingeschakeld	Tegenboeking van opbrengsten voor gefactureerde factureerbare transacties Selectievakje uitgeschakeld
Boeking van opbrengstentermijnen op 15-11-2022 voor kostenplaats 123: Niet-gefactureerde debiteuren 1000 Opbrengst 1000	Boeking van opbrengstentermijnen op 15-11-2022 voor kostenplaats 123: Niet-gefactureerde debiteuren 1000 Opbrengst 1000
Bij facturering op 31-12-2022: Geen boekingsgegevens	Bij facturering op 31-12-2022 voor kostenplaats 123: Opbrengst 1000 Niet-gefactureerde debiteuren 1000
	Bij facturering op 31-12-2022 voor kostenplaats 124: Niet-gefactureerde debiteuren 1000 Opbrengst 1000

U kunt het selectievakje Boeking

van uitgestelde factureerbare projectkosten inschakelen

gebruiken om operationele journalen te genereren voor factureerbare onkostendeclaraties en leveranciersfacturen wanneer u opbrengsten verantwoordt. Workday gebruikt de boekingsregel voor uitgaverekeningen om operationele journalen te maken. Voor de boekingsregel voor uitgaverekening kunt u de resulterende grootboekrekening configureren om een boekhoudkundige verwerking te gebruiken van:

Kosten van verkopen
die naar een grootboekrekening voor kosten of resultatenrekening moeten worden geboekt.
Uitgestelde projectkosten
die naar een activum- of balansgrootboekrekening moeten worden geboekt.

Voorbeeld: u schakelt het selectievakje Boeking

van uitgestelde factureerbare projectkosten inschakelen

in en configureert de resulterende grootboekrekening in de boekingsregel voor uitgaverekening:

Resulterende grootboekrekening	Dimensie	Waarden
Onderhanden werk	Boekhoudkundige verwerking	Uitgestelde projectkosten
Verkoopkosten	Boekhoudkundige verwerking	Verkoopkosten

U maakt een leveranciersfactuurregel met een worktag voor een factureerbaar project voor $ 100 en bekijkt de resulterende boeking:

Grootboekrekening	Debetbedrag	Creditbedrag
Onderhanden werk	100,00 USD	USD 0,00
Crediteuren	USD 0,00	100,00 USD

U maakt een opbrengstentermijn en geeft de resulterende boeking weer:

Grootboekrekening	Debetbedrag	Creditbedrag
Uitgestelde opbrengsten: product en verkoop	100,00 USD	USD 0,00
Opbrengsten	USD 0,00	100,00 USD

U maakt een boeking van opbrengstenverantwoording voor een verwerking van toegerekende of uitgestelde opbrengsten en u keurt een klantfactuur goed voor een verwerking van factuuropbrengsten. In Workday wordt automatisch het volgende secundaire operationele journaal gemaakt:

Grootboekrekening	Debetbedrag	Creditbedrag
Verkoopkosten	100,00 USD	USD 0,00
Onderhanden werk	USD 0,00	100,00 USD

Nadat u de boeking van uitgestelde factureerbare projectkosten hebt ingeschakeld, kunt u deze niet meer uitschakelen.

U kunt Workday configureren om transacties automatisch opnieuw te berekenen wanneer er een wijziging is in het gekoppelde:

Factureringsschema.
Factureringstariefblad.
Contracttariefblad.
Klantcontract.
Standaardtariefblad.

Wanneer u het selectievakje

Transacties automatisch opnieuw berekenen

inschakelt, kunt u opgeven welke factureringsstatuswaarden voor transacties door Workday opnieuw worden berekend.

Wanneer u transacties niet automatisch opnieuw berekent, vult Workday de kolom

Opnieuw berekenen

in de taak '

Projectfactureringstransacties beheren

' om de factureerbare projecten en transacties te identificeren die mogelijk opnieuw moeten worden berekend. U kunt ook aangepaste rapporten maken om factureerbare projecten en transacties weer te geven die mogelijk opnieuw moeten worden berekend.

U kunt Workday configureren om een nieuwe factureringsstatus toe te passen op factureerbare projecttransacties wanneer u een factuur weigert, annuleert of crediteert. Wanneer u facturering plant, kunt u de prompt '

Factureringsstatus van gefactureerde transacties opnieuw

instellen' wijzigen in In

afwachting van beoordeling

om transacties opnieuw te evalueren wanneer de factuur wordt geannuleerd.

