設定の考慮事項: 休暇

概要

Workday の休暇機能では、以下のことが可能です。

従業員: 勤務から離れた時間を記録する。

管理者は、休暇機能が Workday のその他の機能やサードパーティのアプリケーションに与える影響を管理する。例: Workday 給与計算。

ビジネスの福利厚生

マネージャが傾向を予測し、それに応じてリソースを計画することができるため、組織内の効率性が向上する。

給与計算ソリューションとのインテグレーションにより、休暇中の従業員への支払を処理できるようになる。

組織独自の要件に合う休暇を柔軟に作成できる。この機能によって、従業員は自分の申請に適した休暇をすばやく見つけることができるため、ユーザーエクスペリエンスが向上します。

Workday には、コストを追跡できるレポートが用意されています。長期の欠勤に対して組織が負担しているコストの表示や引当金の計算が簡単に行えます。

12 件のユースケース

従業員が一部の休暇タイプのみを表示および申請できるようにする。

従業員が他の従業員の代わりに休暇を申請できるようにする。マネージャは休暇申請を訂正することもできます。

大量の休暇イベントを Workday にインポートする。

休暇・休職管理、タイムトラッキング、またはその両方で、従業員がカレンダーのさまざまなアクションから休暇申請を入力できるようにする。

考慮すべき質問事項

以下を参考にして、休暇と休職・休業のどちらを作成するか決定します。

質問	考慮事項
従業員がいつ勤務に復帰する予定ですか？	次のものから作成できます。休暇: 短期で、勤務に復帰する日が分かっている場合。従業員が、休暇を希望する日ごとに休暇申請を作成します。例: 復帰日が計画済みの休暇に年次有給休暇を使用する。休職・休業: より長期の場合や、終了日が確かではなく推定の場合。例: 子供が生まれた親に育児休暇を使用する。
従業員のステータスをどのように表示しますか？	次のものから作成できます。休暇: 従業員のステータスを変更したくない場合。休職・休業: 従業員のステータスを"休職・休業中" と表示したい場合。このステータスを各休職・休業タイプで表示するかどうかを設定できます。例: 休職・休業中の従業員を検索対象から外すよう Workday を設定できます。
従業員の休暇の残数をどのように制限しますか？	次のものから作成できます。休暇: 時間の経過とともに、従業員に休暇の残数を付与したい場合。例: 一定の期間、有給病気休暇を従業員に付与し、年に最大 10 日取得可能にできます。休職・休業: 休暇付与の必要がない場合。休職・休業タイプには、対象となる各従業員が使用できる権利が含まれます。例: 従業員の資格と会社の要件に基づいて育児休暇を付与します。
従業員をどのように勤務に復帰させますか？	次のものから作成できます。休暇:マネジャの承認なしに従業員を復帰させたい場合。休職・休業: 従業員が復帰するには、休職・休業が終了したことをマネージャが確認する必要がある場合。マネジャが従業員を勤務に復帰させるまで、従業員のステータスは"休職・休業中" と表示されます。
休暇・休職の追跡には、どの期間を使用しますか？	次のものから作成できます。休暇: 期間を指定して従業員に休暇 (残数) を付与したい場合。"休暇" に使用する期間スケジュールは、給与計算に使用するスケジュールと一致します。休職・休業: 休職・休業の有効日または開始日を基点として累積期間が決まる場合。

