Controleopties voor uitgaveplannen instellen

Maak uw financiële plannen of toezeggingsvoorstel-, toezeggings- of projectbudgetten.

Stel budgetbeheeropties in voor elk plan dat u wilt budgetcontroleren. Deze instellingen bepalen het volgende:

De plannen of budgetten waarvoor budgetcontrole is ingeschakeld.

Het niveau van ernst waarmee het budget moet worden beheerd.

De perioden waarvoor u het budget beheert.

Of plan- of budgetbedragen worden geaccumuleerd uit eerdere perioden.

Workday ondersteunt maximaal 50 regels voor budgetbeheeropties.

Open de taak

Budgetcontroleopties bewerken

Houd bij het invullen van het tabblad

Financiële gegevens

rekening met het volgende:

Optie	Omschrijving
Boekjaar	U kunt slechts één set budgetbeheeropties configureren voor de duur van een plan of budget, zoals gedefinieerd door de structuur en het boekjaar.
Budgetcontrole inschakelen	Selecteer deze optie om budgetcontrole in te schakelen voor financiële transacties waarbij het bedrijfsproces het subproces Budget controleren (financieel) als stap bevat.
Credittransacties toestaan	Selecteer deze optie om automatisch credittransacties door te geven die het budget verhogen als Workday een overeenkomende planregel vindt.
Gereserveerde journaalregels opnemen	Selecteer deze optie om journalen met de status Gereserveerd op te nemen in berekeningen van het beschikbare saldo. Workday neemt ook gereserveerde journaalregels op in de kolom Huidige uitgaven wanneer u financiële plannen wijzigt waarvoor Contextuele aanpassingen gebruiken is geselecteerd in de planstructuur. Voorbeeld: u hebt twee bestelaanvragen die van invloed zijn op hetzelfde budget. Als dit selectievakje is ingeschakeld, verzendt u de eerste bestelaanvraag. Zodra de eerste bestelaanvraag de budgetcontrole doorstaat, doet Workday het volgende: De journalen krijgen onmiddellijk de status Gereserveerd . Houdt rekening met deze gereserveerde journalen bij het berekenen van het beschikbare budget voor de tweede bestelaanvraag. U kunt dit selectievakje ook inschakelen als u niet ook Budgetcontrole inschakelen selecteert. Als Budgetcontrole inschakelen is uitgeschakeld, kunt u gereserveerde journalen nog steeds opnemen in de toezeggingsboeking, zelfs zonder een budgetcontrole uit te voeren.
Budgetcontroleoptie	Selecteer het ernstniveau waarmee u het budget wilt beheren. Beide opties waarschuwen de persoon die verantwoordelijk is voor het beoordelen van de impact van een transactie op een plan of budget wanneer: Er zijn onvoldoende saldo's voor de transactie. Er zijn geen planregels die overeenkomen met de journaalregels in de transactie. Waarschuwen : selecteer deze optie om de beoordelaar toe te staan door te gaan met de goedkeuring van de transactie zonder corrigerende maatregelen te nemen om de uitzondering op te lossen. Beheren : selecteer deze optie om goedkeuring van transacties te voorkomen totdat de transactie of het budget wordt herzien en de transactie de budgetcontrole doorstaat.
Cumulatieve controleperioden	Selecteer deze optie om het bedrag van alle controleperioden te accumuleren tot de budgetdatum of boekingsdatum. Niet-bested budget uit eerdere perioden wordt overgedragen naar de volgende periode en is beschikbaar voor gebruik in die volgende periode. Schakel dit selectievakje uit om de transactie alleen te vergelijken met het bedrag voor de controleperiode waarin de budgetdatum of boekingsdatum van de transactie valt. Voorbeeld: als een bestelaanvraag die halverwege het jaar is gemaakt, is onderworpen aan een budget, vergelijkt Workday de transactie met het cumulatieve budgetbedrag voor de eerste 6 maanden.
Beheren op invoerperioden	Geef op voor welke perioden het budget moet worden beheerd. U kunt uw bedrag beheren op basis van andere perioden dan uw planinvoerperioden. Voorbeeld: u kunt budgetbedragen per maand invoeren en beheren door het volledige budgetbedrag te groeperen over een kwartaal of budgetduur.
Grootboektypen voor budgetcontrole	Selecteer welke grootboektypen in de budgetcontrole moeten worden opgenomen. Voorbeeld: u kunt alleen uw inkooporders (verplichtingen) opnemen voor budgetcontrole en uw bestelaanvragen tot inkoop (verplichtingen) uitsluiten. Met deze configuratie omvat Workday automatisch: Verplichtingsgrootboeken en werkelijke grootboeken op de achtergrond als u het grootboek voor de verplichting selecteert. Werkelijke grootboeken op de achtergrond als u het verplichtingsgrootboek selecteert.
Overschrijving budgetcontrole toestaan	Selecteer deze optie om beoordelaars van budgetcontroles in staat te stellen goedkeuringen voor uitzonderingen voor budgetcontroles aan te vragen. Als een geautoriseerde goedkeurder een overschrijving toekent, geeft Workday voor alle volgende goedkeurders de status Overschrijving toegekend weer naast de status van de budgetcontrole voor de transactie. Nadat de overschrijving is goedgekeurd, wordt de transactie vooruitgeschoven naar de volgende stap in het bovenliggende bedrijfsproces. U moet eerst Beheer selecteren voor de optie Budgetcontrole .

