設定の考慮事項: 学生の保留
このトピックの内容を、学生の保留の設定と使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
学生の保留は、クラスへの登録や学資援助の受領などのプロセスにおいて設定するブロックです。学生が保留の理由を解決するまで、保留は維持されます。
Workday の学生の保留は、次の 3 つの属性で構成されます。
- 保留理由: 遅延支払や期日超過のライブラリー ブックなどがあります。
- 保留タイプ: 以降のクラスに登録したり、履修記録を受け取る資格がない場合など。
- コンテキストを保留(すべての機関または下位機関のプロセスをブロックするなど)
業務上のメリット
学生の保留を使用すると、次が可能になります。
- 教育機関に固有の保留理由を作成し、組織のポリシーを実施できるようにします。
- 1 つの保留理由で複数の保留タイプを設定して、時間と労力を節約できる。
- 保留理由用のセグメント セキュリティを設定します。適切なユーザーに、保留理由を作成、適用、上書き、削除する権限があることを確認します。
- 定義した条件に基づいて、学生のグループに一括保留を自動的に適用します。一括保留: 学生ごとに個別に保留を作成する必要がなくなります。
- 承認と通知を使用してビジネス プロセスを設定し、保留を効率的に管理できるようにします。
ユース ケース
学生が以下の場合は、登録の保留または卒業の保留を申請できます。
- 期日を過ぎた残数がある。
- 最高年度での専攻は申告されていない。
- クラスが不明。
- 成績が低い、または不合格である。
- 大学のポリシーに準拠していない。
- 連邦政府による確認が行われていない。
考慮すべき質問事項
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
どのような保留理由を設定しますか？ | 保留理由を組織のポリシーに合わせて調整する。
以下のことを確認してください。
|
設定した理由に最適な保留タイプは何ですか？ | 保留理由に対してブロックするプロセス。例: 期日を過ぎているライブラリーの帳簿がある学生が、それ以上のクラスへの登録や履修記録の取得をブロックできます。 |
どのような場合に保留を適用しますか？ | 保留タイプのコンテキスト。例: すべての教育機関または 1 つの教育機関で、学生がクラスに登録できないように設定できます。 |
保留のセキュリティをどのように設定しますか？ | 保留をセキュリティ保護するために、どのグループが次の操作を許可できるかを検討します。
セグメント セキュリティを使用して、保留理由をセキュリティ保護できます。さまざまな保留理由を作成および管理するために、セグメント セキュリティ グループを作成するかどうかを検討します。 |
一括保留と個別保留のどちらを使用するか？ | 以下が可能です。
|
特定の期間の保留を上書きする必要がある場合は？ | 特別な状況に基づく例外に留意してください。
保留を削除および上書きするためのアクセス権を、より少人数のユーザーのサブセットに付与します。 |
推奨事項
- セキュリティ セグメントに新しい保留理由を追加する。ドメインまたはビジネス プロセス セキュリティ ポリシーで設定されているグループのみが新しい理由にアクセスできます。新しい保留理由は、セキュリティ セグメントへのアクセス権を持つユーザーにのみ表示されません。
- キャッチすべてのセグメントを作成し、そのセグメントへのアクセス権をグループに付与します。Workday は、ユーザーの最も広範なセキュリティ アクセスを取ります。非セグメント グループに付与するセキュリティ権限を必要に応じて間隔を置きます。
- "Access Hold Hold Reasons"ドメインと、"学生の保留割当の上書き"および"学生の保留イベントの削除" ビジネス プロセスでのセキュリティ アクセス権を整合させます。
- ビジネス プロセスでセグメント セキュリティ グループを直接設定してください。保留理由によってビジネス プロセスが開始されるため、可能です。
- ビジネス プロセス ポリシーでセキュリティ グループを設定する際は、以下の点に留意してください。
- ユーザー ベースのグループは、保留の割当を上書きまたは削除することができます。
- ロール ベースのグループは、保留の割当を上書きまたは削除することができます。上書きまたは削除するには、割当の保留理由に関連付けられた学術系ユニットまたは学術レベルでのロールが必要です。
