Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2023-09-22
Concept: e-mailontvangsten voor onkosten

Concept: e-mailontvangsten voor onkosten

Onkostendeclaranten en hun gedelegeerden kunnen onkostennota's naar Workday e-mailen, waardoor het proces voor het maken en verzenden van onkostendeclaraties wordt gestroomlijnd. In plaats van nota's te downloaden en handmatig te uploaden, kunnen indieners van onkosten en hun gedelegeerden nota's per e-mail verzenden en kan Workday het volgende doen:
  • Snelle onkosten maken met nota's die als bijlagen zijn toegevoegd.
  • HTML-nota's converteren naar PDF en deze bijvoegen bij de snelle onkosten.
Workday ondersteunt:
  • Bijgevoegde ontvangsten.
  • Ontvangsten in de hoofdtekst van de e-mail (HTML).
Als u meerdere nota's aan een e-mail toevoegt, maakt Workday voor elke nota afzonderlijke snelle onkosten.
Als een e-mail een nota in de hoofdtekst van de e-mail en een bijlage bevat, worden in Workday alleen snelle onkosten gemaakt voor de bijgevoegde nota.
Als u zich aanmeldt voor het scannen van nota's op onkosten, worden de waarden in deze velden ingevuld in snelle onkosten:
  • Bedrag
  • Valuta
  • Datum
  • Retailer

E-mailadres van begunstigde voor onkosten

Begunstigden van onkosten moeten het volgende doen om nota's per e-mail te verzenden:
  • Configureer hun e-mailadres in hun Workday-contactgegevens.
    Een begunstigde van onkosten kan meer dan één e-mailadres in de contactgegevens hebben.
  • Gebruik het e-mailadres in de Workday-contactgegevens om nota's naar het specifieke domein te verzenden.
Workday gebruikt het e-mailadres om de nota te matchen met de begunstigde van de onkosten. Vervolgens worden de snelle onkosten gemaakt.
Gedelegeerden moeten het e-mailadres van de begunstigde van de onkosten invoeren in het CC-veld van een e-mail om namens hen snelle onkosten te maken. Workday gebruikt het e-mailadres van de begunstigde van de onkosten en het e-mailadres van de gedelegeerde om de relatie met de gedelegeerde te evalueren en snelle onkosten te maken voor de begunstigde van de onkosten. Als er geen gedelegeerderelatie bestaat, maakt Workday snelle onkosten met behulp van het e-mailadres van de gedelegeerde.

Onkostennota's per e-mail verzenden:

Het volgende wordt aanbevolen:
  • Voorkomen van meerdere doorsturen in de hoofdtekst van de e-mail (bijvoorbeeld: DOORSPOREN: DOORSPOELEN:) voor een betere OCR-nauwkeurigheid.
  • Ontvangsten verzenden als bijlagen of in de hoofdtekst van de e-mail.
  • Het verzenden van deze bestandstypen voor bijlagen die worden ondersteund door OCR: JPEG, JPG, PNG, WEBP, BMP, PDF, TIFF, TIF, GIF.
Afbeeldingen, zoals logo's, advertenties of kaarten waarnaar in de hoofdtekst van de e-mail wordt verwezen, kunnen niet worden opgenomen in het gegenereerde PDF-bestand als ze zich buiten de Workday-tenantfirewall bevinden.
Als u snelle onkosten wilt maken, moeten bestandstypen aan de volgende groottevereisten voldoen:
Bestandstype:
Grootte
PDF
Willekeurige grootte
PNG of TIFF
Groter dan 40 KB
Overige bestanden
Groter dan 20 KB
De volgende bestandstypen worden niet ondersteund: CSS, CSV, ICS, MSG, PGP, PROPERTIES, RPTDESIGN, SVG, TXT, WSDL, WXF, XML, XLS, XLSM, XLSX, XPD, XSL, XSLT, ZIP.

Meldingen

Voor begunstigden van onkosten: als er fouten zijn opgetreden bij het maken van snelle onkosten, verzendt Workday een taak naar 'Mijn taak' voor de begunstigde van de onkosten.
Als voor gedelegeerden geen relatie voor gedelegeerden tot stand wordt gebracht, worden snelle onkosten voor de gedelegeerde gemaakt. De gedelegeerde krijgt vervolgens een taak in de lijst 'Mijn taken'.