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Ultimo aggiornamento: 2026-03-13
Procedura: Creare voci spese studente

Procedura: Creare voci spese studente

È possibile creare voci di spesa per rappresentare i diversi tipi di spese che è possibile assegnare agli studenti, come le tasse scolastiche, l'alloggio o le spese tecnologiche. Le voci di spesa includono dettagli per le spese associate, ad esempio:
  • Categorie di ricavi
  • Worktag correlati
  • Rimborsabilità
La registrazione delle spese nei conti degli studenti consente agli studenti di vedere quanto devono ed effettuare i pagamenti per le proprie spese.
La maggior parte delle spese contabilizzate nei conti degli studenti è:
  • Quote basate sulla registrazione
  • Addebitare le assegnazioni delle voci alle unità accademiche o ai programmi di studio.
  • Costi del corso o costi aggiuntivi
Altri tipi di origine delle spese possono includere le commissioni del piano di pagamento, le commissioni del contratto di riscossione e le spese di recupero dei rimborsi.
È possibile riutilizzare le voci di addebito all'interno di un'origine. Esempio: è possibile riutilizzare la stessa voce di spesa in più quote di corso.
Tuttavia, è consigliabile evitare di riutilizzare le voci di addebito tra le origini. Esempio: non utilizzare la stessa voce di spesa in una quota di registrazione e come assegnazione di una voce di spesa. Se necessario, copiare le voci di spesa da utilizzare in originazioni separate.
Quando si raggruppano le righe di registrazione delle transazioni studente, il sistema aggiunge le spese create utilizzando queste voci di addebito a un gruppo di transazioni spese studente per una contabilità semplificata.
  1. (Facoltativo) Accedere all'attività
    Gestione utilizzo worktag correlati
     .
    Configurare i tipi di worktag e i requisiti per le voci di spesa degli studenti.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Set Up: Enable Worktags
     nelle aree funzionali Common Financial Management e Worktags.
  2. Accedere all'attività
    Creazione voce spese studente
     .
    Criteri di sicurezza: dominio
    Set Up: Student Charges
     nell'area funzionale Student Financials.
  3. La sezione
    Informazioni generali
     contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Inattivo
    Selezionare questa opzione per impedire al sistema di applicare nuove spese studente per questa voce di spese studente. Questa configurazione non influisce sulle spese studentesche esistenti associate a questa voce spese studente.
    Dopo aver disattivato una voce di spesa, rimuoverla da eventuali assegnazioni di voci di spesa o assegnazioni di commissioni basate su registrazione con decorrenza futura.
    Tipo
    Raggruppare le spese per la creazione di report e la ricerca e per l'utilizzo nelle regole di precedenza dei pagamenti. Il sistema fornisce i valori.
    Classificazione
    • 1042-S
       : rende disponibile la voce di addebito nei report fiscali 1042-S.
    • 1098-T
       : rende disponibile la voce di addebito nei report fiscali 1098-T.
    • Istituzionale
       : rendere disponibile la voce di spesa per i calcoli del foglio di lavoro Ritorno del titolo IV per i tipi di spese di:
      • Consiglio
      • Quote del corso
      • Alloggio
      • Commissioni obbligatorie
      • Lezioni
    • Titolo IV
       : è possibile configurare le regole di precedenza dei pagamenti per assegnare una priorità più alta alle spese con questa classificazione.
      Gli istituti possono anche applicare gli aiuti agli studenti a spese non istituzionali quando:
      1. Si includono le voci di addebito non classificate come
        Titolo IV
         nei gruppi di priorità con la casella di controllo
        Titolo IV
         selezionata.
      2. Si crea un criterio di autorizzazione federale per gli aiuti agli studenti.
      3. Gli studenti autorizzano la candidatura di contributo finanziario per imputare oneri non istituzionali.
      ConsultareConcetto: Autorizzazioni federali per gli aiuti agli studenti per ulteriori informazioni.
      È possibile classificare un addebito sia come
      Istituzionale
       sia
      come Titolo IV
       se si applicano entrambe le classificazioni.
    • Altro
       : rende la voce di spesa disponibile per la rendicontazione specifica dell'istituto.
  4. La sezione
    Dettagli
     contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Categoria ricavi
    Selezionare un worktag da utilizzare per i report aggregati dei ricavi associati alle spese degli studenti. Il sistema lo utilizza anche come dimensione nella regola di registrazione contabile per guidare la contabilità CoGe.
