ステップ: ポジションの交替の設定
このトピックは、拡張された職務変更エクスペリエンスに関連します。現時点では、すべてのお客様がこの新しい職務変更エクスペリエンスを利用できます。
ポジションの交替が完了する際、ユーザーは以下を実行できます。
- 一括組織変更や従業員のローテーションなどで、複数の従業員を一度に交替する。例: 小売業で店長が頻繁に店舗間で異動する場合。
- ポジション管理されているポジションのみ交替する。
- 従業員に複数のポジションがある場合、どのポジションを交替するかを選択します。
- 複数のポジションを交替するために一度の交替で同じ従業員を複数回選択することもできます。
- 交替するのは、従業員タイプが一致する従業員だけです。例: 臨時従業員と社員のポジションを交替することはできません。
- 内部の Workday 支給グループを使用するポジションと、外部の支給グループを使用するポジションを交替しない。
- "イベントのカテゴリと理由の管理"タスクで理由を作成します。
- "イベント"フィールドで "職務の変更" を選択します。
- "職務変更タイプ"列で "ポジションの交替" を選択して理由を作成します。
"ポジションの交替"タスクを使用するには、"職務変更タイプ"の "ポジションの交替" で理由を少なくとも 1 つ設定する必要があります。 - "Staffing" 業務分野で、以下のビジネス プロセスおよびセキュリティ ポリシーを設定します。
- 職務の変更
- 従業員の組織割当の変更
- ポジションの交替
"組織割当の変更"タスクは、"職務の変更" 統合テンプレートに含まれている場合、"職務の変更" ビジネス プロセス定義で "完了" ステップになっている必要があります。以下のイベントは、"職務の変更" 統合テンプレートに含まれている場合、"職務の変更" ビジネス プロセス定義で "完了" ステップの後に置かれている必要があります。- 社員の労働協約
- 報酬の申請
"職務の変更" ビジネス プロセス定義に "レビュー: 受入先マネージャ" ステップを含めるには、以下のように設定します。- "レビュー: 受入先マネージャ" ステップを必ず "完了" ステップの前に置きます。
- "レビュー: 受入先マネージャ" ステップに、Workday 所有の次の"If"条件を必ず含めます: 開始ユーザーが処理ユーザーと同じでない、または "異動のリクエスト" タスク/"ポジションの交替" によって開始された。
"従業員の組織割当の変更" ビジネス プロセス定義には、"開始" ステップが "完了" ステップとして含まれている必要があります。"職務の変更" ビジネス プロセスまたは "組織割当の変更" ビジネス プロセスには終了検証を含めないようにしてください。ポジション交替が同時に完了するのを防ぐことができます。 - "ポジションの交替" ビジネス プロセス定義には、開始ステップとレビュー ステップのみを含めます。必要に応じて "ポジション交替のレビュー" ステップを含めて、交替が完了する前に承認者に転送されるようにします。"ポジション交替のレビュー" ステップでロール ベースのセキュリティ グループを指定する場合は、"すべて"チェックボックスをオンにし、リスト内のすべての交替が同時に承認されるようにします。マネージャが"交替のリクエスト"開始アクションを使用して部下の従業員のポジション交替をリクエストできるようにできます。"ポジションの交替" ビジネス プロセス定義に "ポジション交替のレビュー: 現在のマネージャ" ステップが含まれるように設定し、"ルーティング修飾子"列で "現在" オプションを選択します。 この設定により、両方の社員のマネージャは交替が発生する前に承認することができます。交替リクエストで "ポジション交替のレビュー" ステップが無視されるようにするには、"Initiated from Request Swap"レポート フィールドを使用して入力条件ルールを作成します。"ポジションの交替" ビジネス プロセス定義は、テナントごとに 1 つだけ作成することをお勧めします。こうすることで、すべての組織でポジション交替を確実に完了できます。
- (任意) カスタム レポートのポジション データをポジションの交替イベントに含めるため、"ポジションの交替" ビジネス プロセスの開始アクションにワークレットを埋め込みます。ワークレットのプロンプトに、"ポジションの交替" タスク ビジネス オブジェクトの"ポジション"フィールドが含まれるように設定します。この設定を行うと、交替の開始時に含まれるポジションと、そのポジションに関連する情報をワークレットで表示できます。ワークレットは、"ポジションの交替"タスクの 2 ページ目に表示されます。表示 ビジネス プロセスへのワークレットの追加。
- ドメイン セキュリティ ポリシーを編集します。"Staffing Actions: Swap Positions - View Events" ドメインでは、"ポジション交替イベントの表示"レポートへのアクセスを制御します。"Swap Positions - List" ドメインでは、以下のタスクとレポートへのアクセスを制御します。
- "ポジション交替リストの作成"タスク
- "ポジション交替リストの編集"タスク
- "ポジションを交替する従業員の検索"レポート
- "ポジション交替リストの表示"レポート
"ポジションの交替"
ビジネス プロセスにより、"職務の変更" ビジネス プロセスが開始され、交替する従業員の職務変更が実行されます。組織間で従業員を交替すると、"職務の変更" ビジネス プロセスにより、"従業員の組織割当の変更" ビジネス プロセスも開始されます。
"ポジション交替リストの作成"
タスクにアクセスし、従業員を選択して今後のポジション交替用にリストに追加します。これらのリストを使用して、前もって一括ポジション交替の準備をします。リストへのアクセス権があれば誰でも、表示する権限がない従業員も含め、そのリスト内の従業員を交替できます。"ポジションの交替"
タスクにアクセスして、ポジション交替を実行します。ポジションの交替を開始するたびに、以前に作成したリストを選択するか、タスク内で従業員を個別に選択できます。"職務の変更" ビジネス プロセスは、各補充済ポジションの情報に基づいて自動的に完了します。また、すべてのポジションが同時に交替できるようにする検証も実施されます。1 つのポジションが交替できない場合、トランザクションは完了しません。
ポジション交替は、従業員の履歴に職務の変更および組織割当の変更として表示されます。
"ポジション交替イベントの表示"
レポートを使用して変更内容を表示できます。