休暇を設定する際は、以下を考慮します。

質問	考慮事項
従業員に対して、使用可能な休暇をどのように表示しますか？	使用可能な休暇と休暇残数をカレンダーまたは申請の入力時に表示するように設定できます。表示される残数は申請日に基づくため、従業員はその日の休暇付与を確認できます。さらに、日付を変更することで、将来の休暇付与や休暇申請を含めた残数を確認できます。例: 従業員は、暦年の末時点における休暇残数を確認できます。また、休暇・休職ワークレットまたはカレンダーに最初にアクセスしたときには、その日時点の休暇残数が従業員に表示されます。
従業員に休暇申請をどのように入力してもらいますか？	特定の休暇の入力方法を決める際には、必要な承認者のほか、従業員による事前の申請が必要かどうかを考慮してください。従業員が以下の機能から休暇申請を入力できるようにするかどうかを指定できます。タイムトラッキング: マネージャが同じイベントで休暇と勤務時間を承認できるようにするには、タイムトラッキングを使用します。休暇・休職: 従業員は、休暇・休職機能から計画的な病欠やバケーションを入力できます。両方: 休暇・休職とタイムトラッキングの両方から休暇を申請できるようにすることもできます。 Workday Assistant を設定して、休暇申請の入力や既存の残数の確認を Workday Assistant で行えるようにすることができます。
休暇に関する従業員への支給をどのように処理しますか？	給与計算を設定して、有給休暇、無給休暇、または休暇の合計に基づいて支給を作成できます。
休暇を入力するのは誰ですか？	セキュリティグループを設定して、従業員グループが他の人の休暇申請を入力できるようにすることができます。個々の従業員に対して許可することも可能です。例: アシスタントが CEO の休暇申請を入力したり、マネージャが委託業者の休暇申請を入力したりすることが可能になります。利用可能な休暇のみをマネージャに表示することもできます。休暇のセグメントを作成し、それらをセグメントベースのセキュリティグループで使用することで、さまざまなユーザーグループに特定の休暇へのアクセス権を付与できます。
退職した従業員の未使用の休暇は、どのように管理しますか？	"退職 " ビジネスプロセスを設定して、未使用の休暇を失効させるか、もしくは買い取ることができます。
休暇中の従業員への支給をいつ処理しますか？	以下の時点までの承認済み休暇に対して、従業員に支給できます。現在の期間の開始現在の期間 (現在の期間を含む)
従業員が休暇を申請する際に、どのような情報を入力してもらいますか？	従業員が休暇を申請する際に、その他の理由を選択するように要求できます。その後、各理由の選択頻度をレポートで確認できます。休暇申請の開始時間と終了時間を入力するように要求することもできます。
休暇申請をどのように更新しますか？	以下のオプションを設定して、休暇申請をマネジャの承認前に更新することができます。従業員に修正を求めるコメントを付けて申請を開始者に差し戻す。正しい情報で再申請するよう求めるコメントを付けて、申請を却下します。申請を承認してから訂正する。申請をキャンセルして、従業員の代わりに新しい申請を入力する。従業員の見積り休暇残数をレビューし、承認待ちの申請を確認する。行われた調整を表示する。 Workday モバイルアプリを設定して、開始時間と終了時間が設定されているかどうかにかかわらず、従業員が休暇申請を訂正できるようにすることもできます。
従業員が無効な休暇申請を入力することをどのように防ぎますか？	次の操作ができます。従業員が無効な申請を入力するのを防ぐ検証ルールを定義する。従業員が申請を入力しようとしたときに表示される検証メッセージを設定することもできます。例: 同じ日付の同じ休暇に対して、複数のエントリを禁止するルールを作成できます。従業員が休暇を申請できる日を設定する。例: 従業員がスケジュール上の勤務日に対して休暇を入力できるようにします。マネージャのセルフサービスインターフェイスにのみ休暇を表示する。
従業員にいつ休暇を付与しますか？	以下のように休暇付与を設定できます。期間ごと。例: 従業員には月に 2 日の休暇が付与されます。前倒し。従業員の残数はすべて、累積期間の開始時に付与されます。カスタム頻度。従業員が試用期間を完了したとき、または指定された入社月日に休暇付与を割り当てます。
従業員は休暇残数をどのように繰り越せばよいですか？	繰越ルールを定義して、累積期間の休暇残数を次の累積期間へ繰り越せるようにすることができます。繰越ルールでは、以下の設定も可能です。繰り越す単位数。繰越の有効期限。
従業員に休暇申請を入力してもらうのは、どの日がよいですか？	従業員が休暇を申請できる日を具体的に定義します。国民の祝日に休暇を取得できるかどうかも指定できます。例: ある海外オフィスでは、月曜日から金曜日までを標準の就業曜日としていません。日曜日から木曜日までを就業曜日として定義できます。その勤務地の従業員は、土曜日に休暇を申請できます。

