설정 고려사항: 구매 항목 Worksheets
이 주제는 구매 항목 일괄 유지관리 태스크의 구성 및 사용을 계획할 때 참고하면 결정하는 데 도움이 됩니다. 설명하는 내용은 다음과 같습니다.
- 설정하는 이유
- 다른 Workday 솔루션과의 연계
- 다운스트림 영향 및 제품 간 인터랙션
- 시큐리티 요구사항 및 비즈니스 프로세스 구성
- 구현 전에 고려할 질문 및 제한사항
전체 구성 세부내용은 태스크 상세 가이드를 참조하십시오.
정의
Worksheets를 사용하면 조직 정책에 맞게 구매 항목을 요청, 생성, 일괄 업데이트하는 워크플로를 정의할 수 있습니다.
비즈니스 이점
구매 항목에 대한 데이터 입력을 간소화하여 사용자가 데이터 무결성과 직관적인 데이터 입력 방식을 유지관리할 수 있습니다. 이렇게 하면 비즈니스에서 대량의 항목 정보를 Workday에 쉽게 로드할 수 있습니다.
사용 사례
이 기능을 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다.
- 한 번에 최대 1,000개의 신규/기존 항목에 대한 정보를 유지관리합니다.
- 워크시트 템플릿의 필드와 프롬프트를 맞춤 설정하여 항목 정보 유지관리를 간소화합니다.
- 비즈니스 내 모든 부서에서 신규 구매 항목을 요청할 수 있습니다.
- 근무자 요청에 따라 신규 항목을 처리하는 데 필요한 정보를 수집합니다.
- 사용자지정 공급자의 항목 구매요청 소싱 규칙을 구성하고 일괄 유지관리합니다.
고려할 질문
질문 | 고려사항 |
|---|---|
사용자가 신규 항목을 요청할 때 커스텀 질문서를 작성하도록 하시겠습니까? | 질문서를 활성화하고 사용하는 것이 좋습니다.
일괄 유지관리와 신규 구매 항목 요청에 필요한 질문서 유형을 고려합니다. 질문서 생성 태스크에서 질문서를 생성할 수 있습니다. 그런 다음, 구매 항목 요청 유형에 질문서를 추가합니다. 질문서 답변을 조회하려면 구매 항목 요청 리뷰어에게 Questionnaire Results 도메인에 대한 시큐리티 권한이 있는지 확인합니다. |
구매 항목 업데이트, 신규 구매 항목 추가 중 하나 또는 둘 다에 대해 요청 태스크를 설정하시겠습니까? | 구매 항목 요청 유형을 사용하면 특정 유형의 항목 요청에 대해 서로 다른 워크북 템플릿을 설정할 수 있습니다.
다음과 같은 구매 항목 요청 유형 옵션을 고려합니다.
|
신규 항목 정보 관련 리뷰 프로세스가 있습니까? | 조달 사유 유지관리 태스크에서 거부 사유를 설정하면 리뷰어가 구매 항목 요청을 거부한 사유를 추적하고 분석할 수 있습니다. 참조 조달 사유 설정.
항목 요청 리뷰어는 이미 설정된 기존 정보를 유지하면서 오류가 있는 워크북을 요청자에게 반송(보완요청)하여 수정하도록 할 수도 있습니다. |
'환자에게 비용 청구가능' 항목에 대한 일괄 업데이트를 설정하시겠습니까? | 환자 비용 정보 워크시트 템플릿 유형을 사용하여 다음과 같은 환자 비용 정보를 일괄 구성할 수 있습니다.
Workday에서 구매 항목 정보 템플릿에 다음 프롬프트를 추가하도록 구성할 수도 있습니다.
|
여러 구매 항목 요청을 한 번에 취소해야 합니까? | Mass Cancel Purchase Item Request 태스크를 사용하여 초안 또는 진행중 상태의 구매 항목 요청을 찾아 일괄 취소할 수 있습니다. 예: 직원이 조직을 떠나서 관리자가 잔여 미결 항목 요청을 정리해야 하는 경우 |
항목 관리에 외부 항목 카탈로그를 활용합니까? | Workday에 통합된 외부 항목 카탈로그를 검색하고 액세스하도록 구매 항목 요청 템플릿을 구성할 수 있습니다. 개별 항목을 검색하거나 특정 항목 ID 목록을 사용하여 항목을 일괄 검색할 수 있는 템플릿을 생성할 수 있습니다.
|
권장사항
- 워크시트 템플릿을 생성하기 전에 설정할 구매 항목 요청 유형 및 비즈니스 프로세스를 신중하게 고려합니다.
- 동일한 워크북 템플릿에서 동일한 필드를 두 번 사용하지 마십시오.
- 비즈니스 프로세스에서후속조치액션 단계를 구분하여 근무자가 항목의 재고 사이트, PAR 위치 또는 구매요청 템플릿을 업데이트하도록 미리알림을 제공할 수 있습니다.
요구사항
비즈니스 프로세스의 보충 단계마다 구매 항목 요청 유형의 해당 보충 템플릿을 설정해야 합니다.
환자 비용 정보 워크시트 및 구매 항목의 환자 비용 정보에 액세스하려면
테넌트 설정 편집 - 재무
태스크에서 다음 필드를 활성화해야 합니다.
- 헬스케어 옵션 활성화
- 환자 비용 정보 활성화
제한사항
구매 항목 워크시트 템플릿을 사용한 후에는 템플릿에서 템플릿 유형을 제거할 수 없습니다.
