概念: 経費レート テーブルの有効日の設定
経費レート テーブルの有効日は、経費アイテムのレート テーブルで設定した日付です。新規の経費アイテムと経費レート テーブルを作成することなく、有効日が設定されたレート変更を作成できます。Workday では、有効日の設定機能がリリースされる前に作成されたすべての経費レート テーブルに、有効日として 1900-01-01 が設定されます。
使用される経費レート テーブルは、以下のいずれかに基づいています。
- 経費レポート行の取引日。
- 事前申請の開始日。
新しい有効日を持つ経費レート テーブルを作成すると、毎年のマイルなどの経費アイテムを使用できます。経費レート テーブルの各バージョンに、日割りレートの出張先都市のリストなど、同じ基準を持たせる必要があります。
経費レート テーブルに有効日を追加する場合、複数のバージョンの経費アイテムを保持する必要はありません。経費レポートを作成または編集するとき、従業員は経費アイテムを指定できます。すると、Workday が取引日に基づいて正しい払戻しレートを決定します。経費レート テーブルをコピーする場合、そのレート テーブルを固有の経費アイテムとリンクする必要があります。これは、経費アイテムごとに経費レート テーブルを 1 つしか使用することができないからです。
Workday の
"経費レート テーブルの表示"
レポートの "有効日の履歴"
タブに更新履歴が表示されます。例: ホテル レート
Global Modern Services は、GSA ホテル レートを使用しています。いくつかの都市では、GSA レートは 1 年の間に変更されます。たとえば、2014-10-01 から 2015-05-31 の期間のパリのホテル レートは 250 ユーロです。2015-06-01 以降、レートは 300 ユーロに上昇し、2015-09-01 から再び 250 ユーロに戻ります。
管理者は、
"経費レート テーブルの編集"
タスクにアクセスし、"International Hotel Rates by City” 経費レート テーブルを選択して、新しい有効日を指定します。すると、有効日が 2015-09-01 の新しいバージョンのレート テーブルが作成されます。