設定の考慮事項: エフォート証明
このトピックを、エフォート証明の設定と使用をプランニング際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
米国政府の資金提供者は、連邦のグラント受領者に、グラント期間中のエフォートの証明を要求します。資金提供者はグラントに関連するエフォートのみを支払い、受領者はグラントに対するエフォートのコミットメントを確実に満たすことができます。
Workdayのエフォート認定/資格では、給与計算情報に基づいてエフォート証明レポートを生成し、転送することができます。
業務上のメリット
Workdayのエフォート認定/資格は、以下に役立ちます。
- 従業員およびエフォート期間に関する最新の給与計算および監督情報を常に提供することで、手動処理を削減する。
- 従業員の給与計算コスト配賦に、プロジェクトで費やされた実際の時間が反映されていることを確認する。
- 完了作業に対して正しい従業員報酬額を資金提供者に請求します。
- レビューと承認のコメント、エフォート変更に関するサーベイの回答、各エフォートの確認明細の監査証跡を管理する。
ユース ケース
- 研究者が自身のエフォートと、リサーチ アシスタントのエフォートを証明できるようにする。
- グラント管理者が何百ものエフォート証明を年に 2 回レビューおよび承認できるようにする。
- 従業員のエフォートが元の割当から変更された場合に、給与計算管理者が給与計算の会計処理を調整できるようにします。
- エフォート証明マネージャが、エフォートを最後に認証した後に従業員の給与計算が変更されたため、エフォートを再認証できるようにする。
- エフォートをレビューおよび証明する必要のある部門の従業員を部門管理者がサポートできるようにする。
考慮すべき質問事項
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
従業員のエフォートを証明する必要があるのは、いつですか？ | Workday、報奨や資金提供者の要件に基づいてエフォート証明の日付範囲を指定できます。日付範囲 ()の従業員の給与計算を完了したらすぐに、エフォート証明レポートを作成できます。 |
どの従業員のエフォートを証明する必要がありますか？ | 名前によって単一の従業員または従業員のグループに対して、以下に基づいてエフォート証明を実行できます。
|
このエフォート証明レポートは、誰がレビューしますか？ | "Workday エフォート証明" ビジネス プロセスを設定すると、レビュー、証明、承認のステップを組織内の特定のセキュリティ グループに割り当てることができます。さらに、エフォート証明タイプを設定して、レビューと承認ステップを以下のような特定の組織に送ることができます。
退職した従業員については、レビュー ステップと承認ステップを従業員の最後の監督組織またはコスト センターのロールに送るように、ビジネス プロセスを設定できます。 |
エフォート証明を開始する前にエフォート証明の結果をプレビューしますか？ | 暫定エフォート証明レポートを使用すると、エフォート証明を実行する前に、エフォート証明結果を事前に検証し、給与計算コスト計算に関する変更に準備できます。これを使用すると、エフォート証明を開始する前に、予期しない事態を回避して、給与支出の予算策定に役立てることができます。
給与計算の実績またはオブリゲーションに対して暫定エフォート証明レポートを実行できます。 |
エフォート証明に変更があった場合、給与計算の会計処理調整を行う必要がありますか？ | Workday エフォート証明 ビジネス プロセスを設定することで、レビューアまたは確認者がエフォートの割当を変更した場合に、給与計算の会計処理調整を開始ことができます。 |
廃止されたエフォート証明をどのように処理しますか？ | 同じ支給期間 ()について従業員のエフォートを証明した後に給与計算で変更が発生した場合、エフォート証明が失効する可能性があります。Workday、廃止されたエフォート証明を検出して再確認できます。
エフォート証明を再確認すると、Workday。
|
複数のエフォート証明をレビューする必要がありますか？または他の従業員の代わりに確認する必要がありますか？ | Workday には、ユーザーがエフォート証明に関するさまざまなタスクを実行するためのセキュリティ ドメインが用意されています。ユーザーに以下が必要かどうかに基づいて、以下のドメインへのセキュリティ グループアクセス権をグラントできます。
|
エフォート証明テキストをカスタマイズしますか？ | 従業員が自身のエフォートを証明する際に、従業員が同意する確認文をカスタマイズできます。
