Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2024-11-15
Stappen: boekingsschema's en boekingsjaren instellen in AP&C

Stappen: boekingsschema's en boekingsjaren instellen in AP&C

U kunt boekingsschema's en boekjaren samenstellen en onderhouden die uw bedrijven kunnen gebruiken en delen voor financiële boekings- en rapportagedoeleinden in Adaptive Planning and Consolidation (AP&C).
Boekingsschema's staan los van uw kalenderjaren, hoewel deze twee kunnen samenvallen. Een boekingsschema bestaat uit boekingsintervallen, de chronologische perioden waarin u de kalender verdeelt. Boekingsschema's bevatten geen specifieke jaren. Als u boekjaren en de bijbehorende perioden wilt maken, gebruikt u boekingsschema's als bouwstenen.
De boekjaren die u in het boekingsschema maakt, volgen opeenvolgend op het vorige boekjaar en u kunt ze niet dupliceren. In Workday wordt de einddatum van één boekjaar gebruikt om de begindatum van het volgende boekjaar af te leiden. Als u hetzelfde jaar op een andere manier moet weergeven, zelfs voor historische grootboekconversies, kunt u een alternatief boekingsschema gebruiken.
Voorbeeld: u rapporteert zowel voor het jaareinde in december als voor het jaareinde in maart. In plaats van twee boekjaren in hetzelfde schema te maken, maakt u een afzonderlijk schema voor het einde van het jaar in december en een afzonderlijk schema voor het einde van het jaar in maart.
Indien nodig kunt u het boekingsschema toevoegen als een alternatief boekingsschema in de taak
voor het bewerken van bedrijfsboekingsgegevens
 . Zie Boekingsdetails bedrijf toewijzen in AP&C.
U kunt het alternatieve boekingsschema gebruiken voor financiële rapportage. Zie Stappen: alternatieve consolidaties van boekjaren instellen in AP&C.
  1. Open de taak
    Boekingsschema maken
     .
    Voer een unieke naam in voor het schema. U kunt deze 1 met uw bedrijven delen of er meer maken als dat nodig is.
    Als u de einddatum van de boekingsperiode automatisch wilt invullen voor elk boekingsinterval op basis van het vorige boekjaar, schakelt u het selectievakje
    Boekingsperioden automatisch invullen
     in. Schakel het selectievakje uit om de datums handmatig in te voeren.
    Beveiliging:
    instellen: boekingsschema
     in het functionele gebied Algemeen financieel beheer.
  2. Open de taak
    Boekingsintervallen van boekingsschema onderhouden
     .
    Definieer de boekingsintervallen die moeten worden toegepast op elk boekjaar dat u voor het boekingsschema maakt. Tijdens de rapportage kunt u aanpassingsboekingsjournalen opnemen of uitsluiten in de financiële resultaten. U kunt besluiten geen afzonderlijke periode meer in uw schema op te nemen waarin u aanpassingen boekt, zelfs als u dit in het verleden hebt gedaan.
    Voeg een rij toe voor elk boekingsinterval dat u als periode binnen een boekjaar wilt gebruiken. Nadat u het eerste boekjaar hebt gemaakt, kunt u de intervallen niet meer toevoegen, verwijderen of de volgorde ervan wijzigen, maar u kunt ze wel een andere naam geven.
    Beveiliging:
    instellen: boekingsschema
     in het functionele gebied Algemeen financieel beheer.
  3. Open de taak
    Boekingsoverzichtsschema maken
     .
    Definieer overzichtsintervallen om boekingsintervallen te totaliseren naar bredere rapportageperioden, zoals kwartalen of halve jaren.
    Voeg een rij toe voor elke groep
    boekingsintervallen
     die u wilt combineren tot een overzichtsrapportageperiode voor het boekjaar. Voorbeeld: groepeer januari, februari en maart in het eerste kwartaal om inzicht te krijgen in de financiële status van uw kwartaal tot heden.
    U kunt op elk gewenst moment overzichtsintervallen toevoegen, wijzigen of verwijderen.
    Beveiliging:
    instellen: boekingsschema
     in het functionele gebied Algemeen financieel beheer.
  4. Open de taak
    'Initieel boekjaar maken'
     .
    Maak het eerste boekjaar waarvoor u boekingen en financiële rapportages wilt uitvoeren.
  5. Houd rekening met het volgende wanneer u de taak voltooit:
    Optie Omschrijving
    Boekingsschema
    Hiermee worden alleen boekingsschema's met boekingsintervallen weergegeven, maar er zijn geen boekjaren beschikbaar.
    Nummer boekjaar
    Wijs een uniek nummer toe om het jaar binnen het boekingsschema te identificeren. Voorbeeld: voer het kalenderjaarnummer in dat is gekoppeld aan de eerste boekingsperiode.
    Naam boekjaar
    Geef het boekjaar op unieke wijze aan om het te onderscheiden van andere jaren binnen hetzelfde boekingsschema.
    Voorbeeld: uw boekjaar loopt van juli tot en met juni, dus u vermeldt beide kalenderjaren die het jaar kruist.
    Begindatum boekjaar
    De eerste dag van de eerste periode in het boekjaar.
    Boekingsinterval
    De perioden waaruit het boekjaar bestaat, zoals ingesteld in de taak
    'Boekingsintervallen van het boekingsschema onderhouden'
     .
    Einddatum boekingsperiode
    Selecteer de laatste dag van elke periode.
    De
    einddatum van het boekjaar
     wordt in Workday ingesteld op de laatste einddatum.
  6. Maak indien nodig vorige en volgende boekjaren. Voordat u een grootboekjaar en -perioden voor een boekjaar maakt, kunt u de naam en einddatums van de periode bewerken met de taak
    Boekjaar
     bewerken.
    1. (Optioneel) Open de taak
      Vorig boekjaar maken
       .
    2. (Optioneel) Open de taak
      Volgend boekjaar maken
       .
    • Nummer boekjaar: voor het vorige boekjaar wordt 1 afgetrokken van het vroegste bestaande boekjaar; voor het volgende boekjaar wordt 1 opgeteld bij de laatste.
    • Begindatum boekjaar: voor het volgende boekjaar stelt Workday deze datum in op de eerste dag na de einddatum van het vorige boekjaar.
U kunt uw boekingsschema en boekjaren gebruiken om de boekingen en rapportages te beheren. U kunt verschillende boekingsintervallen combineren tot geconsolideerde rapportage-eenheden, zoals kwartalen of halfjaarlijkse boekingen, of boekingsoverzichtsschema's.
Koppel het boekingsschema als het primaire of alternatieve boekingsschema aan uw bedrijven met behulp van de taak
voor het bewerken van bedrijfsboekingsgegevens
 . Gebruik vervolgens de boekjaren om een specifiek grootboekjaar en de bijbehorende grootboekperioden voor het bedrijf samen te stellen met behulp van de taak
'Grootboekjaar en grootboekperioden maken'
 .
Voor een lijst met gerelateerde rapporten en de bijbehorende omschrijvingen opent u het rapport
Workday-standaardrapporten
 en selecteert u de rapportcategorie
'Boekingsschema instellen'
 .