Concept: valuta's op onkostendeclaraties
De valuta die in onkostendeclaraties in Workday wordt gebruikt, is afhankelijk van:
- Bedrijfsvaluta.
- Voorkeursvaluta van de medewerker.
- Invoervaluta.
- Factureringsvaluta.
Bedrijfsvaluta
Workday gebruikt de bedrijfsvaluta die is ingesteld voor onkostendeclaraties om de medewerker te vergoeden.
Voorkeursvaluta van medewerker
Als de bedrijfsvaluta afwijkt van de valuta voor de betalingskeuze voor een medewerker, wordt de medewerker vergoed met behulp van de voorkeursvaluta.
U kunt de voorkeursvergoedingsvaluta voor een medewerker instellen, terwijl medewerkers hun betalingskeuzevaluta ook kunnen wijzigen via selfservicetransacties.
Voorbeelden:
- Een Amerikaans bedrijf met een kantoor in Ierland wil onkosten aan Ierse werknemers vergoeden in EUR, niet in USD.
- Een Europees bedrijf stuurt medewerkers met een tijdelijke aanstelling naar Japan. Tijdens de duur van hun toewijzing kunnen de medewerkers de valuta voor de betalingskeuze wijzigen in JPY.
Invoervaluta
De invoervaluta is de valuta waarin de onkosten worden gemaakt. Deze valuta wordt door Workday geconverteerd naar de standaardvergoedingsvaluta van de onkostendeclaratie. In onkostendeclaraties met meerdere valuta's kunt u deze valuta op elke onkostendeclaratieregel overschrijven.
Als de invoervaluta afwijkt van de vergoedingsvaluta, wordt het bedrag geconverteerd naar de vergoedingsvaluta met behulp van de standaardkoers. U kunt het tarief en het vergoedingsbedrag voor elke onkostendeclaratieregel overschrijven.
Voorbeeld: Suzanne is een in de VS gevestigde medewerker en u vergoedt haar doorgaans in USD. Ze gaat op zakenreis naar Sydney, Australië, en wisselt USD in voor AUD op de luchthaven van Sydney. Vervolgens brengt ze haar hotel in rekening van haar persoonlijke creditcard. Voor nauwkeurige vergoedingen in USD kan Suzanne:
- Voer een onkostenregelbedrag in AUD in dat door Workday wordt geconverteerd naar USD.
- Voer het bedrag in USD handmatig in.
- De wisselkoers die van kracht was op het moment van de omwisseling.
- Het bedrag in USD dat op haar creditcardoverzicht wordt weergegeven.
Factureringsvaluta
De factureringsvaluta is de valuta die het creditcardbedrijf gebruikt om uw bedrijf te factureren. Voor creditcardtransacties die u aan een onkostendeclaratie toevoegt, converteert Workday de factureringsvaluta naar de vergoedingsvaluta wanneer de valuta's verschillen.
Als de factureringsvaluta gelijk is aan de vergoedingsvaluta, wordt het factureringsbedrag als vergoedingsbedrag gebruikt en kunt u dit niet wijzigen. Als de factureringsvaluta en de vergoedingsvaluta verschillen, kunt u het vergoedingsbedrag overschrijven.