Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2023-06-23
Budgetcontroleresultaten voor uitgavetransacties beoordelen

Budgetcontroleresultaten voor uitgavetransacties beoordelen

Bekijk de resultaten van de mislukte budgetcontrole voor een uitgavetransactie en bepaal hoe u wilt doorgaan. Uw keuzen zijn afhankelijk van of u het budgetbeheer hebt geconfigureerd om:
  • Waarschuwing als de budgetcontrole is mislukt.
  • Beheer het budget en voorkom goedkeuring van transacties totdat het budget is gepasseerd.
In Workday worden alleen transactieregels weergegeven waarvoor de budgetcontrole in 'Mijn taken' is mislukt, geen transactieregels die voldoen aan de budgetcontroleregels
voor slagen
 of
overslaan
 .
De transactie in 'Mijn taken' kan onderhevig zijn aan budgetten voor meerdere bedrijven en planstructuren. In Workday worden alle budgetten weergegeven die niet door een transactie kunnen worden gehaald.
Met de stap
'Financieel budget controleren'
 van het bedrijfsproces voor procurement, onkostendeclaraties of uitgaveautorisatie wordt de budgetcontrole voor procurement- en uitgaveautorisatietransacties uitgevoerd door:
  • Berekening van boekingsverplichtingen voor de transactie.
  • Het vergelijken van die niet-geboekte verplichting met de verschillende budgetten die van toepassing zijn op de transactie. Voor procurementtransacties vergelijkt het subproces ook die niet-geboekte verplichting.
Voor procurement- en onkostentransacties ontvangt u een taak in 'Mijn taken' om de mislukte budgetcontrole te beoordelen als:
  • Er is onvoldoende budget voor de transactie.
  • Er is een journaalfout opgetreden (zoals het boeken van een boeking in een niet-geopende grootboekperiode).
Als de budgetcontrole voor de transactie doorgaat, wordt deze beoordelingsstap overgeslagen en wordt de goedkeuring door het bedrijfsproces voor procurement of onkostendeclaraties voltooid.
  1. Open 'Mijn taken' om de budgetcontrole te beoordelen.
  2. Houd bij het beoordelen van de budgetcontrole in 'Mijn taken' rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Overschrijving aanvragen:
    Verzendt een aanvraag voor het overschrijven van een mislukte budgetcontrole naar een geautoriseerde goedkeurder. Als een geautoriseerde goedkeurder een overschrijving toekent, wordt voor alle volgende goedkeurders de status
    'Overschrijving toegekend'
     weergegeven naast de budgetcontrolestatus voor de transactie. Na goedkeuring wordt de transactie vooruitgeschoven naar de volgende stap in het bovenliggende bedrijfsproces.
    Controleperioden
    De perioden die worden beheerd door Workday. Deze kunnen verschillen per budgetinvoerperiode. Voorbeeld: u kunt budgetbedragen op maand invoeren, maar u kunt dit beheren door het volledige budgetbedrag te groeperen voor een kwartaal of een budgetduur. Een transactie kan van invloed zijn op meerdere budgetten, die verschillende controleperioden kunnen hebben.
    Budgetcontroleoptie:
    De budgetcontroleoptie die ervoor heeft gezorgd dat de budgetcontrole is mislukt voor de transactie.
    • Waarschuwen
      : hiermee kunt u doorgaan met de goedkeuring van transacties zonder corrigerende maatregelen te nemen om de uitzondering op te lossen.
    • Controle
      : hiermee wordt voorkomen dat transacties worden goedgekeurd totdat de transactie of het budget is herzien waardoor de budgetcontrole van de transactie kan worden doorstaan.
    Plannen tot heden
    Als u de optie voor budgetcontrole hebt geconfigureerd om cumulatieve controleperioden te gebruiken, bepaalt Workday het budgetbedrag op basis van de huidige controleperiode en eventuele eerdere controleperioden.
    Weergeven
    Klik voor elk budget op om het rapport
    Uitzonderingen budgetcontrole
     weer te geven.