(Optioneel) Houd bij het maken van het tabblad

Budgetcontroleoptieregel

voor het maken van budgetcontroleregels voor bepaalde combinaties van grootboekrekening en dimensies rekening met het volgende:

Optie	Omschrijving
Budgetcontroleoptie	Geslaagd : selecteer deze optie om een regel te maken waarmee een transactie de budgetcontrole kan doorstaan, zelfs als het budget wordt overschreden. Overslaan : selecteer deze optie om een regel te maken waarmee een transactie budgetcontrole kan overslaan en de status Niet vereist kan worden weergegeven, zelfs als de budgetcontrole anders zou zijn mislukt. De budgetcontroleopties die u selecteert, moeten verschillen van de budgetcontroleoptie die u op het tabblad Financiële gegevens configureert. Als er geen regels in het raster van toepassing zijn op uw transactie, gebruikt Workday de optie voor budgetcontrole die u op het tabblad Financiële gegevens configureert.
Tolerantiepercentage Tolerantiebedrag	Voer een tolerantiepercentage of -bedrag in, zodat de budgetcontrole alleen door de transactie mislukt wanneer het tolerantiebedrag boven het budget wordt overschreden.

Optie

Omschrijving

Budgetcontroleoptie

Geslaagd
: selecteer deze optie om een regel te maken waarmee een transactie de budgetcontrole kan doorstaan, zelfs als het budget wordt overschreden.

Overslaan
: selecteer deze optie om een regel te maken waarmee een transactie budgetcontrole kan overslaan en de status Niet vereist
kan worden weergegeven, zelfs als de budgetcontrole anders zou zijn mislukt.

De budgetcontroleopties die u selecteert, moeten verschillen van de budgetcontroleoptie die u op het tabblad

Financiële gegevens

configureert. Als er geen regels in het raster van toepassing zijn op uw transactie, gebruikt Workday de optie voor budgetcontrole die u op het tabblad

Financiële gegevens

configureert.

Tolerantiepercentage

Tolerantiebedrag

Voer een tolerantiepercentage of -bedrag in, zodat de budgetcontrole alleen door de transactie mislukt wanneer het tolerantiebedrag boven het budget wordt overschreden.

U kunt slechts één worktag van elk type per regel voor budgetbeheeropties selecteren.

Workday gebruikt deze instellingen om het gedrag van het bedrijfsproces Budget controleren (financieel controleren)
te bepalen. U kunt Budget controleren (financieel)
als subprocesstap toevoegen aan financiële bedrijfsprocessen om het budget te controleren voordat u de uitgavetransactie goedkeurt. Voor een lijst met bedrijfsprocessen die dit subproces inschakelen, bekijkt u het rapport

Opties bedrijfsprocesconfiguratie

U kunt het rapport

Budgetbeheeropties weergeven

gebruiken om de configuratie van uw budgetcontrole voor een bedrijf en planstructuur te bekijken.

Stappen: plannen of budgetten instellen