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Ultimo aggiornamento: 2025-05-30
Impostare le opzioni di stampa dei documenti fiscali di fine esercizio per i collaboratori

Impostare le opzioni di stampa dei documenti fiscali di fine esercizio per i collaboratori

Per la gestione paghe per gli Stati Uniti, configurare l'azienda per i report fiscali di Porto Rico, Guam e Isole Vergini americane per poter selezionare le opzioni di stampa per i moduli W-2PR, W-2GU e W-2VI. Utilizzare l'attività
Edit Company State and Local US Tax Reporting
 .
Criteri di sicurezza: dominio
Set Up: Payroll (Reporting)
 nell'area funzionale Core Payroll.
Gli amministratori della gestione paghe e i collaboratori possono visualizzare e stampare i moduli e le correzioni di fine esercizio tramite il self service.
Il sistema consente agli amministratori di generare e stampare moduli e correzioni di fine esercizio per i collaboratori. È possibile:
  • Offrire ai collaboratori la possibilità di scegliere se ricevere i documenti fiscali stampati.
  • Stampare sempre i moduli per i collaboratori cessati.
È possibile caricare in Workday le scelte di stampa elettronica di fine anno per i collaboratori in blocco ed estrarre le scelte da Workday utilizzando i seguenti servizi Web:
  • Ottenere i dati fiscali trimestrali dei collaboratori
     per le scelte di stampa W-2PR, W-2GU e W-2VI.
  • Recupero consegne documento fiscale
  • Inserimento consegna documento fiscale
    Per il servizio Web Put Tax Document Delivery:
    • Immettere USA nel campo
      Gruppo consegne
       per aggiornare i moduli W-2 e W-2C.
    • Immettere 1 nel campo
      Sostituisci consegna predefinita
       in modo che i collaboratori ricevano solo copie elettroniche o zero in modo che i collaboratori ricevano sia copie cartacee che elettroniche.
  1. Accedere all'attività
    Opzioni di stampa gestione paghe aziendale
     .
  2. Per la Gestione paghe per gli Stati Uniti, la scheda
    Documenti fiscali di fine esercizio
     contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Consentire ai collaboratori di disattivare la copia cartacea
    I collaboratori possono avere scelte di stampa diverse in base all'azienda.
    Stampa sempre la copia cartacea dei collaboratori cessati
    Disponibile solo se si seleziona
    Consenti al collaboratore di disattivare la copia cartacea
    .
    Selezionare questa opzione per stampare i documenti fiscali per i collaboratori cessati, inclusi i collaboratori che hanno scelto di ricevere solo copie elettroniche. Quando si generano i moduli stampati, il sistema identifica i collaboratori cessati.
    Stampa sempre la copia cartacea dei collaboratori con congedo
    Disponibile solo se si seleziona
    Consenti al collaboratore di disattivare la copia cartacea
    .
    Selezionare questa opzione per stampare i documenti fiscali per i collaboratori in congedo, inclusi i collaboratori che hanno scelto di ricevere solo copie elettroniche. Quando si generano i moduli stampati, il sistema identifica i collaboratori in congedo.
    Troncare il SSN nella copia ~Employee~ dei moduli W-2 e W-2C
    Se l'opzione è selezionata, i dipendenti visualizzano solo le ultime quattro cifre del codice fiscale nei moduli di fine esercizio.
    Reimpostare le scelte di stampa dei documenti fiscali di fine esercizio dei collaboratori
    Selezionare questa opzione per rimuovere le impostazioni dei collaboratori per la ricezione solo di copie elettroniche. I collaboratori devono scegliere nuovamente di ricevere solo copie elettroniche.
    Quando si configura la dichiarazione fiscale aziendale in modo da includere Porto Rico, Guam e le Isole Vergini americane, selezionare le opzioni di stampa nella sezione pertinente:
    • Puerto Rico
    • Guam
    • Isole Vergini
  3. Per la Gestione paghe per il Canada, la scheda
    Documenti fiscali di fine esercizio
     contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Consenti ai collaboratori di disattivare la copia cartacea: T4A-RCA, RL-2 e NR4
    Selezionare questa opzione per consentire ai collaboratori di disattivare le copie cartacee dei moduli T4A-RCA, RL-2 e NR4 creati per qualsiasi esercizio fiscale.
