設定の考慮事項: 委任
このトピックの内容を、委任ビジネス プロセスの設定および使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
委任により、ユーザーは他のユーザーに、自分の代わりにビジネス プロセスを開始したり、My タスク アイテムに関するアクションを実行したりすることができます。ユーザーは、開始日と終了日を設定して特定の期間を対象に、または一時的に委任することもできます。
委任と、タスクの割当変更は異なります。割当変更により、タスクの責務が元から別のユーザーに恒久的に移されます。委任では、タスクの責務 (オーナー) が元のタスク オーナーから削除されるのではなく、代わりにユーザーが元のタスク オーナーの代わりにタスクを実行できるようになります。
業務上のメリット
委任により、ユーザーは、テナントの設定に応じて、ビジネス プロセスの責務を同僚、下位組織、上位組織との間で共有できます。委任機能により、ユーザーが対応不可となった場合でもタスクが中断されないようになります。
ユース ケース
- ビジネス プロセス タスクを委任します。(自分の代わりに My Tasks を実行): 休暇中のマネージャは、有給休暇申請の承認などの My タスク アイテムをマネージャに委任し、送金する有給休暇申請を承認できます。
- ビジネス プロセスの開始を委任する。(開始日: 自分の代わりに開始): 出張中のユーザーは、委任期間を設定して、委任先が、勤務していないときに自分の代わりに経費レポートを作成できるようにすることができます。
- 単一タスクの委任: ユーザーが同僚に特定の経費レポートの承認を委任できます。
考慮すべき質問事項
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
ユーザーがタスクを委任できるように設定する必要があるのは誰ですか？ | "テナント設定の編集 - ビジネス プロセス" タスクで "選択 可能なタスク委任先" プロンプト を設定して、ユーザーがタスクを委任できるユーザーを決定できます。"終了日が必要 " チェックボックスは、My タスクの委任に適用され、単一タスクの委任には適用されません。 |
どの My タスク アイテムを他者に委任しますか？ | "委任の管理" タスクですべてのビジネス プロセスを委任すると、委任先ユーザーは、委任元従業員が My タスク内でアクションを実行できるすべての My タスク アイテムにアクセスできます。一部の My タスク アイテムについて、委任先が表示やアクセスを許可しない場合があります。 |
委任元従業員が、委任したタスクの可視性を維持できるように設定しますか？ | " 委任の管理" タスクで "My タスク内の委任タスクへのアクセス権を保持 " チェックボックスを有効にすると、委任期間中に My タスクにタスクが表示されます。新しい委任設定を追加するか、既存の設定を更新して、 "すべてのビジネス プロセス" オプションと "特定のビジネス プロセス" オプションを選択すると、"My タスク内の委任タスクへのアクセス権を保持" チェックボックスが自動的に有効になります。 |
特定のビジネス プロセスに対してのみ委任を有効にしますか？ | "ポリシー要件" セクションで "ビジネス プロセスの委任を許可" チェックボックスをオンにして、委任を有効にする個々のビジネス プロセスのセキュリティ ポリシーを設定することを検討してください。 |
委任元従業員が委任元従業員の代わりにレポートを作成できるようにしますか？ | アイテムの作成を委任すると、委任先がそのアイテムのすべての履歴にアクセスできることに注意してください。例: 経費レポートの作成を委任する場合、委任先が既存の経費レポートをすべてコピーできます。 |
委任設定を一括で作成、取得、更新しますか？ | 手動入力を排除してビジネス プロセスの委任設定を合理化するために、以下の Web サービスの使用を検討してください。
この Web サービスを使用することで、従業員の委任に対する正確な目標を提示することで、組織の時間の節約、エラーの削減、業務効率の向上が可能になります。 |
推奨事項
本番環境で委任を設定する前に、非本番環境で委任ワークフローを十分にテストすることをお勧めします。
対象:
- "委任変更のリクエスト"ビジネス プロセスの"レビュー"または"承認"ステップ: 委任が有効になる前に、誰かにレビューしてもらいたい場合。一定期間の委任が設定されると、"委任変更のリクエスト" ビジネス プロセスが開始されます。
- "タスクの委任"ビジネス プロセスの "承認"ステップ: 単一タスクの委任が有効になる前に、誰かにレビューしてもらいたい場合。ユーザーが "My タスク" から単一のタスクを委任するたびに、"タスクの委任"ビジネス プロセスが開始されます。
頻繁に委任されるタスクには、"My タスク" 機能からビジネス プロセス ステップを除外する設定を行わないでください。
パフォーマンスの問題を防ぐため、1 人のユーザーに多数の委任を割り当てないでください。
要件
委任に使用できるようにするビジネス プロセスのセキュリティ ポリシーで、以下を行う必要があります。
- "ビジネス プロセスを開始できるユーザー"セクションで、開始アクションを他のユーザーに委任できるセキュリティ グループを有効にします。
- "ビジネス プロセスの委任を許可" チェックボックスをオンにします。
委任するイベントは、現在または将来の日付である必要があります。
制限事項
委任先には、セキュリティ保護されたオブジェクトに対するセキュリティ権限が委任元従業員と同じでない場合があります。例: レポートのフィールドとタスク。本番環境で委任を設定する前に、非本番環境で委任ワークフローを十分にテストすることをお勧めします。
すべてのビジネス プロセスで委任が許可されているわけではありません。"関連手続き" ステップを委任し、
関連手続き
ステップに埋め込まれているタスクによって委任が許可されていない場合、タスクは委任先の "My タスク" に "関連手続き" として表示されません。テナント委任設定は、代理で委任をリクエストしているユーザーにのみ適用されます。ロール ベースまたはユーザー ベースのセキュリティ グループを有効にして、代理で委任を申請する場合、これらの設定は適用されません。
委任先は、委任されたタスクの割当変更をリクエストできますが、委任タスクを別の従業員に委任することはできません。