推奨事項

休暇のセグメントセキュリティにオプトインする場合、以下をお勧めします。

各休暇セグメントに対して、休暇・休職テーブルのすべての階層休暇をセキュリティ保護するか、どの階層休暇もセキュリティ保護しない。セグメントに対してすべてではない一部の階層休暇をセキュリティ保護した場合、ユーザーはその休暇・休職テーブルにおけるすべての階層休暇にアクセスできます。

新しい休暇を作成したら、それを適切な休暇セキュリティセグメントに追加して、ユーザーが休暇の申請や訂正でそれらにアクセスできるようにする必要があります。新しい休暇を休暇プランに追加してから、このステップを実行することをお勧めします。

従業員が休暇申請を入力する際、またはレポートを実行する際のパフォーマンスを改善するには、以下のことを行ってください。

休暇の計算残数を定期的に保存する。

テナントのカレンダーとワークレットで休暇残数を非表示にする。

すべての休暇プランに国または地域を入力する。

2 年先までの期間スケジュールを設定し、日単位の期間スケジュールは使用しない。

無効な申請の入力を防ぐための検証ルールを定義する際には、以下のことを行ってください。

正確な計算を行うために、検証ルールと休暇プランで同じ時間単位を使用する。

ルールの矛盾を避ける。

最大値および複数の申請ルールを一貫して適用する。

同じ日付の同じ休暇に対して複数エントリを入力できないようにする。

過度に複雑な計算を避ける。

計算フィールドを参照する計算を制限する。

退職の場合は以下のようになります。

従業員の休暇残数に対して支払または失効を行うために、休暇を別々に作成します。

資格ルールを作成して、従業員が該当する期間に退職休暇の資格を得るようにします。

効率を高めるため、従業員にどの順序で休暇を取得させるかに基づいて、休暇と休暇付与の優先順位を設定します。従業員が申請を入力してから、申請した日数や時間数が従業員に付与される場合は、この設定により、申請を訂正する必要がなくなります。

"休暇の申請" ビジネスプロセス
と"休暇の訂正"
ビジネスプロセスの設定が同じであることを確認します。

要件

複数の休暇に対して同じ休暇タイプを使用する場合は、以下のことを行ってください。

同じ時間単位 (時間数または日数) を使用する休暇プランに関連付けられた休暇だけを選択する。

従業員が休暇を一度に 1 つしか取得できないようにする。そうしないと、従業員は同じ名称で複数の休暇を申請できるため、休暇プランの残数が 2 回分減ってしまう可能性があります。

検証セットに最大値または複数の申請ルールを適用する場合、検証セットに同じ休暇を含め、各休暇の限度を同じにする必要があります。そうしないと、同じ組み合わせの休暇申請でも、状況によって有効な場合とそうでない場合が生じる可能性があります。

制限

休暇の処理順序と下限の組み合わせは、従業員の有給休暇または無給休暇として扱われる単位数に影響を及ぼす場合があります。例: Jane には、1 か月あたり合計 14 時間 (バケーション 10 時間 + 病欠 4 時間) が付与されています。前回 8 時間のバケーションを申請しており、残りは 6 時間です。Jane は 8 時間の病気休暇を申請しましたが、Workday によって拒否されました。

Workday 給与計算では、残数を追跡する休暇プランのみを使用できます。

休暇・休職テーブルを使用して休暇を入力する場合に、開始時間と終了時間はサポートされていません。

テナント設定

"休暇タイプの編集"

