Verificare le transazioni con carta acquisti.
- Configurare il processo aziendaleEvento verifica transazioni carta acquistie i criteri di sicurezza.
- Includere lo step azioneAvvio evento interaziendale di verifica transazione carta acquistinel processo aziendaleProcurement Card Transaction Event.
- Per eseguire la verifica del budget all'interno del processo aziendaleEvento verifica transazioni carta acquisti, configurare lo step azioneBudget Check.
- Per autorizzare una verifica delle transazioni carta acquisti collaboratore per altri collaboratori:
- Assegnare i collaboratori aiTipi organizzazionee aiTipi di gruppo di sicurezzaappropriati.
- Configurare l'accesso di sicurezza al dominioProcess: Procurement Card Transaction Verification.
- Assegnare gruppi di sicurezza per delegare lo step di avvio del processo aziendaleEvento verifica transazioni carta acquisti.
- Per abilitare le verifiche delle carte acquisti per le entità correlate interaziendali:
- Configurare il processo aziendaleEvento interaziendale di verifica transazione carta acquistie i criteri di sicurezza.
- Includere lo step azioneAvvio evento interaziendale di verifica transazione carta acquistinel processo aziendaleProcurement Card Transaction Event.
- Accedere all'attivitàModifica profilo interaziendalee selezionare altre aziende per la disponibilità alle verifiche delle transazioni con carte acquisti interaziendali.
È possibile verificare le transazioni della carta acquisti caricate nel sistema per conto proprio o per conto di un altro collaboratore.
- Accedere all'attivitàVerifica transazioni carta acquistioVerifica transazioni carta acquisti per collaboratore.
- Selezionare le transazioni che si desidera verificare.
- La schedaDettagli transazionecontiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione AggiungiSelezionare per includere transazioni aggiuntive nella verifica.Transazione carta di creditoSelezionare una transazione disponibile nell'elenco valori.FornitoreSelezionare un fornitore nell'elenco valori per filtrare i risultati inOrdine di acquistoeContratto fornitore. Se la transazione con carta di credito include un fornitore, il sistema compila i dati del fornitore.Ordine di acquistoPer includere righe di ordine di acquisto nella verifica, selezionare un ordine di acquisto con stato correnteEmesso.Contratto fornitorePer includere righe di contratto nella verifica, selezionare un contratto fornitore approvato.Il tipo di contratto fornitore non può includere gli attributiManualeoPianificatoper gli ordini di acquisto.Imposta sulle vendite riscossaQuesto campo indica che l'imposta sulle vendite viene riscossa sulla transazione con carta acquisti per supportare la creazione di report e il routing dei processi aziendali.Opzione imposte predefinitaÈ possibile eseguire l'autofatturazione delle imposte sulle transazioni con carta aziendale selezionando l'opzioneCalcolare imposta autofatturata.Codice imposta predefinitoSelezionare per inserire i dati del codice nella riga dettagli della transazione.Importo imposteSomma delle imposte calcolate nella riga dettagli della transazione. - Rivedere i dettagli della transazione nella riga e modificarli in base alle esigenze.
Opzione Descrizione AziendaIl sistema compila l'azienda dall'intestazione della verifica.Per le transazioni interaziendali, è possibile selezionare un'azienda dal proprio profilo interaziendale.Articolo/Descrizione articoloSe si seleziona un ordine di acquisto o un contratto fornitore per la transazione, il sistema compila e blocca l'elenco valoriArticolo.È anche possibile selezionare un articolo dall'elenco valori o creare un articolo di acquisto.Categoria di spesaSe si seleziona un valore dall'elenco valoriArticolo, il sistema compila la categoria di spesa.Il campo viene bloccato se la transazione è associata a un ordine di acquisto o a un contratto fornitore. - (Facoltativo) Per aggiungere allegati di transazione alla sezioneAllegati, caricare o trascinare i file che supportano la transazione, ad esempio le ricevute.Per gli allegati dei documenti aziendali, i tipi di file supportati sono elencati nell'attivitàModifica configurazione tenant - Sistema.
- (Facoltativo) Dal menu delle azioni correlate, selezionare l'opzioneBudget Checkper visualizzare o modificare la data del budget in una riga o in un frazionamento riga della transazione. È possibile determinare quali transazioni vengono sottoposte alla verifica del budget durante un determinato periodo di controllo del budget.È possibile selezionare:
- La casella di controlloSeleziona tuttoper attivare il campoData budgete aggiornare tutte le righe di una transazione.
- Transazioni specifiche e aggiornare la colonnaData budget.
Il sistema sincronizza la data del budget nelle righe delle transazioni di spesa e nelle righe di spesa idonee per il rimborso spese, per supportare il controllo del budget e la gestione delle spese per assegnazioni.
- Dopo aver approvato le verifiche delle carte acquisti, non è possibile fatturare o ricevere in base alle righe del contratto fornitore correlato o alle righe dell'ordine di acquisto.
- Per le transazioni con carta acquisti relative a un ordine di acquisto o a un contratto fornitore, il sistema crea una registrazione di liquidazione per l'impegno associato con l'importo della transazione.
- I frazionamenti riga vengono elaborati a livello di frazionamento, non a livello di riga, per offrire maggiore visibilità sui dettagli dell'approvvigionamento.
- È possibile visualizzare una differenza residua tra i debiti e i crediti a causa delle conversioni di valuta quando:
- La valuta della transazione della carta di credito è diversa dalla valuta di fatturazione e la valuta di fatturazione corrisponde alla valuta del mastro.
- La valuta della transazione con carta di credito è uguale alla valuta del mastro, ma è diversa dalla valuta di fatturazione.
Eseguire il regolamento delle transazioni con carta acquisti approvate. Il processo di regolamento crea e regola le transazioni. Al termine del processo, il sistema aggiorna le voci contabili per i singoli pagamenti.