また、レビューアがエフォート証明を変更する際に回答するサーベイの質問を作成することもできます。 Workdayの質問への確認と回答は、監査目的でサーベイエフォート証明レポートに保持されます。 |
割り当てられたエフォート証明をどのように管理しますか？ | Workday には、My タスク以外のエフォート証明を管理するためのワーク エリアがあります。以下が可能です。
|
エフォート証明をどのように表示しますか？ | Workday、以下のように設定できる複合ビューでエフォート証明が表示されます。
|
エフォート証明レポートに添付ファイルを追加しますか？ | 以下の場合に、エフォート証明レポートに添付ファイルを追加できます。
|
エフォート証明レポートはどのように資金提供者に提供しますか？ | 資金提供者にエフォート証明レポートを送付する必要がある場合、 Workdayレポートを印刷したり、Excel スプレッドシートにエクスポートしたりできます。 |
推奨事項
以下をお勧めします。
- "エフォート証明ディメンション"のワークタグ用途を設定して、"給与計算コスト配賦"で使用されるすべてのワークタグタイプを含めます。
- エフォート証明タイプで完全なワークタグを使用して、エフォート証明行で給与計算ワークタグを保持します。
- エフォート証明 ""を実行する際は、給与計算会計で使用される会社構造を選択します。これにより、 Workday が給与計算でエフォート証明を正しい会社に関連付けることができるようになります。
- 給与Workdayで有効な変更のみが検出されるように、元のエフォート証明を開始したユーザーと同じセキュリティ アクセス権でエフォート証明を再確認します。
要件
エフォート証明 を実行するには、以下を行う必要があります。
- その工数期間における従業員の給与計算を完了している。
- 同じエフォート証明タイプ、従業員 ""、日付範囲 ""について、実行済のエフォート証明がありません。
- 同じエフォート証明タイプ (従業員)、および重複する日付範囲 ()で、別のエフォート証明を同時に実行していない。
制限事項
- 工数期間の給与計算会計が処理中の場合、エフォート証明プロセスの開始やエフォートの再確認はできません。給与計算が完了してから、エフォート証明を開始または再確認してください。
- エフォート証明タイプの設定を変更すると、最初にそのタイプのキャンセルされていないすべてのエフォート証明をキャンセルする必要があります。
- Workday確認に使用される条件を設定して、エフォート証明を「廃止の可能性がある」とマークすることはできません。
- Workday の現在の制限により、ステップ検証の条件は"エフォートの証明"ビジネス プロセスには表示されません。
テナント設定
給与計算の会計処理の設定に基づいて、
"給与計算の会計処理オプションの管理
" タスクにアクセスして、以下のオプションを選択します。
- "グラント/アワード"タブの"上限を超える給与 - 有効化"。
- グラント -"グラント/アワード"タブで、開始日と終了日に対する代替コスト配賦を有効にする。
- 会社間会計 -"一般" タブの "有効化"。
エフォート証明行をグラントとプログラムでグループ化するには、給与計算コスト配賦をグラントとプログラムのワークタグでタグできるようにする必要があります。
"ワークタグの用途の管理
" タスクにアクセスし、 "グラント
" と"プログラム" の
ワークタグ タイプを"給与計算コスト配賦
" タグ対象に追加します。セキュリティ
"Core Payroll"業務分野で以下のドメインを設定します。
ドメイン | 考慮事項 |
|---|---|
Set Up: Effort Certification
|
|
Process: Effort Certification
| エフォート証明のタスクとレポートへのアクセス権を付与します。ユーザー ベースのグループと、会社または会社階層のロール ベースのグループに限定されます。 |
Reports: Effort Certification
| エフォート証明関連レポートへのアクセス権を付与します。ユーザー ベースのグループと、会社または会社階層のロール ベースのグループに限定されます。 |
Reports: Manager (Effort Certification)
| 主に組織マネージャ向けに、組織別のエフォート証明へのアクセス権を付与します。 |
View: Effort Certification
| ユーザーに、ロールが割り当てられているエフォート証明を表示するためのアクセス権を付与します。 |
