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Administrator Guide
Ultimo aggiornamento: 2023-06-23
Creare e rivedere una distribuzione documento studente

Creare e rivedere una distribuzione documento studente

Criteri di sicurezza:
  • Nell'area funzionale Action Items and Holds, configurare:
    • Processo aziendale
      Evento distribuzione studenti
    • Dominio Manage: Student Document Distribution
  • Consente di visualizzare le autorizzazioni per il dominio
    Document Library
     nell'area funzionale System.
Assicurarsi che:
  • Il gruppo di sicurezza che crea la distribuzione è il gruppo di sicurezza basato su ruolo configurato per l'avvio del processo aziendale.
  • La categoria documento è disponibile per il gruppo di sicurezza che crea la distribuzione.
Si crea una distribuzione di documenti studente, quindi si visualizza la distribuzione. I documenti inclusi nella distribuzione vengono inviati a:
  • Studenti specifici
  • Popolazioni di studenti da report personalizzati e ricerche salvate
  • Coorti di studenti
Il sistema fornisce le seguenti origini dati per creare popolazioni di studenti per ricerche salvate e report personalizzati:
Record periodo di sostegno finanziario
,
Documenti universitari
e
Studenti
.
È possibile inviare la stessa distribuzione a un altro gruppo di studenti dopo il completamento di un impiego di distribuzione.
  1. Accedere all'attività
    Creazione distribuzione documenti studente
     .
  2. L'attività contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Nome
    Immettere un nome univoco per questa distribuzione.
    Unità universitaria
    Selezionare l'unità accademica più in alto o una delle istituzioni sottostanti.
    Decorrenza documento
    La data di decorrenza del documento.
    Documento
    Selezionare il documento che gli studenti devono rivedere.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Document Library
     nell'area funzionale System.
    Il sistema crea documenti utilizzando l'attività
    Creazione documento
     (associata all'area funzionale System).
    Il sistema ricava le categorie di documenti dalle categorie predefinite di Workday e dalle categorie istituzionali.
    Per visualizzare la categoria documento, è necessario appartenere al gruppo di sicurezza consentito.
    Opzioni firma
    Selezionare se si desidera che i destinatari confermino il documento o forniscano la firma elettronica.
    Se si selezionano le opzioni, includere istruzioni, una riga della firma o una nota che conferma la conformità o il ricevimento.
    Al momento non sono supportati DocuSign o le firme elettroniche Adobe.
    Aggiungi
    Fare clic su
    Aggiungi
     per aggiungere un altro documento alla valutazione.
  3. Per accedere all'attività
    Distribuzione documento studente
     , fare clic su
    Distribuisci
     dopo aver creato i documenti da distribuire.
    L'azione
    Distribuzione
     avvia il processo aziendale. È possibile creare una distribuzione e distribuirla ai destinatari in un secondo momento. L'attività
    Distribuzione documento studente
     è disponibile anche tramite la ricerca globale.
  4. L'attività contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Nome distribuzione
    Immettere un nome univoco per identificare l'evento di distribuzione.
    È possibile riutilizzare la stessa distribuzione in futuro per l'invio a destinatari di studenti diversi.
    Distribuzione a
    Selezionare una delle seguenti opzioni per la distribuzione:
    • Studenti
      : selezionare uno o più studenti.
    • Report personalizzato
      : selezionare uno dei report a cui si ha accesso.
    • Ricerca salvata
      : selezionare una delle ricerche salvate create.
    • Raggruppamento studenti
      : selezionare una coorte di studenti nell'istituto per il quale si sta creando la distribuzione.
  5. Al termine dell'attività, visualizzare i dettagli del processo.
    Fare clic su
    Aggiorna
     per aggiornare il processo. Rivedere il processo.
Quando il sistema completa il job:
  • Accedere al report
    Visualizzazione distribuzione documenti studente
     e selezionare la distribuzione creata.
  • Rivedere i dettagli della distribuzione e il relativo stato generale.
  • Rivedere i dettagli di ogni destinatario facendo clic sul numero nella colonna
    Destinatari
     .
Fare clic su
Distribuisci
 per inviare la distribuzione a un gruppo di studenti diverso.