    In het rapport wordt de impact van de transactie op het budget weergegeven en wordt aangegeven hoeveel het budget overschrijdt. U kunt een drilldown uitvoeren op de waarde
    Huidige transactie
     om vast te stellen waardoor de uitzondering wordt veroorzaakt.
    Als u het rapport opent vanuit de algemene zoekopdracht naar plannen of planhiërarchieën met bedrijfshiërarchieën, moet u de volledige transactie-ID handmatig invoeren in de prompt
    Transactie
     om uw transactie te selecteren.
    Transacties
    Klik op dit tabblad om de transacties weer te geven waarvoor deze budgetcontrole is mislukt.
    Vanaf hier kunt u een drilldown uitvoeren op de transactie om het bedrag en de worktags te bekijken die aan elke regel zijn gekoppeld. De transactie geeft ook de
    status van de budgetcontrole
    weer.
  3. Als u gemachtigd bent om transactiejournalen weer te geven, selecteert u
    Boekingsgegevens
    Boekingsgegevens weergeven
     in het menu met gerelateerde acties voor de transactie om de boekingsdetails weer te geven.
  4. Houd bij het beoordelen van de boekingsdetails van de transactie rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Gegevens operationeel journaal
    Beoordeel de
    boekingsdatum
    , die bepaalt in welke journaalperiode de boekingsposten voor de transactie moeten worden geboekt, en het
    grootboek
     (verplichting, verplichting of werkelijke waarden).
    Journaalregels
    Beoordeel de beïnvloede grootboekrekeningen, debet- en creditrekeningen en worktags. U kunt ook de budgetdatum zien, die u kunt gebruiken om de budgetbedragen en controleperioden te bepalen die van toepassing zijn op deze transactie.
  5. Nadat u de informatie hebt bekeken die aangeeft waarom de budgetcontrole voor de transactie is mislukt, voert u een van de volgende acties uit:
    • Pas het budget aan.
    • Als u budgetcontroles uitvoert op budgetdatum, wijzigt u de budgetdatum van de transactie zodat de transactie geheel of gedeeltelijk in een andere controleperiode valt.
    • Corrigeer de journaalfout.
    • Verzend de transactie terug naar de aanvrager voor revisie. Voorbeeld: u verzendt de transactie terug naar de aanvrager omdat deze te veel heeft aangevraagd.
    • Wijs de aanvraag af.
    • Ga toch door met de goedkeuring van de transactie. U kunt alleen doorgaan als de budgetcontrole is mislukt als u de budgetcontrole hebt geconfigureerd als
      'Waarschuwing'
      .
    Voorbeeld: als u meerdere inkooporders in een groep hebt verzonden en slechts één inkooporder over onvoldoende budget beschikt, geeft de groep de budgetcontrolestatus '
    Mislukt (onvoldoende budget)'
    weer. Alle drie de inkooporders in de groep hebben de status 'In behandeling'. Annuleer de inkooporders, breng de benodigde correcties aan en geef ze opnieuw uit in twee afzonderlijke transacties.
  6. Ga terug naar 'Mijn taken' om de budgetcontrole te beoordelen en klik op
    'Verzenden'
     om de budgetcontrole voor de transactie opnieuw uit te voeren.
Zodra het budget voor de transactie is overschreden, wordt het bedrijfsproces voor inkoop- en onkostendeclaraties voltooid en boekt Workday de boeking voor de goedgekeurde transactie:
  • Voor procurementtransacties boekt Workday boekingen in het grootboek van de toezegging, verplichting of werkelijke waarden.
  • Voor onkostendeclaraties en uitgaveautorisaties boekt Workday boekingen in het grootboek voor zachte verplichtingen en werkelijke waarden.
  • Voor alle transacties en om transacties voor het reserveren van budgetten mogelijk te maken, boekt Workday boekingen in journalen met de boekingsstatus 'Gereserveerd' in het betreffende grootboek nadat de eerste budgetcontrole is geslaagd. Boekingen in Workday worden alleen op deze manier geboekt als u
    Gereserveerde journaalregels opnemen
     in uw plan selecteert.
Na de goedkeurings- en voltooiingsstappen van het bedrijfsproces boekt Workday boekingen naar journalen met de status 'Geboekt'.