Considerazioni sulla configurazione: Worksheets per gli articoli di acquisto
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo delle attività di aggiornamento in blocco degli articoli di acquisto. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inseriscono nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
Con Worksheets è possibile definire workflow per la richiesta, la creazione e l'aggiornamento in blocco degli articoli di acquisto, in linea con i criteri dell'organizzazione.
Vantaggi per l'azienda
Semplificando l'inserimento dei dati per gli articoli di acquisto, è possibile garantire l'integrità dei dati e consentire l'inserimento intuitivo dei dati da parte degli utenti. In questo modo l'azienda può caricare facilmente nel sistema volumi elevati di informazioni sugli articoli.
Casi d'uso
È possibile utilizzare questa funzionalità per:
- Gestire le informazioni per un massimo di 1000 articoli nuovi ed esistenti alla volta.
- Semplificare la gestione delle informazioni sugli articoli personalizzando i campi e gli elenchi di valori nei modelli di fogli di lavoro.
- Consentire ai vari reparti dell'azienda di richiedere nuovi articoli di acquisto.
- Acquisire le informazioni necessarie per elaborare nuovi articoli su richiesta dei collaboratori.
- Configurare e gestire in blocco le regole di sourcing delle richieste di articoli per i fornitori preferiti.
Domande e considerazioni
Domande | Considerazioni |
|---|---|
Si desidera che gli utenti compilino un questionario personalizzato quando richiedono nuovi articoli? | Valutare la possibilità di abilitare e utilizzare i questionari.
Considerare i tipi di questionari necessari per la gestione in blocco rispetto alle richieste di nuovi articoli di acquisto. È possibile creare questionari mediante l'attività Creazione questionario . Quindi è possibile aggiungere il questionario ai tipi di richiesta degli articoli di acquisto. Assicurarsi che i responsabili della valutazione delle richieste di articoli di acquisto dispongano delle autorizzazioni di sicurezza per il dominio Questionnaire Results , così da poter visualizzare le risposte al questionario. |
Si desidera impostare attività di richiesta per l'aggiornamento degli articoli di acquisto, per l'aggiunta di nuovi articoli o per entrambi i casi? | Con i tipi di richieste di articoli di acquisto è possibile impostare diversi modelli di cartelle di lavoro per tipi specifici di richieste di articoli.
Le opzioni per il tipo di richiesta di articolo di acquisto sono le seguenti:
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È previsto un processo di revisione delle informazioni sui nuovi articoli? | È possibile monitorare e analizzare i motivi per cui i responsabili della valutazione rifiutano le richieste di articoli di acquisto impostando i motivi del rifiuto nell'attività Gestione motivi di approvvigionamento . Consultare Impostare i motivi di approvvigionamento.
I responsabili della valutazione delle richieste di articoli possono anche inviare ai richiedenti le cartelle di lavoro con gli errori da correggere, senza che si perdano le informazioni esistenti già configurate. |
Si desidera impostare aggiornamenti in blocco per gli articoli addebitabili al paziente? | È possibile utilizzare il tipo di modello di foglio di lavoro Informazioni spese paziente per configurare in blocco informazioni sugli addebiti al paziente, ad esempio:
È inoltre possibile configurare il sistema in modo che aggiunga i seguenti elenchi di valori ai modelli di informazioni sugli articoli di acquisto:
|
È necessario annullare più richieste di articoli di acquisto contemporaneamente? | È possibile utilizzare l'attività Annullamento in blocco richieste articoli di acquisto per trovare e annullare in blocco qualsiasi richiesta di articoli di acquisto nello stato Bozza o In corso . Esempio: un dipendente lascia l'organizzazione ed è necessario eliminare le richieste di partite aperte residue. |
Si utilizzano cataloghi di articoli esterni per la gestione degli articoli? | È possibile configurare modelli di richiesta di articoli di acquisto per cercare i cataloghi di articoli esterni integrati nel sistema e accedervi. È possibile creare modelli per la ricerca di singoli articoli o per la ricerca in blocco di articoli utilizzando elenchi di ID articolo specifici.
|
Suggerimenti
- Prima di creare modelli di foglio di lavoro, valutare attentamente i tipi di richiesta di articoli di acquisto e i processi aziendali che si desidera impostare.
- Non utilizzare per due volte lo stesso campo nello stesso modello di cartella di lavoro.
- Nei processi aziendali, è possibile separare gli step azioneAzione da svolgere, per ricordare ai collaboratori di aggiornare i centri gestione magazzino, i depositi a ripristino o i modelli di richiesta degli articoli.
Requisiti
Per ogni step di enrichment del processo aziendale, è necessario impostare un modello di enrichment corrispondente in Tipo di richiesta articoli di acquisto.
Per accedere ai fogli di lavoro con le informazioni sugli addebiti del paziente e alle informazioni sugli addebiti per gli articoli di acquisto, è necessario abilitare i seguenti campi dell'attività
Modifica configurazione tenant - Dati finanziari
:
- Abilita opzioni assistenza sanitaria
- Abilita informazioni spese paziente
Limitazioni
Una volta utilizzato un modello di foglio di lavoro per articoli di acquisto, non è possibile rimuovere il Tipo di modello dal modello.
