Overwegingen bij instellingen: tekenbevoegden voor bankrekening
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van tekenbevoegden voor bankrekeningen. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
In Workday kunt u tekenbevoegden voor bankrekeningen instellen om medewerkers en externe commissieleden aan te wijzen als ondertekenaars voor afzonderlijke bankrekeningen. U kunt vastleggen van ondertekenaars die namens de accounteigenaar toegang hebben tot een account en deze kunnen beheren.
Belangrijkste voordelen
Met tekenbevoegden voor bankrekeningen kunt u:
- Maak ondertekenaars op basis van uw bestaande lijst met werknemers en externe commissieleden.
- Identificeer inactieve ondertekenaars op bedrijfsbankrekeningen om fraude te verminderen en de controles te verbeteren.
- Stroomlijn het rapportageproces voor buitenlandse bankrekeningen door belangrijke gegevenspunten voor ondertekenaars in aangepaste rapporten te identificeren.
- Rapporteren over wijzigingen ondertekenaars om te voldoen aan de rapportagevereisten voor externe en interne audits.
Gebruiksscenario's
U hebt de volgende mogelijkheden:
- Identificeer eenvoudig en nauwkeurig de ondertekenaars voor elke bankrekening van het bedrijf.
- Configureer bedrijfsprocessen om u een melding te sturen wanneer uw ondertekenaars van functie veranderen of niet meer actief zijn.
- Gegevens van ondertekenaars wijzigen op basis van functiewijzigingen voor een ondertekenaar die hun machtigingen wijzigen.
- Gebruik rapporten om inactieve of beëindigde ondertekenaars voor uw bankrekeningen bij te houden en te identificeren gedurende een gedefinieerde periode.
Belangrijke vragen
Vraag | Overwegingen |
|---|---|
Hoe selecteert u personen die een bankrekening hebben ondertekend in Workday? | Ondertekenaars en de bijbehorende gegevens zijn in Workday beschikbaar als medewerkers en externe commissieleden. Wanneer u ondertekenaars maakt, selecteert u medewerkers of externe commissieleden die al voor uw organisatie zijn gedefinieerd. |
Welke goedkeuringsniveaus hebt u nodig voor uw ondertekenaars? | Wanneer u tekenbevoegden definieert, kunt u voor elke bankrekening de juiste goedkeuringsinstanties en limieten toewijzen.
Voorbeeld: u kunt één type goedkeuringsinstantie toewijzen aan een CFO die nooit secundaire goedkeuring nodig heeft om een betaling vanaf een bankrekening uit te voeren. Op dezelfde manier kunt u een kasanalist autoriseren om altijd een gezamenlijke ondertekenaar te vereisen voor secundaire goedkeuring. U kunt ook machtigingstypen combineren met minimale en maximale goedkeuringslimieten. Voorbeeld: een ondertekenaar heeft één machtiging voor het uitvoeren van een betaling van minder dan USD 100.000, maar vereist gezamenlijke goedkeuring voor betalingsbedragen van meer dan USD 100.000. |
Moet u goedkeuringslimieten voor ondertekenaars bijhouden in een bankrekeningvaluta of door de gebruiker gedefinieerde valuta? | Workday ondersteunt beide typen valuta's. Wanneer u een tekenbevoegde voor een bankrekening maakt, kunt u limieten voor ondertekenaars definiëren met behulp van de valuta van de bankrekening. U kunt de bankrekeningvaluta ook overschrijven met een andere valuta. Voorbeeld: u hebt een ondertekenaar gemaakt met behulp van de bankrekeningvaluta in EUR, maar uw organisatie standaardiseert nu alle ondertekenaarslimieten in USD. |
Kunt u tekenbevoegden voor bankrekeningen gebruiken voor de verwerking van transacties en afrekeningen in Workday? | De functionaliteit voor de tekenbevoegde voor de bankrekening is onafhankelijk van de afrekenings- en andere transactiewerkstromen. Als u wilt definiëren welke gebruikers Workday-transacties kunnen initiëren, beoordelen en goedkeuren, configureert u de bedrijfsprocessen met de respectieve gebruiker voor elk transactietype. |
Aanbevelingen
- Tekenbevoegden die ondersteunende documenten nodig hebben, voegt u deze als bijlage toe wanneer u tekenbevoegden voor bankrekeningen maakt of bewerkt. Voorbeelden hiervan zijn paspoorten of andere vormen van identificatie die vereist zijn van de financiële instellingen.
