Considerazioni sulla configurazione: Richieste
Questo argomento è utile per la presa di decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo delle richieste. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inseriscono nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
Le richieste consentono ai collaboratori di richiedere beni, servizi o manodopera esterna per sé o per conto di altri collaboratori.
Vantaggi per l'azienda
Le richieste di acquisto del sistema consentono di:
- Gestire in modo efficiente il flusso di informazioni, i criteri dell'organizzazione e i processi aziendali, per controllare e monitorare nel dettaglio le spese aziendali.
- Configurare, personalizzare e distribuire un'esperienza di tipo di acquisto online, semplice e intuitiva per gli utenti.
- Configurare tipi e modelli di richieste, per rendere il processo più semplice, veloce e gestibile.
- Configurare i processi della catena di approvvigionamento specifici per l'assistenza sanitaria in modo da poter pagare i beni in conto deposito utilizzati e nel contempo rifornire le scorte in conto deposito.
- Limitare gli acquisti di beni e servizi in base al gruppo di sicurezza.
Casi d'uso
- Personalizzare i segmenti di sicurezza per limitare l'accesso a beni e servizi a gruppi di collaboratori autorizzati.
- Impostare diversi tipi di richieste per usi diversi. Esempio: richieste di sola fattura, di rifornimento magazzino e di rifornimento deposito a ripristino.
- Utilizzare i modelli di richiesta per gli articoli più richiesti. Esempio: gli elementi essenziali di cui i nuovi dipendenti hanno bisogno per iniziare a lavorare.
Domande e considerazioni
Domande | Considerazioni |
|---|---|
Come si controlla chi ha accesso a beni, servizi e manodopera esterna? | Con i segmenti di sicurezza è possibile:
È possibile impostare singoli ruoli come buyer dedicati. Esempio: creare un ruolo buyer per i manager dei centri di costo, che possono richiedere beni, servizi e manodopera esterna per i loro reparti. È inoltre possibile limitare la capacità degli utenti di visualizzare e creare report sui dati delle transazioni automatiche,tramite i ruoli basati sull'organizzazione. |
Come si desidera determinare ciò che gli utenti possono e non possono visualizzare quando inoltrano le richieste? | È possibile determinare ciò che gli utenti visualizzano nelle richieste in base alle configurazioni di sicurezza e alle assegnazioni dei ruoli per tali utenti. Esempio: per le richieste è possibile abilitare il collegamento a catalogo esterno per i manager IT, ma non per i manager dei centri di costo. |
Come si desidera organizzare e semplificare il processo di richiesta? | È possibile classificare le richieste in base a tipi diversi. Esempio: è possibile abbinare un tipo di richiesta a un tipo di ordine di acquisto o identificare un tipo di richiesta come esclusivo per il rifornimento del magazzino.
È anche possibile raggruppare raccolte di beni e servizi per creare modelli di richiesta. È possibile consentire agli utenti di riempire i carrelli da varie fonti, ad esempio:
|
Come si desidera gestire le richieste di sola fatturazione? | È possibile utilizzare le richieste di sola fatturazione per pagare i prodotti sanitari dopo l'uso, evitando livelli di scorte imprevedibili e tenendo traccia dei dati dei prodotti per richiami o scadenza dei prodotti.
È possibile configurare tipi di richiesta per:
|
Si desidera personalizzare le attività di richiesta? | Il sistema offre un livello di personalizzazione elevato del processo di richiesta e consente di nascondere o rendere obbligatori campi facoltativi nelle attività e nei report di richiesta.
È possibile definire 1 o più oggetti personalizzati nelle richieste e nelle righe della richiesta, per acquisire ulteriori informazioni in base alle esigenze aziendali. |
In che modo si desidera aiutare gli utenti a navigare nel processo di richiesta? | È possibile:
Se non si interviene, le istruzioni esistenti non verranno inserite nelle richieste. Per verificare lo stato delle richieste di acquisto e lo stato e dettagli importanti sulle fatture fornitore correlate, i richiedenti possono utilizzare anche Workday Assistant, Workday for Slack e Workday for Microsoft Teams. |
Come si consolidano le richieste negli ordini di acquisto? | Per ridurre il numero di documenti che buyer e fornitori devono gestire, è possibile consolidare le richieste con più contratti fornitore in un unico ordine di acquisto.
È anche possibile eseguire l'approvvigionamento delle richieste in ordini di acquisto esistenti. |
Quali costi aggiuntivi si desidera vengano registrati dagli utenti nelle richieste? | È possibile utilizzare le opzioni di approvvigionamento dell'azienda per consentire agli utenti di specificare le spese totali stimate di nolo e varie nei documenti di richiesta. |
Suggerimenti
- Aggiungere la workletRichiestealla home page.
- Per i dati personali, collaborare con i fornitori per mappare i codici UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Codes) alle categorie di spesa.
- Ricordare agli utenti di controllare e aggiornare i prezzi prima di utilizzare richieste create da modelli o copiate da richieste precedenti.
- Impostare gli standard cXML per gli ordini di acquisto e le fatture fornitore, in modo che il sistema possa comunicare con i siti dei fornitori esterni.
Requisiti
Nessun impatto.
