設定の考慮事項: 経費レートテーブル

このトピックの内容を、経費レートテーブルの設定および使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。

設定する理由

Workday のその他の部分への適合

下流への影響と製品間インタラクション

セキュリティ要件とビジネスプロセス設定

実装前に考慮しておく質問事項と制限事項

設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。

機能の概要

経費レートテーブルを使用すると、ルール、基準、範囲に基づいて、以下における経費アイテムの金額が自動的に計算されます。

経費レポート

事前申請

業務上のメリット

払戻し額を自動的に計算することで手作業を削減する。

払戻しルールを一元化することで、レビュー時間を最小限に抑え、監査で使用する履歴データを管理する。

支払先が誤った経費データを入力することにより承認が遅れることを防ぐ。

日単位で発生する経費の要件や、出張および経費ポリシーに常に準拠するようにする。

ユースケース

最高金額を設定し、支払先が過度の経費を請求するのを防ぐ。

支払先が出張する場合の 1 日あたりの手当を計算する。

燃料手当などの距離に基づく経費の支払を管理する。

出張の目的地に従って経費払戻しレートを決定する。

考慮すべき質問事項

質問	考慮事項
異なる経費のレートを計算する方法は？	経費レートの計算に使用するレートテーブルは、パーセント、もしくは以下の基準で設定することができます。固定金額。段階的金額。最高金額。設定するレートテーブルの数と使用するレートテーブルのタイプに応じて、以下のようなレートテーブルを設定できます。基準レートテーブル: 経費アイテムで使用する主要なレートテーブル。標準の払戻しレートを定義します。調整レートテーブル: ある特定の場合に基準レートを調整するため、基準レートテーブルに関連付けて使用する補助的なテーブル。経費に異なるレートテーブルを設定する際は、既存の経費アイテムのうちレートテーブルを必要とするものはどれか、および新しい経費アイテムを設定する必要があるかを検討します。経費アイテムにレートテーブルを設定しない場合、経費アイテムの金額は自動的に計算されません。
どのような場合に複数の経費アイテムで同じレートを使用するのか？	複数の経費アイテムの払戻しレートが同じ場合は、これらの経費アイテムで 1 つの基準レートテーブルを使用できます。同じレートを使用する経費アイテムで同じ基準レートテーブルを使用しない場合は、追加のレートテーブルの管理と作成が必要になることがあります。
どのような場合に基準レートを調整する必要があるか？	調整レートテーブルを設定すると、支払先への払戻しレートを基準から増減させて調整できます。例: 社員が顧客から食事の提供を受ける場合に、日単位で発生する経費の基準金額を減らす。社員が滞在費の高い都市に出張する場合に、日単位で発生する経費の基準金額を増やす。
どのような支出の閾値を会社が使用しているか？	"最高" レートテーブルタイプを使用すると、支出の閾値を設定できます。これらの閾値は超過できるように設定し、出発直前にフライトを予約するなどの予期しない経費を提出できるようにすることもできます。
レートの変更管理はどのように行うか？	レートテーブルの有効日を変更し、修正後のルールと条件を用いてレートの計算を行うことができます。有効日を変更すると、レートテーブルのスナップショットが作成されます。スナップショットは以下の目的で使用できます。レートを検証する。法律と、出張および経費ポリシーに常に準拠するようにする。

推奨事項

各レートテーブルの行は、優先順位の高いものから順に並べます。レートテーブルの行の評価では、最初に一致した行に基づいてレートが適用されます。

設定の手間を削減するため、先に設定可能な経費アイテム属性とレートテーブルのルールを設定してから、レートテーブルを作成します。

設定エラーを防ぐために、レートテーブルをレビューします。これにより、以下のことを回避できます。

範囲のセットから値が外れる。

関連する範囲がレートテーブルの複数の行に分散する。

経費データを Workday にインポートする際、関連する Web サービスを以下の順序で使用することで、設定の手間を削減できます。

レートテーブルのルール

Rate tables

Expense items

要件

レートテーブルで使用する経費アイテムを設定します。

事前申請で使用するレートテーブルは、手動で有効にします。

段階的レートテーブルに範囲を設定する際は、小数値と整数値のいずれかを使用して、両者を混在させないようにします。

制限事項

Workday で編集できるレートテーブルは 1,000 行までのものです。1,000 行を超えるレートテーブルは、"Import Expense Rate Table" の Web サービスを使用して編集できます。

以下は実行できません。

調整レートテーブルを複数の経費アイテムに割り当てる。

経費レートテーブルを非アクティブ化する。不要なレートテーブルは、名前に "使用不可" などの言葉を追加することでグループ化できます。

出張日誌のある経費アイテムには多通貨レートテーブルを使用します。

テナント設定

影響はありません。

セキュリティ

ドメイン	考慮事項
Set Up: Expense Item	以下の設定が可能になります。経費アイテム経費レートテーブル経費レートテーブルのルール
View: Expense Item	経費アイテムの表示が可能になります。関連するレートテーブルも含まれます。

ビジネスプロセス

影響はありません。

レポート

レポート	考慮事項
経費レートテーブルの表示	以下のことが可能です。監査用に、有効日やルールなどのレートテーブルの情報を追跡する。経費レートテーブルを表示、編集、コピーする。
経費レートテーブルルールの表示	経費レートテーブルの条件ルールを表示、編集、作成するために使用します。

インテグレーション

Web サービス	考慮事項
Get Expense Rate Tables Get Expense Rate Table Rules	経費レートテーブルとルールのデータを取得するために使用します。
Import Expense Rate Table Put Expense Rate Table Rule	経費レートテーブルとルールのデータをアップロードするために使用します。

設定の考慮事項: 経費レート テーブル