設定の考慮事項: エフォート証明
このトピックの内容を、エフォート証明の設定と使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
米国政府資金提供者は、連邦のグラント受領者に対し、グラント期間中のエフォートを証明する必要があります。これにより、資金提供者はグラントに関連するエフォートに対してのみ支払を行い、受給者はグラントに対するエフォートのコミットメントを満たせるようになります。
Workday のエフォート証明では、給与計算情報に基づいてエフォート証明レポートを生成および送信できます。
業務上のメリット
Workday のエフォート証明は、以下に役立ちます。
- 従業員およびエフォート期間について、常に最新の給与計算情報とエフォート期間に関する最新の給与計算情報を用意することにより、手作業による処理を削減する。
- 従業員の給与計算コスト配分に、プロジェクトに費やされた実際の期間が反映されていることを確認する。
- 行われた作業に対する従業員の正しい報酬金額を資金提供者に請求します。
- レビューおよび承認コメントの監査証跡、エフォート変更に関するサーベイ回答、各エフォートの確認明細を管理する。
ユース ケース
- 研究者が自分のエフォートと研究アシスタントのエフォートを証明できるようにする。
- グラント管理者が年 2 回、数パーセントのエフォート証明をレビューおよび承認できるようにする。
- 従業員のエフォートが元の配分から変更された場合に、給与計算管理者が給与計算の会計処理調整を行えるようにする。
- 前回のエフォートの認証後に従業員の給与計算が変更されたため、エフォート認証マネージャがエフォートを再認証できるように設定します。
- 部門管理者が、エフォートのレビューと証明を行う必要のある部門内の従業員をサポートできるようにする。
考慮すべき質問事項
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
従業員のエフォートを証明する必要があるのはいつですか？ | Workday では、アワードまたは資金提供者の要件に基づいて、エフォート証明の日付範囲を指定できます。その日付範囲における従業員の給与計算を完了するとすぐに、エフォート証明レポートを作成できます。 |
どの従業員のエフォートを証明する必要がありますか？ | エフォート証明は、名前別に 1 人の従業員に対して実行するか、以下に基づき従業員のグループに対して実行できます。
|
エフォート証明レポートをレビューするのは誰ですか？ | "Workday Effort Certification" ビジネス プロセスを設定する際に、レビュー、確認、承認ステップを組織内の特定のセキュリティ グループに割り当てることができます。さらに、エフォート証明タイプを設定して、レビュー ステップと承認ステップを以下のような特定の組織に送信できます。
退職した従業員については、レビュー ステップと承認ステップを従業員の直前の監督組織またはコスト センターにおけるロールに送るようにビジネス プロセスを設定できます。 |
エフォート証明を開始する前に、エフォート証明の結果をプレビューしますか？ | このレポートでは、エフォート証明を実行する前に、証明結果を事前検証し、給与計算コスト計算の変更に対して準備できます。これを使用して予期しない部分を排除し、エフォート証明を開始する前に給与支出の予算を策定するのに役立ちます。
給与計算の実績またはオブリゲーションに対して、暫定エフォート証明レポートを実行できます。 |
エフォート証明に変更があった場合、給与計算の会計処理調整を行う必要がありますか？ | "Workday Effort Certification" ビジネス プロセスを設定して、レビューアまたは確認者がエフォート配分を変更した後に、給与計算の会計処理調整を開始できます。 |
廃止されたエフォート証明をどのように処理しますか？ | 同じ支給期間について従業員のエフォートを証明した後に給与計算で変更が発生した場合、エフォート証明が廃止される可能性があります。Workday では、廃止されたエフォート証明を検出し、再確認することができます。
エフォート証明を再確認すると、以下が実行されます。
|