Limitazioni
- Non è possibile includere articoli con collegamento a catalogo esterno nei modelli o nelle copie di richieste.
- È necessario aggiornare manualmente le modifiche ai prezzi dei fornitori quando si creano modelli e copie di richieste esistenti.
- Non è possibile eseguire frazionamenti riga per le richieste associate a una richiesta scorte.
Configurazione del tenant
È possibile configurare il tenant per:
- Aggiungere informazioni sulla procedura per le richieste di tipo Sola fattura.
- Consolidare le richieste che contengono diversi contratti fornitore in un unico ordine di acquisto.
- Creare regole di sourcing per le richieste.
- Supportare allegati e categorie di allegati nelle richieste.
- Sostituire gli articoli Web con articoli di acquisto collegati durante il sourcing automatico o manuale delle richieste agli ordini di acquisto.
Criteri di sicurezza
Configurare i seguenti domini di sicurezza nell'area funzionale Procurement:
Dominio | Considerazioni |
|---|---|
Process: Requisition - Close
| Consente di chiudere richieste e modelli di richieste. |
Process: Requisition - Create/Edit
| Consente di creare e modificare le richieste. Per creare richieste, è anche possibile accedere alla worklet delle richieste. |
Process: Requisition - View
| Consente di visualizzare le richieste. |
Process: Shared Requisition Template
| Consente di elaborare i modelli di richiesta condivisi e di visualizzare i report correlati. |
Self-Service: Requisition
| Consente l'accesso self service per elaborare le richieste e visualizzare i report correlati. Per creare e visualizzare richieste, è inoltre possibile accedere alla worklet delle richieste. |
Self-Service: Requisition Template
| Consente l'accesso self service per elaborare i modelli di richiesta e visualizzare i relativi report. |
Process: Modello richiesta condiviso - Visualizzazione
| Abilita le autorizzazioni di sicurezza del dominio per visualizzare i modelli di richiesta self service e condivisi e i report correlati.
Per gestire la sicurezza dei modelli condivisi, è necessario abilitare la funzionalità Abilita aggiornamenti di sicurezza modello richiesta. |
Utilizzare il dominio
Integration Build
nell'area funzionale Integration per consentire agli utenti di inoltrare ordini di acquisto a un fornitore in base alle richieste.Processi aziendali
Processi aziendali | Considerazioni |
|---|---|
Evento di richiesta
| Utilizzare per l'approvazione delle richieste. È possibile:
Per creare e inoltrare richieste, è necessario abilitare anche lo step iniziale Finalizzazione transazione (REST) nel processo aziendale. |
Evento di sourcing richiesta
| Configurare il processo aziendale Evento di sourcing richiesta per controllare il sourcing di beni, servizi e manodopera esterna. |
Modifica in blocco collaboratore nel documento di approvvigionamento
| Utilizzare per inoltrare le modifiche ai richiedenti della richiesta e le modifiche all'acquirente degli ordini di acquisto per l'approvazione. |
Report
Report | Considerazioni |
|---|---|
Ricerca richieste
Mie richieste | Utilizzare questi report per:
Se si abilita la funzionalità Unificazione esperienza richieste dal report Gestione abilitazioni funzionalità , si passa dal report Mie richieste alla worklet Richieste per semplificare il processo di ricerca di personale. Consultare Concetto: Worklet Richieste. |
Modelli worktag richiesta
| Utilizzare questo report per visualizzare e modificare i modelli di worktag. |
Modelli di richiesta
| Utilizzare questo report per:
|
È possibile utilizzare le seguenti origini dati dei report indicizzate per creare report personalizzati:
- Requisition Lines and Line Splits for Company.
- Requisition Lines and Line Splits for Worker.
Integrazioni
Il sistema fornisce i seguenti tipi di modelli di integrazione:
- Modello generico per fornitori personalizzati
- Modelli preconfigurati per fornitori nel catalogo Workday
Oltre alla configurazione dell'integrazione, configurare le seguenti attività per ogni fornitore:
- Gestione collegamenti fornitore
- Gestione dettagli esterni (estrinseci) carrello
Connessioni e touchpoint
La funzionalità di richiesta interagisce con le seguenti aree del sistema:
Funzionalità | Considerazioni |
|---|---|
Magazzino | Oltre a completare il ciclo dalla richiesta al pagamento, è possibile:
|
Conti fornitori | È possibile creare e pianificare ordini di acquisto, registrare il tempo per i collaboratori esterni e generare fatture fornitore. |
Contratti fornitore | È possibile abilitare l'assegnazione delle richieste di preventivo ai fornitori selezionati e impostare ed elaborare gli ordini di acquisto pianificati. |
Fornitori esterni | È possibile impostare e gestire i fornitori per l'approvvigionamento di beni, servizi e manodopera esterna dai processi di richiesta. |
Contabilità generale | È possibile creare fatture da ricevere per ricevimenti approvati e non fatturati, fatture fornitore e ordini di acquisto solo fattura per beni e servizi. |
Servizi bancari e regolamenti | È possibile verificare le transazioni con carta acquisti. |
Beni aziendali | È possibile tenere traccia dei beni acquisiti dall'azienda durante il processo di approvvigionamento. È possibile:
|
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.