概念: ステップ条件
条件はビジネス プロセス ステップの一部であり、1 つ以上のルールで構成されます。条件が複数のルールで構成され、そのいずれかが偽の場合、条件全体が偽になります。
ビジネス プロセスが Web サービスまたは EIB から実行され、自動的に完了するように設定されている場合、条件は評価されません。
任意で、
"開始
" ステップを除くすべてのステップの入力条件を定義できます。"承認チェーン"
と "総合承認チェーン" の
ステップでは、実行中条件と終了条件を定義することもできます。また、"開始
" ステップと "アクション"
ステップには、ステップの終了を阻止するか、ステップの続行を許可するかという検証の重要度を設定する検証条件を含めることもできます。ビジネス プロセス ステップに関連付けられた条件を追加または変更するには、 を選択し、目的のビジネス プロセス ステップの関連アクションとして " を選択します。
このアクションは、ビジネス プロセスの
"ビジネス プロセス定義の編集"
ページからは実行できません。監査レポートでは、ビジネス プロセスのインスタンスにタグを付けることができます。これにより、ビジネス プロセス ステップにステップ条件が追加されるなど、テナントのビジネス プロセス設定の変更を追跡してレポートを作成できます。ステップ条件をステップに追加すると、
"変更履歴レポート"
に変更履歴エントリが作成されます。ステップ条件を追加するステップごとに、レポートに追加のエントリが表示される場合があります。ステップ条件の有効日を選択するプロンプトが表示されます。デフォルトの有効日は現在の日付です。
開始された既存のイベントがある場合に条件ルールを削除しても、条件ルールは引き続きトリガされます。ただし、条件ルールは新しいイベントでトリガされません。
"ステップの条件の管理
" タスクで指定した有効日が適用されます。例: 有効日が 2024/01/19 の "アクション"
ステップで条件ルールを削除するとします。テナントのタイムゾーンで 2024 年 1 月 19 日以降に開始されたイベントに対して、条件ルールはトリガされません。"テナント設定の編集 - システム"
タスクで "ビジネス プロセス設定のタイムゾーン
" チェックボックスをオンにした場合のみ、ステップ条件の " タイムゾーン"
を選択することもできます。デフォルトのタイムゾーンは、ユーザーの現在のタイムゾーンです。"テナント設定の編集 - システム"
タスクで "ビジネス プロセス設定のタイムゾーン"
オプションを選択し、ステップ条件のデフォルトのタイムゾーンを上書きします。入力する値に応じて以下のようにします。
- 指定したタイムゾーンの現在の日付に一致した場合、変更は直ちに有効になる。他のタイムゾーンのユーザーには、変更がすぐに表示されます。
- 指定されたタイムゾーンで将来の日付の場合、変更は指定されたタイムゾーンの指定された日付の深夜に有効になります。他のタイムゾーンのユーザーには、自分のタイムゾーンの対応する日時に変更が表示されます。例: 2024 年 1 月 22 日の 9:00 AM (PST)ビジネス プロセス定義で、ビジネス プロセス管理者が"ステップ条件の管理" タスクにアクセスして、承認ステップの入力条件を削除したとします。ビジネス プロセス管理者が以下を選択します。
- "有効日"フィールドに "2024-01-24" を入力。
- "タイムゾーン"フィールドに "SST" を入力する。
承認ステップの条件ルールは、2024 年 1 月 24 日の深夜 (SST) に開始する新しいイベントに対してはトリガされません。 - 指定されたタイムゾーンの指定された日付を過ぎている場合、変更は指定されたタイムゾーンの指定された日付の PM 11:59:59 に有効になります。他のタイムゾーンのユーザーには、自分のタイムゾーンの対応する日時に変更が表示されます。
検証条件
開始
ステップと アクション
ステップには、検証条件を指定できます。"ステップの条件の管理
" 関連アクションでは、以下のいずれかの重要度を検証条件に設定できます。
- 警告: いずれかの条件ルールが真の場合、エラーが表示されます。ステップにエラーがある場合でも、次のビジネス プロセス ステップに進みます。
- 重大: いずれかの条件ルールが真の場合、ステップの終了はブロックされます。検証エラーが修正されるまで、次のビジネス プロセス ステップに進むことはできません。この検証条件は、デフォルトで"重大なエラー"に設定されます。
検証条件を設定すると、ビジネス プロセス定義の
"検証
" 列に条件ルールの名称と、その条件が "重大なエラー"
であるか " 警告"
であるかが表示されます。すべての条件が偽の場合、ステップは終了し、プロセスは続行されます。
検証条件は、関連するビジネス プロセスを修正する機能が Workday 提供のビジネス プロセスまたはステップに組み込まれている場合にのみ、
"開始"
ステップで使用できます。この機能は、検証条件に到達したときにユーザーの "My タスク" にステップを差し戻すために必要です。"
アクション"
ステップに検証条件を追加するには、その "アクション"
ステップに関連付けられたビジネス プロセス定義の " 開始
ステップ" に検証条件を直接追加する必要があります。"アクション"
ステップでは、"ステップの条件の管理
" タスクの "承認者の追加に対する検証条件
を有効化" チェックボックスをオンにできます。"アクション"
ステップで "承認者の追加に対する検証条件を有効にする
" チェックボックスをオンにし、いずれかの検証条件が真の場合、レビューアが承認者を追加して "My タスク" アイテムの "承認と 承認者に送信" をクリックすると、
検証メッセージがトリガされます。検証条件に応じて、以下のようになります。