Worker Data: Effort Certification
| 主ポジション() に関連付けられた従業員組織割当に基づいて、エフォート証明レポートへのアクセス権を付与します。
Workday は、このドメインを "一時停止 " モードで提供します。使用する前に、ドメインセキュリティ ポリシーを有効にしてアクティブ化します。 |
Manage: Effort Certification Work Area
| ワーク エリアの概要のエフォート証明への表示専用アクセス権を付与します。
Workday は、このドメインを "一時停止 " モードで提供します。使用する前に、ドメインセキュリティ ポリシーを有効にしてアクティブ化します。 |
Process: Effort Certification Work Queue
| ワーク エリアキューから "エフォート証明" ビジネス プロセスへのアクセス権を付与します。
Workday は、このドメインを "一時停止 " モードで提供します。使用する前に、ドメインセキュリティ ポリシーを有効にしてアクティブ化します。 |
Process: Mass Submit Effort Certification
| ワーク エリアキュー内の一括送信アクションへのアクセス権を付与します。
Workday は、このドメインを "一時停止 " モードで提供します。使用する前に、ドメインセキュリティ ポリシーを有効にしてアクティブ化します。 |
Process: Pro Forma Effort Certification
| 以下に関連するタスク、レポート、データへのアクセス権を付与します。
|
Worker Data: Position and Employee Worktag
| 給与エフォート証明行から社員の名前とポジションのワークタグを保持する場合。このドメインへのセキュリティは、以下の場合に必要です。
|
ビジネス プロセス
ビジネス プロセス | 考慮事項 |
|---|---|
エフォート証明
| このビジネス プロセスを設定し、組織の適切なセキュリティ グループにレビュー、認定/資格、承認のステップを割り当てます。エフォート証明タイプを設定することにより、以下の組織のうちどちらにレビュー ステップと承認ステップを適用するかをさらに決定できます。
|
エフォート証明のための給与計算の会計処理調整の作成
| エフォートの変更後に給与計算の会計処理調整を開始には、 "エフォートの証明" ビジネス プロセスの "完了" ステップの後にこのサブプロセスを追加します。 |
レポート
Workdayエフォート証明で使用可能なレポートを表示するには、
"Workdayスタンダード レポート
" レポートにアクセスし、 "エフォート証明
" レポート カテゴリを選択します。Workday、エフォート証明と暫定レポートが複合ビューに表示されます。複合ビューを設定することで、カスタム レポートの埋め込み、選択タブの表示または表示しない表示、および希望に応じたタブの順序変更ができます。
インテグレーション
Web サービス | 考慮事項 |
|---|---|
エフォート証明の変更理由コード
| レビューアがエフォート証明に加える変更を示す理由コードを作成、更新、または取得するために使用します。 |
エフォート証明タイプ
| エフォート証明タイプを作成、更新、取得するために使用します。 |
エフォート証明テキスト
| 従業員が自身のエフォートを証明するために使用する確認ステートメントを作成、更新、または取得するために使用します。 |
関連性のある機能
関連性のある機能 | 考慮事項 |
|---|---|
財務会計 | エフォート認定/資格では、エフォート行の財務会計ワークタグが使用されます。
財務会計では、給与計算コスト配賦とWorkday が工数の配分に使用するタイムシートにおけるグラントワークタグも提供されます。 |
HCM | エフォート証明について、以下のような社員および職務関連のデータが提供されます。
|
給与計算 | エフォート証明レビューアが給与計算に影響する変更を行った場合、その変更を反映するために給与計算で会計処理調整を行う必要があります。
給与計算では、以下も提供されます。
|
Time Tracking | エフォート認定/資格は、タイム トラッキングから時給の認定/資格を取得します。 |
Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント内の構成の関係を理解するのに役立ちます。詳細は、 Workday CommunityのWorkday Touchpoints Kit を参照してください。