U kunt Workday configureren om het raster voor factureringstransacties weer te geven met tabbladen die gerelateerde velden groeperen, of met alle velden in één weergave met behulp van de optie

Afzonderlijke tabbladen in transactieraster verbergen

. De optie is standaard uitgeschakeld.

U kunt de optie

Transactietypen voor aanpassing

gebruiken om te configureren welke transactietypen gebruikers massaal mogen wijzigen. Standaard zijn alle vier de transactietypen geselecteerd (onkosten, overige onkosten, leveranciersfacturen en tijd) en moet ten minste één transactietype worden geselecteerd. Houd er rekening mee dat u niet alle vier transactietypen kunt deselecteren. Als u alle massale wijzigingen wilt uitschakelen, kunt u de taak '

Optionele velden configureren'

gebruiken om de

knop 'Overzicht: massaal verzenden'

in het functionele gebied '

Projectfactureringstransacties beheren

' te verbergen.

Deze configuratie is van toepassing op de hele tenant en is van invloed op de mogelijkheid van alle gebruikers om transactietypen massaal te wijzigen in alle weergaven in de werkstromen 'Projectfactureringstransacties beheren' en 'Voorstel voor klantfacturen'.

U kunt Workday configureren om aangepaste validaties voor klantfactuurvoorstellen in te schakelen met behulp van de optie

Aangepaste validaties voor voorstellen van klantfacturen inschakelen

. Deze optie is standaard ingeschakeld, wat betekent dat aangepaste validaties die zijn gemaakt in het rapport

'Aangepaste validaties onderhouden

' voor de context van de

klantfactuur,

ook van toepassing zijn op klantfactuurvoorstellen.

Aangepaste validaties voor velden op de volgende tabbladen in het rapport

'Voorstel voor klantfactuur weergeven

' worden ondersteund:

Factuurkop
Factuurregels
Bijlagen

Als u bijvoorbeeld een aangepaste validatie configureert om te vereisen dat de

factuurdatum

binnen een opgegeven bereik voor klantfacturen valt, is dat bereik ook van toepassing op het veld

'Factuurdatum'

voor klantfactuurvoorstellen.

Als u aangepaste validaties wilt onderhouden of maken voor velden op het tabblad

'Projecttransacties'

, gebruikt u de context '

Details factureringstransacties project'

in het rapport

'Aangepaste validaties onderhouden

'.

Wanneer u een aangepaste validatie maakt, kunt u het veld '

Is documenteren van een klantfactuurvoorstel'

in een voorwaarderegel gebruiken om aan te geven dat een validatie alleen van toepassing is op klantfacturen of klantfactuurvoorstellen.

Als u wilt dat validaties alleen van toepassing zijn op klantfacturen, maakt u een voorwaarderegel met de volgende waarden:

And/Or
:
And
Extern bronveld of voorwaardelijke regel
:
Is het document een voorstel voor een klantfactuur
Relationele operator
:
niet gelijk aan
Vergelijkingstype
:
waarde opgegeven in dit filter
Vergelijkingswaarde
: schakel het selectievakje in.

Als u wilt dat validaties alleen van toepassing zijn op klantfactuurvoorstellen, maakt u een voorwaarderegel met dezelfde waarden als voor klantfacturen, met de volgende uitzonderingen:

Relationele operator
:
gelijk aan

U kunt Workday configureren om te voorkomen dat gebruikers tijdsblokken voor medewerkers verwijderen:

Op basis van de factureringsstatus van de tijdsblokken (Gefactureerd, Facturering wordt uitgevoerd, Gereed voor facturering, In afwachting van beoordeling, Niet factureren, Geblokkeerd). U wilt bijvoorbeeld voorkomen dat tijdsblokken worden verwijderd nadat ze zijn gefactureerd of wanneer de facturering wordt uitgevoerd, om te voorkomen dat er tijdsverrekeningen in de facturering worden gemaakt.
Voor die opbrengsten zijn al verantwoord of gepland.
Nadat het project waartoe de tijdsblokken behoren, is beëindigd.

Tijdsblokken van medewerkers die aan een of meer van de geselecteerde criteria voldoen, kunnen niet worden verwijderd.