- 重要度が"重大なエラー" の場合、追加の承認者は追加されず、イベントのステータスは"一時保存"になります。レビューアは検証エラーを修正するまで、"アクション"ステップに承認者を追加できません。レビューアがデータを訂正し、"承認して他の承認者に送信"をクリックすると、Workday によって検証条件が再評価されます。検証条件が偽の場合、ステップに承認者が引き続き追加されます。
- 重要度に警告を設定した場合、警告メッセージが表示され、レビューアは引き続き"アクション"ステップへの承認者の追加に進むことができます。警告メッセージがトリガされた場合、レビューアは承認者を再度追加し、"承認して他の承認者に送信" をクリックする必要があります。その後、追加承認者がステップに追加され、ワークフローが続行されます。
すでに処理中の
アクション
ステップで "追加承認者の検証条件を有効化
" チェックボックスをオンにした場合、レビューアがステップに追加承認者を追加しても、ステップの検証条件はトリガされません。ビジネス プロセスまたはステップの修正が可能かどうかを確認するには、
"ビジネス プロセス設定オプション"
レポートを実行します。
- "承認オプション" 列に"差戻し"が含まれている場合、ビジネス プロセスを修正することができ、"開始"ステップで検証条件を設定することができます。
- "許可するアクション"セクションの "保存時のオプション" 列に"差戻し"が含まれている場合、ステップを修正することができ、そのステップに検証条件を設定できます。
定義済みのテンプレートを使用するビジネス プロセス (
"職務の変更"
など) を開始する権限を持つロールには、検証条件が確実に評価されるように、ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーで "すべて表示" 権限も必要です。実行開始条件
"開始
" ステップを除き、すべてのタイプのステップに入力条件を設定できます。条件が真の場合、ステップが実行されます。条件が偽の場合、ステップはスキップされます。一部の ビジネス プロセス定義
ステップには、Workday 提供の
"アクション"
ステップの入力条件がありますが、これは編集できません。ただし、これらのステップには追加の入力条件を指定できます。ビジネス プロセスの実行時に、Workday の条件とユーザーの条件の両方が評価されます。すべての入力条件を満たさないステップはスキップされます。EIB スプレッドシートのアップロードなど、Web サービスによってビジネス プロセスが自動化されている場合、
"承認
" ステップは自動的にスキップされますが、サブイベントを開始する "インテグレーション
" ステップ、"サービス"
ステップ、"アクション
" ステップの入力条件ルールは引き続き評価されます。実行時条件
実行中に条件を設定できるのは
、"承認チェーン" ステップ
と "総合承認チェーン"
ステップのみです。この条件は、チェーン内の各承認レベルの入力条件と同様に機能します。次の承認者が値と比較され、条件が真の場合、ステップがその承認レベルに送られます。条件が偽の場合、現在の承認レベルはスキップされ、チェーン内の次の承認レベルの評価に移されます。
単一のポジションに対して複数のマネージャが存在する従業員に対して
"承認チェーン"
または "総合承認チェーン"
ステップ タイプを使用した場合、組織内の個人をランダムに選択し、実行中にその個人が条件に合致するかどうかがチェックされます。組織の担当者が条件に合致する場合、ステップがその組織に送られます。ただし、ランダムに選択された人物が条件を満たしていない場合は、その組織の全員が不要のマークを受け、次の組織に進みます。次のレベルに進む前に、終了条件がチェックされます。終了条件がまだ満たされていない場合でも、チェーンを上位に移動します。前のステップで 1 人のユーザーが終了条件を満たした場合、承認チェーンが終了します。承認チェーンに複数のマネージャが存在する場合は、実行中条件を設定しないことをお勧めします。
現在のステップにいる場合は、実行中の条件ルールの計算フィールドを使用して、承認チェーンの次の承認者を決定できます。
ステップにルーティング制限がある場合は、実行中に条件によって評価される承認者の人数が減る可能性があります。最初に各承認レベルの実行中条件が評価されます。実行中に条件が満たされた場合、ルーティング制限の評価に進みます。
実行時条件によって、前の承認者を除外するルーティング要件を設定している場合でも、承認レベルがチェックされます。
例:
承認チェーンの
ステップには、マネージャをチェックする実行中条件と、前の承認者を除外するルーティング制限があります。マネージャの Betty が、前の承認レベルでこのステップを承認したとします。後続のレベルでは、Betty は承認者でもあります。ルーティング要件で前の承認者を除外することになっていても、実行時条件によってこの承認レベルは評価されます。承認組織に Betty 以外に承認する人がいない場合、ステップは未割当になります。終了条件
終了条件を設定できるのは
、"承認チェーン" ステップ
と "総合承認チェーン"
ステップのみです。これらのステップでは、この条件によって、チェーンのこのレベルを完了した承認者が評価されます。条件が真の場合、ステップは終了します。実行中条件と同様に、終了条件も
承認チェーン
または 総合承認チェーンの
実行中に機能しています。ただし、条件が満たされると、終了条件によってステップの外へ移動する点が異なります。実行中に条件が満たされない場合、チェーン内の次のレベルにスキップします。2 番目の承認レベルから始めて、ステップで設定された可能性のあるルーティング要件や実行中条件の結果としてスキップされた承認レベルを含む、各レベルの終了条件が評価されます。
終了条件に一度も満たされることがない場合は、マネジメント階層の最上位の承認者に到達した後に
"承認チェーン"
または "総合承認チェーン" の
ステップは終了します。