La funzionalità dei fogli di lavoro di articoli di acquisto non supporta:
- Articoli di catalogo
- Worktag correlati
Configurazione del tenant
Quando si configurano i campi
Generatore di ID per articoli di acquisto
e Generatore di ID per evento articolo di acquisto
nell'attività Modifica - Configurazione tenant dati finanziari
, il sistema aggiunge automaticamente i numeri ID agli articoli di acquisto creati o modificati utilizzando i seguenti processi aziendali:
- Gestione in blocco richiesta articoli di acquisto
- Richiesta nuovi articoli di acquisto
- Evento articolo di acquisto
Criteri di sicurezza
Configurare i seguenti domini e i relativi criteri di sicurezza:
Domini | Considerazioni |
|---|---|
Access Purchase Item Request Type (Segmented)
| Fornisce agli utenti l'accesso ai tipi di richiesta di articoli di acquisto in base al ruolo dell'utente.
In primo luogo è necessario associare i gruppi di sicurezza ai segmenti creati nell'attività Creazione segmento di sicurezza tipo di richiesta articoli di acquisto . |
Drive
| Se è abilitato, consente l'accesso a Worksheets. |
Maintain: Patient Charge
| Fornisce l'accesso per configurare le designazioni degli addebiti al paziente per gli articoli di acquisto. |
Process: Purchase Item Request
| Fornisce ai revisori e ai responsabili dell'approvazione l'accesso per modificare tutte le richieste di articoli di acquisto. |
Set Up: Purchase Item Request
| Fornisce agli amministratori l'accesso per configurare i modelli di foglio di lavoro per gli articoli di acquisto. |
Self-Service: Purchase Item Request
| Fornisce agli utenti l'accesso alle proprie richieste di articoli di acquisto. |
Worksheets
| Fornisce l'accesso ai fogli di lavoro agli utenti che eseguono l'enrichment delle informazioni sugli articoli. Con Worksheets gli utenti possono creare, modificare e visualizzare le richieste di articoli di acquisto. |
È anche possibile configurare i seguenti sottodomini nel dominio
Process: Purchase Item Request
:
- Process: Purchase Item Request - Cancel
- Process: Purchase Item Request - Create/Edit
- Process: Purchase Item Request - Reporting
- Process: Purchase Item Request - View
Processi aziendali
Configurare i seguenti processi aziendali (protetti nell'area funzionale Procurement) per inoltrare le richieste di articoli di acquisto ai fini dell'approvazione:
- Richiesta di aggiornamento in blocco articoli di acquisto, che utilizza come azione di avvio l'attivitàAggiornamento in blocco articoli di acquisto.
- Richiesta nuovi articoli di acquisto, che utilizza come azione di avvio l'attivitàRichiesta nuovi articoli di acquisto.
È possibile aggiungere i seguenti step azione per i responsabili della valutazione, che vengono visualizzati in Mie attività:
- Enrich Purchase Items
- Valutare se gli elementi richiesti richiedono un'ulteriore revisione
- È necessario valutare le modifiche agli articoli di acquisto
- Review Purchase Items
Report
Considerazioni | Report |
|---|---|
Tenere traccia delle modifiche apportate agli attributi degli articoli di acquisto. | Registro modifiche articolo
|
Consultare i tipi di richiesta di articoli e le attività associate disponibili per i collaboratori. | Visualizzazione tipi di richiesta articoli di acquisto
|
Consultare gli aggiornamenti in blocco di articoli di acquisto completati o in corso. | Visualizzazione richiesta di aggiornamento in blocco articoli di acquisto
|
Consultare le richieste di nuovi articoli di acquisto completate o in corso. | View New Purchase Items
|
Tramite la ricerca di richieste di articoli, i collaboratori e gli amministratori degli articoli possono visualizzare, modificare e annullare le richieste di articoli di acquisto. | View Purchase Items Request
|
Utilizzare questo report per visualizzare eventuali errori o eccezioni per gli articoli nelle richieste di articoli di acquisto. | Visualizza eccezioni articolo
|
Gli utenti possono cercare le richieste che hanno creato o quelle a loro delegate. | Mie richieste articoli di acquisto
|
Cercare qualsiasi richiesta di acquisto nel tenant Workday. | Ricerca richieste articoli di acquisto
|
Purchase Item Requests
e i seguenti oggetti business:
- Item Requisition Sourcing Rules
- Purchase Item Changes
- Richiesta articoli di acquisto
- Tipo di richiesta articoli di acquisto
- Modello di richiesta articoli di acquisto
- Dettagli articolo fornitore
- Supplier Sourcing Rules Changes
Integrazioni
Nessun impatto.
Connessioni e touchpoint
Attività | Considerazioni |
|---|---|
Configurazione campi facoltativi
| È possibile utilizzare questa attività per nascondere o rendere obbligatori i campi delle attività collegate ai seguenti processi aziendali:
|
Gestione motivi di approvvigionamento
| È possibile utilizzare questa attività per definire i motivi di rifiuto delle richieste di articoli di acquisto. È quindi possibile creare report sui motivi per cui i responsabili della valutazione rifiutano le richieste di articoli in Mie attività:
Consultare Impostare i motivi di approvvigionamento. |
Altri effetti
Quando gli articoli sono inclusi in una richiesta di articoli di acquisto con stato
Bozza
o In corso
, non è possibile:
- Aggiornare l'articolo utilizzando attività e servizi Web.
- Selezionare l'articolo nell'attivitàAggiornamento in blocco articoli di acquisto.