- Als u een tekenbevoegde moet wijzigen, gebruikt u de taak 'Ondertekenaars voor bankrekening wijzigen'om de details te wijzigen. De wijzigingen worden toegepast zodra ze zijn goedgekeurd.Voorbeeld: u vervangt een inactieve of beëindigde ondertekenaar door een actieve ondertekenaar voor een specifieke bankrekening. U kunt ook alle regels voor ondertekenaars met de ondertekenaars verwijderen die zijn beëindigd.
Vereisten
- Definieer alle bankrekeningen van het bedrijf in Workday waarvoor tekenbevoegden zijn vereist.
- Definieer betalingstypen voor ondertekenaars, zoals cheques, creditcards of elektronische overboekingen.
- Definieer medewerkers of externe commissieleden die als ondertekenaars moeten worden aangewezen.
- Beveiligde toegang tot Workday Human Capital Management (HCM) om bedrijfsprocesmeldingen voor wijzigingen in arbeidsplaatsen of externe commissielidmaatschappen te configureren voor ondertekenaars.
Beperkingen
Als u tekenbevoegden massaal aan meerdere rekeningen tegelijk wilt toewijzen, moet u de webservices voor tekenbevoegden voor bankrekeningen gebruiken. U kunt alleen handmatig ondertekenaars maken voor afzonderlijke bankrekeningen.
Tenantinstellingen
- Ondertekenaars maken met behulp van werknemers of externe commissieleden.
- Maak goedkeuringsmethoden voor handtekeningen voor ondertekenaars, zoals digitale, fysieke of scanmethoden.Voorbeeld: u autoriseert sommige ondertekenaars om transacties te verifiëren met behulp van een digitale handtekening. Andere ondertekenaars moeten fysieke handtekeningen gebruiken om betalingen van bepaalde bankrekeningen goed te keuren.
- Definieer machtigingstypen voor ondertekenaars, zoals enkelvoudige of gezamenlijke goedkeurders.
Beveiliging
Configureer deze beveiligingsdomeinen in het functionele gebied Liquiditeitsbeheer:
Domein | Overwegingen |
|---|---|
Instellen: ondertekenaar
| Gebruikers kunnen medewerkers en externe commissieleden instellen als ondertekenaars voor ondertekenaars van bankrekeningen. |
Instellen: beveiligde bijlage voor ondertekenaar
| Gebruikers kunnen beveiligde bijlagen voor ondertekenaars weergeven. |
Instellen: gegevens tekenbevoegde bankrekening
| Gebruikers kunnen:
|
Instellen: tekenbevoegde bankrekening
| Biedt toegang tot de volgende subdomeinen:
|
Proces: tekenbevoegde bankrekening
| Gebruikers kunnen:
|
Bedrijfsprocessen
Bedrijfsproces | Overwegingen |
|---|---|
Gebeurtenis voor tekenbevoegden voor bankrekening
| Configureer deze optie om tekenbevoegden voor bankrekeningen te maken of te bewerken die worden gerouteerd voor beoordelingen en goedkeuringen. |
Functie wijzigen
Ontslagneming verzenden Beëindigen | Configureer deze Workday HCM-bedrijfsprocessen om meldingen te ontvangen wanneer medewerkers de functiestatus wijzigen, zoals bij een overplaatsing, promotie, ontslagneming of beëindiging. Op basis van de wijzigingen kunt u de benodigde wijzigingen aanbrengen in de bijbehorende ondertekenaar.
Bewerk de bedrijfsprocesdefinities om de stap voor de tijdelijke aanduiding voor de stapconfiguratie toe te voegen nadat het bedrijfsproces is voltooid. Voeg vervolgens meldingen toe aan deze stap met hun ontvangers.Met de stap Tijdelijke aanduiding voor stapconfiguratie (service) kunt u meldingen configureren vóór of na een andere stap die de configuraties niet bevat. |
Commissielidmaatschap beheren
| Configureer dit Workday HCM-bedrijfsproces om meldingen te ontvangen wanneer externe commissieleden inactief worden of hun commissielidmaatschap beëindigen. Op basis van de wijzigingen kunt u de benodigde wijzigingen aanbrengen in de bijbehorende ondertekenaar.