    Ricavi differiti
    (Facoltativo) Identificare le spese associate alla voce di spesa come ricavi differiti per contabilizzare beni e servizi non completamente forniti in anticipo, come le tasse scolastiche. È possibile riconoscere i ricavi man mano che si forniscono i beni e i servizi nel tempo. Per le voci di addebito che vanno direttamente ai ricavi, deselezionare la casella di controllo.
    Azienda ricavi sostitutiva
    (Facoltativo) Per indirizzare i ricavi a azienda non associata all'unità accademica, selezionare azienda con ricavi sostitutiva . Se non si seleziona azienda sostitutiva dei ricavi , il sistema registra i ricavi azienda dell'unità accademica.
    • È possibile selezionare tra aziende all'interno della stessa gerarchia azienda dell'istituto.
    • È possibile specificare le aziende dei ricavi sostitutive solo per le voci di addebito associate all'istituto.
    • Non è possibile modificare questo campo dopo che esistono transazioni per la voce di spesa.
    Esempio: nell'istituto, i ricavi delle spese abitative vengono contabilizzati in azienda separata .
    Calcolo spese
    Selezionare o creare il calcolo che calcola l'importo delle spese per uno studente.
    Se si utilizza questa voce di spesa in:
    • Una quota del corso o una quota basata sull'iscrizione, la quota sostituisce questo calcolo.
    • Nell'attività
      Applicazione spese studente
       è necessario immettere manualmente l'importo delle spese. L'importo immesso manualmente sostituisce questo calcolo.
    Regola scadenza
    (Facoltativo) Selezionare una regola di scadenza per calcolare automaticamente le scadenze dei pagamenti quando si contabilizzano le spese nei conti degli studenti.
    Non si applicano le regole per le scadenze:
    • Quando si utilizza l'attività
      Applicazione spese studente
       per contabilizzare una spesa per uno studente. È invece necessario specificare manualmente una scadenza.
    • Alle spese nei piani di pagamento Il sistema considera tali spese scadute in base alle date di scadenza delle rate del piano di pagamento anziché alle regole di scadenza delle voci di spesa.
    Regola aggregazione spese
    (Facoltativo) Selezionare una regola di aggregazione delle spese per limitare il numero di volte o l'importo totale che è possibile addebitare a uno studente per la voce di spesa.
    Proporzionamento spese
    Specificare se rimborsare gli studenti quando non sono più idonei per la voce di addebito.
    Se una spesa è parzialmente rimborsabile, selezionare un gruppo di piani di rettifica delle spese per riproporzionare le spese. I piani di rettifica delle spese nel gruppo specificano l'importo da rimborsare in base a quando gli studenti abbandonano o si ritirano.
    Escludi da considerazioni su sospensioni scadute
    Escludi da considerazioni sul rilascio graduale della registrazione
    Se l'opzione è selezionata, le spese scadute associate alla voce di spesa non vengono conteggiate per le sospensioni scadute o le riduzioni graduali della registrazione.
    Escludi da piani di pagamento studenti
    Se l'opzione è selezionata, gli studenti non possono utilizzare i piani di pagamento per pagare le spese associate a questa voce di spesa. Gli studenti devono pagare l'intero importo delle spese alla data di scadenza, anche quando hanno piani di pagamento con altre spese.
  5. (Facoltativo) Nella sezione
    Worktag correlati
     , configurare i worktag da associare alle righe di registrazione che il sistema genera quando si contabilizzano le spese nei conti degli studenti.
    L'attività contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Tipo di worktag
    Sono disponibili tipi di worktag in base alla configurazione dei worktag delle voci spese studente.
    Valore predefinito obbligatorio
    Se questa opzione è selezionata, è necessario specificare un worktag predefinito. Per modificare questa impostazione, accedere all'attività
    Gestione utilizzo worktag correlati
     .
    Worktag predefinito
    Selezionare un worktag che venga compilato automaticamente quando si applica la tariffa.
    Valore obbligatorio in transazione
    Se questa opzione è selezionata, è necessario specificare un worktag quando si applica la tariffa. La possibilità di selezionare la casella di controllo dipende da come è stato configurato il worktag nell'attività
    Gestione utilizzo worktag correlati
     .
È possibile accedere al report
Ricerca voci di spesa studente
 per rivedere o modificare la voce di spesa.
Utilizzare la voce di spesa in:
  • Unità accademiche o programmi di studio
  • Commissioni del contratto di riscossione
  • Costi del corso o costi aggiuntivi
  • Commissioni del piano di pagamento
  • Quote basate sulla registrazione