オプションを選択して、従業員が承認済みの休暇申請を訂正するときに休暇タイプを変更できるようにします。

セキュリティ

ドメイン	考慮事項
プロセス: 時間の入力または訂正	このドメインへのアクセス権があるユーザーは、任意の従業員の休暇を入力したり、訂正したりすることができます。
Self-Service: Time Off	このドメインへのアクセス権があるユーザーは、" 休暇・休職 " ワークレットにアクセスして休暇申請を入力できます。
Set Up: Time Off (General)	このドメインへのアクセス権があるユーザーは、休暇タイプを作成できます。ルールを作成して、休暇タイプへのアクセスを制御することもできます。
Set Up: Time Off (計算 - 休暇・休職固有)	このドメインへのアクセス権があるユーザーは、以下の処理を行えます。従業員が申請可能な休暇ごとに休暇の定義を作成する。休暇タイプの指定、調整の有効化、検証ルールの設定を行います。休暇に休暇プランと異なる資格要件や限度がある場合は、要件を定義する。ユーザーに無効な休暇の申請を警告したり、従業員が無効な休暇の申請を入力できないようにしたりするルールを定義します。選択した組織内のアクティブな従業員に関する休暇・休職資格の詳細が表示されます。
休暇へのアクセス (セグメント化)	このドメインへのアクセス権があるセグメントベースのセキュリティグループのメンバーであるユーザーは、自身のセキュリティグループにセキュリティ保護された休暇セグメント内の休暇タイプの休暇を申請または訂正できます。ユーザーが自身のセルフサービスのニーズに応じた休暇にアクセスでき、同じユーザーが組織のサポートロールを持っている場合、そのユーザーは両方の休暇セグメントですべての休暇を表示できます。例: 休暇・休職パートナーが自分の所属する組織をサポートしている。
従業員データ: 休暇 (調整と上書き)	このドメインへのアクセス権があるユーザーは、従業員の休暇を調整できます。
Worker Data: Time Off (休暇マネージャビュー)	このドメインへのアクセス権があるユーザーは、自分の休暇・休職カレンダーですべての休暇申請を表示できます。

ビジネスプロセス

ビジネスプロセス	考慮事項
休暇の訂正	このビジネスプロセスにステップを追加すると、ユーザーが従業員の承認済み休暇を訂正できるようになり、訂正プロセス中に編集可能ドキュメントが動的に生成されます。条件ルールを定義して、従業員が有効日より前に利用時取得プランに休暇申請を入力できないようにすることもできます。
職務の変更	"休暇申請の更新" アクションステップをこのビジネスプロセスの完了ステップ ""の後に追加します。これによって、従業員のロールが変更された場合は休暇イベントが転送されるようになります。
休暇の申請	このビジネスプロセスにステップを追加すると、次のことができるようになります。休暇申請を承認するユーザーを設定する。ユーザーが休暇イベントを一括ロードできるようにする。従業員が休暇を申請したときに、編集可能なドキュメントを動的に生成する。
終了	完了ステップの後に休職・休業の自動処理を追加すると、休職・休業中に従業員を退職させることができます。

届出表記

レポートまたはダッシュボード	考慮事項
すべての時間ブロックと休暇エントリすべての従業員の休暇承認済休暇 My チームの今後の休暇予定休暇 - アクティブおよび退職した社員のすべてのステータス (インデックス付き)	これらのレポート、レポートデータソース、ダッシュボードを使用して、管理またはサポートしている組織の従業員に関するすべての休暇を表示します。この情報を使用することで、リソースを割り当て、将来の休暇について計画を立てることができます。
すべての休暇	このレポートを使用して、すべての休暇とその設定を表示します。関連する休暇プラン、休暇タイプ、時間単位。資格ルールおよびスケジュールルール。調整または上書き、マイナスの休暇限度、休暇申請に関するデータエントリの検証が許可されているかどうか。日付が午前 0 時を超えるように設定されているかどうか。
すべての休暇のセキュリティセグメント	このレポートを使用して、テナントの休暇セキュリティセグメントと、それに関連付けられている休暇およびセキュリティグループを表示します。
休暇・休職の管理	このレポートを使用して、自分の休暇を管理したり、別の従業員の休暇・休職カレンダーを表示したり、従業員の休暇・休職をレビューおよび編集したり、他の従業員の代わりに休暇・休職を申請したりします。
一括操作の管理 - 休暇の訂正一括操作の管理 - 休暇の申請	これらのレポートを使用して、セグメントベースのセキュリティグループのメンバーが "休暇" ビジネスプロセスで一括操作を実行できるようにします。
アクションが必要な休暇承認者	このレポートを使用して、アクション待ちの未承認休暇イベントがある承認者を特定します。
給与計算インターフェイス用の休暇データ	このレポートを使用して、指定した期間内で 1 つ以上の組織における承認済み休暇申請を表示して、未払の休暇を確認します。
休暇に関する引当金	このレポートを使用して、休暇残数に関する組織の引当金を表示します。このレポートには、選択した休暇プランと日付について、各従業員のプラン残数と合計引当金が表示されます。従業員の支給通貨が異なる場合、引当金はその支給通貨で表示されます。
ポジションの休暇に関する引当金	このレポートを使用して、選択した監督組織における社員のポジションにおける休暇プラン残数に対する引当金を表示します。
期間別の My 休暇結果期間別の休暇結果期間別の休暇結果 - 従業員休暇結果のサマリ	これらのレポートを使用して、各期間の休暇付与、有給休暇、無給休暇を表示します。従業員の退職時に支払う休暇も表示できます。
休暇タイプ	このレポートを使用して、ユーザーが休暇申請を入力またはレビューするときにプロンプトから選択できるすべての休暇タイプを表示します。1 つの休暇タイプを複数の休暇に関連付けることができます。
休暇の表示休暇残数の表示期間別の休暇結果の表示	従業員の関連アクションメニューからこれらのレポートにアクセスして、休暇の詳細を表示できます。
休暇データ検証のカスタムテキストの表示	このレポートを使用して、テナントでの休暇検証に使用する特定のカスタムテキストメッセージと、その使用方法を表示します。
従業員の休暇資格の表示 (組織別)	このレポートを使用して、選択した組織内にあり、現在日時点でアクティブな従業員の休暇資格の詳細を表示します。