Bewerk de bedrijfsprocesdefinitie om de stap voor de tijdelijke aanduiding voor de stapconfiguratie toe te voegen nadat het bedrijfsproces is voltooid. Voeg vervolgens meldingen toe aan deze stap met hun ontvangers.Met de stap Tijdelijke aanduiding voor stapconfiguratie (service) kunt u meldingen configureren vóór of na een andere stap die de configuraties niet bevat. |
Rapportage
Rapport of dashboard | Overwegingen |
|---|---|
Uitzonderingen voor tekenbevoegden voor bankrekeningen
| Hiermee kunt u de inactieve ondertekenaars weergeven die nog aan bankrekeningen zijn toegewezen. |
Tekenbevoegden voor bankrekening zoeken
| Hiermee kunt u de tekenbevoegden voor uw bankrekening weergeven, gefilterd op details van tekenbevoegden.
In het rapport worden alle tekenbevoegden voor de bankrekening weergegeven met de status 'Goedgekeurd' . |
Historische wijzigingen in tekenbevoegden voor bankrekeningen zoeken
| Hiermee kunt u alle wijzigingen in tekenbevoegden voor bankrekeningen weergeven tussen de datums die u opgeeft. U kunt de wijzigingen ook filteren op de relevante kenmerken van de tekenbevoegde.
Voorbeeld: u gebruikt het rapport voor auditdoeleinden om te controleren of alle wijzigingen in ondertekenaars zijn geautoriseerd. |
Ondertekenaars weergeven
| Hiermee kunt u alle ondertekenaars weergeven die u hebt gemaakt om toe te voegen als ondertekenaars.
In het rapport worden de details van de ondertekenaar weergegeven en wordt aangegeven of er documenten zijn bijgevoegd voor een ondertekenaar. |
We raden u aan de volgende rapportgegevensbronnen te gebruiken om aangepaste rapporten te maken:
- Snapshots van tekenbevoegden voor bankrekening: hiermee worden de historische wijzigingen weergegeven die zijn aangebracht in tekenbevoegden voor bankrekeningen.Voorbeeld: om te bepalen wanneer tekenbevoegden voor bankrekeningen zijn toegevoegd of bijgewerkt, kunt u een aangepast rapport maken met details van tekenbevoegden vanaf een specifieke datum.
- Tekenbevoegden voor bankrekeningen: hiermee worden alle tekenbevoegden voor bankrekeningen weergegeven.Voorbeeld: als u buitenlandse bankrekeningen gebruikt, kunt u een aangepast rapport maken als aanvulling op rapporten voor buitenlandse banken en financiële rekeningen (FBAR). U kunt het aangepaste rapport gebruiken om alle ondertekenaars te identificeren met een cumulatief banksaldo van 10.000 USD of meer binnen een opgegeven datumbereik.
- Ondertekenaars: geeft alle ondertekenaars weer die u kunt volgen en beheren voor auditrapportagevereisten.
Integraties
Webservice | Overwegingen |
|---|---|
Tekenbevoegden voor bankrekening ophalen
| Haalt tekenbevoegden voor bankrekeningen op uit Workday die de door u opgegeven criteria gebruiken. Vervolgens kunt u de gegevens van de ondertekenaar exporteren naar systemen van derden. |
Ondertekenaars ophalen
| Haalt ondertekenaars op uit Workday die de door u opgegeven criteria gebruiken. Vervolgens kunt u de ondertekenaars exporteren naar systemen van derden. |
Tekenbevoegde voor bankrekening plaatsen
| Importeert en maakt tekenbevoegden voor bankrekeningen voor bankrekeningen. |
Put Signer
| Importeert en maakt ondertekenaars voor bankrekeningen. |
Tekenbevoegde voor bankrekening verzenden
| Hiermee maakt u een gebeurtenis voor toevoegingen, updates of verwijderingen door ondertekenaars. Verzend deze vervolgens via het bedrijfsproces Gebeurtenis voor tekenbevoegden voor bankrekeningen ter beoordeling en goedkeuring. |
Relaties en interacties
U gebruikt de HCM-bedrijfsprocessen van Workday om meldingen voor wijzigingen voor ondertekenaars te configureren.
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.