設定の考慮事項: 過払
このトピックの内容を、過払機能の設定と使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
過払機能では、以下の場合に少額の残高を貸倒処理できます。
- 支払の消込時。
- 仮受金残高のある支払の消込後。
過払を記録すると、新しい仕訳入力が作成され、勘定計上ルールで定義された勘定科目で仮受金額が貸方に記入されます。
この機能で、請求書の過払は追跡されません。
業務上のメリット
過払機能
- 請求書の借方調整を記録して消込するための手動ステップが不要です。
- 国際会計基準に準拠した税務上のコンプライアンスと監査対応力を向上させます。
- 顧客過払を容易に特定できます。
ユース ケース
請求書金額を超える支払を受領した場合は、過払機能を使用して以下が可能です。
- 支払の消込時に、1 ステップで余分な仮受金額を記録、消込、計上する。
- 支払の関連アクション メニューから"過払の記録"タスクにアクセスし、過払を記録する。
次の操作も可能です。
- 過払をキャンセルする。
- 過払イベント ビジネス プロセスに承認ステップを追加して、過払金額を制限する。仮受金額の一部のみを過払金として記録する場合は、過払イベントの終了後に、仮受金額が減少します。
- 仮受金額がゼロになると、以下のようになります。
- 支払ステータスが "完了" に変わる。
- 消込ステータスが "全額消込済" に変わる。
考慮すべき質問事項
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
支払レベルで過払を貸倒処理しますか？ | 仮受金額がある既存の支払がある場合は、 "過払の記録" タスクを使用して金額を貸倒処理できます。 |
支払通貨と会社通貨が異なる取引では、過払をどのように計算しますか？ | 過払金額の計算には取引通貨が使用されます。会社と顧客で支払通貨が異なる場合は、 "顧客過払の記録" タスクで過払日の "過払通貨レート" が自動で入力されます。
このレートは上書き可能ですが、上書きすると外国為替差損益が発生する場合があります。 |
顧客支払のキャンセルや消込取消をするとどうなりますか？ | 関連する過払がすべてキャンセルされます。 |
推奨事項
- 過払情報を後から変更または編集することはできないため、添付ファイルやノートの追加は過払の記録時に行ってください。
- "送信"をクリックすると、"顧客支払の消込"タスクで過払が記録されます。
- 過払ビジネス プロセスで条件ルールを設定し、過払金額に基づいて承認を設定してください。
要件
- 過払理由を少なくとも 1 つ作成します。
- "売掛金過払"勘定計上ルール (APR) を設定し、過払を記録するための勘定科目を設定します。APR は、以下のディメンションで設定できます。
- 会社
- 会社階層
- 売掛金過払の理由
- ワークタグ バランス処理がある場合は、"顧客支払の消込"タスクで過払を記録する際にワークタグを指定します。
さらに、以下を確認します。
- 過払金額の合計が仮受金額を下回っている。
- 支払ステータスが "処理中"、消込ステータスが "仮受金で消込済" で、過払を記録できる状態になっている。
- 過払日が顧客の支払日以降である。
制限事項
以下については、過払を処理できません。
- 貸方調整。
- 請求書レベルの貸倒処理。
- 仮受金全額における処理中の払戻し。
- キャンセルされた支払。
- 仕訳にエラーのある支払。
承認者が支払の消込を却下すると、関連する過払イベントが終了し、過払を新しく作成する必要があります。
顧客支払のキャンセルまたは消込取消を行うと、関連する過払もすべてキャンセルされます。
以下の場合は、過払をキャンセルできません。
- 承認者が過払を却下した。
- 関連する支払が返金されたか、消込が取り消された。
テナント設定
影響はありません。
セキュリティ
以下のドメインにアクセス権があるユーザーは、過払を設定、管理、記録できます。
ドメイン | 考慮事項 |
|---|---|
"Common Financial Management" 業務分野の "Set Up: Receivable Overpayment"
| これらのドメインでは、以下を使用できます。
|
"Customer Accounts" 業務分野の "Process: Customer Overpayment (Parent Domain)"