単一の My タスク アイテムをユーザーが委任する場合、委任の開始と終了のタイミングを設定することはできません。
Workday では、委任されたビジネス プロセスが、別のサービスへの接続を必要とする次のような特定の Workday 機能にアクセスできません。
- バックグラウンド変換
- ビジネス フォームの印刷
- インテグレーション (Reports as a Service、REST API、Workday Studio など)
- スケジュールされたレポート
- My レポート内のドキュメントへのアクセス
- ソリューション
"アクション"
、"承認"
、または "関連手続き" の
ビジネス プロセス ステップが My タスクから除外されるように設定され、タスクが委任されると、そのタスクは委任先または委任元従業員の My タスクに表示されません。除外された委任タスクにアクセスできない場合は、以下の設定を行います。
- ビジネス プロセス管理者は、"委任設定の管理" タスクにアクセスして、委任を停止できます。
- 委任元従業員は、単一タスクの委任を介して委任を停止できます。
テナント設定
"テナント設定の編集 - ビジネス プロセス"
タスクを使用して、以下を実行できます。
- 委任の終了日が必要である。"終了日が必要" チェックボックスは、単一タスクの委任には適用されません。
- 委任にルーティング要件を適用する。ルーティング要件によってビジネス プロセスの委任先へのルーティングが妨げられる場合、ビジネス プロセスは代替委任先にルーティングされます。代替委任先が委任先の代わりにビジネス プロセスを開始することはできません。"委任にルーティング要件を適用" チェックボックスをオンにして、委任先のユーザーがステップを承認した場合、その委任先は過去の承認者とみなされます。前の承認者にルーティング制限がある場合は、ステップに対するアクションの実行権限はなくします。これは、承認ステップと並行したステップであっても、行います。ステップのルーティング要件により、委任先が次のステップを完了する権限を持たなくなり、委任先が過去の承認者となっている。代替委任先を使用して委任設定を設定し、"委任にルーティング要件を適用"チェックボックスをオフにすると、確認ページが表示されます。選択してチェックボックスをオフにすると、委任設定の管理から代替委任先が削除されます。代替委任先に委任アイテムは割り当てられません。"委任にルーティング要件を適用" チェックボックスをオンにした場合、"Put Business Process Delegation" Web サービスで"代替委任先" フィールドは必須ではなくなります。
セキュリティ
"System" 業務分野の
"Business Process Delegation
" ドメインを設定します。ビジネス プロセス
一部のビジネス プロセスでは、開始アクションを委任できます。
"委任変更のリクエスト (デフォルト定義)"
ビジネス プロセスのセキュリティ ポリシーを設定します。このビジネス プロセスのデフォルト定義がテナントに存在しない場合は、作成する必要があります。レポート
レポート | 考慮事項 |
|---|---|
委任のビジネス プロセス
| 委任可のビジネス プロセスのリストが表示されます。 |
委任されなかったビジネス プロセス タスク
| ルーティング要件により委任されないタスクを表示する。 |
現在の委任
| 指定した組織を対象に、現在の委任およびアクティブな委任が一目で表示されます。下位組織およびマネージャをレポート結果に含めるかどうかを選択できます。このレポートには以下が表示されます。
このレポートには、期限切れの委任は含まれません。 カスタム レポートの "委任割当" レポート フィールドを使用すると、従業員に割り当てられた現在または将来のすべての委任を表示できます。システム導入者など、セキュリティ権限を持つユーザーは、特定の委任インスタンスの参照 ID を取得できます。 "現在の委任 " グリッドで、特定の委任インスタンスの関連アクション メニューから を選択します。 |
委任設定の管理
| 従業員の現在の委任と過去の委任を表示します。委任を許可するビジネス プロセスを表示することもできます。
システム導入者など、セキュリティ権限を持つユーザーは、特定の委任インスタンスの参照 ID を取得できます。 "現在の委任 " グリッドで、特定の委任インスタンスの関連アクション メニューから を選択します。 |
My 委任
| 委任元帳のビューから完了したタスクを表示します。
システム導入者など、セキュリティ権限を持つユーザーは、特定の委任インスタンスの参照 ID を取得できます。 "現在の委任 " グリッドで、特定の委任インスタンスの関連アクション メニューから を選択します。 |
すべての委任タスクの表示
| 委任元帳である自身が、委任元帳の割当日に基づいて実行できる委任タスクのリストが表示されます。 |
通知の表示と管理
| 委任が有効な期間に送信される、委任元従業員の通知のリストが表示されます。 |
他のプロセスの表示
| 委任されたビジネス プロセスのリストと、自分の代わりにアクションを実行したユーザーが表示されます。 |
My 委任割当の表示
| 他者から自分に委任されたすべてのビジネス プロセス の開始 ステップを表示します。 |
インテグレーション
Web サービス | 考慮事項 |
|---|---|
ビジネス プロセス委任の取得
| 設定されているすべての委任を取得できます。これには、アクティブな委任設定および将来の委任設定が含まれます。 デフォルトでは、期限切れの委任は表示されません。ただし、 "リクエスト条件" セクションで "期限切れの委任を含める " フラグを設定することで、委任先を含めることができます。"リクエスト条件" セクションでビジネス プロセス タイプを指定して、特定のビジネス プロセスの委任設定をフィルタリングすることもできます。 |
ビジネス プロセスの委任の入力
| 委任設定を作成または更新できます。 |
関連性のある機能
Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント内の構成の関係を理解するのに役立ちます。Workday Touchpoints Kit の詳細については、Workday Community を参照してください。