구매 항목 워크시트 기능에서 다음은 지원되지 않습니다.
- 카탈로그 항목
- 관련 Worktag
테넌트 설정
Edit – Tenant Setup Financials
태스크에서구매 항목 ID 생성기
및구매 항목 이벤트 ID 생성기
필드를 구성하면 Workday가 다음 비즈니스 프로세스를 사용하여 생성되거나 수정된 구매 항목에 ID 번호를 자동으로 추가합니다.
- 구매 항목 요청 일괄 유지관리
- 신규 구매 항목 요청
- 구매 항목 이벤트
시큐리티
다음 도메인 및 해당 시큐리티 정책을 구성합니다.
도메인 | 고려사항 |
|---|---|
Access Purchase Item Request Type (Segmented)
| 사용자 역할에 따라 구매 항목 요청 유형에 대한 접근 권한을 사용자에게 제공합니다.
먼저 구매 항목 요청 유형 시큐리티 세그먼트 생성 태스크에서 생성한 세그먼트에 시큐리티 그룹을 연결해야 합니다. |
Drive
| 활성화된 경우 Worksheets에 대한 접근 권한을 제공합니다. |
Maintain: Patient Charge
| 구매 항목에서 환자 비용 지정을 구성할 수 있는 접근 권한을 제공합니다. |
Process: Purchase Item Request
| 모든 구매 항목 요청을 편집할 수 있는 접근 권한을 리뷰어 및 승인자에게 제공합니다. |
Set Up: Purchase Item Request
| 구매 항목 워크시트 템플릿을 구성할 수 있는 접근 권한을 관리자에게 제공합니다. |
Self-Service: Purchase Item Request
| 본인의 구매 항목 요청에 대한 접근 권한을 사용자에게 제공합니다. |
Worksheets
| 항목 정보를 보충하는 사용자에게 Worksheets에 대한 접근 권한을 제공합니다. Worksheets를 사용하여 구매 항목 요청을 생성, 편집 및 조회할 수 있습니다. |
Process: Purchase Item Request
도메인에서 다음 하위 도메인을 구성할 수도 있습니다.
- Process: Purchase Item Request - Cancel
- Process: Purchase Item Request - Create/Edit
- Process: Purchase Item Request - Reporting
- Process: Purchase Item Request - View
비즈니스 프로세스
승인을 위해 구매 항목 요청을 라우팅하도록 다음 비즈니스 프로세스를 구성합니다(비즈니스 프로세스는 Procurement 기능 영역에 대해 보안 설정됨).
- 구매 항목 일괄 유지관리 요청-구매 항목 일괄 유지관리태스크를 개시 액션으로 사용합니다.
- 신규 구매 항목 요청-신규 구매 항목 요청태스크를 개시 액션으로 사용합니다.
리뷰어를 위해 다음 액션 단계를 추가할 수 있으며, 이 액션 단계는 내 태스크에 표시됩니다.
- 구매 항목 보충
- 요청 항목에 추가 리뷰가 필요한지 평가
- 리뷰 필요 구매 항목 변경사항 평가
- 구매 항목 리뷰
리포트
고려사항 | 리포트 |
|---|---|
구매 항목 속성에 대한 변경사항을 추적합니다. | 항목 변경 로그
|
근무자가 사용할 수 있는 항목 요청 유형 및 연결된 태스크를 조회합니다. | 구매 항목 요청 유형 조회
|
완료되었거나 진행 중인 구매 항목 일괄 업데이트를 조회합니다. | 구매 항목 일괄 유지관리 요청 조회
|
완료되었거나 진행 중인 신규 구매 항목 요청을 조회합니다. | 신규 구매 항목 요청 조회
|
근무자와 항목 관리자는 항목 요청을 검색하여 구매 항목 요청을 조회, 편집 및 취소할 수 있습니다. | View Purchase Items Request
|
이 리포트를 사용하여 구매 항목 요청의 항목에 대한 오류 또는 예외를 조회합니다. | 항목 예외 조회
|
사용자가 생성한 요청 또는 위임받은 요청을 검색할 수 있습니다. | 내 구매 항목 요청
|
Workday 테넌트에서 구매 항목 요청을 검색합니다. | 구매 항목 요청 찾기
|
Purchase Item Request
리포트 데이터 소스와 다음 비즈니스 오브젝트를 사용하면 됩니다.
- 항목 구매요청 소싱 규칙
- 구매 항목 변경
- 구매 항목 요청
- 구매 항목 요청 유형
- 구매 항목 요청 템플릿
- 공급자 항목 세부내용
- 공급자 소싱 규칙 변경
통합
영향이 없습니다.
관계 및 터치포인트
태스크 | 고려사항 |
|---|---|
옵션 필드 구성
| 이 태스크를 사용하여 다음 비즈니스 프로세스에 연결된 태스크에서 필드를 숨기거나 필수 항목으로 지정할 수 있습니다.
|
조달 사유 유지관리
| 이 태스크를 사용하여 구매 항목 요청에 대한 거부 사유를 정의할 수 있습니다. 그런 다음 내 태스크에서 리뷰어가 항목 요청을 거부한 사유를 보고할 수 있습니다.
참조 조달 사유 설정. |
기타 영향
항목이
초안
또는 진행중
상태인 구매 항목 요청에 있는 경우 다음을 수행할 수 없습니다.
- 태스크 및 웹서비스를 사용하여 항목을 업데이트할 수 없습니다.
- 구매 항목 일괄 유지관리태스크에서 항목을 선택할 수 없습니다.