ステップ: 学生データの設定
学生の個人情報および連絡先情報 (学生プロファイルを含む) に対して Workday を設定します。Workday では、個人データと同様に学生データを設定することから始めます。次に、学生管理者と学生ユーザーに固有のタスク、ビジネス プロセス、ドメインを設定します。
このトピックでは、管理者による Workday Student の設定の概要について説明します。このトピックでは、Workday で個人情報を設定するというコンテキストで、学生固有の設定の一部について説明します。HCM を使用している場合、学生の設定時に、個人情報を管理するための既存の設定に影響を与えないことを確認してください。
- "テナント設定の編集 - グローバル" タスクにアクセスします。テナント全体の個人情報を設定します。ステップ: 個人情報フィールドの設定を参照してください。
- "学生" 個人タイプに対して、個人情報およびセキュリティ ポリシーを設定します。ステップ: 複数の個人タイプに対する個人情報の設定を参照してください。
- "テナント設定の編集 - Student"タスクにアクセスします。Student テナント全体の設定を行います。参考: テナント設定の編集 - 学生を参照してください。
- 個人情報およびローカライズ設定を行います。参照 ステップ: 学生の個人情報の設定。Workday では、学生は "従業員" 個人タイプと見なされます。"従業員" 個人タイプに対して、学生のローカライズ設定を行います。
- (任意)"機能のオプトインの管理" レポートにアクセスします。"複数の個人タイプに対するセグメント セキュリティ修正"機能を有効にします。オプトインすると、学生従業員の個人データが、学生従業員セグメントへのアクセス権を持つセグメント ベースのセキュリティ グループのメンバーに表示されます。セキュリティ: "System" 業務分野の"Set Up: System"ドメイン
- 学生の個人関連データにアクセスするためのセグメント セキュリティを設定します。セグメント ベースのセキュリティ アクセス権により、同等のプロファイルでそのデータを表示する権限が付与されます。例: "Student" および "Student Prospect" セグメントへのアクセス権があるが "従業員" セグメントへのアクセス権がない場合、個人関連データは学生プロファイルとプロスペクト プロファイルの個人関連データのみを表示できます。
- アクティブ ステータス、コホート メンバー、卒業済ステータス、機関などの特定の条件に基づいて学生にセキュリティ アクセス権を付与する、ルール ベースのセキュリティを設定します。例: 文理大学の学生のみが専攻の変更を申請できるセキュリティ グループを作成できます。
- 管理者および学生が個人情報を更新できるように、"個人情報の変更"ビジネス プロセスを設定します。このビジネス プロセスでは、以下のような個人データに対する変更を管理できます。
- 原住民/先住民識別
- 市民権区分
- 生年月日
- 障害
- 民族
- 性別と性自認
- 婚姻区分
- 兵役
- 代名詞
- 宗教
- 性的指向
- "Student Core" 業務分野で "Personal Data" ドメインを設定します。以下を設定します。
- "Student Data" ドメイン: 学生固有の個人情報を管理します。
- Student Self-Service ドメイン。学生が自身の個人情報を追加または更新するのに使用します。
ドメイン セキュリティ ポリシーに "学生" を追加すると、これらのドメインに対してセキュリティ保護されたタスクとレポートを学生が表示および変更できるようになります。 - 名前を設定します。ステップ: 従業員の氏名の設定を参照してください。Student 管理者および学生が自分のデータを追加または更新できるようにするには、以下のドメインとビジネス プロセスを設定します。
- "Person Data: Names"および"Self Service: Names" ドメイン
- "Person Data: Name Pronunciation"および"Self-Service: Name Pronunciation" ドメイン
- "Person Data: Preferred Names"および"Self Service: Preferred Names" ドメイン
- "Person Data: Legal Names"および"Self Service: Legal Names" ドメイン
- "戸籍氏名の変更イベント"および"通称氏名の変更イベント"ビジネス プロセス。
- ID を設定します。
- 学生に機関内で別のロールがある場合は、汎用 ID を使用します。汎用 ID は、社員、臨時従業員、プロスペクト、学生などのすべての個人タイプに適用されます。ステップ: Workday ID の設定を参照してください。
- 学生 ID は学生についてのみ使用してください。参照 ステップ: 学生 ID の設定。
参考: ID 管理を参照してください。個人データ用に "Person" ドメインを設定します。学生が自身の個人データを更新する必要がある場合は、対応するセルフサービス ドメインを設定します。例:- "Person Data: Passports and Visas"および"Self-Service: Passports and Visas"
- "Person Data: Government IDs"および"Self-Service: Government IDs"
学生データが更新されるように "個人 ID" ビジネス プロセスを設定します。例:パスポートとビザの変更、政府 ID の編集、ID 情報の編集、その他の ID の編集、免許/資格の編集。 - 学生の連絡先情報を設定します。ステップ: 連絡先情報の設定を参照してください。住所と電話の連絡先 (機関の連絡先を含む) を設定します。
- 住所を設定します。ステップ: 国別の住所構成要素の設定を参照してください。
- 電話番号を設定します。ステップ: 電話番号の設定を参照してください。
学生の自宅、勤務先、および機関の連絡先情報の変更を有効にするには、次のビジネス プロセスを設定します。- 自宅の連絡先変更イベント
- 勤務先の連絡先変更イベント
- 機関の連絡先変更イベント
学生管理者および学生が自身の連絡先情報を更新できるようにする場合は、これらの連絡先情報ドメインを設定します。例:"Person Data: Home Contact Information"および"Self-Service: Home Contact Information" - 学生プロファイル情報を設定します。Workday 提供のコンテンツを使用して、以下のタスクで学生プロファイルを設定できます。
- プロファイル サマリの設定
- プロファイルの設定
- プロファイル グループの設定
学生プロファイルにカスタム レポートを追加することもできます。参照 例: 学生プロファイルへのカスタム レポートの追加。
Student Administrator と Student は、機関のニーズに基づいてデータを表示または作成できます。設定によっては、学生データを更新することもできます。
その他の学生関連情報を設定します。
- 学生名簿
- 学生の宿泊費
- 学生居住
- 学術系情報
- 学生の友人と家族の連絡先情報
- 学生関連ドキュメント
- 留学生データ
ビジネス プロセスで
"Student As Self"
セキュリティ グループに許可するセルフサービス タスクを設定することで、学生が自身の情報を更新できるようにできます。例:"Student Onboarding Event"
ビジネス プロセスで、学生が自分の個人の名簿情報を管理できるようにするには、以下を設定します。
- "My プライバシー設定の管理" タスク。
- セキュリティグループのStudent (セルフ)。
セルフサービスの "レビュー" タスクを設定することもできます。これらのタスクは
、"Student Onboarding Event"
および "継続学生登録のオンボーディング イベント"
ビジネス プロセスで許可するアクションとして実行できます。例:
- My 友人と家族のレビュー
- My 自宅の連絡先情報のレビュー
- My 戸籍氏名のレビュー
- My サードパーティの権限のレビュー