    I collaboratori possono avere scelte di stampa diverse in base all'azienda.
    Consenti ai collaboratori di abilitare la copia cartacea: T4, T4A e RL-1
    Selezionare questa opzione per fornire a tutti i collaboratori solo una copia elettronica dei moduli T4, T4A e RL-1, a meno che non scelgano diversamente.
    Stampa sempre la copia cartacea dei collaboratori cessati
    Disponibile se si seleziona una o entrambe le caselle di controllo di abilitazione o di esclusione.
    Selezionare questa opzione per stampare i documenti fiscali per i dipendenti cessati, inclusi i collaboratori che hanno scelto di ricevere solo copie elettroniche. Quando si generano i moduli stampati, il sistema identifica i collaboratori cessati.
    Stampa sempre la copia cartacea dei collaboratori con congedo
    Disponibile se si seleziona una o entrambe le caselle di controllo di abilitazione o di esclusione.
    Selezionare questa opzione per stampare i documenti fiscali per i collaboratori in congedo, inclusi i collaboratori che hanno scelto di ricevere solo copie elettroniche. Quando si generano i moduli stampati, il sistema identifica i collaboratori in congedo.
    Reimpostare le scelte di stampa dei documenti fiscali di fine esercizio dei collaboratori
    Selezionare questa opzione per rimuovere le impostazioni dei collaboratori per la ricezione solo di copie elettroniche.
Per i collaboratori, il pulsante
Modifica
 viene visualizzato in
Miei documenti fiscali
. L'opzione
Gestione paghe
Modifica miei documenti fiscali stampa scelte
 viene visualizzata nel menu delle azioni correlate del profilo del collaboratore. I collaboratori possono utilizzare i dispositivi mobili per modificare le scelte esistenti.
Il sistema visualizza il testo della firma elettronica per i collaboratori quando modificano la scelta di stampa. Utilizzare l'attività
Modifica configurazione tenant - Gestione paghe
 per accettare o sostituire l'impostazione predefinita di Workday.
Per Payroll for the US, per identificare i dipendenti che ricevono una copia stampata, è possibile:
  • Creare un report personalizzato utilizzando l'origine dati
    Tax Document Printing Elections for USA Companies
     e i seguenti campi di report:
    • Copia cartacea W-2 disattivata
    • W-2 Stampa scelta aggiornata da
    • W-2 Stampa data/ora aggiornamento scelta
  • Eseguire uno dei seguenti report:
    • Documenti fiscali di fine esercizio USA per la stampa delle scelte
       e selezionare la casella di controllo
      Mostra azienda cessata e/o Congedo valori sostitutivi stampa
       . Il report mostra:
      • Collaboratori con risultati paga nell'esercizio fiscale e nell'azienda specificati.
      • Scelte cartacee di fine esercizio in tutte le aziende in cui è stato inserito il collaboratore.
      Per i collaboratori che non hanno effettuato alcuna scelta, il report visualizza
      No
       nella colonna
      Opted Out of Paper
       e non include i dati nelle colonne
      W-2 Print Election Updated By
       e
      W-2 Print Election Updated Date/Time
       .
    • Visualizza documenti fiscali di fine esercizio che stampano le scelte per il collaboratore
Per Payroll for Canada, per identificare i dipendenti che ricevono una copia stampata, è possibile:
  • Eseguire il report
    CAN End Year End Tax Documents Printing Elections
     e selezionare la casella di controllo
    Show Company Cessed and/o Leave Print Overrides
     .
  • Creare un report personalizzato utilizzando l'origine dati
    Tax Document Printing Elections for CAN Companies
     e i seguenti campi di report:
    • Ricezione carta T4/T4A/RL-1
    • T4/T4A/RL-1 Stampa scelta aggiornata da
    • T4/T4A/RL-1 Stampa data/ora aggiornamento scelta
    • Riceverà carta T4A-RCA, RL-2, NR4
    • T4A-RCA, RL-2, NR4 Stampa scelta aggiornata da
    • T4A-RCA, RL-2, NR4 Stampa data/ora aggiornamento scelta