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最終更新: 2023-06-23
ステップ: Complete Form I-9 ビジネス プロセスの設定

ステップ: Complete Form I-9 ビジネス プロセスの設定

  • E-Verify
     インテグレーションを使用するには、
    Workday フォーム I-9 の
     ビジネス プロセスでインテグレーション ステップを設定する前に、インテグレーションを作成します。
  • セキュリティ: "System" 業務分野の以下のドメイン:
    • Business Process Administration
    • Manage: Business Process Definitions
社員が米国の雇用資格を確認するための電子フォーム I-9 を作成できるように、"
Complete Form I-9"
 ビジネス プロセスを設定できます。
"Complete Form I-9"
 ビジネス プロセスは、単独で使用することも、
"オンボーディング
 " ビジネス プロセスのアクションとして使用することもできます。
"Complete Form I-9"
 ビジネス プロセスにインテグレーション ステップを含めて、社員データを
E-Verify
 インテグレーションに送信して、就労許可を行うことができます。
"オンボーディング"
 ビジネス プロセスの一部である場合、"
Complete Form I-9"
 アクション ステップは以下の後に配置する必要があります。
  • "戸籍氏名の変更"
     および
    "連絡先変更" の
     タスクが完了する。フォーム I-9 を事前入力すると、社員の氏名と自宅住所がフォーム I-9 で使用可能になります。
  • "オンボーディング"
     ビジネス プロセスの
    完了
     ステップ。雇用確認を迅速化するため、インテグレーションは
    "オンボーディング"
     が完了するまで一時停止します。
Workday では、法的なフォーム I-9 を作成することができますが、コンプライアンスに関して責任を負いません。
  1. "Onboarding" 業務分野の
    "Complete Form I-9"
     ビジネス プロセスを設定します。
    次のビジネス プロセス ステップの順序を使用します。
    • E-Verify
       インテグレーションを使用する場合は、
      a
      ～
      j の
      ステップを含めます。
    • E-Verify Web サイトに手動でデータを入力する場合、または E-Verify を使用しない場合は、
      a
      、
      b
      、
      j の
      ステップを含めます。
    順序
    条件
    タイプ
    指定
    a
    開始
    b
    アクション
    レビュー フォーム I-9
    c
    米国の雇用がまだ許可されていない(Workday 所有)
    サービス
    E-Verify の初期または再確認
    d
    E-Verify は、過去 365 日間に同じ SSN のケースを特定した。(Workday 所有)
    アクション
    E-Verify 重複ケース チェック
    e
    E-Verify で重複するケースをクローズし、新しいケースを作成しますか？(Workday 所有)
    サービス
    E-Verify の重複のクローズと新規ケースの作成
    f
    ケースは待機中ですか？(Workday 所有)
    サービス
    E-Verify に待機しているケース
    g
    ケースに写真の一致が必要ですか？(Workday 所有)
    アクション
    E-Verify の写真マッチング
    h
    ケースに写真の一致が必要ですか？(Workday 所有)
    サービス
    E-Verify の確認の写真
    i
    ケースに、正しくない可能性のあるデータのレビューが必要か？(Workday 所有)
    サービス
    E-Verify 再検証のための新規 I-9 イベントの作成
    j
    米国の雇用資格ステータスが処理待ち？(Workday 所有)
    アクション
    米国の最終雇用確認ステータス
    (任意)
    b
     の後に、
    c
     の前に
    承認
     ステップを追加して、フォーム I-9 関連ドキュメントの追加レビューを行います。
    完了
     ステップは、ステップ
    b
     または任意の
    承認
     ステップである必要があります。
    "承認"
     ステップをビジネス プロセスの
    "完了"
     ステップとします。
  2. (任意) ステップ "
    b
    " の関連アクション メニューから、
    "ビジネス プロセス"
    "ステップの条件の管理"
     を選択します。
    フォーム I-9 のセクション 1 で社会保障番号の入力を必須にするには、
    "検証条件"
     タブに行を追加し、
    "ルール"
     プロンプトで
    "条件ルールの作成"
     を選択します。
    Workday 提供の以下の ID レポート フィールドに基づいて条件ルールを作成します。
    条件ルールのソース外部フィールド
    関係演算子
    比較タイプ
    比較値
    フォーム I-9 で社会保障番号を使用可能かイベント
    ＝
    このフィルタで指定
    いいえ
  3. "Review Form I-9"
     ステップの関連アクション メニューから、
    "ビジネス プロセス" → "詳細ルーティングの管理" を
     選択します。
    HR パートナーが自社のフォーム I-9 のステップに割り当てられないように、ルーティング制限を追加します。
  4. (任意) ビジネス プロセスの関連アクション メニューから、
    "ビジネス プロセス" → "ヘルプ テキストの管理"
     を選択します。
    ステップ
    b
    の指示を入力して、E-Verify のヘルプ テキストを追加します。
    "ヘルプ テキスト"
     列に、
    「E-Verify」を使用する場合、タイプ B に対して表示されるドキュメントには社員と一致する写真が必要です。
  5. (任意) ビジネス プロセスの関連アクション メニューから、
    "ビジネス プロセス" → "定義の編集"
    を選択します。
    E-Verify を使用する場合、以下のボタンをクリックしてインテグレーションを設定します。
    • E-Verify の初期または再確認の設定
    • E-Verify のクローズの設定と新規ケースの作成
    • E-Verify の確認写真の設定
    "Configure E-Verify Event Service"
     ページで、同じ
    E-Verify
     インテグレーション システムを選択します。
  6. (任意) ステップ
    g
     と
    j
    の関連アクション メニューから、
    "ビジネス プロセス""ステップ ラベルの上書きの管理" を
     選択します。
    E-Verify を使用する場合、以下のステップ ラベルの上書きを指定します。
    • ステップ
      g
      : 写真のマッチング
    • ステップ
      j
      : 確定
  7. E-Verify では、社員に勤務の権限がない場合に HR パートナーに通知します。
    "米国雇用確認ステータス"
     レポート フィールドを使用して、通知ルールを作成します。