- セグメント ベースのグループには、保護されたセグメント内の任意の理由で保留割当を上書きまたは削除するためのアクセス権があります。
- 一括保留のレビュー プロセスを設定します。
- "一括操作の管理の実行" カスタム レポートが 5 分以内に実行されることを確認します。そうしないと、タイムアウトします。
要件
影響はありません。
制限事項
アクティブな学生または過去の学業レコードに対しては、履修記録の保留を適用できません。アクティブな学生または過去の学業レコードについて履修記録の保留を防ぐことで、複数の教育機関で学生を簡単に管理できます。
テナント設定
影響はありません。
セキュリティ
"Access Items and Holds" 業務分野で以下のセキュリティ ドメインを設定します。
ドメイン | 考慮事項 |
|---|---|
アクセスの保留理由
| "Apply Student Hold" ビジネス プロセスの "Hold Reason" プロンプトから、保留理由へのアクセス権を付与します。
以下のセキュリティ グループ タイプのいずれかをドメインに追加できます。
"一括操作の管理 " タスクを設定するユーザーが、関連する保留理由を表示できることを確認します。 |
Manage: Apply Holds
| 誰がどの保留理由で保留を適用できるかを検討してください。例: 学資援助オフィスの担当者は、支払保留を適用でき、入学オフィスの担当者は登録保留を適用できます。
保留の編集を可能にするために、 "Update Student Hold" タスクにアクセスできるユーザーを指定します。保留理由へのアクセス権を持つユーザーに対して、アクセス権を有効化します。 |
Set Up: 保留理由
| 保留理由を作成できるユーザーを特定する。
保留理由へのアクセスを制限するには、セグメント セキュリティを設定します。 |
設定: 保留理由セグメント
| 保留理由のセキュリティ セグメントを作成および管理できるグループまたはユーザーを評価する。
ユーザーまたはグループが保留理由を作成できる場合は、それらの理由をセキュリティ セグメントに入力するためのアクセス権をユーザーまたはグループに付与します。 新しい保留理由を作成したら、その理由を新規または既存のセキュリティ セグメントに追加するかを評価します。 |
ビジネス プロセス
ビジネス プロセス | 説明 |
|---|---|
学生の保留イベントの適用
| 学生アカウントに保留を適用します。 |
アクション アイテム イベントを完了
| ドキュメントをアップロードし、承認のために送信するアクション アイテムを定義します (設定されている場合)。 |
学生の保留割当の上書き
| 保留割当の一時的な上書きを可能にします。 |
学生の保留イベントの削除
| 学生アカウントの保留が解除されます。 |
レポート
レポート名 | 説明 |
|---|---|
学生の保留理由の検索
| 非アクティブな保留を含むすべての保留を、学術レベル、学術系ユニット、および保留タイプ別に表示できます。 |
保留中の学生の検索
| 保留タイプおよび保留理由別に学生を表示できます。 |
アクティブな保留の表示
| 学生のアクティブな保留を表示できます。 |
解決済の保留の表示
| 学生の解決済みの保留を表示できます。 |
スケジュールされた一括適用の保留の実行の表示
| "一括操作の管理" を使用して複数の保留が適用される際に、スケジュールされている実行を表示できます。 |
スケジュールされた一括削除の保留実行の表示
| "一括操作の管理" を使用して複数の保留が削除される際に、スケジュールされている実行を表示できます。 |
インテグレーション
以下の Web サービス オペレーションを使用して、学生の保留および保留理由の詳細情報を取得し、適用できます。
- 学生の保留割当の取得
- 学生の保留理由の取得
- 学生の保留割当の入力
- 学生の保留理由の入力
以下の Web サービスを使用して、サードパーティ システムで保留関連のアクション アイテムを学生に割り当て、その回答を Workday に転送できます。
- 完了したアクション アイテム イベントの取得
- 完了したアクション アイテム イベントの入力 (PUT)
関連性のある機能
Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント内の構成の関係を理解するのに役立ちます。詳細は、Workday Community の Workday Touchpoints Kit Overview を参照してください。