複数のエフォート証明をレビューするか、他の人の代理で確認する必要がありますか？ | Workday には、ユーザーがエフォート証明でさまざまなタスクを実行するためのセキュリティ ドメインが用意されています。ユーザーが以下を必要とするかどうかに基づいて、これらのドメインへのセキュリティ グループ アクセス権を付与できます。
|
エフォート証明テキストをカスタマイズしますか？ | 従業員が自分のエフォートを証明する際に同意する確認文をカスタマイズできます。
また、レビューアがエフォート証明を変更する際に回答するサーベイの質問を作成することもできます。 Workday は、サーベイの質問に対する確認文と回答を、監査目的でエフォート証明レポートに保持します。 |
自身に割り当てられたエフォート証明をどのように管理しますか？ | Workday には、My タスク以外にエフォート証明を管理できるワーク エリアが用意されています。以下が可能です。
|
エフォート証明をどのように表示しますか？ | エフォート証明が以下のように設定できる複合ビューに表示されます。
|
エフォート証明レポートに添付ファイルを追加しますか？ | 以下の場合に、エフォート証明レポートに添付ファイルを追加できます。
|
エフォート証明レポートはどのように資金提供者に配布しますか？ | 資金提供者にエフォート証明レポートを提出する必要がある場合、レポートを印刷したり、Excel スプレッドシートにエクスポートしたりできます。 |
推奨事項
以下をお勧めします。
- エフォート証明ディメンションのワークタグ用途を設定し、給与計算コスト配賦で使用するすべてのワークタグ タイプを含めます。
- エフォート証明タイプで完全なワークタグを使用し、エフォート証明行で給与計算ワークタグを保持する。
- エフォート証明を実行する際に、給与計算で使用される会社構造を選択して、エフォート証明を給与計算での正しい会社に関連付けます。
- 元のエフォート証明を開始したユーザーと同じセキュリティ アクセス権を持つエフォート証明を再確認して、給与計算の有効な変更のみが検出されるようにします。
要件
エフォート証明を実行するには、以下を行う必要があります。
- 作業期間の従業員の給与計算が完了している。
- 同じエフォート証明タイプ、従業員、日付範囲に対してエフォート証明を実行していない。
- 同じエフォート証明タイプ、従業員、および重複する日付範囲で別のエフォート証明を同時に実行していない。
制限事項
- エフォート期間の給与計算処理が処理中の場合は、エフォート証明プロセスを開始したり、エフォートを再確認したりすることはできません。給与計算が完了してから、エフォート証明を開始または再確認してください。
- エフォート証明タイプの一部の設定を変更する場合、そのタイプについて、キャンセルされていないすべてのエフォート証明を最初にキャンセルする必要があります。
- 再確認で使用される条件を設定して、エフォート証明が廃止された可能性があることを指定することはできません。
- 現在の Workday の制限により、ステップの検証条件は、"エフォート証明"ビジネス プロセスには表示されません。
テナント設定
"テナント設定の編集 - 給与計算
" タスクにアクセスして、以下に対する給与計算の会計処理を有効にすることができます。
- 上限を超える給与
- アワードのグラント開始日と終了日の代替コスト配分。
- 会社間会計。
エフォート証明行をグラントおよびプログラム別にグループ化するには、給与計算コスト配分にグラントおよびプログラム ワークタグをタグ付けできるようにする必要があります。
"ワークタグの用途の管理
" タスクにアクセスし、"グラント"
と "プログラム" の
ワークタグ タイプを "給与計算コスト配賦"
タグ対象に追加します。セキュリティ
"Core Payroll" 業務分野で以下のドメインを設定します。
ドメイン | 考慮事項 |
|---|---|
Set Up: Effort Certification
|
|
Process: Effort Certification
| エフォート証明タスクとレポートへのアクセス権を付与します。ユーザー ベースのグループおよび会社または会社階層のロール ベースのグループに限定されます。 |
Reports: Effort Certification
| エフォート証明関連のレポートへのアクセス権を付与します。ユーザー ベースのグループおよび会社または会社階層のロール ベースのグループに限定されます。 |
Reports: Manager (エフォート証明)
