Concept: bankrekeningafstemming
Gebruik bankafstemmingsverwerking om bankrekeningoverzichten af te stemmen met uw kastransacties. Workday biedt verschillende manieren om uw rekeningen af te stemmen:
- Snelle invoer en afstemming.
- Handmatige invoer van bankrekeningoverzichten en handmatige of automatische afstemming.
- Upload bankrekeningoverzicht en handmatige of automatische afstemming.
Snelle invoer en afstemming
Als u een papieren bankrekeningoverzicht hebt, kunt u met deze methode een versie van uw bankrekeningoverzicht maken in Workday op basis van uw eigen rekeningrecords. Terwijl u dit gegenereerde bankoverzicht vergelijkt met het bankoverzicht, stemt u matchende posten handmatig af of voegt u nieuwe posten toe. Wanneer u klaar bent, is de afstemming voltooid. Deze bankafstemmingsmethode vereist geen instellingen, behalve het maken van uw bankrekeningen en is redelijk snel voor een klein aantal transacties.
Invoer bankrekeningoverzicht
Door het bankrekeningoverzicht in Workday vast te leggen, kan Workday uw kastransacties tijdens het afstemmen vergelijken met het bankrekeningoverzicht. U kunt de bankrekeningoverzichtsgegevens in Workday vastleggen door:
- De bankrekeningoverzichtsgegevens handmatig item voor item invoeren.
- Het overzicht wordt geüpload met behulp van een openbare webserviceintegratie die u met uw bank hebt ingesteld.
Bankafstemming
Zodra u de bankrekeningoverzichtsgegevens in Workday hebt, kunt u deze handmatig of automatisch afstemmen. Met het bankafstemmingsproces kunt u:
- Elk bankrekeningoverzichtsitem afstemmen met een matchend item in uw rekeningrecord.
- Voeg items toe aan uw rekeningrecord wanneer het item voor het eerst op het bankrekeningoverzicht wordt vermeld. Voorbeeld: overboekingen of servicekosten.
- Registeritems afstemmen met bankrekeningoverzichtsregels die door Workday worden voorgesteld als bijna-matches.
Handmatige afstemming
Met handmatige afstemming kunt u handmatig zoeken naar matchende rekeningtransacties en bankrekeningoverzichtsregels op basis van matchende kenmerk- en afvinkitems. U kunt verschillende relaties van bankrekeningoverzichtsregels en rekeningtransacties afstemmen:
- Meerdere bankrekeningoverzichtsitems koppelen aan één item in uw rekeningrecords.
- Twee of meer bankrekeningoverzichtsregels of twee of meer afstembare items die elkaar compenseren.
- Van één bankrekeningoverzichtsitem naar meerdere items in uw rekeningrecords.
- Meerdere bankrekeningoverzichtsitems met meerdere items in uw rekeningrecords.
Automatische afstemming
Wanneer u een bankrekening maakt of bewerkt, geeft u een basis- of geavanceerde automatische afstemming op. U kunt deze ook instellen om te worden uitgevoerd wanneer u een overzicht laadt, of u kunt automatische afstemming handmatig starten. U kunt één bankrekeningoverzicht tegelijk of meerdere bankrekeningoverzichten binnen een opgegeven datumbereik afstemmen.
- Automatische basisafstemming- een automatische basisafstemming kijkt naar de transactiebedragen en -datums terwijl bankrekeningoverzichtsposten worden vergeleken met uw operationele transacties. Wanneer beide matchen, wordt het item afgestemd. Als 1 matcht, wordt een match voorgesteld, maar niet afgestemd.
- Geavanceerde automatische afstemming- voor geavanceerde automatische afstemming moet u definities maken voor transactiesjablonen, -doelen, afstemmingsredenen en regels. U gebruikt de regels om items op bankrekeningoverzichten te matchen met items uit uw rekeningrecords.Workday gebruikt regels met een afstemmingsactie om regels af te stemmen die exact matchen of die voldoen aan een door de gebruiker gedefinieerde tolerantie. Als de regels goed matchen, gebruikt Workday regels met een voorgestelde actie om een suggestie te doen. Voorbeeld: als een regel in uw rekeningen wordt gevonden waarvoor het referentienummer en de datum overeenkomen en het bedrag bijna overeenkomt, stelt Workday een aanpassing voor.Voor regels bij eerste melding kan Workday automatisch ad-hocbanktransacties maken.
Nadat u een automatische afstemming hebt uitgevoerd, kunt u een handmatige afstemming gebruiken om te zoeken naar resterende niet-afgestemde bankrekeningoverzichtsregels voor match met transacties.