Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2024-09-20
Regels voor journaalvolgnummergenerator configureren in AP&C

Regels voor journaalvolgnummergenerator configureren in AP&C

U kunt nummers aan journalen toewijzen via journaalvolgnummering in Adaptive Planning and Consolidation (AP&C), zodat u kunt voldoen aan internationale auditstandaarden. Deze getallen worden toegewezen op basis van regels die u configureert voor volgnummergeneratoren.
  1. Open de taak
    Configuratie regel voor volgnummergenerator voor journaal
     .
  2. Houd bij het invullen van de kop rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Volgnummering op
    Selecteer de volgnummermethode die u wilt gebruiken. Uw selectie bepaalt wanneer uw journalen in Workday worden gerangschikt en in welke volgorde.
    • Boekingsdatum
      : bepaalt de volgnummering van uw geboekte journalen op basis van de boekingsdatum. Volgnummering wordt in Workday gestart wanneer u uw grootboekperiode sluit. Een grootboekperiode wordt alleen opnieuw volgnummerd als u wijzigingen aanbrengt nadat u de periode opnieuw hebt geopend, bijvoorbeeld wanneer u een grootboekperiode ongedaan maakt of een grootboekperiode annuleert.
    • Boekingsdatum
      : de volgorde van uw geboekte journalen op basis van de boekingsdatum. In Workday wordt een volgnummer toegewezen wanneer u uw journaal boekt.
    Levensduur volgnummergenerator
    Selecteer de tijdsperiode die in Workday moet worden gebruikt voor journaalvolgnummers.
    Met 'Doorlopend'
     kan Workday een doorlopende journaalvolgnummering bieden. Continue volgnummering maakt gebruik van dezelfde generator van volgnummer-ID's en dezelfde notatietekenreeks voor een groot aantal grootboekjaren.
    Voor
    Grootboekperiode
     en
    Grootboekjaar
    wordt de volgnummering opnieuw gestart aan het einde van de levensduur van de volgnummergenerator.
    Nadat een volgnummergenerator een volgnummer aan een journaal heeft toegewezen, kunt u het volgende niet meer doen:
    • Schakel de journaalvolgnummering uit voor het bedrijf.
    • Wijzig de configuratieopties voor de volgnummering. U kunt de opmaaktekenreeksen nog steeds bewerken.
    U kunt de generator van volgnummer-ID's voor toekomstige jaren alleen wijzigen als:
    • Er zijn geen geboekte journalen.
    • Perioden hebben niet de status '
      Openstaand
       '.
    Boek:
    Laat de prompt
    Boek
     leeg om de volgnummerregels toe te passen op alle journalen in het bedrijf. Selecteer een boek in de prompt om de volgnummerregels toe te passen op alle journalen met boekcodes in het geselecteerde boek.
  3. Houd bij het invullen van de sectie
    Standaardregel voor volgnummergenerator
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Transactietype:
    Alle operationele journalen en boekingsjournalen worden ingevuld. U kunt
    de regelvoorwaarden voor de volgnummergenerator
     invoeren om unieke tekenreeksen voor de volgnummernotatie te configureren voor specifieke transactietypen.
    Journaalgroepscode
    (Optioneel) Selecteer een journaalvolgnummergroep die u hebt gemaakt in de taak
    'Journaalvolgnummergroepen onderhouden'
     .
    U kunt journaalvolgnummergroepen gebruiken om journalen eenvoudiger te ordenen en erover te rapporteren.
    Beginnummer volgnummer
    Voer het getal in waarmee u de volgnummering wilt beginnen. Gebruik dit veld als u een ander systeem voor het genereren van ID's hebt gebruikt en wilt doorgaan op het punt waar de ID is geëindigd.
    Volgnummeropvulling
    Voer het minimum aantal cijfers in dat u in journaalvolgnummers wilt gebruiken. U kunt opvulling gebruiken om journaalvolgnummers in Workday te sorteren wanneer u rapporten genereert.
    Voorbeeld: wanneer u de waarde voor
    Volgnummeropvulling
    3
    invoert:
    • Volgnummer
      1
       wordt weergegeven als
      001
      .
    • Volgnummer
      4321
       wordt weergegeven zoals het is.
    • De getallen
      1
      ,
      2
      en
      10
       worden in Workday gesorteerd als
      01
      ,
      02
      ,
      10
       in plaats van
      1
      ,
      10
      ,
      2
      .