| 主に組織マネージャ向けに、組織別のエフォート証明へのアクセスを提供します。 |
表示: エフォート証明
| ユーザーに、ロールが割り当てられているエフォート証明を表示するためのアクセスを許可します。 |
従業員データ: エフォート証明
| 主ポジションに関連付けられた従業員組織割当に基づいて、エフォート証明レポートへのアクセス権を付与します。
このドメインは一時 停止 モードで提供されます。ドメイン セキュリティ ポリシーを有効にしてから使用する。 |
Manage: Effort Certification Work Area
| ワーク エリアの概要のエフォート証明に対する表示専用アクセス権を付与します。
このドメインは一時 停止 モードで提供されます。ドメイン セキュリティ ポリシーを有効にしてから使用する。 |
プロセス: エフォート証明ワーク キュー
| ワーク エリア キューから "エフォート証明" ビジネス プロセスへのアクセスを許可します。
このドメインは一時 停止 モードで提供されます。ドメイン セキュリティ ポリシーを有効にしてから使用する。 |
プロセス: エフォート証明の一括送信
| ワーク エリア キューでの一括送信アクションへのアクセス権を付与します。
このドメインは一時 停止 モードで提供されます。ドメイン セキュリティ ポリシーを有効にしてから使用する。 |
プロセス: 暫定エフォート証明
| 以下に関連するタスク、レポート、およびデータへのアクセスを許可します。
|
従業員データ: ポジションおよび社員のワークタグ
| 給与計算の社員名とポジションのワークタグをエフォート証明行に保持するため。このドメインに対するセキュリティは、以下に必要です。
|
ビジネス プロセス
ビジネス プロセス | 考慮事項 |
|---|---|
エフォート証明
| このビジネス プロセスを設定して、レビュー、確認、承認のステップを組織の適切なセキュリティ グループに割り当てます。さらに、エフォート証明タイプを設定することで、レビュー ステップと承認ステップを送信する組織を決定できます。
|
エフォート証明に対する給与計算の会計処理調整の作成
| エフォート変更後に給与計算の会計処理調整を開始するには、"完了" ステップの後にこのサブプロセスを "エフォート証明" ビジネス プロセスに追加します。 |
レポート
Workday エフォート証明で使用可能なレポートを表示するには、
"Workday スタンダード レポート
" レポートにアクセスして " エフォート証明"
レポート カテゴリを選択します。エフォート証明と暫定レポートが複合ビューに表示されます。複合ビューを設定して、カスタム レポートを埋め込み、選択タブを表示または非表示にし、タブを希望に応じて順序を付けることができます。
インテグレーション
Web サービス | 考慮事項 |
|---|---|
エフォート証明の変更理由コード
| レビューアがエフォート証明に対して行った変更を説明する理由コードを作成、更新、取得するために使用します。 |
エフォート証明タイプ
| エフォート証明タイプを作成、更新、取得するために使用します。 |
エフォート証明テキスト
| 従業員が自分のエフォート証明に使用する確認文を作成、更新、取得するために使用します。 |
関連性のある機能
関連性のある機能 | 考慮事項 |
|---|---|
財務会計 | エフォート証明では、エフォート行の財務会計ワークタグを使用します。
財務会計処理において、給与計算コスト配分と、エフォートの配分に使用されるタイムシートでも、グラント ワークタグが使用されます。 |
HCM | エフォート証明のために、以下のような社員および職務関連のデータが提供されます。
|
給与計算 | エフォート証明レビューアが、給与計算に影響する変更を行った場合は、給与計算で会計処理調整を行いその変更を反映させる必要があります。
給与計算では、以下も提供されます。
|
Time Tracking | エフォート証明は、タイム トラッキングから時間単位の証明を取得します。 |
Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント内の構成の関係を理解するのに役立ちます。Workday Touchpoints Kit の 詳細については、Workday Community を参照してください。