"Customer Accounts" 業務分野の "Process: Customer Overpayment - Cancel" "Customer Accounts" 業務分野の "Process: Customer Overpayment - Core" "Customer Accounts" 業務分野の "Process: Customer Overpayment - View" | これらのドメインでは、以下のタスクとレポートにアクセスできます。
|
"Customer Account" 業務分野の "Reports: Customer Overpayment"
| 以下にアクセスできます。
"Customer Overpayment" レポート データ ソース。"Customer Overpayment for Company Filter" データ ソース フィルタ。 |
ビジネス プロセス
ビジネス プロセス | 考慮事項 |
|---|---|
顧客過払イベント
| 特定の過払金額に対して承認を有効にするため、"顧客過払イベント" ビジネス プロセス ステップを既存の "Customer Payment Event" ビジネス プロセスに追加できます。
承認者が過払イベントを却下すると、過払ステータスは "却下" に更新されます。プロセスを再開して、過払を新規作成します。 |
顧客支払の消込イベント
| 以下を行うと、関連する過払がすべてキャンセルされます。
|
次を参考に、"顧客過払イベント" ビジネス プロセスを設定します。
- 承認者が "顧客支払の消込イベント" ビジネス プロセスを却下し、ユーザーが過払を記録した場合は、"顧客過払イベント" ビジネス プロセスも終了します。
- 両方のビジネス プロセスで承認者が同じ場合は、1 ステップで過払と顧客支払の消込が承認されます。
レポート
以下の Workday 提供レポートを使用して、過払データを表示できます。
レポート | 考慮事項 |
|---|---|
請求書に対する顧客支払の表示
| 過払情報は、 "顧客過払アクティビティ" タブと "支払履歴" タブで確認できます。 |
顧客アクティビティの詳細
| "顧客過払" 取引を行レベルで表示できます。 |
顧客アクティビティのサマリ
| "顧客過払合計" 列が記載され、クリックすると過払詳細をドリルダウンできます。 |
顧客売掛金残高の詳細
| "承認済過払合計" 列が記載され、すべての過払金額の合計を表示できます。 |
顧客売掛金残高のサマリ
| 計算金額に過払を含めた "仮受金" 列が記載されます。
この列をドリルダウンすると、合計過払金額を確認できます。 |
顧客支払の検索
| "過払金額" 列が記載されます。 |
Receivables Financial Aging Detail Report
| 以下を表示できます。
顧客支払ステータスが "完了" で、消込ステータスが "全額消込済" の場合、レポートに支払は表示されません。 |
Receivables Aging Summary by Financial Aging for Accounting Period
| "仮受金" 列をドリルダウンすると、過払金額を表示できます。 |
売掛金と顧客残高の照合調整
| ドリルダウンできる "仮受金" 列に、顧客の過払金額が記載されます。 |
売掛金と顧客残高の照合調整の例外サマリ
| "差額 (会社通貨)" 列が記載され、顧客過払が自動で計算されます。 |
カスタム レポートの
"Customer Overpayment"
レポート データ ソースを使用して、顧客過払の添付情報を表示し、以下を確認できます。
- 過払の通貨換算レート。
- 過払を記録した場合の仮受金残額。
- 承認済顧客過払の合計金額。
- 顧客支払に対する過払の有無。
インテグレーション
以下の Web サービスを利用して、過払理由データのアップロード、取得、編集、および顧客アクティビティの表示を行ってください。
- Get Overpayment Reasons
- Put Overpayment Reason
- Get Customer Activity
複数の過払を一度に取得、記録、またはキャンセルするには、以下の Web サービスを使用します。
- Cancel Overpayment
- Get Customer Overpayments
- Submit Customer Overpayment
関連性のある機能
Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント内の構成の関係を理解するのに役立ちます。Workday Touchpoints Kit の 詳細については、Workday Community を参照してください。