    Tekenreeks voor volgnummernotatie
    Voer de gewenste tekst in die in Workday moet worden opgenomen in het volgnummer. U kunt ook deze constante patronen voor tekenreeksen tussen haakjes invoeren om ervoor te zorgen dat automatisch tekst wordt ingevoegd:
    • [f]
       voegt het nummer van het boekjaar in.
    • Met [ff]
       wordt de naam van het boekjaar ingevoegd.
    • Met [pp]
       wordt de naam van de boekingsperiode ingevoegd.
    • [seq]
       voegt het volgende volgnummer in.
    Neem
    [seq]
     op in de notatietekenreeks voor elke configuratie.
    Wanneer u
    Grootboekjaar
     selecteert als levensduur voor volgnummergenerator, kan de notatietekenreeks het volgende bevatten:
    • [f]
    • [ff]
    Wanneer u
    Grootboekperiode
     selecteert als levensduur voor volgnummergenerator, kan de notatietekenreeks het volgende bevatten:
    • [f]
    • [ff]
    • [pp]
    Wanneer u
    Doorlopend
     selecteert als levensduur van de volgnummergenerator, kan de notatietekenreeks alleen
    [seq]
    bevatten.
    U kunt tekenreeksen voor volgnummernotatie configureren om ervoor te zorgen dat volgnummers niet worden gedupliceerd gedurende de levensduur van meerdere generatoren.
    Voorbeeld: u stelt de levensduur van de volgnummergenerator in op
    Grootboekperiode
     en voert de volgnummernotatietekenreeks
    JRNL-[f]-[pp]-[seq]
    in. Door de periodenaam op te nemen, voorkomt u dubbele volgnummers, zoals twee journalen met het nummer
    JRNL-2019-1
    .
  4. (Optioneel) Voer de voorwaarderegels in waarmee de standaardregel voor het genereren van volgnummer-ID's wordt verfijnd. Houd bij het invullen van de sectie
    Regelvoorwaarden volgnummergenerator
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Transactietype:
    Als u meer dan één operationele transactie voor de regelvoorwaarde selecteert, genereert Workday één ID-generator voor meerdere transactiebronnen.
    Boekingsjournaalbron
    Wordt weergegeven wanneer u
    Boekingsjournaal
     selecteert als
    transactietype
    . Laat dit veld leeg om alle boekingsjournaalbronnen te selecteren.
    Als u transactietypen en een boekingsjournaal selecteert voor dezelfde regel, worden alle boekingsjournaalbronnen gebruikt.
    Beginnummer volgnummer
    Volgnummerverhoging
    Volgnummeropvulling
    Tekenreeks voor volgnummernotatie
    Verfijn de
    standaardregel voor de volgnummergenerator
     voor elke voorwaarderegel.
    Voorbeeld: als u wilt dat Workday een andere volgnummergenerator-ID gebruikt voor klantfacturen, moet u:
    • Voer een voorwaarderegel in met een
      tekenreeks voor de volgnummernotatie
       die gebruikmaakt van het voorvoegsel
      CustInv
       voor leveranciersfacturen.
    • Voer een
      beginvolgnummer
       van
      300
       in voor klantfacturen.
U kunt journaalvolgnummering nu inschakelen voor een bedrijf, zodat u generatoren van journaalvolgnummers kunt maken.
U kunt uw regelconfiguratie bewerken om voorwaarden toe te voegen of te verwijderen.
In dit voorbeeld ziet u hoe u de taak
Configuratie regel voor volgnummergenerator voor journaal
 kunt configureren. Voor de grootboekperiode 2015-apr:
Standaardwaarden regel voor volgnummergenerator
Veld
Waarde
Beginnummer volgnummer
1
Volgnummeropvulling
4
Tekenreeks voor volgnummernotatie
[f]-[pp]-[seq]
Regelvoorwaarden volgnummergenerator
Veld
Waarde
Transactietype:
Leveranciersfactuur
Journaalgroepscode
SUPINV
Beginnummer volgnummer
1
Volgnummeropvulling
3
Tekenreeks voor volgnummernotatie
[f]-[pp]-[seq]
Selecteer
Regelconfiguratie journaalvolgnummergenerator
kopiëren
 in het menu met gerelateerde acties van de regelconfiguratie van de journaalvolgnummergenerator om de regels toe te passen op andere grootboeken. Om dubbele journaalvolgnummers te voorkomen, wordt u aangeraden de regelconfiguratie van de gekopieerde volgnummergenerator te wijzigen voordat u deze op andere grootboeken toepast. Voorbeeld: als u de regel van een primair grootboek wilt toepassen op een alternatief grootboek, voegt u de valutacode van het alternatieve grootboek toe aan de configuratie van de volgnummerreeks.