設定の考慮事項: 事前申請
このトピックの内容を、事前申請の設定と使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
事前申請とは、支払先が見積経費の事前承認を申請するために使用できる経費取引です。支払先は、選択した経費アイテムに基づいて以下を入力できます。
- 支出予定日。
- 説明。
- 見積金額。
- 事前申請行。
業務上のメリット
- 事前申請に質問票を追加することで、Workday 外で経費情報を収集する必要がなくなります。
- 承認済みの事前申請に対するコミットメント会計を使用して、将来の経費を予測できます。
- 事前承認を使用して支出管理を徹底し、経費ポリシーの遵守を強化できます。
- 支払先が出張経費をより柔軟に管理できるようになります。
- コミットメント金額と未処理の仮払金額を追跡して、正確な予算残高を表示できます。
ユース ケース
- 他の従業員や外部委員会のメンバー (ゲスト スピーカーなど) に代わって事前申請を作成する。
- 従業員が申請した支払から仮払金の返金を作成し、未払残高を返金する。
- 承認済みの事前申請から新規の経費レポートを作成して、承認済み金額と仮払金から差し引く。
- 仮払金を含む事前申請を経費レポートにリンクさせる。
- 出張が発生する前に、見積出張経費の承認を申請する。
- 事前申請の残高がゼロになるまで、1 つの事前申請を複数の経費レポートで使用する。
考慮すべき質問事項
質問 | |
|---|---|
どの経費情報を追跡しますか？ | 監査目的で追加の経費詳細を収集するために、事前申請に行を追加することを従業員に要求することができます。設定しない場合、事前申請行は必須となりません。
以下を設定することも可能です。
|
事前申請の金額をどのように管理、追跡するか？ | 事前申請金額の支出超過を防止し、取崩を抑制するために、以下を設定できます。
|
推奨事項
- 経費アイテムに指示テキストを追加して、経費支払先が事前申請を完了するのに役立つ追加情報を提供します。
- 控除額または最高金額を自動的に計算するために、事前申請で使用する経費アイテムのレート テーブルを設定します。
- コミットメント会計を設定し、従業員が事前申請で仮払金を申請できるようにします。
- 実績元帳に表示するコミットメント会計と予算日付を設定して、従業員が事前申請行で予算日付を選択できるようにします。
- 事前申請の際に経費アイテム属性を表示したり、選択必須とすることで、従業員に対して行レベルで追加の詳細を含めるよう促します。
要件
- 会社用と支払先用の支払オプション ルールを設定し、従業員に仮払金を支払う方法を定義します。
- コミットメント会計を設定し、従業員が事前申請を経費行にリンクさせて特定の事前申請行に対して取崩を行う際に、会計情報が生成されるようにします。
- 仮払金の決済を実行して、従業員が経費レポートで事前申請を選択できるようにします。
制限事項
- 支払先は、払戻し通貨と異なる通貨で仮払金と事前申請をリクエストすることはできません。
- 会計処理上の誤りを防ぐため、事前申請のキャンセルとクローズは、特定の条件下でのみ可能です。例: 事前申請が "処理中" または "完了" の決済実行に関連付けられている場合は、キャンセルできません。
- 従業員から仮払金の返金を受領する際には、会計情報が生成されません。銀行預入や給与計算の控除を使用して、仕訳入力を別途作成する必要があります。
- 事前申請では出張日誌がサポートされていません。日単位で発生する経費アイテムを事前申請で使用すると、金額が正確に計算されません。
- コミットメント会計を有効にしている場合のみ、事前申請行を経費レポート行にリンク付けできます。
- 事前申請をコピーしても、新しい事前申請を作成することはできません。事前申請のヘッダー詳細のみがコピーされます。
テナント設定
"テナント設定の編集 - 財務
会計" タスクを使用して、次の操作を実行できます。
- 事前申請の連番を設定する。
- 従業員が事前申請リクエストで仮払金申請を送信できるようにする。
- 組織から顧客に従業員の経費を請求しない場合は、事前申請の"請求可能"チェックボックスを非表示にする。
- 支払先が事前申請を使用しない場合は、経費レポートの事前申請オプションを非表示にする。
セキュリティ
"Expenses" 業務分野の以下のドメイン
ドメイン | 考慮事項 |
|---|---|
Manage: Expense Advance Repayment
| 可能な操作
|
Process: Expense Report Payment/Settlement
| 可能な操作
|
Process: Spend Authorization
| 会社ベースのロールまたは制限のないロールを持つユーザーが事前申請と関連レポートを管理できるようにします。
サブドメインを設定して、ユーザーが事前申請アクションをより細かく制御できるようにすることもできます。 |
Process: Spend Authorization Mass Close
| 可能な操作
|
Reports: Organization Spend Authorization Reporting
| 組織ベースのロールを持つユーザーが事前申請と事前申請行のレポートを表示できるようにします。 |
Self-Service: Spend Authorization
| 可能な操作
|
ビジネス プロセス
ビジネス プロセス | 考慮事項 |
|---|---|
予算のチェック (財務)
| 事前申請取引の予算チェックの結果 (超過や失敗など) をレビューおよび承認できるように設定します。 |
経費レポート イベント
| 支出額に対して追加承認を必須にする場合に、事前申請のルールを含めることができるように設定します。
例: 事前申請の予定額が経費レポートの合計額を超える場合は、マネージャの追加承認が必須になるように設定できます。 |
事前申請 | 社員、データ入力担当者、経費パートナーが、事前申請をリクエストできるように設定します。
以下の追加アクション ステップを設定できます。
|
事前申請の一括クローズ イベント
| 設定すると、以下のことが可能です。
|
レポート
レポート | 考慮事項 |
|---|---|
予算残高レポート
| 会計仕訳上の経費レポートの事前申請コミットメントと実績を表示します。 |
仮払金の検索
| 仮払金について、以下のような詳細を表示します。
|
事前申請の検索
| 支出の開始日と終了日に基づき、事前申請に関連する以下の情報を表示します。
|
事前申請の一括クローズ リクエストの検索
| それぞれの一括クローズ リクエストについて、すべての事前申請とその詳細を表示します。 |
以下のレポート データ ソースを使用して、大量のデータの集計およびフィルタリングを行うことができます。
- 仮払金支払
- 仮払金の返金
- 事前申請
- 事前申請行
- 事前申請の一括クローズ リクエスト
インテグレーション
Web サービス | Considerations |
|---|---|
事前申請のキャンセル
| 事前申請 ID を入力する際に、事前申請をキャンセルするために使用します。 |
Get Cash Advance Repayments
Put Cash Advance Repayment | 以下のことが可能です。
|
Get Expense Items
Put Expense Item | 事前申請で使用する経費アイテムを設定および収集するために使用します。 |
Get Spend Authorizations
| 送信済みの事前申請を収集するために使用します。 |
Submit Spend Authorization
| 事前申請を追加、更新、送信するために使用します。 |
関連性のある機能
機能 | 考慮事項 |
|---|---|
予算 | 以下を設定できます。
事前申請で予算を使用する場合は、以下のような生成済みの会計情報と仕訳詳細を表示できます。
|
財務会計 | 以下を設定できます。
|
銀行取引と決済 | 以下が可能になります。
|
出張プロファイル | ユーザーが出張プロファイルでホテルや出張先の国を設定すると、以下の処理が行われます。
|
Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント内の構成の関係を理解するのに役立ちます。Workday Touchpoints Kit の 詳細については、Workday Community を参照してください。