インテグレーション

Web サービス	考慮事項
休暇の調整	この Web サービスを使用して、既存の休暇エントリを調整または訂正します。
休暇の入力	この Web サービスを使用して、新しい休暇エントリを追加します。
休暇申請イベントバッチのインポート	この Web サービスを使用して、大量の新しい休暇申請を Workday に一括アップロードします。スプレッドシートからデータをロードする前に、以下の手順に従ってください。従業員が変わったら行キーを変更します。必要なビジネスプロセスタスクと承認を完了して、従業員の新しいデータ値を確認します。 99 週以上経過している休暇申請を含めないでください。従業員ごとに 1 つの行キーを入力します。個々の従業員について、すべての申請に同じヘッダーキーを使用します。複数のヘッダーキーを使用できます。以下のヒントに従って、休暇申請のインポートプロセスをスムーズかつ効率的に行うことができます。休暇・休職テーブルに不良データが含まれないようにするため、 "無給休暇を許可する最大限度数" 検証を無効にしないでください。複数のファイルの並行ロードを避けます。パフォーマンスが低下し、リスクが発生する可能性があります。再評価を有効のままにして、従業員の残数や給与計算に影響を与える可能性のある無効なデータを防ぎます。非常に大量のデータの場合は、データを複数のファイルに分割しますが、それによってリスクが生じることに注意してください。従業員のすべての休暇エントリを同じファイルに含めると、管理が容易になります。申請を古いものから新しいものへと時系列順にソートし、わかりやすさと正確性を確保する。

接続および Touchpoints

関連性のある機能	考慮事項
Workday Assistant	従業員は Workday Assistant を使用して、休暇の申請、休暇残数の確認、休日スケジュールの確認ができます。 Workday Assistant では、以下の機能および設定はサポートされていません。添付情報。ビジネスプロセスコメント。 "開始時間" と "終了時間" で設定する休暇。従業員がタイムトラッキングからのみ入力できる休暇。
給与計算	Workday 給与計算を設定して、従業員の有給休暇、無給休暇、または休暇の合計に基づいて支給を作成できます。
サードパーティの給与計算	給与計算有効日付きデータ変更インターフェイス (PECI) インテグレーションを設定して、 "データ変更の監査 " レポートの "Time Off Earnings and Deductions" データセクションに、グループ化された休暇エントリを含めることができます。グループ化は支給期間をまたぐことができます。休暇は日付範囲でグループ化され、以下については個別のグループが作成されます。丸 1 日および 1 日未満の休暇・休職。異なる休暇タイプ。
タイムトラッキング	休職・休業中の従業員は、Workday タイムトラッキングから時間の入力および送信を行えます。管理者は、時間検証を作成して送信を防止することもできます。タイムトラッキングを設定して、時間エントリテンプレートに休暇残数を表示することもできます。

Workday には、テナントでの設定関係を理解するのに役立つリソースを備えた Touchpoints Kit が用意されています。Workday Touchpoints Kitの詳細については、Workday Community を参照してください。