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Administrator Guide
Ultimo aggiornamento: 2024-06-28
Distribuire in blocco documenti o attività

Distribuire in blocco documenti o attività

Configurare il processo aziendale
Distribuzione documenti o attività (definizione predefinita)
 e i criteri di sicurezza nell'area funzionale System.
Criteri di sicurezza: dominio
Business Process Administration
 nell'area funzionale System.
È possibile distribuire documenti e attività ai collaboratori di una o più organizzazioni.
Esempi: documenti per conferma, firma elettronica o distribuzione generale e attività Da svolgere.
Il sistema non invia allegati ai collaboratori esclusi dagli effettivi. Esempio: quando un collaboratore è in congedo o in incarico internazionale.
Il sistema non supporta lo step di azione
Generazione documento
 o
Revisione documenti
 nel processo aziendale
Distribuzione documenti o attività
 . L'aggiunta di documenti generati per la distribuzione in blocco potrebbe causare risultati incoerenti. Per le revisioni dei documenti, è invece possibile utilizzare il tipo di azione
Revisione distribuzione documenti o Attività
 .
Per prestazioni ottimali, è consigliabile limitare ogni dimensione della popolazione di distribuzione a un massimo di 10.000. Se si utilizza DocuSign e si desidera superare questo limite, contattare l'assistenza di DocuSign. Il limite massimo di distribuzione è 40.000.
  1. Accedere all'attività
    Creazione distribuzione documenti o attività
     .
  2. L'attività contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Ruoli
    Selezionare uno o più ruoli vincolati alle organizzazioni selezionate che verranno utilizzati per distribuire attività o documenti (incluse le organizzazioni subordinate, se applicabili).
    Utente/i
    Selezionare uno o più
    utenti
     dalle organizzazioni selezionate. È possibile selezionare utenti da organizzazioni subordinate quando si seleziona la casella di controllo
    Includi organizzazioni subordinate
     .
Il sistema distribuisce i documenti o le attività da svolgere ai collaboratori delle organizzazioni selezionate tramite Mie attività.
Il sistema visualizza:
  • Pagina
    Processo in background
     per la distribuzione, che consente di monitorare l'avanzamento della distribuzione e il suo completamento.
  • Numero di dipendenti a cui distribuisce i documenti.
Quando un ruolo e un utente vengono assegnati allo stesso collaboratore, il sistema visualizza un solo elemento in Mie attività.
È possibile accedere ai seguenti report:
  • Avanzamento in blocco processo aziendale
     per far avanzare manualmente il processo aziendale allo step successivo o alla fine del processo aziendale. È necessario disporre dell'accesso all'azione avanzata manuale nella sezione
    Chi può eseguire azioni sull'intero processo aziendale
     dei criteri di sicurezza del processo aziendale.
  • Attività
    di annullamento in blocco processo aziendale
     per annullare i processi aziendali in corso. È necessario disporre dell'accesso all'azione di annullamento nella sezione
    Chi può eseguire azioni sull'intero processo aziendale
     dei criteri di sicurezza del processo aziendale.
  • L'attività Revoca in blocco processo aziendale
     per revocare un processo aziendale completato. È necessario disporre dell'accesso all'azione di revoca nella sezione
    Chi può eseguire azioni sull'intero processo aziendale
     dei criteri di sicurezza del processo aziendale.
Eseguire i seguenti report per visualizzare lo stato di documenti o attività distribuiti:
  • Stato distribuzione documento o attività
  • Consente di visualizzare Distribuzione documenti o attività
Una distribuzione in corso potrebbe essere:
  • Distribuzione corrente ai destinatari.
  • Distribuzione completata ma in attesa delle firme del destinatario, nel caso di distribuzione di un documento.
È possibile utilizzare la pagina
Processo in background
 per la distribuzione:
  • Per interrompere una distribuzione in corso che sta ancora inviando documenti o attività. Il sistema aggiorna lo stato in
    Interrotto
     e indica che non sono presenti destinatari per la distribuzione. Per le distribuzioni di documenti, il sistema non invia una richiesta di annullamento ad Adobe Sign o DocuSign. Ciò potrebbe comportare transazioni in attesa di completamento nell'account Adobe Sign o DocuSign.
  • Per annullare una distribuzione in corso la cui distribuzione è terminata, ma è ancora in attesa delle firme dei destinatari. Il sistema aggiorna lo stato su
    Annullato
     e indica che non sono presenti destinatari per la distribuzione. Per le distribuzioni di documenti, il sistema invia una richiesta di annullamento ad Adobe Sign o DocuSign.